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    Traitement de numérisation

    Translatable
    Pour gérer la numérisation d'un exemplaire, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Opérateur de traitement interne
    Pour autoriser une demande de numérisation, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Gestionnaire des services aux usagers
    Un lecteur ou un membre du personnel peut demander la création d'un fichier numérique pour tout exemplaire physique ou électronique (voir Créer une demande).
    Les exemplaires physiques sont transférés de leur localisation dans la bibliothèque vers le département de numérisation (voir Configurer les départements de numérisation), où ils sont scannés et où des fichiers numériques sont créés. Les exemplaires électroniques sont localisés dans le répertoire, scannés puis enregistrés au format numérique.
    Le fichier numérique est mis à disposition pour :
    • Institution – Le fichier numérique, considéré comme faisant intégrante du répertoire, est détenu et géré par l'institution. L'accès au fichier est contrôlé par des droits d'accès.
    • Lecteur - le lecteur reçoit le fichier numérique, ou un lien vers le fichier numérique, dans un email.
    Vous pouvez demander la numérisation de l'exemplaire entier, d'un chapitre ou d'un certain nombre de pages ou bien d'un article au sein de l'exemplaire.
    Pour plus d'informations, regardez la vidéo Demande de numérisation. (2:13 min)

    Flux de travail du département de numérisation pour un exemplaire physique

    Ce qui suit illustre le flux de travail standard du département de numérisation, suite au dépôt d'une demande de numérisation d'un exemplaire. Cela commence avec l'arrivée de l'exemplaire au département de numérisation et se poursuit jusqu'à la création de son fichier numérique et la mise à disposition de celui-ci.
    Workflow_Digitization.gif
    Flux de travail de la numérisation
    Ce qui suit est une description détaillée des étapes au sein du flux de travail (les numéros correspondent à ceux sur le schéma) :
    1. Le flux de travail commence lorsque l'exemplaire physique demandé arrive au département de numérisation et que son code-barres est scanné (voir Scanner les exemplaires). L'exemplaire acquiert le statut En cours de numérisation. Pour plus d'informations sur les demandes de numérisation d'exemplaires physiques, voir Créer une demande.
      Suite à l'arrivée de l'exemplaire physique, la demande de numérisation est envoyée en révision afin de déterminer si des éléments nécessitent une attention particulière en fonction des règles de révision préconfigurées par un administrateur (voir Configurer les règles de numérisation et de droits d'auteur). Celles-ci incluent les options suivantes :
      • Autorisation de droits d'auteur – Le cas échéant, la bibliothèque reçoit une licence de droits d'auteur (par exemple de la part du Centre d'autorisation des droits d'auteur) afin que le contenu protégé par les droits d'auteur puisse être réutilisé.
      • Approuver – La demande est approuvée et le processus de numérisation se poursuit.
      • Rejeter – La demande est rejetée. Le motif du rejet est précisé.
      • La demande de numérisation peut être approuvée à tout moment durant le flux de travail de numérisation, mais cela doit se faire avant l'étape de mise à disposition du document. Pour plus de détails sur l'approbation ou le rejet d'une demande, voir Approuver/Rejeter une demande de numérisation.
      • La notification au demandeur est masquée jusqu'à ce que la demande soit approuvée.
    2. L'exemplaire est numérisé (voir Numériser des exemplaires).
    3. Le processus se poursuit jusqu'à l'étape de mise à disposition (voir Service d'accès aux exemplaires numérisés). Celle-ci est traitée d'une des façons suivantes :
      1. Via la fonctionnalité Ajouter une représentation numérique (voir Ajouter une représentation). Une recherche peut être faite sur le fichier numérique dans l'application Primo.
      2. Via l'option Service d'accès au document – Pièce jointe – Un email est envoyé au lecteur à l'origine de la demande avec le fichier numérique en pièce jointe (voir Joindre des exemplaires numérisés à envoyer au lecteur).
      3. Via l'option Service d'accès au document – Lien – Un email est envoyé au lecteur à l'origine de la demande. Il contient un lien pour télécharger le fichier numérique (voir Joindre des exemplaires numérisés à envoyer au lecteur).
      Le mode de service d'accès est défini en fonction des règles prédéfinies (voir Configurer des règles de numérisation et de droits d'auteur).
    Pour plus d'informations, voir Flux des demandes de numérisation.

