Comment la recherche et les ensembles d'Alma peuvent vous aider à gérer les données de votre bibliothèque
Les ensembles d'Alma permettent d'organiser de manière pratique des groupes d'éléments, d'y appliquer des actions de manière groupée ou d'enregistrer des recherches pour plus tard. Un ensemble dans Alma correspond à un groupe d'éléments appartenant à une certaine catégorie, comme des notices bibliographiques, des utilisateurs, des bons de commande ou des exemplaires physiques. Les résultats sont mis à jour chaque fois que vous utilisez l'ensemble ou consultez le contenu de l'ensemble ou une liste d'exemplaires, par exemple lorsque vous créez une liste vous-même, lorsque vous chargez une liste dont vous disposez déjà ou lorsque vous ajoutez des éléments un par un.
Vous pouvez créer autant d'ensembles que vous le souhaitez, peu importe leur taille. Quand vous créez un ensemble, vous pouvez le définir comme privé, pour que vous seul puissiez l'utiliser, ou bien en faire un ensemble public, pour que d'autres personnes de votre institution puissent l'utiliser également.
Avec la fonction de recherche d'Alma, vous pouvez facilement créer des ensembles lorsque vous accomplissez vos tâches quotidiennes. Si vous êtes en plein milieu d'une recherche et avez besoin d'une pause, ou si vous trouvez des résultats qui pourraient intéresser d'autres personnes, vous pouvez enregistrer votre recherche en tant qu'ensemble en un seul clic. Vous pourrez revenir à vos recherches enregistrées, y effectuer des actions (modifications groupées, création d'une collection de notices bibliographiques sur un sujet spécifique, etc.), le tout de manière très simple.
Alma dispose également d'une page spéciale pour gérer les ensembles, qui propose de nombreuses fonctionnalités. Vous pouvez créer de nouveaux ensembles, chercher des ensembles existants et les utiliser de manière efficace. La page de gestion vous permet de voir le contenu d'un ensemble, d'y faire des recherches, de mettre à jour le contenu et même de créer de nouveaux ensembles à partir d'un ensemble existant. Par exemple, vous pouvez utiliser des filtres pour affiner le contenu de l'ensemble ou associer deux ensembles à l'aide de critères tels que ET, OU et PAS. Vous pouvez également exporter des résultats de recherche et le contenu d'un ensemble au format Excel, pour pouvoir travailler sur la liste de ses éléments en dehors d'Alma.
Alma propose deux types d'ensembles :
- Ensembles logiques : les ensembles logiques d'Alma permettent d'enregistrer des recherches en toute simplicité. Vous pouvez créer ces ensembles simplement en enregistrant une recherche effectuée sur Alma, ou en utilisant l'interface de gestion des ensembles. L'avantage des ensembles logiques est qu'ils s'actualisent automatiquement dès que vous les consultez ou les utilisez dans Alma. Vous n'avez donc pas besoin de relancer manuellement la recherche ou de mettre l'ensemble à jour vous-même. Cela vous permet de gagner du temps et de gérer plus facilement vos ensembles.
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Ensembles exemplarisés : il s'agit d'une liste d'entités statique, gérée par l'utilisateur, qui peut être mise à jour selon le besoin en ajoutant ou en supprimant des exemplaires de la liste. Pour créer ce type de liste, plusieurs méthodes sont possibles, notamment :
- Créer un ensemble en chargeant une liste d'identifiants (identifiants d'utilisateur ou codes-barres d'exemplaire, par exemple). Cette fonctionnalité est particulièrement utile quand vous souhaitez générer un ensemble exemplarisé basé sur une liste d'identifiants de notices utilisés dans un système externe, comme le système d'un fournisseur. Vous pouvez ainsi facilement accéder aux notices dont vous disposez déjà dans Alma (et également identifer les notices qui manquent). Cette fonctionnalité est utile pour de nombreux workflows, par exemple pour prendre des décisions d'achat éclairées (tout particulièrement si la fonctionnalité est associée avec les capacités avancées d'analyse de chevauchement d'Alma).
- Sélectionner manuellement les éléments que vous souhaitez ajouter à l'ensemble en les cherchant dans Alma et en choisissant les résultats que vous souhaitez ajouter à l'ensemble.
- Depuis un rapport Analytics, qui donne aux utilisateurs la possibilité de réaliser des actions basées sur des analyses statistiques. Par exemple, vous pouvez générer une liste de livres physiques à retirer, sur la base de leurs habitudes d'utilisation au cours des dernières années.
