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    Gérer les demandes PEB entrantes

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    Pour gérer les demandes PEB entrantes, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Opérateur des services aux usagers (pour la bibliothèque PEB)
    • Gestionnaire des services aux usagers (pour la bibliothèque PEB)
    Pour gérer les demandes entrantes, votre rôle doit se trouver dans le périmètre de la bibliothèque PEB.
    1. Ajoutez une demande de prêt, soit manuellement (voir Ajouter une demande PEB entrante manuellement) soit à l'aide de l'option de recherche (voir Ajouter une demande PEB entrante à partir d'une recherche).
    2. Poursuivez le processus de la demande entrante en utilisant le champ Gérer les options de services aux usagers - ceci supprime la ressource, soit en déplaçant un exemplaire physique soit en créant un fichier numérique (voir Gérer les options de services aux usagers).
    3. Poursuivez le processus des ressources utilisées pour remplir la demande PEB (voir Placer des demandes).
    4. Envoyer les ressources (voir Envoyer les ressources d'une demande de prêt), comme suit :
      1. Pour un exemplaire Physique ou Physique non retournable – Envoyez-les au bureau PEB
      2. Pour un exemplaire Numérique – Envoyez-les par email
    5. Recevez l'exemplaire de l'institution d'emprunt et scannez-le vers la bibliothèque pour le remettre en rayon. La manière de faire est décrite dans Envoyer les ressources d'une demande de prêt.
      Après avoir scanné un exemplaire dans Alma, si l'institution emprunteuse est un partenaire ISO, un message de retour ISO est envoyé à la bibliothèque et la demande est close automatiquement. Un message de retour ISO est uniquement envoyé si le profil de flux de travail du partenaire actif inclut un Message de retour comme option valide (voir Configurer des profils de flux de travail). Si l'institution emprunteuse est un partenaire e-mail, la Lettre E-mail Retour au prêteur est envoyée. Pour plus d'informations sur les lettres, voir Configurer des lettres Alma.

      Si une demande entrante est en retard, vous pouvez envoyer un message à l'institution emprunteuse pour lui demander de procéder au retour. Le message e-mail/ISO à envoyer dans ce cas est Lettre E-mail de retard à l’emprunteur, voir la liste des lettres Alma. Ce message a été envoyé par le traitement planifié Envoyer un message de retard au partenaire d'emprunt PEB. Vous pouvez également envoyer manuellement un message général au partenaire.