    Approuver/Rejeter une demande de numérisation

    Pour approuver des demandes de numérisation, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Gestionnaire des services aux usagers
    Vous devez approuver ou rejeter des demandes de numérisation lorsque les règles de numérisation et celles de droits d'auteur déterminent qu'une telle autorisation est nécessaire (voir Configurer des règles de numérisation et de droits d'auteur) ou lorsqu'une tâche d'approbation des droits d'auteur est spécifiquement mentionnée, comme dans le cas d'une référence (voir Ajouter des références à une liste de lecture).
    Les demandes de numérisation peuvent être approuvées à tout moment du flux de travail de numérisation, mais la mise à disposition du fichier numérique ne sera effective qu'après approbation.
    Vous pouvez approuver ou rejeter une demande de numérisation sur la page Liste des demandes à approuver (Services aux usagers > Demandes de ressource > Approuver les demandes de numérisation). Vous pouvez également accéder à cette page en sélectionnant la tâche Demandes - Numérisation - besoin d'autorisation dans la Liste des tâches du menu permanent (voir Tâches dans la liste des tâches) ou après avoir cliqué sur Enregistrer et gérer l'approbation sur la page Modifier la référence dans la liste de lecture (voir Gérer des références).
    approval_requests_list.png
    Liste des demandes à approuver
    Vous pouvez effectuer les actions suivantes sur cette page :
    • Filtrer les demandes - En plus des filtres Statut et Associé à un cours, vous pouvez sélectionner Filtrer par cette notice depuis la liste d'actions sur ligne dans la ligne d'une demande pour ne consulter que les demandes pour cette notice, y compris toutes les autres demandes pour le même identifiant MMS, le même ISBN (à la fois l'ISBN/10 ou l'ISBN/13 sont retournés), le même ISSN/Volume/Périodique. Dans ce dernier cas, des exemplaires sans fascicule mais avec un ISSN et un volume identique, ou sans volume, ni fascicule, mais avec un ISSN identique, sont également retournés.
      Lorsque vous accédez à cette page après avoir cliqué sur Enregistrer et gérer l'approbation sur la page Modifier la référence dans la liste de lecture, l'option Filtrer par cette notice est sélectionnée par défaut.
    • Mettre à jour la date d'expiration de la demande - Sélectionnez Mettre à jour la date d'expiration depuis la liste d'actions sur ligne pour ouvrir la boîte de dialogue Mettre à jour la date d'expiration. Modifiez la date d'expiration de la demande puis cliquez sur Enregistrer. Cette action n'est possible que si la demande est déjà associée à une date d'expiration.
    • Approuver ou rejeter la demande - Voir ci-dessous.
    • Voir les règles de numérisation et de droits d'auteur pertinentes - Pour consulter la règle de numérisation et de droits d'auteur qui nécessite une approbation manuelle de la demande (à la place d'une approbation ou d'un rejet automatique), sélectionnez Voir la règle dans la liste des actions sur la ligne. Une version en lecture seule de la page Configuration du flux de travail de numérisation s'ouvre et affiche les informations sur la règle qui a entraîné une approbation manuelle pour cette demande.
      Pour une vidéo expliquant comment trouver et suivre les demandes, ainsi que comment les satisfaire, consultez Gestion des demandes de numérisation. (4:24 min)
