Rechercher des lignes de commande
Cette page indique comment chercher des lignes de commande. Pour connaître le workflow d'achat global, y compris les étapes nécessaires pour créer des commandes (que ce soit en utilisant des EOD, ou manuellement, etc.), voir Flux de travail d'achat.
Pour rechercher des lignes de commande, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
- Gestionnaire des factures
- Opérateur des factures
- Opérateur des factures – Étendu
- Gestionnaire des achats
- Opérateur des achats
- Sélectionneur
- Gestionnaire des tests
- Opérateur des tests
Quand vous cherchez des lignes de commande, la liste de recherche est classée par ordre alphabétique pour vous aider à trouver la valeur cherchée rapidement, tandis que l'historique récent affiche les champs les plus utilisés. Pour plus d'informations sur la plupart de ces champs, voir Créer une ligne de commande manuellement et Champs de recherche d'une ligne de commande.
Quand le format du numéro de référence de la ligne de commande rend la recherche impossible (par exemple lorsqu'il contient une barre oblique), contactez l'équipe d'assistance Alma pour qu'elle mette en place un paramètre client système. Les recherches de référence de ligne de commande utiliseront alors le type de recherche « contient », et non « égal à ».
Les résultats de recherche concernant des lignes de commande (voir Effectuer une recherche dans Alma) s'affichent sur la page des résultats.
Page Rechercher une ligne de commande – Résultats
- Sur la page des résultats, le champ Attribué à indique l'utilisateur auquel la révision de la ligne de commande a été assignée. Cet utilisateur n'est pas obligatoirement le même que celui en charge de la gestion de la ressource (par exemple, pour l'activation de la ligne de commande associée à la ressource électronique).
- Les articles (un, une, le, la, les) sont classés de manière alphabétique.
Lorsque le filtre est défini sur Tout, les lignes de commande clôturées sont incluses dans les résultats de la recherche. Les statuts de ligne de commande disponibles sont :
-
En révision – Le statut initial d'une nouvelle ligne de commande. Reste à ce statut si :
- L'opérateur/le gestionnaire ne clique pas sur Commander maintenant ou Modifier > Enregistrer et continuer pour la ligne de commande.
- Échec de la validation de la ligne de commande
- Les critères de configuration des Règles de révision des commandes ont été remplis (voir Configurer des règles de révision des commandes)
- Paquetage manuel – La ligne de commande a passé la normalisation, la validation et le traitement d'alerte et est prête à être manuellement emballée en une commande (voir Paquetage de lignes de commande en un bon de commande)
- Auto-paquetage – La ligne de commande a passé la normalisation, la validation et le traitement d'alerte et est prête à être automatiquement paquetée en un bon de commande (voir Emballer une ligne de commande dans une commande)
- Prêt – La ligne de commande a été emballée dans une commande et est prête à être envoyée. Pour qu'une commande soit envoyée à un fournisseur, toutes ses lignes de commande doivent avoir le statut Prêt.
- Envoyé – La commande dans laquelle la ligne de commande a été emballée a été approuvée et envoyée au fournisseur (voir Approuver et envoyer des commandes). Ce statut est pertinent pour les lignes de commande ponctuelles électroniques et physiques ainsi que pour les lignes de commande récurrentes électroniques. Pour plus d'informations sur cette action manuelle, voir Approuver et envoyer des commandes.
- Clôturée – La ligne de commande a été clôturée (voir Clôturer des lignes de commande)
- En attente de renouvellement manuel – La ligne de commande manuelle a été entièrement traitée, reçue/activée et sa date de renouvellement est identique à la date actuelle. Elle doit être renouvelée manuellement (voir Renouvellements). Ces lignes de commande apparaissent sur la page Lignes de commande à renouveler. Les lignes de commande voient leur statut Recurring Renewal modifié en En attente de renouvellement manuel si elles sont marquées pour un renouvellement manuel et que la date de notification du renouvellement de prêt est arrivée (ceci est configuré sur un certain nombre de jours avant la date de renouvellement).
- Recurring Renewal – La ligne de commande a été entièrement traitée, reçue/activée et sera renouvelée automatiquement. Les lignes de commande physiques récurrentes qui sont envoyées au fournisseur ont le statut Recurring Renewal même si le renouvellement se fait manuellement et/ou la date de renouvellement n'est pas encore arrivée (voir Renouvellements). Les lignes de commande électroniques récurrentes ont ce statut une fois qu'elles sont activées et que l'utilisateur clique sur Valider dans la liste des tâches.
- En attente de facturation – Tous les exemplaires de la ligne de commande ont été reçus et la ligne de commande est prête à être associée à une facture (voir Facturation). Les lignes de commandes ponctuelles qui ne sont pas entièrement facturées reçoivent ce statut lorsqu'elles ont été activées ou réceptionnées.
- Évaluation en cours – Indique que la ligne de commande est en cours d'évaluation (un essai a été demandé ou commencé ; voir Évaluation et tests d'une ressource). Les lignes de commande avec ce statut peuvent être modifiées seulement par un Gestionnaire ou un Opérateur des tests.
