Créer et modifier des notices et des modèles BIBFRAME

Créer une nouvelle notice

Pour créer une nouvelle œuvre ou une nouvelle instance :

Sélectionnez Ressources > Catalogage > Catalogue des notices BIBFRAME.
Sélectionnez Créer une nouvelle notice.
Sélectionnez la ressource ou Instance.
Indiquez si vous souhaitez cataloguer une notice à partir d’un modèle ou à partir d’un formulaire Vide.
1. Sélectionner Créer à partir d'un modèle génère une liste de modèles adaptés à la classe sélectionnée (la sous-classe est déjà déterminée dans la structure du modèle). Sélectionner Catalogue (option qui s’active après avoir choisi un modèle) ouvre le formulaire du modèle de catalogage.
2. Sélectionner Créer un formulaire vide génère une liste de sous-classes pouvant être sélectionnées. Sélectionner Catalogue (option qui s’active après avoir choisi une sous-classe) ouvre le formulaire de catalogage.

Créer une œuvre

Une œuvre représente l’essence du concept d’une ressource : ce dont elle parle, plutôt que sa forme physique.

Pour créer une nouvelle œuvre, sélectionnez une sous-classe pour définir le type d’œuvre de votre choix (par ex. monographie, publication en série). Si vous créez une nouvelle œuvre à partir d’un modèle, vous n’avez pas besoin de sélectionner de sous-classe, car elle est déjà définie dans la structure du modèle. Vous pouvez ensuite ajouter et modifier des champs ou des sections, selon vos besoins.

La section Titre est obligatoire. Elle utilise la propriété bf:title et la classe bf:Title, et comprend le champ bf:mainTitle. Cette section est automatiquement incluse dans tous les modèles par défaut d'Alma et est automatiquement ajoutée lors de la création d'une nouvelle notice ou d'un nouveau modèle de zéro.

Vous pouvez ajouter d'autres champs à la section Titre ou inclure des sections ou des champs supplémentaires selon vos besoins pour décrire votre ressource.

Ajoutez des informations clés telles que :
- Titre
- Sujet
- Endroit
- Genre
- Langue
- Classification
- Contributeurs (cette section est divisée en deux parties : Contribution principale et Contribution. Les deux utilisent la propriété bf:contribution, mais elles sont associées à des classes différentes : bf:PrimaryContribution et bf:Contribution).

Si vous supprimez la section Titre et ne la remplacez pas, vous ne pouvez pas enregistrer la notice Œuvre.

Créer une instance

Une Instance décrit une manifestation physique ou numérique spécifique d'une œuvre, telle qu'un livre imprimé, un livre électronique ou un microfilm.

Lorsque vous créez une notice d'instance, sélectionnez une sous-classe pour définir le type d'instance (par exemple, imprimée, électronique, microfilm, secondaire). Si vous créez une nouvelle œuvre à partir d’un modèle, vous n’avez pas besoin de sélectionner de sous-classe, car elle est déjà définie dans la structure du modèle. Vous pouvez ensuite ajouter et modifier des champs ou des sections, selon vos besoins.

La section Titre (avec la propriété bf:title et la classe bf:Title, qui comprend le champ bf:mainTitle) et le champ Instance de (associe l’instance à une œuvre existante dans Alma) sont deux éléments obligatoires pour chaque instance. Ces éléments obligatoires sont compris dans tous les modèles Alma et sont automatiquement ajoutés lors de la création d’une nouvelle notice d’instance ou d’un modèle à partir de zéro. Si vous supprimez la section Titre ou le champ Instance de, vous ne pourrez pas enregistrer la notice Instance.

Par défaut, les notices d’instance BIBFRAME native qui viennent d’être créées sont enregistrées avec le statut Masquer dans la découverte. Les bibliothèques qui souhaitent que ces notices s’affichent dans la découverte doit désactiver le masquage de manière explicite après la création de chaque notice.

Vous pouvez personnaliser la notice en ajoutant plus de champs ou de sections.

Ajoutez des informations clés supplémentaires telles que :
- Détails de l’éditeur (emplacement et date de publication)
- Description matérielle (pour les formats imprimés)
- Identifiants
- Type de média
- Mention d'édition

Modifier une notice BIBFRAME

Une fois que vous avez créé et enregistré une œuvre ou une instance BIBFRAME, vous pouvez continuer votre travail de deux façons :

Continuer à modifier directement la notice dans l’éditeur LOD (Linked Open Data).
Accéder plus tard à la notice grâce aux recherches permanentes :
- Les œuvres apparaissent dans la recherche Œuvres.
- Les instances apparaissent dans la recherche Tous les titres.