    Actions des flux de travail

    Lending Request Task List New UI.png
    Page Liste des tâches – Demandes PEB entrantes
    L'Opérateur des services aux usagers gère l'ensemble des demandes PEB entrantes sur la page Liste de tâches Demandes de PEB entrantes (Services aux usagers > Partage de ressources > Demandes PEB entrantes). Vous pouvez également accéder à cette page sur l'onglet présélectionné et avec des demandes filtrées au préalable, en cliquant sur l'une des tâches suivantes dans la Liste des tâches du menu permanent (voir Menu permanent et Tâches dans la liste des tâches) :
    • Demandes entrantes - Nouveau - attribué à vous
    • Demandes entrantes - Nouveau - non attribué
    • Demandes entrantes - En retard - attribué à vous - Filtres préalables pour les demandes dont le statut est Demande en retard
    • Demandes entrantes - En retard - non attribué
    • Demandes entrantes - Rappelé - attribué à vous - Filtres préalables pour les demandes dont le statut est Exemplaire rappelé
    • Demandes entrantes - Rappelé - non attribué
    • Échec de localisation des demandes entrantes - attribué à vous - Filtres préalables pour les demandes dont le statut est Échec de localisation
    • Échec de localisation des demandes entrantes - non attribué
    • Demandes entrantes avec messages généraux actifs - attribué à vous - Filtres préalables pour les demandes qui contiennent un message général
    • Demandes entrantes avec messages généraux actifs - non attribué
    • Demandes entrantes avec notes générales actives - attribué à vous - Filtres préalables pour les demandes qui contiennent une note de demande
    • Demandes entrantes avec des notes actives - non attribué
    Cette page présente une liste de notice des ressources associées à des demandes entrantes. Chaque exemplaire affiche des informations concernant la ressource et la demande, ainsi que des onglets contenant des informations supplémentaires :
    • Alertes - Alertes concernant la demande. Un point vert dans l'onglet indique qu'il existe au moins une alerte.
    • Physique, Électronique, Numérique - Voir Voir l'inventaire/Autres détails.
    • Autres détails - Informations supplémentaires issues de la notice bibliographique.
    Pour gérer les demandes PEB entrantes :
    1. Sur la page Liste des tâches - Demandes PEB entrantes, filtrez les résultats en utilisant le filtre Statut d'activité en haut de la page, où vous pouvez choisir de consulter les demandes Tout, Actif, ou Terminé. Si vous sélectionnez Tout ou Terminé, la liste de tâches reste vide jusqu'à ce que vous entriez un terme de recherche dans la boîte de dialogue Rechercher pour une ou plusieurs demandes.
    2. Vous pouvez aussi filtrer les résultats via les facettes sur le côté gauche de la page. Les facettes incluent :
      • Statut – Le statut de la demande de prêt.
        Les statuts suivants indiquent que l'étape finale de la demande est terminée. Les demandes avec ces statuts peuvent être supprimées.
        • Expédié numériquement
        • Demande traitée – Il s'agit du statut final avant suppression, il peut être défini manuellement.
        Les exemples suivants correspondent à des statuts non finaux (en cours) du processus de demande :
        • En cours d'exécution
        • Rappel à l'emprunteur
        • Réponse d'annulation
        • Annulé
        • Conditionnel
        • Demande entrante créée
        • Endommagé
        • Expiré
        • Retour du prêteur
        • Échec de la localisation
        • Perdu
        • N'expire pas
        • Demande en retard
        • En attente de refus automatique
        • Exemplaire rappelé
        • Reçu par le partenaire
        • Rejet de la demande de l'emprunteur
        • Renouvellement demandé
        • Retourné par le partenaire
        • Expédié physiquement
        • Va fournir
        • Renouvellement de prêt du personnel
        • Réponse de renouvellement de prêt
        • Renouvellement de prêt du lecteur
      • Demande imprimée – Les demandes pour lesquelles un avis de demande a été imprimé
      • Demande signalée – Les demandes qui ont été imprimées sur l'avis de rapport
      • Partenaire actif – Le partenaire actif pour la demande dans une liste de partenaires
      • Date de création – La date à laquelle la demande a été créée. Les valeurs possibles sont :
        • Aujourd'hui – Demandes créées à la date actuelle
        • Hier – Demandes créées la veille
        • Jusqu'à il y a trois jours – Demandes créées deux ou trois jours avant la date actuelle (aujourd'hui et hier étant exclus)
        • Jusqu'à il y a une semaine – Demandes créées quatre à sept jours avant la date actuelle (à l'exception des trois options ci-dessus)
        • Jusqu'à il y a un mois – Demandes créées entre huit jours et un mois avant la date actuelle (à l'exception des quatre options ci-dessus)
        • Plus ancien – Demandes créées plus d'un mois avant la date actuelle
      • Mettre à jour la date – Date à laquelle la demande a été modifiée. Les valeurs possibles sont les mêmes que celles pour la facette Date de création.
      • Format demandé – Le format de l'exemplaire demandé. Les options sont : Numérique, Physique etPhysiquement non retournable
      • Format fourni – Le format dans lequel l'exemplaire demandé a été fourni. Les options sont : Numérique, Physique, Physique non retournable et Indéfini
      • Date de retour – La date à compter de laquelle l'exemplaire doit être délivré. Les valeurs possibles sont les mêmes que celles pour la facette Date de création.
      • Dernière date d'intérêt – La date après laquelle le demandeur a indiqué ne plus être intéressé par l'exemplaire
      • Bibliothèque propriétaire – La bibliothèque qui détient la ressource demandée
      • Niveau de service – Le niveau de service attribué à la demande.
