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    Clôturer, rouvrir et relier des lignes de commande

    Traduisible
    Les sections suivantes décrivent les actions que vous pouvez effectuer sur les lignes de commande sur la page Rechercher une ligne de commande (voir Rechercher des lignes de commande)à partir d'un répertoire de lignes de commande (voir Rechercher dans Alma), selon votre rôle, le statut de la ligne de commande, le type de ligne de commande, et d'autres facteurs.

    Clore, annuler et supprimer des lignes de commande

    Le tableau compare les actions suivantes : clôturer, annuler et supprimer des lignes de commande.
    Lignes de commande en fin de cycle
    Action Raison Disponible pour Résultat
    Clôturer des lignes de commande Pour compléter la commande
    • Lignes de commandes ponctuelles en attente du paiement de la facture
    • Lignes de commandes récurrentes en attente de renouvellement
    Lignes de commande enregistrées comme closes, et pouvant être rouvertes
    Annuler des lignes de commande Erreur pendant le traitement d'une ligne de commande Lignes de commande actives qui ne sont pas
    • évaluées ou
    • en attente de paiement de la facture
    Lignes de commande enregistrées comme clôturées, et pouvant être rouvertes
    Supprimer des lignes de commande Nettoyer le système
    • Lignes de commande clôturées ou annulées
    • Utilisateurs avec rôles étendus
    Ligne de commande et tout produit associé supprimé du système

    Clôturer des lignes de commande

    La clôture d'une ligne de commande est utilisée pour indiquer que l'achat a été effectué. Les types de ligne de commande suivantes peuvent être clôturées :
    • Les lignes de commande ponctuelles ayant été envoyées (avec au moins une ressource reçue ou activée) et qui sont en attente de paiement de la facture (celles-ci sont habituellement payées automatiquement avec le statut Complètement facturé, et/ou clôturées par le flux de travail.)
    • Lignes de commande continues en attente pour un renouvellement de prêt (lorsqu'un abonnement périodique doit être arrêté par exemple).
    Pour clôturer une ligne de commande :
    Dans le répertoire Liste des lignes de commande, cliquez sur Fermer sous les informations concernant la ligne decommande dans la liste d'actions sur ligne et cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation.
    • Lorsque des lignes de commande sont clôturées, l'inventaire n'est pas supprimé. Pour les lignes de commande associées à des ressources électroniques, une tâche est ajoutée à la liste des taches d'activation des ressources électroniques avec la remarque suivante : La commande pour cette ressource a été clôturée. Veuillez vérifier si une désactivation est oui ou non requise.
    • Lors de la clôture de lignes de commande, les charges sont annulées.
    • Les notes et pièces jointes peuvent être ajoutées à une ligne de commande lorsqu'elle est clôturée.
    • Pour clôturer une ligne de commande avec des exemplaires reçus et non-reçus, supprimez les exemplaires non-reçus, modifiez le nombre d'exemplaires dans la ligne de commande, puis re-réceptionnez les exemplaires reçus.

    Annuler des lignes de commande

    L'annulation d'une ligne de commande invalide la ligne de commande. Dans certaines situations, vous pouvez vouloir annuler une ligne de commande.
    Vous pouvez annuler n'importe quelle ligne de commande, sauf celles en train d'être évaluées ou en attente de paiement de la facture. Les lignes de commande annulées peuvent être supprimées.
    Lorsqu'une ligne de commande est annulée :
    • Cela n'est pas supprimé depuis Alma. Vous pouvez toujours retrouver une ligne de commande annulée sur la page Rechercher des lignes de commande, en utilisant la case Rechercher en haut de la liste ou via les facettes sur le côté gauche de la page. Vous pouvez modifier ou supprimer des notes et pièces jointes dans des lignes de commande annulées en cliquant sur le lien correspondant sous la ligne de commande (Voir Modifier les informations de la ligne de commande).
    • Si la ligne de commande est une ligne de commande principale, Alma tente de supprimer l'inventaire de la ligne de commande. Alma ne supprime pas l'inventaire si la ligne de commande correspond à une ligne de commande supplémentaire ou si l'inventaire a été reçu ou activé. Si l'inventaire ne peut être supprimé, un message de confirmation vous informe que le lien entre la ligne de commande et son inventaire sera perdu si vous annulez la ligne de commande.
    • Si la ligne de commande est associée à une tache électronique, celle-ci est supprimée.
    • Les charges de la ligne de commande sont annulées.
    Si une ligne de commande est annulée, le traitement Demandes - Recalculer après une mise à jour d'inventaire sépare la demande de l'inventaire associé et annule potentiellement la demande (si aucun autre exemplaire ne peut être utilisé pour répondre à la demande). Pour plus de détails, voir le traitement Requêtes - Recalculer après une mise à jour d'inventaire dans la section Consulter les traitements planifiés.
    Pour annuler une ligne de commande :
    1. Dans la liste des lignes de commande du répertoire, cliquez sur Annuler sous les informations concernant la ligne de commandedans la liste d'actions sur ligne. Si vous avez configuré une note de restriction vis-à-vis de l'annulation de la ligne de commande, elle apparaît. Après confirmation ou si vous n'avez pas configuré de note, la boîte de dialogue Informations sur l'annulation s'ouvre.
      Boîte de dialogue Informations sur l'annulation
    2. Sélectionnez le Motif d'annulation. Pour configurer les motifs disponibles, voir Configurer les motifs d'annulation d'une ligne de commande.
    3. Dans la zone Note d'annulation, entrez une note pour le fournisseur si nécessaire.
      Les détails sur la note apparaissent dans l'onglet Notes sur la page Résumé de la ligne de commande.
    4. Sélectionnez Envoyer l'annulation au fournisseur pour envoyer une notification d'annulation au fournisseur, si nécessaire.
      L'annulation est envoyée par mail à moins que le fournisseur ne soit configuré pour des annulations EDI. Dans ce cas, l'annulation est envoyée en utilisant EDI. Si l'annulation se fait par mail, l'adresse favorite définie par le fournisseur est utilisée. Pour plus d'informations à propos de EDI, voir Échange de données informatisé (EDI).
    5. Cliquez sur Confirmer. La ligne de commande est annulée. Si Envoyer l'annulation au fournisseur est sélectionné, l'instruction d'annulation est envoyée au fournisseur.
      Une instruction d'annulation est envoyée au fournisseur uniquement si la commande a été envoyée au préalable au fournisseur. Si la commande est toujours en révision, aucune commande n'est envoyée au fournisseur et il n'est par conséquent pas nécessaire de sélectionner Envoyer l'annulation au fournisseur.

