Traitement après réception
Pour effectuer des tâches de traitement après réception, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
- Opérateur de réception
- Opérateur des achats
Traiter des matériels
Après réception d'un matériel physique, il peut être nécessaire d'effectuer d'autres tâches sur celui-ci avant qu'il soit mis à disposition dans la bibliothèque. Par ailleurs, une demande de traitement interne peut nécessiter que vous travailliez sur le matériel avant que d'autres demandes puissent être effectuées dessus.
Il peut être nécessaire d'effectuer les tâches suivantes :
- Catalogage d'exemplaire – Termine le catalogage du nouveau matériel
- Traitement physique - Ajoute un code-barres au matériel
- Stockage temporaire – Déplace le matériel vers un lieu de stockage temporaire pour une courte période
- Numérisation – Si vous êtes au département de numérisation. Pour plus d'informations, voir Traitement de numérisation.
Voir la vidéo Traitement après réception et Réclamations (3.00 mins).
Les statuts des traitements supplémentaires peuvent avoir été définis par votre administrateur ; voir Configurer les statuts de type de traitement interne. Vous traitez les nouveaux matériels ou traitements internes sur la page Exemplaires en cours de traitement.
Page Exemplaires en cours de traitement
Vous pouvez y accéder de plusieurs manières :
- Service aux usagers > Demandes de ressource > Gérer les exemplaires en cours de traitement
- Service aux usagers > Demandes de ressource > Scanner les exemplaires ; cliquez sur Gérer les exemplaires en cours de traitement
- Acquisitions > Traitement après réception > Exemplaires dans le Département de réception
- Choisissez une des tâches suivantes parmi la Liste des tâches dans le menu persistant (voir Tâches dans la Liste de tâches) :
- Exemplaires - Dépôt
- Exemplaires - numérisation
-
Exemplaires - fourniture du documentLes tâches ci-dessus n'apparaissent que lorsque vous vous trouvez dans un département de numérisation.
- Exemplaires - dans le département
-
Exemplaires - dans le département - demandés par le lecteur - Demandes d'achat (voir Demandes d'achat)Ces tâches n'apparaissent que lorsque vous vous trouvez dans un département qui vous permet de gérer les exemplaires en traitement, autre que la numérisation.
Cette page n'est disponible que lorsque vous travaillez dans un département qui peut gérer les traitements internes et que vous avez le rôle Opérateur de traitement interne pour ce département ; pas depuis un département PEB ou de circulation préconfiguré. Si votre département de circulation a été configuré pour gérer les traitements internes, vous pouvez naviguer vers la page uniquement à l'aide du lien Gérer les exemplaires en cours de traitement sur la page Scanner les exemplaires ou dans l'option de menu Exemplaires dans le Département de réception. Les filtres, statuts, colonnes et actions sur cette page varient selon votre département actuel :
| Département | Filtres | Colonnes | Actions |
|---|---|---|---|
| Numérisation |
Étape (voir Règles du profil d'inventaire numérique) :
Type de demande :
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| Tous les autres départements (par exemple, Services techniques d'acquisition) |
Statut du traitement : Les options dépendent du type de traitement interne ; voir Traitements internes et départements
Filtre sur les demandes :
Utilisateurs intéressés (voir Utilisateurs intéressés dans la section Créer une ligne de commande manuellement) :
Bibliothèque :
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Effectuer des tâches et des actions
Dans un département autre que celui de numérisation, vous pouvez effectuer les tâches/actions indiquées ci-dessous. La disponibilité d'une tâche dépend de l'état de l'exemplaire et des droits associés à votre rôle.
Tâches/actions d'une ligne :
- Modifier un exemplaire de l'inventaire (Modifier un exemplaire de l'inventaire) – Cela ouvre l'Éditeur d'exemplaire physique. Pour plus d'informations, voir Mettre à jour les informations au niveau de l'exemplaire.
- Ajouter une note à un exemplaire (Modifier) – Voir Ajouter une note à un exemplaire.
- Mettre à jour la date d'expiration d'un exemplaire (Mettre à jour la date d'expiration) – Voir Mettre à jour la date d'expiration.
- Créer un avis d'impression (Avis d'impression) – Voir Créer un avis d'impression.
- Écrire les informations de l'exemplaire au RFID (Écrire au RFID) – Cette option s'affiche pour les localisations disposant de la technologie RFID et d'une connexion RFID active comme indiquée par l'icône RFID (
). Pour plus d'informations, voir Support RFID. - Ne pas recevoir un exemplaire (Non-recevoir) – Voir Ne pas recevoir un exemplaire.
Boutons Actions/Tâches :
- Changer le statut d'un exemplaire – Voir Changer le statut d'un exemplaire.
- Générer un code-barres – Voir Générer des codes-barres.
- Supprimer un exemplaire de la liste (en le marquant comme Effectué) quand toutes les tâches sont effectuées - Voir Marquer un exemplaire comme Effectué et le supprimer.
Les tâches disponibles dans un département de numérisation sont décrites dans Numériser des exemplaires et Service d'accès aux exemplaires numérisés.
Modifier le statut d'un exemplaire
Pour changer le statut d'un exemplaire :
- Cochez la case de l'exemplaire sur la page Exemplaires en cours de traitement.
- Sélectionnez le nouveau statut dans la liste déroulante Changer le statut dans la liste des actions.
- Cliquez sur Changer le statut. Le statut de l'exemplaire est modifié.
- Vous pouvez modifier l'état de plusieurs exemplaires simultanément en cochant plusieurs cases, puis en modifiant le statut de l'exemplaires, tel que décrit ci-dessus.
