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    Utilisation conjointe de l'inventaire dans un consortium

    Translatable

    Alma prend en charge la gestion de toutes les étapes d'achat par un membre d'un consortium et le traitement de l'inventaire reçu par un autre. Une institution peut commander pour une autre dans le consortium, et lorsque la ressource arrive, l'institution à l'origine de la commande peut transférer la ressource à l'autre institution. Cela permet d'utiliser un seul workflow pour l'utilisation conjointe de l'inventaire, afin que tous les membres du consortium puissent disposer d'une méthode de transfert d'inventaire entre membres simplifiée.

    Terminologie :

    • Bibliothèque d'achat – La bibliothèque propriétaire de la ligne de commande. La bibliothèque qui crée, gère, envoie et reçoit la ligne de commande.
    • Bibliothèque hôte – Une bibliothèque située dans l'autre institution, qui doit héberger et utiliser l'exemplaire reçu.

    Cette page décrit la fonctionnalité de transfert d'inventaire entre institutions. Pour consulter des informations générales sur l'achat et la gestion de l'inventaire, voir Gestion des ressources physiques 

    Résumé de workflow

    Le workflow suivant est mis en œuvre dans l'environnement de la Zone Réseau :

    1. La bibliothèque d'achat configure la bibliothèque hôte comme localisation physique distante (voir Définir la bibliothèque d'achat comme « Localisation physique »).
      La configuration de « localisation physique » comprend la définition d'une règle pour la localisation d'hébergement et les exemplaires.
    2. Quand la bibliothèque d'achat envoie une commande liée à une notice de la Zone Réseau, elle ajoute les bibliothèques hôtes à la conversion de ligne de commande/importation en tant que localisations (voir Ajouter la localisation hôte à la ligne de commande).
      La bibliothèque d'achat effectue toutes les étapes d'achat habituelles.
    3. La bibliothèque d'achat reçoit l'inventaire. Cela déclenche la création automatique d'un exemplaire dans la bibliothèque hôte (facultatif). Voir Réceptionner du matériel dans la bibliothèque d'achat.
    4. Une fois l'inventaire copié dans la bibliothèque hôte, l'exemplaire est retiré de la bibliothèque d'achat (facultatif). Voir Retirer l'exemplaire de la bibliothèque d'achat.
    5. L'exemplaire qui est créé dans la bibliothèque hôte (automatiquement lors de la réception ou manuellement via la liste des exemplaires) est placé dans la bibliothèque hôte (département des acquisitions), dans la liste « Exemplaires en cours de traitement » (facultatif). Voir Gérer la notice de holding dans la bibliothèque hôte et Données de l'exemplaire dans la bibliothèque hôte.
    6. Dans la bibliothèque hôte, le personnel peut désormais traiter le nouvel exemplaire et ajouter/modifier toute information nécessaire.

    inventory transfer between institutions diagram.png

      Définir la bibliothèque d'achat comme « Localisation physique »

      La configuration de localisation physique (Configuration > (niveau de la bibliothèque) > Général > Localisations physiques) comprend une section où vous pouvez définir une localisation hôte située dans une autre institution (localisation à distance). Cette section est activée uniquement pour la Zone Réseau et ses membres qui travaillent dans la topologie de la Zone Réseau. Cette nouvelle section n'est pas activée pour les institutions autonomes.

      Lors de la configuration de la localisation hôte, cette dernière peut être ajoutée en tant que localisation à une ligne de commande, et ainsi déclencher la fonctionnalité « Joint Inventory ».
      host_location_configurations_section.png

      Champs de configuration de localisation hôte :

      Étiquette de champ Description de champ
      Définir inventaire dans la localisation hôte Cochez cette case pour configurer les localisations hôtes. Cela agrandit cette section et affiche les champs ci-dessous.
      Institution hôte Sélectionnez l'institution hôte parmi toutes les institutions du consortium.
      Localisation hôte Sélectionnez les localisations hôtes parmi toutes les bibliothèques et localisations de l'institution hôte sélectionnée.
      Créer automatiquement un exemplaire dans la bibliothèque hôte lors de la réception Sélectionnez cette option pour créer automatiquement un exemplaire dans la bibliothèque hôte lorsque l'exemplaire est réceptionné dans la bibliothèque d'achat.
       
      Si cette case est décochée, aucun nouvel exemplaire n'est créé quand l'exemplaire est réceptionné dans la bibliothèque d'achat. Les utilisateurs de la bibliothèque hôte auront l'option de créer l'exemplaire via la liste des exemplaires.
      Retirer exemplaire lors de la copie sur la bibliothèque hôte Cochez cette case pour retirer l'exemplaire de la bibliothèque d'achat lorsque l'exemplaire est copié dans la bibliothèque hôte (s'il s'agit du dernier exemplaire de la notice de holding, la notice de holding est également supprimée).