    3. Sélectionnez un des onglets suivants :
      • Attribué à moi – Affiche les demandes PEB attribuées à l'utilisateur connecté.
      • Non attribué – Affiche les demandes PEB qui ne sont pas attribuées.
      • Attribué à d'autres – Affiche les demandes PEB attribuées à d'autres utilisateurs. Cet onglet s'affiche uniquement si le rôle de Gestionnaire des services aux usagers est attribué à l'utilisateur connecté.
      Ces onglets incluent un indicateur de couleur bleue lorsque des demandes sont disponibles pour cet onglet.
    4. Localisez la ou les tâches que vous souhaitez gérer. Vous pouvez localiser des demandes spécifiques à l'aide de la case Rechercher en haut de la liste, ou en utilisant les filtres Statut, Partenaire et Alertes à gauche de la page. Vous pouvez ajouter manuellement une tâche à la liste (voir Ajouter une demande PEB entrante manuellement) ou à partir d'une recherche (voir Ajouter une demande PEB entrante à partir d'une recherche).
      Pour plus d'informations sur la case Rechercher, voir la vidéo Options de recherche améliorées dans le partage de ressources (1:32 mins).
    Pour gérer plusieurs tâches simultanément, cochez les cases à gauche de ces tâches (ou cochez la case Sélectionner tout) puis cliquez sur l'un des boutons suivants :
    • Changer le statut – Change le statut des exemplaires sélectionnés. Sélectionnez un statut dans la liste déroulante puis cliquez sur Changer le statut.
    • Imprimer le rapport d'avis - Générer un rapport d'avis imprimé qui est envoyé à une imprimante ou une adresse email, voire peut être téléchargé sur un ordinateur local (voir la procédure ci-dessous). Le rapport contient les exemplaires et leurs informations, notamment Titre, Auteur, Localisation, etc. Le format de lettre pour ce rapport est la Lettre Avis de rapport des demandes entrantes.
      Pour plus d'informations sur le rapport d'avis imprimé pour des demandes entrantes, voir la vidéo Imprimer un rapport d'avis pour des demandes entrantes (2:35 mins).
    • Imprimer l'avis – Imprime un bulletin de côtes pour chacun des exemplaires choisis. La Lettre Avis entrant, également connue sous le nom de lettre de PEB entrant, est la lettre qui sera imprimée. Pour plus d'informations sur l'avis, voir Configurer des lettres Alma.
    • Supprimer les demandes – Supprime les demandes associées aux exemplaires. Cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue Message de confirmation pour supprimer les demandes.
    • Supprimer les alertes – Supprime les alertes associées aux exemplaires. Cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue Message de confirmation pour supprimer les alertes.
    Pour gérer une demande spécifique, cliquez sur le lien adéquat sous la demande concernée, comme décrit dans la table suivante :
    Liens sur la page Liste des tâches – Demandes PEB
    Lien Description
    Modifier Disponible sous les onglets Attribué et Non attribué. Cliquez sur Modifier pour qu'une tâche non attribuée ne puisse pas être modifiée par d'autres opérateurs.
    Modifie la demande PEB. Pour une liste des champs affichés sur cette page, voir les tables Champs Informations sur la ressource et Champs Attributs de la demande.
    Consulter Permet de consulter la demande entrante. Le lien Consulter s'affiche lorsqu'une notice est inactive ou que l'utilisateur est autorisé à consulter les demandes entrantes.
    Gérer les options de services aux usagers L'Opérateur des services aux usagers suit les procédures de la bibliothèque interne et rend disponible la ressource demandée par la bibliothèque PEB (voir Gérer les options de services aux usagers).
    Attribuer une demande non attribuée à l'utilisateur actuel.
    Supprimer Supprimer la demande du système.
    Dupliquer Crée une nouvelle demande en fonction de celle existante. La page Demandes PEB sortantes s'ouvre, sur laquelle vous pouvez modifier les paramètres de la demande dans la section Attributs de la demande, si nécessaire (voir la table Champs Attributs de la demande).
    Lors de la duplication d'une demande PEB entrante, les valeurs des champs suivants sont copiées vers la nouvelle demande :
    • Statut de la demande
    • Identifiant externe
    • Format
    Réassigner Réattribue une tâche à un autre utilisateur (voir Réassigner une tâche).
    Détacher du MMS Détache une demande entrante de son inventaire (voir ci-dessous la section Détacher une demande PEB entrante de l'inventaire).
    Retourné Envoie un message de retour ISO à la bibliothèque d'emprunt, indiquant que l'exemplaire a été retourné à la bibliothèque prêteuse. La demande est automatiquement clôturée.
    Un message de retour ISO est uniquement envoyé si le profil de flux de travail du partenaire actif inclut Message Retourné comme option valide (voir Configurer des profils de flux de travail).
    Localiser Cette option est affichée pour des exemplaires pour lesquels Statut de localisation de la ressource = Aucune ressource localisée. Alma tente de localiser les ressources dans le cas où elles ne l'ont pas été ou si plusieurs ressources ont été trouvées.
    Lorsque plusieurs ressources sont trouvées, les résultats s'affichent sur la page de recherche, sur laquelle vous pouvez soit sélectionner un résultat, soit cliquer sur le lien Changer la requête pour modifier les critères de recherche.
    Il est recommandé de cliquer sur Modifier pour une ressource et de mettre à jour les informations pertinentes avant de cliquer sur Localiser. Lorsqu'une ressource est localisée, son statut est modifié en Ressource localisée.
    Recherche Cette option est affichée pour des exemplaires pour lesquels Statut de localisation de la ressource = Aucune ressource localisée. La page de recherche s'ouvre, sur laquelle vous pouvez lancer une nouvelle recherche sur la ressource pour la localiser.
    Demande de réactivation