Chaque entité BIBFRAME a une action Modifier la notice. Cliquer sur Modifier la notice ouvre cette dernière dans l’éditeur de formulaire. Vous pouvez alors apporter vos modifications et sélectionner Enregistrer la notice pour mettre instantanément la notice à jour.

Si vous faites des modifications et souhaitez poursuivre plus tard, sélectionnez Enregistrer brouillon. La copie de travail de la notice est enregistrée en tant que brouillon au sein de l’éditeur LOD. Vous pourrez ensuite y accéder depuis le menu des ressources.

Le brouillon est transformé en notice fonctionnelle lorsque vous cliquez sur Enregistrer la notice.

Pour plus d’informations, voir Gestion des notices dans l’éditeur LOD d’Alma.

Vous retrouverez des documents sur la recherche et l'indexation des notices BIBFRAME dans la documentation sur l'indexation. Afin de simplifier le processus, les informations indexées sont extraites de BIBFRAME sur la base d'une conversion à la volée vers MARC21. Pour plus d’informations, consultez Index de recherche BIBFRAME et Recherche Œuvres.

Lorsque vous modifiez une notice, que ce soit dans l'éditeur ou dans la recherche permanente, vous pouvez enregistrer en tant que modèle et enregistrer la structure de la notice en tant que nouveau modèle, avec ou sans les valeurs de la notice spécifique.

La fonction de modification prend également en charge les notices importées dans Alma. L’éditeur LOD peut être utilisé pour modifier n’importe quel élément défini dans les ontologies BIBFRAME ou BFLC.

Dans la recherche Tous les titres, l’action Modifier la notice est partagée par tous les formats de métadonnées. Cependant, lors de la modification d'une instance BIBFRAME, cette action ouvre l'éditeur LOD au lieu de l'éditeur de métadonnées (MDE).

Les modifications apportées dans Alma à une notice importée sont stockées et visibles uniquement dans Alma. L'URI d'origine de l'entité (généralement créé dans un éditeur externe) renvoie toujours à la version d'origine des données. Alma conserve un lien vers la version Alma à l'aide d'un attribut OWL:sameAs. Ainsi, si l'URI Alma est utilisé, il renvoie à la version mise à jour stockée dans Alma.

Créer un modèle

Les modèles de l'éditeur LOD d'Alma sont conçus pour simplifier le processus de catalogage en fournissant des structures réutilisables pour les types de notice les plus habituels.

Vous pouvez créer des modèles de différentes manières, en fonction de votre flux de travail :

Créer un modèle à partir d’une notice dans l’éditeur LOD (Ressources > Catalogage> Cataloguer les notices BIBFRAME)
Créer un modèle à partir de la page Gestion des modèles (Ressources > Catalogage > Gérer les modèles BIBFRAME)

Créer un modèle à partir d’une notice

Quand vous créez ou modifiez une notice, vous pouvez l’enregistrer en tant que modèle avec ou sans le contenu de la notice. Il s'agit d'un moyen rapide de transformer une notice bien structurée en une base réutilisable pour de futurs processus de catalogage.

Pour enregistrer une notice en tant que modèle :

Dans la notice, sélectionnez Enregistrer en tant que modèle. La fenêtre Enregistrer le modèle s’ouvre.

Option Enregistrer en tant que modèle
Champ	Valeur par défaut	Description
Enregistrer le modèle avec le contenu de la notice	Décochée	Si Enregistrer le modèle avec le contenu de la notice est sélectionné, le modèle contient également les valeurs de contenu saisies.
Actif	Cochée	Seuls les modèles actifs sont listés lorsqu’une nouvelle notice est créée à partir d’un modèle. Dans la liste de gestion, tous les modèles comprennent une indication Actif/Inactif. Les modèles peuvent être modifiés manuellement de manière ponctuelle en actionnant le commutateur ou en utilisant l’action par lot. Les modèles inactifs peuvent être dupliqués, supprimés et modifiés en tant que modèles actifs. Si le modèle est Public, le créateur ou l’administrateur du catalogue peut le désactiver/l’activer. Si le modèle est Privé, seul le créateur peut le désactiver/l’activer. Les modèles prédéfinis peuvent uniquement être désactivés/activés par l’administrateur du catalogue.
Privé	Cochée	Les modèles privés peuvent être consultés, gérés et supprimés par l’utilisateur propriétaire et par l’administrateur du catalogue disposant des autorisations nécessaires au catalogage. Les modèles prédéfinis sont programmés pour être publics et ne peuvent pas être modifiés

Enregistrer une notice en tant que modèle.