      Digitization Workflow Rule Editor New UI.png
      Page Configuration de flux de travail de numérisation (lecture seule)
    Pour approuver ou rejeter une demande de numérisation :
    1. Sur la page Liste des demandes à approuver, sélectionnez Consulter ou Travailler sur dans la liste d'actions sur ligne de l'exemplaire que vous souhaitez approuver. La page Liste des demandes à approuver s'ouvre et affiche des détails concernant l'exemplaire.
      Approval_Request_New_UI.png
      Page Liste des demandes à approuver - Travailler sur
    2. Si vous avez cliqué sur Travailler sur, vous pouvez modifier les champs décrits dans la table suivante :
      Champs Requête d'approbation
      Section Nom Description
      Demande de numérisation
      Ces champs sont obligatoires si la demande requiert une autorisation de droits d'auteur.
      Numéro pour l'affranchissement des droits d'auteur Le numéro du Centre d'autorisation de droits d'auteur. Il indique que la bibliothèque détient une licence pour utiliser du contenu protégé par droit d'auteur.
      Date de demande pour l'affranchissement des droits d'auteur La date à laquelle une demande d'autorisation de droits d'auteur a été déposée
      Autorisation pour l'affranchissement des droits d'auteur La date à laquelle l'autorisation de droits d'auteur a été approuvée
      Note Notes utilisateur
      Confirmation de commande
      (non obligatoire)
        La bibliothèque peut, de manière facultative, joindre une confirmation de droits d'auteurs (par exemple, une confirmation CCC) dans la section Confirmation de commande.
      Notez que si vous cliquez sur Annuler après l'ajout d'une pièce jointe, celle-ci n'est pas supprimée et vous pouvez la réutiliser par la suite. Après le téléchargement de la pièce jointe, vous pouvez cliquer sur Actions dans la ligne correspondante à la pièce jointe pour :
      • Modifier – Permet de modifier la pièce jointe, y compris via le téléchargement d'un fichier différent
      • Supprimer – Permet de supprimer la pièce jointe
      • Télécharger – Permet de télécharger le fichier
    • Approuvez ou rejetez la demande de numérisation :
      • Cliquez sur Approuver pour approuver la demande de numérisation. Sur la page Approuver la demande, sélectionnez un motif dans la liste déroulante Motif, renseignez si besoin des notes dans le champ Notes puis cliquez sur Soumettre. La liste des raisons est :
        • Automatique
        • Couvert par une licence
        • Creative Commons
        • Permission directe obtenue
        • Exception légale
        • Open Access
        • Autre
        • Épuisé
        • Pré-publication
        • Licence principale
        • Auto-déclaré
      • Cliquez sur Rejeter pour rejeter la demande. Sur la page Demande de rejet, sélectionnez un motif de rejet dans la liste déroulante Motif, inscrivez des notes dans le champ Notes et cliquez sur Soumettre. Les décisions de l'approbateur sont enregistrées pour le fichier numérique. La liste des raisons est :
        • Autre
        • Refusé par le responsable
        • Refusé par le centre d'affranchissement des droits d'auteur
        Si la demande est rejetée, le demandeur en est notifié et le fichier numérique n'est pas créé. L'e-mail de rejet n'envoie que 254 caractères dans le corps de l'e-mail, mais vous pouvez en saisir plus manuellement.