    La réactivation de la demande entrante apparaîtra quand :

    • L'opérateur dispose des droits de réactivation dans le périmètre du propriétaire de la demande.
    • Si un partenaire actif existe, il doit comporter l'étape Réactivé dans le workflow de prêt.
    • Le statut est l'un des suivants : REQUEST_COMPLETED, EXPIRED, REJECTED, CANCELLED.

    Sélectionnez cette option pour réactiver une demande PEB Peer-to-Peer terminée. Le statut du processus de l'exemplaire expédié passe sur In resource sharing et l'exemplaire est lié à nouveau. Le statut de la demande passe à Request Reactivated. Si l'exemplaire se trouve dans un autre processus, une erreur s'affiche. L'identifiant externe d'origine de la demande est conservé.

    Cette action est disponible pour les gestionnaires des services aux usagers et peut être activée pour les opérateurs des services aux usagers par le support client d'Ex Libris.

    Rejeter Rejette une demande entrante (voir Rejeter une demande entrante).
    Annuler l'attribution (sur l'onglet Attribué à moi) Déplace la tâche de l'onglet Attribué à moi vers l'onglet Non attribué.
    Renouveler
    Pour les demandes automatisées (ISO, NCIP, etc.), cette action apparaîtra aussi si le Statut de la demande est défini sur Renouvellement demandé et que le profil de flux de travail est configuré comme suit :
    • L'option Renouvellement manuel est sélectionnée comme étape
    • L'option Renouvellement automatique n'est pas sélectionnée comme étape
    (Pour plus de détails sur les profils de flux de travail, voir Configurer les profils de flux de travail.)
    Pour les demandes non automatisées, lorsque le Statut de la demande est défini sur Reçu par le partenaire et que l'option Renouvellement manuel est sélectionnée comme étape dans le profil de flux de travail, cette action est disponible.
    Cliquez sur l'option en question pour ouvrir la boîte de dialogue Date de retour. Saisissez une date de retour puis cliquez sur OK pour créer le renouvellement.
    Vous pouvez ajouter une Note interne et/ou une Note au partenaire dans les champs appropriés. Pour plus de détails sur ces champs, voir l'étape 3 dans Rejeter une demande sortante.
    Imprimer l'avis Imprimer un bulletin de cotes pour l'exemplaire, qui comprend à la fois l'identifiant externe et le code-barres de cet exemplaire.
    Pour des demandes qui n'ont pas encore été envoyées, cette option imprime un avis de demande entrante, la Lettre Avis entrant. Pour les demandes qui ont déjà été envoyées, cette option imprime l'avis d'expédition (Lettre d'avis d'envoi de PEB), qui comprend des informations supplémentaires spécifiques à l'exemplaire envoyé.
    Pour plus d'informations sur ces avis, voir Configurer des lettres Alma.
    Pas de retour sur cet envoi Cette option permet d'afficher la demande vers la bibliothèque emprunteuse comme copie non retournable, avec le statut Expédié physiquement. Elle est affichée uniquement lorsque le format de la demande est défini sur Physique non retournable.
    Expédier l'exemplaire numériquement Ajoutez à la demande entrante des fichiers déjà en votre possession (c'est-à-dire qui n'ont pas été créés dans le cadre d'un workflow de numérisation). Une fois les fichiers téléchargés et la page enregistrée, la demande passe à Expédié numériquement ou Demande traitée, selon si le paramètre En attente de la version numérique est sélectionné ou non dans le profil de workflow du partenaire.
    Expédier l'exemplaire Expédie l'exemplaire associé à la demande. La page Expédition d'exemplaires s'ouvre (voir Expédition d'exemplaires).
    Message général Cette option autorise l'envoi à un emprunteur d'un message général avec une demande entrante (voir Envoyer un message général avec une demande PEB).
    Statut requête

    Demandez une mise à jour du statut auprès de l'institution emprunteuse. Ceci ne s'applique qu'aux partenaires ISO.

    Le statut ISO du prêteur renvoyé est enregistré dans une note. Chaque statut ISO correspond aux statuts de demande Alma suivants :