Enregistrer le modèle

Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer le nouveau modèle avec la classe, les sous-classes et le champ issus de la notice modifiée.

Le modèle peut être géré et modifié dans la page Gestion des modèles (Ressources > Catalogage > Gérer les modèles BIBFRAME).

Créer un modèle à partir de la page Gestion des modèles

Pour gérer et créer des modèles, sélectionnez Ressources > Catalogage > Gérer les modèles BIBFRAME. Vous pouvez alors :

Consulter les modèles par défaut fournis par Alma (voir Modèles par défaut d’Alma)
Créer vos propres modèles en sélectionnant Ajouter un nouveau modèle
Modifier un modèle existant
Nouveau en mai ! Réorganiser les sections dans le modèle
Dupliquer un modèle existant
Supprimer un modèle existant

Chaque modèle se voit automatiquement attribuer un nom par défaut, que vous pouvez modifier. Vous pouvez également ajouter une description pour clarifier l’objectif du modèle pour d’autres utilisateurs.

Le flux de travail de création d’un modèle à partir de la page Gérer les modèles BIBFRAME est le même que celui de création d’une notice. Vous devez sélectionner une classe et une sous-classe pour le modèle. Vous pouvez ensuite ajouter des sections et des champs selon vos besoins.

Une fois un modèle créé, la classe et la sous-classe ne peuvent pas être modifiées. Si vous avez besoin d’utiliser une classe ou une sous-classe différente, créez un nouveau modèle à la place.

Si vous sélectionnez un modèle à partir du flux de travail de création de notice, puis sélectionnez à nouveau Enregistrer en tant que modèle après avoir apporté des modifications, Alma crée un nouveau modèle, et n’écrase pas le modèle existant.

Modèles par défaut d’Alma

Alma fournit des modèles prédéfinis pour les notices Œuvre et Instance (monographies et publications en série y comprises) dans le cadre de l’éditeur.

Les modèles par défaut sont :

En lecture seule (ils ne peuvent pas être modifiés).
Disponibles lors de la création de nouvelles notices.
Duplicables (vous pouvez les copier pour créer vos propres modèles personnalisés.)
Associés à un libellé Alma pour les identifier comme modèles par défaut.

Vous trouverez ci-dessous une liste des modèles par défaut d’Alma :

Alma - Œuvre : Monographie : Texte
Alma - Œuvre : Publication en série : Texte
Alma - Instance : Impression (monographie)
Alma - Instance : Impression (publication en série)
Alma - Instance : Électronique (monographie)
Alma - Instance : Électronique (publication en série)

Actions groupées pour les modèles

Les modèles peuvent être activés/désactivés/supprimés de manière groupée.

Pour supprimer/activer/désactiver des modèles de manière groupée :

Sélectionnez les modèles de votre choix. Les actions groupées sont activées.
Sélectionnez Supprimer la sélection/Activer la sélection/Désactiver la sélection pour les modèles. L’action groupée est appliquée.
- Supprimer la sélection : déclenche l’affichage d’un message de confirmation et supprime le modèle sélectionné. Les autorisations de suppression actuelles sont cochées (comme si un modèle ponctuel était supprimé).
  
  Si un modèle prédéfini est marqué comme devant être supprimé, il n’est pas supprimé et le message indique, par exemple : L’action a bien été appliquée à 1 des 2 exemplaires sélectionnés.
- Activer la sélection : cette option fait passer les modèles inactifs à actifs. Les modèles actifs restent actifs.
- Désactiver la sélection : cette option fait passer les modèles actifs à inactifs. Les modèles inactifs restent inactifs.

Facettes du champ de modèle : actif/inactif et public/privé

Les champs de modèle sont disponibles sous forme de facettes sous

Statut :

Tout
Actif
Inactif

Périmètre :

Tout (ne comprend pas les modèles privés pour les autres membres du personnel, sauf pour l’administrateur du catalogue, qui peut voir tous les modèles)
Mes modèles
Modèles publics

Indépendance des notices et des modèles

Un modèle n’est lié à aucune notice spécifique. Il sert plutôt de structure de départ pour créer de nouvelles notices. Une fois qu’une notice a été créée et enregistrée, elle devient indépendante du modèle sur lequel elle est basée.

Quand vous modifiez cette notice plus tard, l’affichage du formulaire est généré en fonction de la structure de la notice elle-même, pas du modèle d’origine. Cela garantit que tout modification apportée au modèle n’affectera pas les notices existantes, afin de préserver leur intégrité et d’éviter tout problème indésirable.