    Numériser des exemplaires

    Pour démarrer le processus de numérisation, assurez-vous que vous vous trouvez dans le département de numérisation qui détient actuellement l'exemplaire ; voir Sélectionneur Bibliothèque/Bureau dans le Menu permanent.
    La numérisation est configurée sur la page Exemplaires en cours de traitement (Services aux usagers > Demandes de ressource > Gérer les exemplaires en cours de traitement). Vous pouvez également consulter cette page en sélectionnant une des tâches suivantes dans la Liste des tâches dans le menu permanent (voir Éléments d'interface utilisateur persistants) :
    • Exemplaires - Dépôt
    • Exemplaires - numérisation
    • Exemplaires - Service d'accès au document
    In Process Items New UI.png
    Page Exemplaires en cours de traitement
    Vous pouvez également accéder à la page Exemplaires en cours de traitement depuis la page Scanner les exemplaires (Services aux usagers > Demandes de ressource > Scanner les exemplaires) en cliquant sur Gérer les exemplaires du département. Pour plus de détails sur la page Scanner les exemplaires, voir Scanner les exemplaires.
    La page Exemplaires en cours de traitement affiche les demandes de numérisation du lecteur et/ou du personnel. Le type de demande est indiqué dans la colonne Statut.
    Pour numériser des exemplaires physiques :
    1. Sur la page Exemplaires en cours de traitement, recherchez un exemplaire avec le statut Numérisation.
      Un exemplaire a ce statut après : a) qu'une demande de numérisation lui est associée et b) qu'il est scanné dans le département de numérisation.
    2. Sélectionnez Étape suivante dans la liste des actions pour l'exemplaire. Son statut est modifié en Inventaire numérique ou Service d'accès au document en fonction de la configuration de la numérisation (voir Configurer les règles de numérisation et de droits d'auteur).
    La section Étape suivante n'apparaît que lorsque le statut actuel est défini sur Numérisation.
    Pour plus de détails sur l'accès aux exemplaires numérisés, voir Service d'accès aux exemplaires numérisés.
    Un workflow rationalisé alternatif vous permet de procéder au chargement et à la fourniture où que vous vous trouviez. Les utilisateurs disposant des rôles suivants peuvent accéder à ce processus :
    • Opérateur des services aux usagers
    • Gestionnaire des services aux usagers
    • Opérateur des demandes
    • Responsable de bureau de prêt
    • Opérateur de bureau de prêt
    • Opérateur de bureau de prêt – Limité
    • Opérateur de traitement interne
    Tous les documents numériques peuvent être fournis grâce à la page Fourniture du document (Services aux usagers > Demandes de ressource> Livrer les documents numériques) sans avoir à suivre toutes les étapes du workflow Prendre en rayon. Ce processus ne s'applique pas à l'ajout de représentations. Après avoir saisi l'identifiant de la demande, vous pouvez consulter les informations de l'exemplaire (dans l'onglet de résumé) et ajouter autant de fichiers que nécessaire et jusqu'à une URL. Une fois que vous aurez ajouté les fichiers et cliqué sur le bouton Terminé, Alma vérifie les paramètres d'envoi sur la base des règles de numérisation se trouvant dans les Règles de droit d'auteur et de numérisation, puis envoie un e-mail au lecteur. Si une pièce jointe est présente et que vous avez sélectionné un fichier dépassant les 25 Mo, un avertissement s'affiche. Si les fichiers sont chargés sur le nuage, aucune limite de taille ne s'applique. Les fichiers de système temporaires ne peuvent pas être ajoutés en tant que pièces jointes.
    Document Delivery.png
    Fourniture du document

    Il n'est pas nécessaire de créer un exemplaire lorsque vous traitez une demande de numérisation ou de numérisation d'un fascicule supplémentaire. Cependant, si aucun exemplaire n'est créé et joint à la demande, les conditions d'utilisation, telles que les frais de numérisation (qui s'appliquent en fonction de l'exemplaire) ne s'appliquent pas.

    Les frais sont appliqués de la manière suivante :

    1. Si la demande est associée à un exemplaire, utilisez les conditions d'utilisation de l'exemplaire, comme cela est fait actuellement dans la liste des tâches de numérisation.
    2. Si la demande est associée à une holding comportant des exemplaires, utilisez le premier exemplaire disposant d'une règle is digitizable = true. Si aucun exemplaire ne peut être numérisé, les conditions d'utilisation de la numérisation, frais y compris, ne sont pas applicables.
    3. Pour les demandes de numérisation générales pour lesquelles il n'y a aucun exemplaire, les frais de numérisation ne sont pas ajoutés à moins que l'opérateur ne crée un exemplaire et l'associe à la demande.