- Évaluation en cours (renouvellement) – Le renouvellement de la ligne de commande est en cours d'évaluation et la décision n'a pas encore été prise. Les lignes de commande avec ce statut peuvent être modifiées seulement par un Gestionnaire ou un Opérateur des tests.
- Reporté – La ligne de commande a été mise de côté pour être traitée à une date ultérieure (voir Reports)
- Annulé – La ligne de commande a été annulée (voir Annuler des lignes de commande)
- Supprimé – La ligne de commande a été supprimée du système (voir Supprimer des lignes de commande)
Selon la nature de la ligne de commande, vous pouvez choisir une des options suivantes pour la ligne de commande :
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Aller à la liste des tâches – Ouvre la liste des tâches respective à laquelle la ligne de commande est associée. Les actions qui peuvent être effectuées sur une ligne de commande dépendent de son statut et de la liste de tâches à laquelle appartient la ligne de commande. Cette option s'affiche lorsque la ligne de commande est associée à une tâche (qui est listée sous l'entête Tâches sur la page d'accueil Alma).
Pour une ligne de commande liée à un essai, ce lien permet d'ouvrir la page Gérer les tests d'une ressource. Pour plus d'informations, voir Gérer les tests d'une ressource.
- Consulter – Permet de consulter les informations de la ligne de commande sur la page Résumé de la ligne de commande (voir Créer une ligne de commande manuellement).
- Modifier – Permet de modifier les informations de la ligne de commande sur la page Résumé de la ligne de commande (voir Créer une ligne de commande manuellement).
- Supprimer – Permet de supprimer la ligne de commande (voir Supprimer des lignes de commande).
- Changer la référence bibliographique – Permet de changer la référence bibliographique de la ligne de commande. Voir Changer la référence bibliographique.
- Clôturer – Permet de clôturer la ligne de commande. Voir Clôturer des lignes de commande.
- Annuler – Permet d'annuler la ligne de commande. Voir Annuler des lignes de commande.
- Rouvrir – Permet de rouvrir une ligne de commande clôturée ou annulée. Voir Rouvrir une ligne de commande clôturée ou annulée.
- Télécharger le fichier EDI – Permet de télécharger la commande en tant que fichier EDI pour la révision. Le fichier EDI est créé ad hoc en fonction des données actuelles de la commande. (Afin que le lien apparaisse, le fournisseur doit être configuré en tant que fournisseur EDI et la case Commandes doit être cochée.)
- Commande dans la liste des réclamations – Cette option apparaît en cas de lignes de commande pour lesquelles des réclamations sont générées et ouvre la liste des tâches de réclamations. Les réclamations sont créées pour les lignes de commande lorsqu'une commande n'arrive pas ou qu'elle devient activée à la date prévue. Pour plus d'informations sur les réclamations, voir Traiter des réclamations.
Pour les actions supplémentaires s'affichant lors de la révision des lignes de commande, voir Réviser des lignes de commande. Pour les actions supplémentaires s'affichant lors de l'emballage des lignes de commande, voir Emballer une ligne de commande dans une commande. Pour les actions supplémentaires s'affichant lors de la révision des lignes de commande reportées, voir Reporter le flux de travail d'une ligne de commande. Pour les actions supplémentaires s'affichant lors du traitement des réclamations, voir Traiter des réclamations.
Pour la liste des alertes susceptibles d'apparaître au niveau d'une ligne de commande (au-dessus des liens), voir le code d'entrée dans la table Paramètres d'entrée Règles de révision des commandes dans Configurer des règles de révision des commandes.
Créer une recherche avancée pour des ensembles de ligne de commande
Cette section est obsolète et sera supprimée. Voir Effectuer une recherche dans Alma.
Si vous saisissez des critères pour un ensemble de lignes de commande, en plus des critères de recherche décrits dans la section Rechercher des lignes de commande, vous pouvez saisir les critères supplémentaires suivants (certains de ces critères sont décrits dans la section Créer une ligne de commande manuellement) :
- Flux de travail - Correspond à l'étape du flux de travail ou au statut de la ligne de commande ; à sélectionner dans la liste déroulante
- Fournisseur de matériel - Correspond au code fournisseur
- Compte de fournisseur de matériel - Correspond au code du compte fournisseur
- Fournisseur d'accès - Correspond au code du fournisseur d'accès
- Mode d'acquisition
- Code du fonds
- Nom du fonds
- Code de licence
- Urgence - Sélectionnez Oui ou Non
- Restriction d'annulation - Sélectionnez Oui ou Non
- Code statistique - Notez que vous ne pouvez pas chercher par code statistique secondaire ou tertiaire.
- Type de ligne de commande - À sélectionner dans la liste déroulante (voir Activer/Désactiver des types de ligne de commande)
Après avoir saisi vos critères, cliquez sur OK pour afficher les résultats de recherche (pour sélectionner des exemplaires pour un ensemble d'exemplaires ou pour voir comment s'affiche un ensemble logique). Vous pouvez basculer à une recherche simple en cliquant sur le lien Recherche simple. Pour plus d'informations, voir Gérer les requêtes de recherche et les ensembles.