    • Non fourni - Rejet de la demande de l'emprunteur, Échec de la localisation, Expiré
    • En attente - De mande de prêt créée, En cours de traitement, Sera fourni, Pas en cours d'expiration
    • En cours de traitement - Renouvellement de prêt du personnel, Réponse concernant le renouvellement
    • Annulation en attente - Annuler la réponse
    • Annulé - Annulé
    • Envoyé - Envoyé physiquement, Envoyé de manière numérique
    • Reçu - Reçu par le partenaire
    • Renouvellement en attente - Renouvellement demandé, Renouvellement de prêt du lecteur
    • En Retard - Demande en retard
    • Retourné - Retourné par le partenaire
    • Retourné - Validation par le prêteur, Demande terminée
    • Rappel - Exemplaire rappelé
    • Perdu - Perdu
    • Inconnu - Endommagé, tout autre
    Va fournir Cette option actualise une demande qui n'a pas encore été envoyée avec le statut Va fournir. Elle est affichée uniquement lorsque la demande n'est pas encore envoyée et que les flux de travail du partenaire emprunteur l'incluent (voir Configurer des profils de flux de travail).
    Conditionnel Une fenêtre pop-up s'affiche avec des champs Raison, Date de réponse, qui est le dernier jour où le prêteur attendra de recevoir une réponse de la part de l'emprunteur, et Note obligatoires. Lorsque le message est soumis, le statut de la demande change sur Conditionnel. Un message ISO est envoyé à l'emprunteur. Lorsqu'une réponse est reçue de l'emprunteur, si la valeur de la réponse est Non, la demande est rejetée. Si la valeur est Oui, le champ Date de réponse redevient vide et le statut de la demande revient sur Demande entrante créée.
    Plus de détails Ouvre une fenêtre popup pour afficher des détails supplémentaires sur la demande qui ne sont pas affichées dans le listing de la demande sur la page Liste des tâches – Demandes PEB entrantes.
    • Si une demande est traitée automatiquement (par ISO/NCIP) et si aucune ressource ou bien plusieurs ressources sont trouvées et satisfont aux critères d'entrée, la demande est créée avec Statut de référence = Échec de la localisation et Statut de localisation de la ressource = Aucune ressource localisée.
    • Lors de la création de la demande entrante, si un titre a plus d'un exemplaire, sa disponibilité et sa demandabilité ne sont pas vérifiées lors du processus de localisation. La demande doit être traitée manuellement.
    Pour détacher une demande PEB de l'inventaire :
    1. Sur la page Liste des tâches – Demandes PEB entrantes, localisez une demande associée à des ressources (Statut de localisation de la ressource = Ressource localisée).
    2. Sélectionnez Détacher du MMS dans la liste des actions sur la ligne. La page Liste des tâches – Demandes PEB entrantes est actualisée et la demande s'affiche avec Statut de localisation de la ressource = Aucune ressource localisée.
    Pour générer un rapport d'avis imprimé pour une demande PEB entrante :
    1. Ouvrez la page Liste des tâches – Demandes PEB entrantes (Services aux usagers > Partage de ressources > Demandes entrantes). Le bouton Imprimer le rapport d'avis apparaît en haut de la page.
    2. Cochez les cases des ressources pour lesquelles vous souhaitez générer un rapport d'avis imprimé puis cliquez sur Imprimer le rapport d'avis. La boîte de dialogue Imprimer le rapport d'avis s'ouvre.
      Lending Print Slip Report New UI.png
      Boîte de Dialogue Imprimer le rapport d'avis
    3. Dans le champ Sélectionner le type, sélectionnez si vous souhaitez envoyer le rapport d'avis imprimé vers une Imprimante ou à un Utilisateur.
      Si vous sélectionnez Imprimante, le champ Imprimante est activé. Vous pouvez alors sélectionner une imprimante à partir de ce champ pour y envoyer le rapport d'avis.
      Si vous sélectionnez Utilisateur, le champ Utilisateur est activé. Vous pouvez alors sélectionner un utilisateur auquel envoyer le rapport d'avis par email. Le format de lettre pour ce rapport est la Lettre Avis de rapport des demandes entrantes.
    4. Dans le champ Type de format, choisissez d'envoyer le rapport d'avis soit au format Excel soit au format XML.
    5. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le rapport d'avis ou (facultatif) sur Télécharger pour le télécharger vers votre machine locale.

    Supprimer les alertes

    Les alertes sont attachées à une demande PEB durant les étapes principales de son flux de travail. Elles en montrent la progression (En cours, Annulé ou Terminé). Les alertes possibles sont :
    • Demande de déplacement de la référence en cours
    • Demande de déplacement de la référence annulée
    • Demande de déplacement de la référence terminée
    • Demande de numérisation de la référence en cours
    • Demande de numérisation de la référence annulée
    • Demande de numérisation de la référence terminée
    Vous pouvez filtrer les alertes affichées en sélectionnant un type d'alerte dans la liste déroulante Alertes ou en utilisant la case Rechercher en haut de la liste.
    Pour supprimer des alertes :
    1. Sur la page Listes des tâches – Demandes PEB entrantes, cochez les cases des tâches pour lesquelles vous souhaitez supprimer les alertes.
    2. Cliquez sur Supprimer les alertes.
    3. Cliquez sur Confirmer puis sur Confirmer dans la boîte de dialogue.

    Réassigner une tâche

    Vous pouvez réassigner une tâche seulement si elle vous a été attribuée ou si elle n'est pas attribuée.
    Pour réassigner une tâche :
    1. Sur la page Liste des tâches – Demandes PEB entrantes (Services aux usagers > Partage de ressources > Demandes entrantes), sélectionnez Réassigner dans la liste des actions sur la ligne pour la tâche concernée. La boîte de dialogue Attribuer à s'ouvre.
    2. Dans la liste déroulante Attribuer à, sélectionnez un opérateur.
      La liste des opérateurs inclut seulement les utilisateurs ayant le rôle d'Opérateur des services aux usagers.
    3. Dans le champ Notes, saisissez une ou plusieurs notes, si nécessaire.
    4. Cochez la case Envoyer comme email pour avertir l'opérateur de la nouvelle attribution.
    5. Cliquez sur Attribuer à.