      L'exemplaire n'est pas retiré si « Garder dans le département » est sélectionné sur la page Recevoir un nouveau matériel page (voir Réceptionner un nouveau matériel physique) lors de la réception de l'exemplaire dans la bibliothèque d'achat. Veuillez noter qu'il n'est pas recommandé d'utiliser l'option « Garder dans le département » pour la gestion de l'inventaire commun.

      Si cette case est décochée, l'exemplaire dans la bibliothèque d'achat (s'il est créé) n'est pas retiré une fois copié dans la localisation hôte.

      Provenance de l'exemplaire de l'hôte

      Sélectionnez la provenance (par exemple : « Acheté par la bibliothèque Polk ») à attribuer aux exemplaires créés dans la bibliothèque hôte lors de la copie de l'exemplaire de la bibliothèque d'achat vers la bibliothèque hôte. Cela indiquera aux utilisateurs que l'exemplaire a été acheté par une autre institution.

      Les valeurs de provenance sont issues de la table système Code de provenance (Menu de configuration > Ressources > Général > Code de provenance).

      Placer l'exemplaire dans la liste 'Exemplaires en cours de traitement' de l'hôte Sélectionnez cette option pour créer automatiquement l'exemplaire dans la localisation hôte ; il sera attribué au département d'acquisitions de la localisation hôte, en vue de son traitement après réception.

      Si cette case est décochée, l'exemplaire ne fera pas partie de la liste 'Exemplaires en cours de traitement' de la localisation hôte.

      Statut du type de traitement interne Si vous avez sélectionné « Placer l'exemplaire dans la liste 'Exemplaires en cours de traitement' de l'hôte », sélectionnez le statut de traitement interne qui sera attribué à l'exemplaire créé dans la bibliothèque hôte (lors de la copie de l'exemplaire de la bibliothèque d'achat vers la bibliothèque hôte).

      Ajouter la localisation hôte à une ligne de commande 

      Une fois qu'une localisation est définie, elle s'affiche dans la liste des localisations lors de la création d'une ligne de commande. Elle peut également être ajoutée manuellement à la ligne de commande ou en utilisant le traitement Importing New Orders. 

      Spécifier manuellement la localisation hôte dans la ligne de commande

      Lorsque l'institution d'achat commande un titre pour le compte de la bibliothèque hôte, l'utilisateur de la bibliothèque d'achat peut ajouter manuellement la localisation hôte à la ligne de commande grâce à l'option « Ajouter une localisation ». 

      Cela n'est possible que pour les types de ligne de commande « Ponctuelle » et « Continue ». 

      L'utilisateur de la bibliothèque d'achat peut également, de manière facultative, ajouter une note de réception indiquant que la commande a été passée pour un autre membre.
      host location on PO line details page.png

      Spécifier la localisation hôte dans le traitement Import New Order 

      Pour configurer la bibliothèque hôte comme localisation cible pour l'exemplaire, l'utilisateur de la bibliothèque d'achat peut ajouter la localisation hôte à l'onglet Correspondance du profil d'importation Nouvelle commande, via l'option « Ajouter une localisation ».

      Le traitement Import New Order configure l'hôte distant en tant que localisation de l'exemplaire. Les exemplaires ne sont pas copiés sur la localisation hôte (cela peut être fait plus tard, par exemple lors de la réception du matériel).

      host location in import profile.png

      Réceptionner du matériel dans la bibliothèque d'achat 

      La réception de matériel pour la localisation hôte a lieu dans la bibliothèque d'achat. 

      Quand l'utilisateur sélectionne l'action Réceptionner pour l'exemplaire, le message avertit l'utilisateur que l'exemplaire est attribué à une localisation hôte distante (l'alerte peut être configurée sur la page Gérer les alertes d'acquisitions (Configuration > Acquisitions > Général > Gérer les alertes d'acquisitions).

      receive items assigned to a remote host location.png

      La règle définie dans la section Configurations de localisation hôte de la bibliothèque d'achat (voir Définir la bibliothèque d'achat comme « Localisation physique ») influe sur la fonctionnalité de l'action Réceptionner dans la bibliothèque d'achat :

      • Si l'option « Créer automatiquement un exemplaire dans la bibliothèque hôte lors de la réception » est sélectionnée, une fois l'action « Réceptionner » terminée, un nouvel exemplaire est créé dans la bibliothèque hôte. Dans ce cas, un paramètre supplémentaire est appliqué :
        • Si l'option « Retirer exemplaire lors de la copie sur la bibliothèque hôte » est sélectionnée, l'exemplaire est retiré de la bibliothèque d'achat une fois copié dans la localisation hôte. (S'il s'agit du dernier exemplaire de la notice de holding, la notice de holding est également supprimée.)
        • Si la case « Retirer exemplaire lors de la copie sur la bibliothèque hôte » est décochée, l'exemplaire n'est pas retiré de la bibliothèque d'achat.
      • Si la case « Créer automatiquement un exemplaire dans la bibliothèque hôte lors de la réception » est décochée, une fois l'action « Réceptionner » terminée, aucun nouvel exemplaire n'est créé dans la bibliothèque hôte. L'utilisateur peut créer l'exemplaire dans la bibliothèque hôte en utilisant l'espace de travail « Liste des exemplaires ».