- Vous pouvez également modifier le statut d'un exemplaire sur la page Gestion des demandes de l'exemplaire (Modifier dans la liste d'actions) en sélectionnant un statut différent dans la liste déroulante Statut et en cliquant sur Enregistrer.
Générer des codes-barres
La génération automatique des codes-barres peut être gérée sur la page Exemplaires en cours de traitement lorsque votre système est configuré pour cette tâche. Voir Configurer la génération de code-barres pour plus d'informations.
Lorsque vous générez automatiquement des codes-barres pour plusieurs exemplaires, Il en résulte que, lorsque vous sélectionnez plusieurs exemplaires/lignes pour générer un nouveau code-barres sur la page Exemplaires en cours de traitement, ils doivent tous être issus de la même bibliothèque. Ceci peut être réalisé simplement en utilisant le filtre Bibliothèque pour afficher la liste des exemplaires à traiter d'une seule bibliothèque. S'il vous arrive de sélectionner des exemplaires issus de bibliothèques différentes, un message d'erreur s'affiche. Vous recevrez également un message d'erreur si vous essayez de générer un code-barres pour un ou plusieurs exemplaires qui ont des demandes ou sont en prêt.
Pour générer un code-barres :
- Cochez la case d'une ou plusieurs lignes sur la page Exemplaires en cours de traitement pour identifier les exemplaires pour lesquels vous souhaitez générer des codes-barres.
-
Cliquez sur Générer un code-barres..Alma vérifie la configuration de génération de code-barres pour la bibliothèque identifiée dans la/les ligne(s) que vous traitez. S'il y a plusieurs séquences au niveau de la bibliothèque ou de l'institution qui correspondent à la bibliothèque dans la/les lignes que vous traitez, une boîte de dialogue apparaît avec des options sur les séquences. Sélectionnez une option de séquence.
Liste des options de génération de code-barres au niveau institution -
Sélectionnez une séquence et cliquez sur Sélectionner. Le code-barres est généré et s'affiche dans la colonne Code-barres sur la page Exemplaires en cours de traitement.
Marquer un exemplaire comme Effectué et le supprimer
Le fait de marquer un exemplaire comme Effectué peut être réalisé via le bouton ou via l'action de ligne.
Pour marquer un exemplaire comme Effectué et le supprimer :
Cochez une ou plusieurs cases sur la page Exemplaires en traitement puis cliquez sur Valider dans la liste des actions (ou sélectionnez Valider dans la liste des actions possibles sur la ligne). L'exemplaire(s) est/sont supprimé de la page.
Lorsque vous êtes dans la section Impression - Produit récurrent et que l'option Garder dans le département est sélectionnée sur la page Recevoir un nouveau matériel (voir Réceptionner du matériel physique), le fait de cliquer sur Valider (ou de choisir Valider dans la liste des actions sur la ligne) envoie un email de notification aux utilisateurs intéressés (voir les informations sur l'onglet Utilisateurs intéressés, dans la section Créer une ligne de commande manuellement).
Ajouter une note à un exemplaire
Pour ajouter une note à un exemplaire :
- Choisissez Modifier dans la liste des actions sur la ligne pour l'exemplaire concerné. La page Gestion de la demande s'ouvre.
- Cliquez sur l'onglet Notes et saisissez une note dans le champ Note.
- Cliquez sur Ajouter. La note s'affiche sur la page.
- Cliquez sur Enregistrer. Une coche s'affiche dans la colonne Notes sur la page Exemplaires du département, indiquant que l'exemplaire contient une note.
Pour modifier une note, choisissez Modifier dans la liste des actions sur la ligne et modifiez la note en conséquence. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
Pour supprimer une note, sélectionnez Supprimer dans la liste des actions sur la ligne au bout de la ligne de la note. La note est supprimée.
Mettre à jour une date d'expiration
Pour mettre à jour la date d'expiration :
- Choisissez Mettre à jour l'expiration dans la liste des actions pour l'exemplaire concerné. La fenêtre popup Mettre à jour la date d'expiration s'ouvre.
Fenêtre popup Mettre à jour la date d'expiration - Sélectionnez la Date d'expiration.
- Cliquez sur Enregistrer. La date d'expiration est modifiée.
Créer un avis d'impression
Pour créer un avis d'impression :
Choisissez Avis d'impression dans la liste des actions pour l'exemplaire concerné. Un message s'affiche en haut de la page indiquant si l'avis d'impression a bien été envoyé par email (voir Configurer les emails autorisés). Une imprimante doit être définie pour le département des acquisitions ou de réception afin que l'avis d'impression puisse être envoyé par email. Pour plus d'informations sur la manière de configurer une imprimante pour le département, voir Ajouter un département.
Ne pas recevoir un exemplaire
Pour ne pas recevoir un exemplaire :
Pour les lignes de commande poncutelles, sélectionnez Annuler la réception dans la liste des actions sur la ligne (dans Acquisitions > Réception et facturation > Réception) pour l'exemplaire concerné, puis cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation. La réception de l'exemplaire est annulée. L'exemplaire doit avoir été reçu sur l'espace de travail Acquisitions pour que les options Ne pas recevoir soient visibles.
Pour annuler la réception des lignes de commande continues, cliquez sur Gérer les exemplaires, puis sélectionnez Annuler la réception.
Pour pouvoir ne pas recevoir un exemplaire, les conditions suivantes doivent être remplies :
- L'exemplaire doit avoir été reçu
- L'exemplaire doit encore être dans le département de réception
- Il n'y a pas d'utilisateurs intéressés par l'exemplaire
Annuler la réception d'un exemplaire
Scanner les exemplaires
Pour plus d'informations sur la page Scanner les exemplaires, voir Scanner les exemplaires.