    Consulter les actions associées aux demandes entrantes

    Vous pouvez consulter les actions entreprises sur les demandes PEB entrantes dans l'onglet Historique, de la même manière que pour les demandes PEB sortantes. Pour plus de détails, voir Consulter les actions associées aux demandes sortantes

    Gestion des options de services aux usagers

    L'Opérateur des services aux usagers suit les procédures de la bibliothèque interne et rend disponible la ressource demandée par la bibliothèque PEB.
    Pour gérer les options de services aux usagers :
    Sur la page Liste des tâches - Demandes PEB entrantes (Services aux usagers > Partage de ressources > Demandes entrantes), sélectionnez Gérer les options de services aux usagers dans la liste des actions sur la ligne. La page Gérer les options des ressources s'ouvre.
    Manage Resource Options New UI.png
    Page Gérer les options des ressources
    Cliquer sur le lien Gérer les options de services aux usagers assigne une demande non attribuée à l'utilisateur actuel, même si vous cliquez sur Annuler en quittant la page Gérer les options des ressources.
    Sélectionnez le type de service adéquat sur la page Gérer les options des ressources de la manière suivante :
    • Services électroniques — Cliquez sur Service d'accès au document pour ouvrir la page Créer une demande et autoriser l'accès à l'exemplaire électronique. Le champ Type de demande prend la valeur Expédier numériquement à partir de l'électronique. Indiquez la partie à numériser et sélectionnez la destination cible dans les champs correspondants. Ajoutez ensuite la date à laquelle l'exemplaire doit être rendu dans la section Ajouter des attributs de demande, puis cliquez sur Soumettre. La demande soumise est affichée sur la page Gérer les options des ressources.
      Submit Document Delivery Request.png
      Page Gérer les options des ressources en cas de demande soumise
      L'action Options de service aux usagers peut fournir un lien direct vers l'article. Si la demande entrante correspond à une ressource détenue sous forme électronique et dispose de suffisamment d'informations pour créer un lien vers l'article (par ex. date de publication et pages). Cela dépend de la prise en charge par la plateforme du fournisseur de ressource électronique de la liaison au niveau de l'article.
    • Services numériques — Affiche le type de conservation, le numéro de révision et le nombre de fichiers pour les services numériques. Vous pouvez cliquer sur Service d'accès au document puis sélectionner Joindre pour mettre la ressource en pièce jointe d'un email et l'envoyer numériquement.
    • Services physiques — Sélectionnez Voir exemplaires dans la liste des actions sur la ligne pour voir les exemplaires pour la ressource (voir Travailler avec la liste des exemplaires). Sélectionnez Demande depuis la liste des actions sur la ligne pour créer une demande pour la ressource (voir Créer une demande).
    Lorsqu'une demande d'exemplaire est envoyée à Alma par le système source NCIP, le champ Note de l'exemplaire contient une note d'envoi qui s'affiche sous le format suivant :
    ||Note d'expédition||<texte de la note d'expédition>||Note d'expédition||
    La note d'expédition est utilisée par les implémenteurs NCIP, tels que le navigateur OCLC, pour mettre à jour le système de bibliothèque avec des informations supplémentaires sur les exemplaires expédiés telles que des informations sur la ressource elle-même, le demandeur et les emplacements où elle a été demandée et où elle doit être récupérée.
    Vous pouvez aussi exécuter les actions suivantes en cliquant sur les boutons affichés sur la page Gérer les options des ressources :
    • Supprimer les alertes – Supprime les alertes pour la demande (voir Supprimer les alertes)
    • Créer une demande – Ouvre la page Créer une demande, sur laquelle vous pouvez choisir d'envoyer l'exemplaire numériquement ou physiquement (voir Créer des demandes)