      Copier des exemplaires dans la bibliothèque hôte

      Vous pouvez copier des exemplaires dans la bibliothèque hôte un à un ou par lot. 

      Les deux fonctionnalités ci-dessous prennent en charge l'utilisation conjointe de l'inventaire acheté dans un consortium, c'est-à-dire quand un membre du consortium achète des exemplaires pour un autre membre. Cependant, elles peuvent également être utilisées pour effectuer un simple transfert d'exemplaires d'une institution à une autre, quand la notice bibliographique est une notice de la Zone Réseau. 

      Action « Copier des exemplaires dans la bibliothèque hôte »

      Pour copier des exemplaires dans une bibliothèque hôte :
      1. Sélectionnez l'action « Copier des exemplaires dans la bibliothèque hôte » sur la page Exemplaires physiques.
        Cette option s'affiche uniquement quand les critères suivants sont remplis :
        • L'exemplaire est associé à une notice bibliographique de la Zone Réseau, ET
        • L'exemplaire est attribué à une localisation distante, c'est-à-dire une localisation physique marquée en tant que localisation hôte.
      2. Si les exemplaires ont déjà été copiés dans la bibliothèque hôte, ils ne sont pas copiés à nouveau de manière automatique. Un message de confirmation s'ouvre. Cliquez sur OK si vous souhaitez copier les exemplaires à nouveau. 

      copy item to host library option in physical items list.png

      Dans les résultats de recherche d'exemplaire physique

      La règle définie dans la section « Physical Location-host configuration » (voir Définir la bibliothèque d'achat comme « Localisation physique ») influe sur la fonctionnalité de l'action « Copier l'exemplaire dans la bibliothèque hôte » :

      • Si l'option « Retirer exemplaire lors de la copie sur la bibliothèque hôte » est sélectionnée, l'exemplaire de la bibliothèque d'achat est retiré une fois copié dans la localisation hôte (S'il s'agit du dernier exemplaire de la notice de holding, la notice de holding est également supprimée.).  
        L'utilisateur verra s'afficher un message de confirmation dans lequel il devra confirmer le retrait de l'exemplaire.
      • Si la case « Retirer exemplaire lors de la copie sur la bibliothèque hôte » est décochée, l'exemplaire de la bibliothèque d'achat n'est pas retiré une fois copié dans la localisation hôte.

      Copier des exemplaires dans une localisation hôte à l'aide d'un traitement

      Pour copier des lots d'exemplaires de la bibliothèque d'achat vers la bibliothèque hôte, utilisez l'action Copy Items to Host du traitement 'Change Physical Items information'. Cela copie un ensemble d'exemplaires vers la localisation hôte (en changeant ou non leurs données de localisation avec le traitement). 

      Cette action ne retire pas les exemplaires, même si l'option « Retirer exemplaire lors de la copie sur la bibliothèque hôte » (voir Définir la bibliothèque d'achat comme « Localisation physique ») est sélectionnée pour la localisation hôte.

      Pour plus de détails sur les exemplaires créés dans la bibliothèque hôte après l'une de ces actions, voir Traiter l'exemplaire dans la bibliothèque hôte.