Gestion des notices dans l’éditeur LOD d’Alma

L’éditeur LOD (Linked Open Data) liste toutes les copies de travail des notices (œuvres et instances) qui sont en cours de traitement pour chaque utilisateur spécifique. Cela inclut :

Les notices récemment créées et pas encore libérées par le catalogueur.
Les notices en cours de modification au sein des recherches permanentes et qui n’ont pas encore été libérées
Brouillons de notices : les notices en cours de modification pour lesquelles l’action Enregistrer le brouillon est activée.

Verrouillage de notice

Quand une notice BIBFRAME est en cours de modification, elle est bloquée pour les autres catalogueurs. Cela empêche d'autres utilisateurs de modifier la même notice et peut-être d'écraser les modifications en cours. En outre, une notice bloquée ne peut pas être écrasée par une importation ni modifiée par un traitement de mise à jour.

Les autres utilisateurs qui essaient de modifier la notice verront une indication Verrouillé par.

Si vous quittez l’éditeur LOD sans cliquer sur Débloquer la notice ou Enregistrer et débloquer la notice, la notice reste bloquée et s’affiche dans le panneau de gauche.

Pour contrôler la durée du blocage d'utilisation de la notice pour les autres utilisateurs, réglez le paramètre working_copy_lock_timeout (voir working_copy_lock_timeout pour plus d'informations). La valeur par défaut est une heure.

Les notices modifiées dans l'éditeur LOD continuent de s'afficher dans le panneau de gauche jusqu'à ce que vous les débloquiez ou jusqu'à ce que le paramètre working_copy_lock_timeout expire pour une notice et qu'un utilisateur différent modifie ensuite la notice. Quand vous avez terminé de travailler sur une notice, n’oubliez pas de la libérer en sélectionnant Enregistrer et débloquer la notice.

Éditeur LOD - Actions

Action	Description
Modifier la notice	Modifiez la notice, créez une copie de travail et attribuez la notice à l’utilisateur jusqu’à ce qu’elle soit libérée.
Enregistrer la notice	Enregistre les changements sur la notice dans le répertoire mais ne libère pas la notice. Pour libérer la notice, utilisez l’option Débloquer la notice.
Enregistrer et publier la notice	Enregistrez et libérez la notice. Lorsque vous libérez une notice, elle est débloquée et ne s'affiche plus dans le panneau de gauche de l'éditeur LOD.
Débloquer la notice	Libère la notice sans enregistrer les modifications. Lorsque vous libérez une notice, elle est débloquée et ne s'affiche plus dans le panneau de gauche de l'éditeur LOD.
Enregistrer l'ébauche	Enregistrez la notice sous forme de brouillon, sans la valider. Vos changements sont enregistrés mais ne sont pas encore mis à jour dans le répertoire. La notice vous est toujours attribuée et est disponible dans le panneau de gauche de l'éditeur LOD. Les autres catalogueurs ne peuvent pas y accéder pour la modifier. Elles sont supprimées si elles n'ont pas été modifiées pendant 30 jours.
Enregistrer comme modèle	Enregistre la structure de la notice en tant que nouveau modèle, avec ou sans les valeurs de la notice spécifique.
Enregistrer le modèle avec le contenu de la notice	Permet aux utilisateurs de créer une notice à l’aide du modèle.
Débloquer des notices d'un autre catalogueur	Seuls les utilisateurs ayant le rôle d’administrateur du catalogue peuvent utiliser cette action. Elle leur permet de libérer et débloquer toutes les notices appartenant à un autre catalogueur, que ces notices soient verrouillées dans l’éditeur LOD ou de métadonnées ou non.
Nouveau en mai 2026 ! Voir l’œuvre (pour l’instance de classe uniquement)	Disponible uniquement lors de la modification ou de la création d’une instance, et uniquement si le champ bf:instanceOf est rempli. Si le champ instanceOf est modifié et que la notice n’est pas enregistrée, l’action ne s’affiche pas.
Nouveau en mai 2026 ! Dupliquer	Disponible en mode Consulter pour les œuvres et les instances. Duplique la notice avec tout son contenu.
Nouveau en mai 2026 ! Créer une instance (pour une œuvre uniquement)	Disponible uniquement lors de la modification ou de la création d’un œuvre existante.
Nouveau en mai 2026 ! Voir une instance (pour une œuvre uniquement)	Disponible uniquement lors de la modification ou de la consultation d’une œuvre existante avec au moins une instance liée.