    Créer des demandes

    Lorsque les ressources sont disponibles à la suite des actions prises sur la page Gérer les options de services aux usagers, une demande pour l'exemplaire (numérique ou physique) est ouverte.
    Pour créer une demande pour un exemplaire :
    1. Sur la page Gérer les options des ressources, cliquez sur Créer une demande. La page Créer une demande s'ouvre.
    2. Dans le champ Type de demande, sélectionnez Expédier numériquement ou Expédier physiquement, selon vos besoins. La page Créer une demande s'actualise en conséquence :
      • Expédié numériquement :
        Create Digital Shipping Request New UI.png
        Page Créer une demande après une demande d'envoi numérique
      • Expédier physiquement :
        Create Physical Shipping Request New UI.png
        Page Créer une demande après une demande d'envoi physique
    3. Configurez les champs affichés, comme décrit dans la table suivante :
      Champs Attributs de la demande de prêt
      Champ Description
      Année (pour des demandes de revues) Année de la demande
      Volume (pour des demandes de revue) Volume de la demande
      Description (pour des demandes de revue) Description de la demande
      Note Les champs suivants sont ajoutés dans la note :
      • Titre de l'article/du chapitre:
      • Volume
      • Fascicule
      • Chapitre
      • Pages
      • Année
      • Note
      Des notes libres peuvent également être saisies si besoin.
      Vers (pour des demandes d'exemplaires physiques) Sélectionnez la bibliothèque/localisation spécifique (dans une liste prédéfinie par un administrateur) vers laquelle vous souhaitez déplacer l'exemplaire.
      Localisations de destination (pour les demandes physiques) Où remettre les copies
      Type de cote (pour les demandes physiques) Voir call_number_type dans la section Configurer d'autres paramètres.
      Numéro de cote (pour les demandes physiques) La cote de rangement
      Destination cible (pour les demandes numériques) Sélectionnez le département de numérisation dans la liste déroulante
      Nombre d'étudiants (pour les demandes numériques) Le nombre d'étudiants
      Nombre de copies pour les étudiants (pour des demandes numérique) Le nombre de copies pour les étudiants demandées
      Nombre de copies pour le personnel (pour les demandes numériques) Le nombre de copies pour le personnel demandées
      Nombre total de pages de la ressource (pour les demandes numériques) Nombre total de pages dans l'exemplaire demandé
      Chapitres demandés (pour les demandes numériques) Chapitres nécessaires pour la demande
      Nombre total de chapitres (pour les demandes numériques) Total des chapitres dans l'exemplaire demandé
      Pages demandées (De/À) (pour les demandes numériques) Les pages De et À qui seront numérisées
      Total des pages demandées (pour les demandes numériques Le nombre total de pages est calculé automatiquement avec les pages saisies plus haut
      inclut des image(s)  (pour les demandes numériques) Si les pages à numériser incluent des images
      Date disponible Du (pour les demandes numériques) La date de départ à laquelle n'importe quel exemplaire sera rendu disponible
      Date disponible à (pour les demandes numériques) La date de fin à laquelle n'importe quel exemplaire sera rendu disponible
      Note 1 (pour les demandes numériques) Notes privées, si elles existent
      Note 2 (pour les demandes numériques) Notes privées, si elles existent
      Note 3 (pour les demandes numériques) Notes privées, si elles existent
      Type de matériel (pour les demandes numériques) Choisissez le type de matériel désiré parmi les types disponibles
      Date Nécessaire pour le (pour les demandes numériques) Sélectionnez la date à laquelle la demande est nécessaire
    4. Ajoutez des attributs à la demande dans la section Attributs supplémentaires.

    Rejeter une demande entrante

    Vous pouvez rejeter une demande PEB entrante pour de multiples raisons. Par exemple, si un exemplaire est déjà prêté ou n'est pas trouvé dans la bibliothèque, vous pouvez rejeter la demande du lecteur.
    Le paramètre client rs_keep_rejected_request_active détermine si le statut d'une demande reste actif même si celle-ci a été refusée. Si le paramètre est défini sur Aucun, qui correspond à l'option par défaut, la demande est effectuée et n'est plus visible dans la file d'attente des demandes actives. Si le paramètre est défini sur Prêt ou Les deux, la demande reste affichée dans la file d'attente des demandes actives afin que le personnel de la bibliothèque ait la possibilité de traiter la demande. Cette fonctionnalité s'applique seulement aux refus de prêt ultérieurs à la modification de ce paramètre. Pour plus d'informations, voir Configurer d'autres paramètres (Services aux usagers).
    Pour rejeter une demande entrante :
    1. Ouvrez la page Liste des tâches – Demandes PEB entrantes (Services aux usagers > Partage de ressources > Demandes entrantes), cliquez sur Rejeter pour une demande. La boîte de dialogue Rejeter la demande s'ouvre.
    2. Sélectionnez un motif de rejet dans le champ Raison du rejet.
    3. Vous pouvez ajouter une note par rapport au rejet dans les champs Note interne et Note au partenaire (facultatif).
    4. Cliquez sur OK. La demande est déplacée vers le partenaire suivant dans la liste de partenaires de la demande (si une telle liste est configurée – voir l'étape 3 dans Modifier une demande sortante). Si aucun partenaire n'est identifié, le statut de référence de la demande est modifié en Rejeter la demande du prêteur et les champs Raison du rejet et Note interne sont affichés dans l'onglet Notes pour la demande (cliquez sur le lien Modifier relatif à la demande pour afficher l'onglet Notes).
      Si la demande est gérée via un partenaire ISO, un message Incomplet est envoyé à la bibliothèque emprunteuse, pour marquer la demande du partenaire comme Rejetée (voir Rejeter une demande sortante). Si l'institution emprunteuse est un partenaire e-mail, la Lettre email de rejet au prêteur est envoyée au partenaire.