      Pour copier des exemplaires dans la localisation hôte à l'aide d'un traitement :
      1. Exécutez le traitement 'Change physical items information' (Admin > Exécuter un traitement).
      2. Sélectionnez l'ensemble d'exemplaires sur lequel le traitement doit être appliqué. 
      3. Dans les paramètres de tâche, cochez la case « Copier des exemplaires dans la bibliothèque hôte » pour copier des exemplaires dans leur bibliothèque hôte.
        • Cette case n'est visible que lorsque les deux critères ci-dessous sont remplis :
          • Le traitement est exécuté pour un membre du consortium.
          • La localisation sélectionnée dans le paramètre « Localisation permanente » correspond à la localisation hôte. 
        copy item to host library in change physical items job.png
      4. Cliquez sur Soumettre. Cela crée le nouvel exemplaire dans la localisation distante (bibliothèque hôte). La règle de la localisation hôte est appliquée aux exemplaires (« Code de provenance », « Placer l'exemplaire dans la liste 'Exemplaires en cours de traitement' de l'hôte », « Type de traitement interne »).
      5. Utilisez la page Suivi des traitements (Admin> Gérer les traitements et les ensembles > Suivi des traitements) pour voir les résultats du traitement. Les compteurs suivants dans le rapport fournissent des informations concernant l'action de copie :
        change physical items job with counters for copying items to host locaiton.png
        • Exemplaires copiés dans la localisation hôte
        • Exemplaires non copiés dans la localisation hôte : indique les exemplaires qui ne sont pas liés à une notice de la Zone Réseau. 
          Pour voir les notices qui n'ont pas été copiées dans la localisation hôte, sélectionnez l'action sur la ligne Évènements sur la page Suivi des traitements (Admin > Gérer les traitements et les ensembles> Suivi des traitements). Cela affiche les évènements du traitement qui n'ont pas été copiés dans la localisation hôte :
          view events for items that were not copied to host location.png
        • Exemplaires non copiés dans la localisation hôte : les exemplaires ont déjà été copiés. Ce compteur indique les exemplaires qui étaient déjà copiés dans la localisation hôte définie avant la modification du traitement. Ces exemplaires restent où ils se trouvent. Vous pouvez les copier manuellement, si vous le souhaitez.

        Traiter l'exemplaire dans la bibliothèque hôte

        Cette section permet de catégoriser l'exemplaire créé dans la bibliothèque comme appartenant à l'un de ces flux. Elle détaille les entités suivantes de la bibliothèque hôte :

        • Notice de fonds
        • Données d'exemplaire

        Comme indiqué ci-dessus, la bibliothèque d'achat peut créer l'exemplaire dans la bibliothèque hôte de l'une des manières suivantes :

        • Grâce à l'action « Réceptionner » (si l'option « Automatically create an item in host location » est sélectionnée) OU
        • Grâce à l'action « Copier l'exemplaire dans la bibliothèque hôte » (si la case « Automatically create an item in host location » est décochée). 

        Gérer la notice de holding dans la bibliothèque hôte

        Dans la bibliothèque hôte, la notice de holding est mise à jour avec le nouvel exemplaire :

        • Si la notice bibliographique de la Zone Réseau n'a aucun lien avec l'institution hôte, la notice de la Zone Réseau est liée à l'institution hôte, et la notice de holding est créée dans la bibliothèque hôte.
        • Si le titre est déjà lié, mais qu'il n'existe aucune holding associée, une nouvelle holding est créée dans l'institution hôte.
        • Si la holding existe déjà pour la bibliothèque+localisation, l'exemplaire est attribué à la notice de holding existante.

        Données de l'exemplaire dans la bibliothèque hôte

        Dans la bibliothèque hôte, les informations suivantes sont remplies pour l'exemplaire :

        • Exception de circulation - vide (à ajuster manuellement par l'utilisateur de la bibliothèque hôte, en fonction de la règle de la bibliothèque).
        • Provenance – en fonction de la provenance définie dans la configuration 'Localisation physique' (dans la bibliothèque d'achat).
        • Date de réception – copiée de l'exemplaire 'Bibliothèque d'achat'.
        • Library+location –  en fonction de la localisation de la bibliothèque définie dans la configuration 'Localisation physique' (dans la bibliothèque d'achat).
        • Statut d'exemplaire – 'Exemplaire pas en rayon'.
        • Informations sur la localisation temporaire - vide (à ajuster manuellement par l'utilisateur de la bibliothèque hôte, en fonction de la règle de la bibliothèque).

        partial example of host library's items.png

        Échantillon des exemplaires de la bibliothèque hôte (partiel)

        L'utilisateur peut modifier manuellement les champs pertinents. Toutes les autres informations de l'exemplaire sont copiées depuis l'exemplaire de la bibliothèque d'achat. Cela comprend le code-barres de l'exemplaire et sa description.

        • Si « Place item in host location ‘In Process’ list » est sélectionné dans la configuration « Localisation physique » (dans la bibliothèque d'achat), les nouveaux exemplaires sont attribués au département des acquisitions de la bibliothèque hôte en vue de leur traitement après réception. 
        • Les utilisateurs de la bibliothèque hôte appliquent la liste « Exemplaires en cours de traitement » (c'est-à-dire les exemplaires dans le département de réception) pour travailler sur le matériel avant de le mettre à disposition dans la bibliothèque (même flux qu'actuellement).
        •  La colonne « Provenance » dans la liste « Exemplaires en cours de traitement » montre la bibliothèque qui a acheté l'exemplaire (la propriétaire de la ligne de commande).
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