    Mettre à disposition des exemplaires numérisés

    Après la numérisation des exemplaires (voir Numériser des exemplaires), envoyez le fichier numérique au demandeur ou ajoutez-le à l'inventaire de l'institution. Avant d'effectuer la mise à disposition du document numérisé, assurez-vous que vous vous trouvez dans le département de numérisation ; voir Sélectionneur Bibliothèque/Bureau dans le menu permanent.
    Si vous ne distribuez pas le fichier grâce à Alma, mais de manière externe, vous pouvez supprimer la demande de la liste des tâches en l'annulant. Dans ce cas, décochez la case Avertir l'utilisateur.
    La mise à disposition des exemplaires numérisés est configurée sur la page Exemplaires en cours de traitement (Services aux usagers > Demandes de ressource > Gérer les exemplaires en cours de traitement).
    Vous pouvez également accéder à la page Exemplaires en cours de traitement depuis la page Scanner les exemplaires (Services aux usagers > Demandes de ressource > Scanner les exemplaires) en cliquant sur Aller sur la page Gérer les exemplaires du département. Pour plus de détails sur la page Scanner les exemplaires, voir Scanner les exemplaires.
    Pour mettre à disposition des exemplaires numérisés :
    Pour les exemplaires dont le statut est Inventaire numérique, sélectionnez Ajouter un inventaire numérique depuis la liste des actions sur ligne pour ouvrir la page Détails de la représentation (voir Ajouter une représentation).
    Les exemplaires dont le statut est défini sur Fourniture du document peuvent être envoyés comme pièces jointes d'un e-mail ou comme liens, en fonction de la configuration des règles de numérisation et de droits d'auteur.
    • Pour les exemplaires en attente d'une livraison de document basée sur pièce jointe, sélectionnez Joindre des documents dans la liste des actions sur ligne pour ouvrir la page Pièces jointes et joindre les exemplaires numériques à envoyer en pièce jointe au lecteur qui en a fait la demande (voir Joindre des exemplaires numérisés à envoyer au lecteur).
    • Pour les exemplaires en attente d'une livraison de document basée sur un lien, sélectionnez Télécharger des documents dans la liste des actions sur ligne afin de télécharger les exemplaires numérisés à envoyer en liens au lecteur qui en a fait la demande (voir Joindre des exemplaires numérisés à envoyer au lecteur).
    Pour plus d'informations sur les liens dans le service d'accès au document Alma, voir la vidéo Plus d'informations sur les demandes de numérisation - Service d'accès au document via des liens (12:23 mins).
    Vous pouvez également choisir l'une des options suivantes dans le menu Actions :
    • Modifier – La page Exemplaires en cours de traitement : gestion de la demande s'ouvre.
      In Process Items Request Management New UI.png
      Page Exemplaires en cours de traitement : gestion de la demande
      • Dans le champ Statut, sélectionnez un statut dans la liste déroulante (facultatif). Vous pouvez également consulter ou ajouter une note.
      • Pour ajouter une note, cliquez sur Ajouter une note et saisissez votre note. La note est affichée dans la liste de notes sur la page.
      • Pour modifier une note, sélectionnez Modifier dans la liste des actions pour la note que vous souhaitez mettre à jour, modifiez-la sur la page Modifier la note, puis cliquez sur Enregistrer.
      • Pour supprimer une note, sélectionnez Supprimer dans la liste des actions pour la note que vous souhaitez supprimer puis cliquez sur Confirmer dans la fenêtre popup Message de confirmation.
      • Pour localiser une note dans la liste de notes, saisissez le texte à rechercher dans la case Rechercher et sélectionnez le champ – Créé par, Mis à jour par ou Note – dans lequel vous voulez rechercher ce texte.
    • Annuler la demande – La page Confirmer l'annulation de la demande s'ouvre.
      Confirm Request Cancellation New UI.png
      Page Confirmer l'annulation de la demande
      1. Dans le champ Motif d'annulation, sélectionnez un motif d'annulation dans la liste déroulante. Pour personnaliser les motifs d'annulation, contactez le support Ex Libris.
      2. Dans le champ Note d'annulation, ajoutez une note concernant l'annulation, si besoin.
      3. Cochez la case Avertir l'utilisateur pour qu'une notification de l'annulation soit envoyée à l'utilisateur.
      4. Cliquez sur Confirmer.
    • Passer à la numérisation électronique – Passe de la numérisation d'un exemplaire physique à la numérisation d'un exemplaire électronique. Peut être modifié uniquement lorsqu'un exemplaire électronique dans l'inventaire satisfait aux critères de la demande.
    • Passer à la numérisation physique – Passe de la numérisation d'un exemplaire électronique à la numérisation d'un exemplaire physique. Peut être modifié uniquement lorsqu'un exemplaire physique dans l'inventaire satisfait aux critères de la demande.
    • Consulter – La page Écran UResolver (Résolveur de lien Alma) s'ouvre et affiche les ressources pour l'exemplaire. Cette option apparaît uniquement si l'exemplaire est configuré pour la numérisation électronique.