- Exemplariser ou filtrer un ensemble logique pour créer une liste définitive de notices correspondant à la requête de recherche à un moment spécifique.
Avec Alma, vous pouvez également utiliser des API pour obtenir, gérer et créer des ensembles. Cette fonctionnalité est pratique, car elle permet aux bibliothèques de se connecter à d'autres systèmes et de créer ou mettre à jour des ensembles dans Alma sans aucun problème.
Vous pouvez créer des ensembles à partir de différents types de contenu, tels que :
- Ensembles Gestion des ressources :
- Notices bibliographiques
- Autorités locales
- Inventaire physique, électronique ou numérique
- Ensembles Utilisateur
- Ensembles Acquisition :
- Lignes de commande
- Fournisseurs
- Gestion de liste de lecture :
- Cours
- Listes de lecture
- Références
La possibilité de créer des ensembles de certains types de contenu dépend de vos autorisations et de vos rôles dans la bibliothèque. Par exemple, il est possible que seul le personnel de la bibliothèque en charge des acquisitions puisse créer un ensemble de lignes de commande. Pour plus d'informations sur les rôles nécessaires pour créer et utiliser des ensembles, ainsi que pour des informations détaillées sur la procédure à suivre, consultez Gérer les requêtes de recherche et les ensembles.
Ensembles Gestion des ressources
Quand vous réalisez des recherches de notice bibliographique dans Alma, vous avez accès à différents types d'index de métadonnées et d'informations d'inventaire en lien avec les notices. Cette fonctionnalité s'étend à la création d'ensembles basés sur différents critères. Par exemple, vous pouvez créer un ensemble de titres basé sur le nom du créateur ou bien générer un ensemble de titres électroniques basé sur la date de fin d'activation de la collection électronique, un ensemble de titres physiques avec les exemplaires en cours de prêt ou encore un ensemble de titres numériques basé sur les règles de droit d'accès applicables aux fichiers.
Alma vous permet d'associer des critères de recherche pour les notices bibliographiques et pour leur inventaire. Par exemple, vous pouvez créer un ensemble qui comprend tous les titres d'un domaine spécifique auquel il manque des exemplaires, pour pouvoir évaluer la collection et prendre des décisions d'achat éclairées. Vous pouvez également générer un ensemble de notices bibliographiques à partir d'un ensemble d'exemplaires physiques, de portfolios ou de fichiers numériques. Cette fonctionnalité vous permet d'obtenir une liste de titres basée sur les codes-barres des exemplaires ou sur d'autres identifiants pertinents.
Les capacités de recherche flexibles d'Alma et la possibilité de créer des ensembles basés sur différents critères vous permettent de gérer et analyser vos notices bibliographiques et les données d'inventaire associées en toute efficacité.
Vous pouvez créer des ensembles exemplarisés de notices bibliographiques ou d'autorité encore plus spécifiques, en utilisant des règles d'indication basées sur leurs métadonnées. Vous pourrez ainsi analyser vos collections de manière plus avancée, en trouvant les notices qui correspondent aux critères de votre ensemble et à certaines autres conditions. Par exemple, vous pouvez récupérer des notices ayant plusieurs champs 300, chacun contenant un sous-champ « a ». Vous pouvez utiliser ces règles d'indication quand vous créez de nouveaux ensembles exemplarisés ou quand vous publiez un ensemble de notices (par exemple, pour exclure les notices sans ISBN lors de la publication du catalogue sur un système basé sur l'ISBN).
Les ensembles de titres peuvent être utilisés dans différents processus, par exemple pour des modifications groupées impliquant la normalisation des métadonnées, l'exportation d'un ensemble de notices bibliographiques vers un système externe ou le déplacement d'un ensemble comportant jusqu'à 200 notices vers l'Éditeur de métadonnées, en vue de son catalogage.
Pour les bibliothèques qui gèrent un catalogue partagé avec une Zone Réseau Alma, une bibliothèque membre peut également créer un ensemble de notices bibliographiques en fonction de son propre inventaire et de ses propres données, puis ajouter cet ensemble au réseau en tant que contribution, pour qu'il puisse être utilisé lors des mises à jour du catalogue partagé. Les bibliothèques membres peuvent également utiliser leur recherche Alma pour faire des recherches dans le catalogue partagé et pour consulter l'inventaire disponible chez d'autres membres. La collaboration entre les membres du consortium est ainsi facilitée.