    Expédition de demandes PEB entrantes

    Vous pouvez expédier l'exemplaire d'une demande PEB entrante à l'institution emprunteuse. Celle-ci le prête ensuite au lecteur qui en a fait la demande.
    Pour expédier des ressources d'une demande PEB entrante :
    1. L'expédition peut être validée sur la page Expédition d'exemplaires, accessible depuis Services aux usagers > Partage de ressource > Expédier des exemplaires, (voir Expédition d'exemplaires). Il s'agit de l'interface d'expédition recommandée. Cela est également possible sur la page Scanner les exemplaires, sous Services aux usagers > Demandes de ressources > Scanner les exemplaires, (voir Sélection du comptoir/département dans le Menu permanent). Assurez-vous que vous vous trouvez dans une bibliothèque PEB.
    2. Pour une expédition depuis la page Scanner les exemplaires, dans le champ Identifiant externe, sélectionnez Oui.
      L'option Imprimer automatiquement l'avis n'est pas disponible lors de l'expédition à partir de l'interface Scanner.
    3. Pour une expédition depuis la page Expédition d'exemplaires, sélectionnez une demande entrante dans la Liste des tâches - Demandes PEB entrantes puis sélectionnez Expédier l'exemplaire dans la liste des actions possibles sur la ligne.
    4. Scannez le code-barres de l'exemplaire ainsi que l'identifiant de la demande concernant l'exemplaire dans les champs adéquats.
    5. Cliquez sur OK. L'exemplaire est scanné dans une localisation temporaire de la bibliothèque PEB et s'affiche en bas de la page. Le statut de l'exemple passe à Expédié et l'exemplaire est envoyé au partenaire emprunteur. Si l'institution emprunteuse est un partenaire e-mail, la Lettre email d'envoi au prêteur est envoyée. Si l'institution emprunteuse est un partenaire ISO, le message ISO Expédier est envoyé au partenaire.
      Pour plus d’informations sur l'expédition d'exemplaires, voir Expédition d'exemplaires.

    Expédier numériquement les exemplaires de demande entrante

    Vous pouvez expédier les exemplaires numériques déjà en votre possession à l'institution emprunteuse ou directement au demandeur.
    Pour expédier numériquement les exemplaires de demande entrante :
    1. Sur la demande entrante, sélectionnez Expédier l'exemplaire numériquement dans le menu des actions sur la ligne.
    2. Naviguez pour sélectionner un fichier à charger ou déposez un fichier dans la zone de chargement.
    3. Sélectionnez Expédier pour envoyer le fichier.

    Quand un fichier est envoyé de cette manière, il n'est pas stocké ni affiché dans la page Options de service aux usagers. Veuillez noter que seul un fichier peut être expédié. Si vous avez besoin d'expédier plusieurs fichiers, vous devez d'abord créer un zip contenant tous les fichiers.

    • La finalisation des demandes entrantes dépend des paramètres de profil de workflow du partenaire.
    • Si une demande Expédier en format numérique a été créée, elle sera annulée. Il est possible de finaliser les demandes expédiées numériquement en utilisant l'interface Livrer les documents numériques avec l'identifiant de demande d'expédition pour expédier le fichier. Ce processus consultera les règles de numérisation et de droits d'auteur, les processus d'approbation, etc.)
    • Pour ajouter des notes d'expédition, réglez manuellement le statut Terminé, etc. Vous pouvez utiliser l'interface Expédier l'exemplaire classique et régler le format sur Numérique.

    Vous pouvez également expédier des ressources numériques gérées dans Alma, si le contenu numérique est stocké localement dans le répertoire Alma.

    Pour expédier numériquement les exemplaires de demande entrante stockés numériquement dans Alma :
    1. Sur la page Manage Resource Fulfillment Options, dans la section Services numériques, sélectionnez Consulter les fichiers dans les actions sur la ligne. La page Représentation numérique Éditeur de ressource s'ouvre, avec l'onglet Liste de fichiers sélectionné. Les fichiers compris dans la représentation sont listés dans cet onglet. Pour plus d'informations concernant la page Représentation numérique Éditeur de ressource, consultez Modifier les métadonnées et le contenu d'une représentation .
      Si vous souhaitez voir le contenu de la représentation avant de l'envoyer, sélectionnez Distribuer dans les actions sur la ligne. La représentation est envoyée à la visionneuse Alma, qui affiche le contenu des fichiers. 
    2. Cochez la case à côté de chaque fichier que vous souhaitez expédier.
    3. Cliquez sur le bouton Expédier. Les fichiers sélectionnés sont expédiés.

     

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