    Joindre des exemplaires numérisés à envoyer au lecteur

    Mettez en pièce jointe des documents à envoyer au lecteur à l'origine de la demande sur la page Pièces jointes. La page Pièces jointes est visible lorsque vous sélectionnez Joindre des documents dans les actions de ligne pour un exemplaire sur la page Exemplaires en cours de traitement.
    • Pour ajouter une pièce jointe, cliquez sur Parcourir dans le champ Nom du fichier et sélectionnez un fichier. Ajoutez une URL et/ou une note, si besoin, puis cliquez sur Ajouter une pièce jointe. La pièce jointe apparaît dans la liste des pièces jointes dans l'onglet Pièces jointes.
    • Pour modifier une pièce jointe, sélectionnez Modifier dans la liste des actions pour la pièce jointe à mettre à jour, modifiez les champs Nom du fichier, URL et Notes selon vos besoins, puis cliquez sur Enregistrer la pièce jointe.
    • Pour supprimer une pièce jointe, sélectionnez Supprimer dans la liste des actions pour la pièce jointe que vous voulez supprimer puis cliquez sur Confirmer dans la fenêtre Message de confirmation.
    • Pour télécharger un fichier, sélectionnez Télécharger dans la liste des actions pour le fichier que vous souhaitez télécharger, spécifiez le dossier dans lequel vous souhaitez l'enregistrer, puis cliquez sur OK.
    • Cliquez sur Rafraîchir pour voir le statut de chargement de votre fichier.
    • Cliquez sur Terminé pour terminer le processus de numérisation.
    Si la demande de numérisation nécessite d'être approuvée, les emails de notification décrits ci-dessous ne sont envoyés qu'une fois la demande approuvée.
    • Si le mode de mise à disposition est Joindre des documents – Pièce jointe, le lecteur reçoit le fichier numérique en pièce jointe d'un email. Vous trouverez ci-dessous un exemple de lettre de notification de la numérisation d’un exemplaire.
      Notification_item_letter_digitization.gif
      Lettre de notification d'exemplaire pour un fichier numérique
    • Si le mode de mise à disposition est Joindre des documents – Lien, le lecteur reçoit un lien pour télécharger le fichier dans un email. Utiliser cette méthode diminue la taille de l'email et permet de gérer facilement plus de ressources numériques dans une demande unique. Vous trouverez ci-dessous un exemple de lettre de notification de fourniture du document.
      Document Upload Notification Letter.png
      Lettre de notification - Lien vers le document
      L'administrateur de la bibliothèque doit configurer l'email pour n'inclure que l'option de connexion adaptée à votre institution (local/LDAP, SAML ou CAS).
      En cliquant sur le lien cliquer ici, le lecteur devra dans un premier temps se connecter avec ses identifiants standards Alma/Primo. Une fois connecté, il aura accès au fichier numérisé sauvegardé dans le dossier d'enregistrement. Notez que cet accès sera limité un certain nombre de fois en fonction de la configuration de la règle de numérisation et de droits d'auteur, après quoi, les fichiers seront automatiquement supprimés. Cette valeur est définie via le paramètre document_delivery_cleanup_days. Voir Configurer d'autres paramètres.
    • Si le mode de mise à disposition est Inventaire numérique (représentation), le fichier numérique est disponible dans le répertoire sous le même titre que l'exemplaire physique et un lecteur peut alors en faire la demande.
    Pour les demandes de numérisation de lien et les demandes de numérisation de pièce jointe, la taille de fichier maximale est de 25 Mo. Un message s'affiche si la limite concernant la taille totale du fichier numérique est atteinte. Des contraintes supplémentaires liées aux emails peuvent s'appliquer si le matériel numérisé est envoyé en pièce jointe d'email.
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