Introduction à l'inventaire d'Alma
L'inventaire d'Alma vous permet de gérer les types de ressources suivants :
- Physiques (voir Gérer les ressources physiques)
- Électroniques (voir Gérer les ressources électroniques)
- Numériques (voir Gérer les ressources numériques)
L'interface du menu inventaire d'Alma (Gestion des ressources > Créer l'inventaire), conçue pour les non-catalogueurs, permet au personnel de saisir des informations de bibliothèque pour :
- Collections
- Exemplaires
- Ressources électroniques activées
- Objets numériques
La figure ci-dessous illustre les composants de l'inventaire (voir Composants de l'inventaire d'Alma) et leurs relations dans l'architecture globale d'Alma.
Inventaire d'Alma pour les ressources
Cliquer sur les liens suivants pour obtenir plus d'informations sur les sujets associés :
Pour plus d'informations sur le catalogue de la communauté Alma — son périmètre, ses normes, ses règles et sa logique de fusion, voir Catalogue de la communauté Alma : Catalogage des normes, règles, droits et responsabilités.
Pour plus d'informations sur les schémas de métadonnées et les formats de catalogue supportés par Alma, voir Standards et support de format.
Composants de l'inventaire d'Alma
L'inventaire d'Alma comprend une entité intellectuelle (IE), un niveau intermédiaire et un exemplaire.
Modèle basique de l'inventaire d'Alma
Entité intellectuelle (EI)
L'EI correspond à la ressource qui est gérée. Il s'agit essentiellement de l'ID MMS et de la notice bibliographique correspondante. Elle fournit un pointeur vers la notice de métadonnée (MMS) au niveau de l'inventaire. Dans Alma, elle est principalement transparente et ne peut pas être découverte en elle-même, mais elle permet à Alma de pointer vers une combinaison de notices de la communauté et de notices institutionnelles à partir d'un inventaire local.
Niveau intermédiaire
Le niveau intermédiaire agit en tant que niveau de groupement pour les différents types de ressources :
- Pour les ressources physiques, il contient des informations sur les collections telles que les collections de la bibliothèque générale ou de la bibliothèque de droit.
- Pour les ressources électroniques, il contient des informations de service électronique telles que le texte intégral ou le texte intégral sélectif.
- Pour les ressources numériques, il contient des informations de représentation telles que la copie principale ou la copie dérivée.
Exemplaire
L'exemplaire correspond au niveau d'inventaire qui concerne les services aux usagers et l'utilisation. Il contient des informations sur l'exemplaire physique, la ressource électronique ou le fichier numérique.
Collection électronique
Pour les ressources électroniques, la collection électronique correspond au niveau le plus élevé dans la hiérarchie électronique (collection électronique > service électronique > ressource électronique) qui peut être découvert dans Alma. Voir Électronique pour un exemple de cette hiérarchie et où elle s'intègre dans les composants d'inventaire.
Dans Alma, la collection électronique correspond à l'unité d'inventaire qui est achetée, activée et maintenue en bon état.
Exemples de types de ressources dans l'inventaire d'Alma
Les sections suivantes présentent des exemples de types de ressources dans l'inventaire physique, électronique et numérique.
Physique
L'exemple qui suit concerne un livre qui compte trois copies dans des collections, l'une étant située dans Main Stacks (Piles principales) et l'autre dans Offsite Storage (Stockage hors-site).
Exemple d'inventaire physique (Livres)
Alma nécessite une notice de collection dédiée pour chaque localisation unique.
L'exemple qui suit concerne un périodique qui compte trois parutions, la catégorie de collections étant Périodiques.
Exemple d'inventaire physique (Périodiques)
Au niveau de l'exemplaire, les copies de livres sont gérées différemment des publications de périodiques. Chaque publication d'un périodique propose des contenus différents et n'est généralement pas interchangeable à titre de service aux usagers. Les exemplaires d'un même livre sont quant à eux interchangeables.
Le diagramme suivant présente les éléments de données à la fois pour les collections et les exemplaires :
Éléments de données pour collections et exemplaires
Électronique
L'exemple suivant concerne un titre unique qui est proposé par deux fournisseurs.
Exemple d'inventaire électronique
Lorsque les données bibliographiques sont suffisantes dans la Zone de communauté, la liste de ressources et de titres peuvent être liées à partir de la Zone de communauté lors de l'activation de votre collection électronique. L'activation peut inclure un paquet fournisseur complet ou des titres spécifiques pour un service sélectif.
Le lien via la Zone de communauté permet à votre inventaire local de bénéficier de toutes les modifications apportées à l'accès global ou aux informations descriptives.
Lien versus Copie
Les notices d'inventaire sont liées aux notices de métadonnées (MMS). Ces dernières, quand elles sont publiées, fournissent le contenu de découverte aux lecteurs qui font une recherche dans l'inventaire. Les notices de la Zone institution sont, dans l'idéal, liées aux notices globales de la Zone de communauté. Avec ce modèle d'inventaire, votre institution bénéficie d'un accès automatique aux informations mises à jour via les liens entre la Zone institution et la Zone de communauté lorsque les notices de la Zone de communauté sont actualisées.
Vous pouvez également copier des notices à partir de la Zone de communauté (la procédure est similaire au catalogage d'exemplaires à partir de n'importe quelle autre source). La notice est copiée directement dans le catalogue de votre Zone institution. L'inconvénient de cette méthode réside dans le fait que le lien vers la Zone de communauté est cassé et que la notice copiée ne participe plus aux mises à jour faites à la version globale de la Zone de communauté.
Gérer les notices électroniques liées lors d'un import
Pour rendre encore plus flexible la liaison du contenu des métadonnées (MMS), vous pouvez supprimer le lien entre les notices lors de l'import des notices de ressources électroniques. Ces dernières qui sont activées à partir de la Zone de communauté peuvent, au cours d'un import vers la Zone de communauté, voir leur lien supprimé ou être écrasées (ou fusionnées) avec des notices MARC entières. Les ressources électroniques restent liées à la Zone de communauté et bénéficient des mises à jour ultérieures de la Zone de communauté.
Cette fonction est implémentée via le profil de correspondance (partie du profil d'import — voir la procédure ci-dessous). Cela s'applique au type Répertoire de profil d'import et aux imports de données intégrées de commande (EOD) (voir Types de profil d'import).
Pour configurer l'option permettant de supprimer le lien :
- Sur la page Profils d'import (Ressources > Import > Gérer les profils d'import), modifiez un profil d'import existant de type Répertoire.
- Dans la liste déroulante du filtre, sélectionnez Répertoire.
- Pour le profil que vous souhaitez modifier, sélectionnez Modifier dans la liste des actions possibles sur la ligne.
- Sélectionnez l'onglet Profil de correspondance.
- Sélectionnez l'option Supprimer le lien des notices bibliographiques à partir de la Zone de communauté.
- Sélectionner Enregistrer.