Travailler avec des ressources physiques : aperçu

Rôles

Les rôles suivants peuvent effectuer diverses activités liées aux ressources physiques :

• Opérateur d'inventaire physique – nécessaire pour ajouter et modifier des ressources physiques.
• Opérateur d'inventaire physique - Limité - Indique à l'opérateur d'inventaire physique, mais ne peut pas déplacer l'inventaire d'une notice bibliographique à l'autre. 
• Opérateur d'inventaire physique étendu - requis pour des opérations de suppression.
• Gestionnaire de répertoire – requis pour lier des exemplaires à des notices bibliographiques.

Modèle de Données 

Les ressources physiques dans Alma sont organisées selon trois niveaux hiérarchiques :

• Notice bibliographique – La notice bibliographique qui contient les métadonnées de la ressource. (Cela est également le cas pour les ressources numériques et électroniques.)
• Holdings – Les holdings agissent en tant que conteneur des exemplaires physiques. Les notices de holdings contiennent les informations suivantes : localisation, exemplaires détenus, modèle de publication (lorsque applicable), et notes. Les notices de holdings dépendent de et sont liées à des notices bibliographiques associées.
• Exemplaires – Inventaire qui correspond aux exemplaires physiques réels dans votre bibliothèque. Les notices d'exemplaire contiennent les informations qui décrivent la notice physique, comme la localisation en rayon. Chaque holding peut contenir plusieurs exemplaires.

Gérer les holdings

Dans Alma, les notices de holdings peuvent être créées et modifiées en utilisant l’Éditeur de métadonnées, un traitement de profil d'importation ou le traitement Modifier l'information de collection. Vous pouvez déplacer des holdings entre les notices bibliographiques, déplacer des exemplaires entre les holdings, associer une ligne de commande avec les holdings et effectuer d'autres modifications globales sur les notices de holdings : mettre à jour les cotes, corriger les données en utilisant des règles de normalisation prédéfinies, et également publier/masquer des holdings sur des systèmes de découverte externes, tels que Primo.

Pour plus de détails, voir Travailler avec des notices de collections.

Gérer les exemplaires

Vous créez, modifiez et supprimez des exemplaires physiques dans votre bibliothèque à l'aide de plusieurs traitements et éditeurs. Les exemplaires peuvent être ajoutés des manières suivantes :

• Nouveaux exemplaires pour les notices de holdings existantes
• Nouveaux exemplaires avec nouvelles holdings et nouvelles notices bibliographiques

Vous pouvez déplacer des exemplaires entre les holdings, envoyer une demande de déplacement d'exemplaire permanente ou temporaire, lier plusieurs exemplaires et supprimer des exemplaires obsolètes du catalogue pour garantir que le catalogue soit bien à jour. Vous pouvez également créer des ensembles exemplarisés comportant plusieurs exemplaires pour effectuer des modifications globales sur ces derniers.

Pour plus de détails, voir Gérer les ressources physiques et Retraits.

Gérer l'inventaire d'exemplaire physique à l'aide du rapport de rayon

Le rapport de rayon vous propose un processus efficace pour gérer l'inventaire de la bibliothèque. À l'aide du rapport de rayon, vous pouvez partir d'un fichier Excel ou .txt contenant des code-barres et comparer ces informations avec celles enregistrées dans la base de données Alma pour identifier des exemplaires qui sont en place, placés au mauvais endroit sur le rayon ou manquants.

Pour plus de détails, voir Gérer l'inventaire d'exemplaire physique à l'aide du rapport de rayon. 

Effectuer des modifications globales sur les exemplaires physiques

Vous pouvez mettre à jour les informations au niveau de l'exemplaire pour un ensemble de plusieurs exemplaires physiques. Remarque : vous devez d'abord ajouter les exemplaires à un ensemble.

Pour plus de détails, voir Effectuer des modifications globales sur les notices d'exemplaire physique.

Gérer les périodiques à l'aide des modèles de prédiction

Alma prend en charge des modèles de prédiction pour vous permettre de gérer des périodiques plus facilement. Ainsi, il est possible de créer des exemplaires de périodique avant leur date de réception en fonction d'un modèle de prédiction.

Cette fonction utilise les champs de notice de holdings 853-855 pour les informations de l'exemplaire prévu. Alma fournit de nombreux gabarits de modèles prédictifs à partir desquels vous pouvez compléter les informations des champs 853-855. Vous pouvez personnaliser ces gabarits en créant votre propre gabarit de modèle de prédiction de holdings.

Une fois les exemplaires prévus créés, ils peuvent être consultés pour gérer leur réception.

Pour plus de détails, voir Modèles de prédiction.

Configurer les notices liées pour l'inventaire physique

Vous pouvez créer des liens entre les notices bibliographiques et pour différencier leurs relations avec les utilisateurs en utilisant les champs de liaison MARC. Cela affiche les informations de disponibilité pour les holdings de la notice hôte (notices liées), sous la notice constituante dans les résultats de recherche Alma.

Vous pouvez également configurer l'hôte et les relations constituantes aux niveaux suivants pour la découverte dans l'onglet Get It de Primo :

• Bibliographique à bibliographique – deux titres ou plus qui sont reliés.
• Bibliographique à exemplaire – Ce type de relation sert au catalogage analytique dans le but de relier une notice bibliographique à des exemplaires spécifiques d'un autre titre.

Pour plus de détails, voir Configurer les notices liées pour l'inventaire physique.