    Supprimer des lignes de commande

    Vous pouvez supprimer une ligne de commande seulement si vous avez le rôle Opérateur des achats - étendu.
    La suppression d'une ligne de commande entraîne son retrait du système Alma ainsi que la suppression de toutes les transactions associées à cette ligne de commande. La suppression d'une ligne de commande principale supprime aussi toutes les ressources d'inventaire associées avec la ligne de commande ; la suppression d'une ligne de commande additionnelle ne supprime pas l'inventaire.
    L'option Supprimer est disponible pour les lignes de commande avec le statut suivant :
    • En révision
    • Emballage (Automatique or Manuel)
    • Différé, Annulé ou Clôturé
    Une ligne de commande ne peut être supprimée si :
    • Elle est associée à une ligne de facture.
    • Elle est attachée à une commande et a été envoyée au fournisseur (si la commande n'a pas été envoyée, la ligne de commande peut être retirée de la commande puis supprimée).
    • C'est une ligne de commande principale et une des ressources de la ligne de commande a été reçue ou activée (même si la ligne de commande est en révision)
    Une fois que la ligne de commande a été supprimée, elle ne peut pas être récupérée ou rouverte. Si vous avez en tête de consulter ou réutiliser une ligne de commande, envisagez de l'annuler (voir Annuler des lignes de commande ci-dessus) ou de la clôturer (voir Clôturer des lignes de commande ci-dessus).
    Pour supprimer une ligne de commande :
    Cliquez sur Supprimer sous les informations concernant la ligne decommande dans la liste d'actions sur ligne de la ligne de commande et cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation. La ligne de commande est supprimée.
    Pour des informations supplémentaires sur la suppression de lignes de commande, voir Supprimer des commandes.

    Réattribuer et réactiver des lignes de commande

    Le tableau ci-dessous compare les actions de re-liaison, de réattrribution et de réouverture des lignes de commande.
    Relier et réactiver des lignes de commande
    Action Raison Disponible pour Indisponible pour Résultat
    Relier des lignes de commande Une notice bibliographique meilleure existe Lignes de commande avec le statut En révision, Différé, Prêt, ou Clôturé une fois
    • Notices de la Zone de communauté
    • Exemplaires avec deux notices bibliographiques différentes
    Une ligne de commande est reliée à la meilleure notice et ses exemplaires/collections sont déplacés sous cette notice bibliographique.
    Changer la référence bibliographique Une meilleure description pour la notice existe Lignes de commande actives Lignes de commande annulées La ligne de commande dispose d'une meilleure description, plus complète.
    Rouvrir une ligne de commande clôturée ou annulée Pour ouvrir une ligne de commande qui a été clôturée ou annulée (souvent par erreur) Lignes de commande clôturées ou annulées Toutes les autres lignes de commande, y compris les lignes de commande supprimées Le statut passe à En révision

    Relier des lignes de commande

    Vous pouvez changer la notice bibliographique à laquelle une ligne de commande est reliée. Des raisons possibles à ceci incluent :
    • Un EOD arrive pour un seul volume dans une œuvre multi-volume qui est plus adapté à lier que le lien existant.
    • Un exemplaire arrive qui correspond mieux à la notice bibliographique existante qu'à une nouvelle importée lors de la commande.
    L'option Relier n'est disponible que pour les lignes de commande avec le statut En révision, Différé, Prêt (emballé dans une commande et prêt à être expédié) ou En attente de renouvellement manuel, ainsi que pour les lignes de commande clôturées une fois. Des lignes de commande ne peuvent pas être reliées si vous vous trouvez dans un des cas suivants :
    • La ligne de commande est reliée à la base de données centrale. Dans ce cas, l'option Lier à une autre notice ne s'affiche pas.
    • La ligne de commande contient des exemplaires qui appartiennent à deux notices bibliographiques différentes.
    Une ligne de commande pour un exemplaire électronique ne peut être reliée que si elle dispose d'un identifiant MMS.
    Pour relier une ligne de commande :
    1. Cliquez sur Relier en-dessous dans la liste d'actions sur ligne de la ligne de commande que vous souhaitez relier.
      Une page de résultats apparaît avec les informations initiales concernant la ligne de commande (par exemple, titre ou ISBN s'ils existent).
    2. Modifiez la recherche comme nécessaire (voir Effectuer une recherche avancée à l'aide de la Recherche dans lerépertoire Rechercher dans Alma).
    3. Sélectionnez la nouvelle ressource, cliquez sur Sélectionner et cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation. La ligne de commande est liée à la nouvelle ressource.

    Changer la référence bibliographique d'une ligne de commande

    Il est possible de changer la référence de notice bibliographique d'une ligne de commande vers une notice bibliographique différente sans modifier l'inventaire. Seule la description de la ligne de commande est modifiée.
    Cette fonctionnalité est utile par exemple, si une commande est faite sur une notice bibliographique courte (stub). Dans ce cas, la description de la ligne de commande correspond à la description de la courte notice bibliographique. Si la courte notice bibliographique est mise à jour avec une notice bibliographique complète, la ligne de commande aura toujours l'ancienne description, désormais imprécise, du titre. Dans un tel cas, vous pouvez cliquer sur Changer la référence bib. pour mettre à jour la description de la ligne de commande par rapport à la description de la nouvelle version de la notice.
    Ceci n'est pertinent que pour les lignes de commande basées sur le titre. En outre, ceci ne peut pas être effectué sur des lignes de commande annulées.
    Pour plus d'informations concernant le changement de référence bibliographique, regarder la vidéo Changer la référence bibliographique d'une ligne de commande (4:38 mins).
    Pour changer la notice bibliographique à laquelle une ligne de commande est reliée sans déplacer l'inventaire :
    1. Cliquez sur Changer la référence bibliographique en-dessous dans la liste d'actions sur ligne de la ligne de commande pour laquelle vous souhaitez changer la référence. Cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation.
      Une page de résultats apparaît avec les informations initiales concernant la ligne de commande (par exemple, titre ou ISBN s'ils existent).
    2. Modifiez la recherche comme nécessaire (voir Effectuer une recherche avancée à l'aide de la Recherche dans lerépertoire Rechercher dans Alma).
    3. Sélectionnez la nouvelle ressource, cliquez sur Sélectionner et cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation. La référence de la ligne de commande est changée.

    Rouvrir une ligne de commande clôturée ou annulée

    Pour rouvrir une ligne de commande clôturée ou annulée, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Opérateur des achats
    • Gestionnaire des achats
    Les lignes de commande qui ont été clôturées ou annulées peuvent être rouvertes et réutilisées.
    Les lignes de commande clôturées ont terminé le processus complet d'acquisition (commande et paiement) et ont été ensuite clôturées. Les lignes de commande annulées ont été commencées mais pas terminées.
    Les lignes de commande clôturées ou annulées peuvent être rouvertes à partir de la ligne de commande individuelle ou en utilisant un processus automatisé.
    Pour rouvrir une ligne de commande clôturée ou annulée à partir de la ligne de commande :
    Cliquez sur Rouvrir en-dessous dans la liste d'actions sur ligne de la ligne de commande que vous souhaitez ouvrir. Si une ligne de commande clôturée ou annulée ne contient pas d'inventaire, cliquez sur Confirmer dans le message de confirmation. Lorsqu'une ligne de commande annulée est réouverte, le fonds original est supprimé. Vous devez en ajouter un nouveau à cette ligne de commande. La ligne de commande est mise à jour avec le statut En révision.
    Pour rouvrir des lignes de commande fermées ou annulées par lot :
    Exécutez le traitement Mettre à jour le flux de travail des lignes de commande. Pour plus d'informations, voir Effectuer des traitements manuels sur des jeux de résultats définis.
    Pour des informations supplémentaires sur la réouverture d'une ligne de commande clôturée ou annulée, regarder la vidéo Rouvrir une ligne de commande clôturée ou annulée (5:39 mins).
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