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    Statut des renouvellements

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    Cette page décrit le workflow de renouvellement, de l'importation jusqu'au renouvellement automatique/manuel et aux notifications envoyées au fournisseur. Pour obtenir un aperçu du fonctionnement des acquisitions dans Alma, ainsi que des liens vers les sections pertinentes, telles que Infrastructure, Achat, Évaluations (matériel électronique), Configuration, etc. consultez Introduction aux acquisitions. Pour connaître le workflow d'achat global, y compris les étapes nécessaires pour créer des commandes (que ce soit en utilisant des EOD, ou manuellement, etc.), voir Flux de travail d'achat.

    Alma gère les abonnements concernant le matériel électronique et physique, tel que des magazines, revues ou périodiques, y compris les renouvellements manuels ou automatiques. Vous trouverez ci-dessous une illustration du flux de travail de renouvellement qui gère la façon dont une ligne de commande est marquée pour le renouvellement et ce, de sa création jusqu'au renouvellement dudit matériel :
    Statut des renouvellements


    Ce qui suit est une description détaillée des étapes du flux de travail (les numéros correspondent à ceux sur le schéma) :

    1. Pré-flux de travail – Une ligne de commande est renseignée dans le système Alma de l'une des façons suivantes :

      1. Automatiquement, en important des données intégrées de commande (EOD). Un import EOD envoie des lignes de commande ponctuelles ou récurrentes.

      2. Manuellement, en tant que ligne de commande créée lors de la commande d'une ressource.

      Pour plus d'informations sur la création automatique d'une ligne de commande, voir Importer des notices à l'aide d'un profil d'import. Pour plus d'informations sur la création manuelle de lignes de commande pour des exemplaires physiques ou électroniques, voir Créer une ligne de commande manuellement.

      La ligne de commande est normalisée, validée puis traitée afin de déterminer si des éléments nécessitent une attention particulière en fonction des règles préconfigurées par un administrateur. Ces tâches sont effectuées automatiquement par Alma.

      En cas de problèmes de données ou d'alertes nécessitant un traitement particulier, la ligne de commande est envoyée en révision. Pour plus d'informations sur cette activité manuelle, voir Réviser des lignes de commande. Une fois tous les problèmes de données résolus, la ligne de commande poursuit à l'étape 2.

    2. Toutes les lignes de commande normalisées et validées sont enregistrées dans Alma

      Une ligne de commande traitée complètement et reçue/activée est marquée comme Recurring Renewal automatiquement. Les lignes de commande physiques récurrentes qui sont envoyées au fournisseur ont le statut Recurring Renewal même si le renouvellement se fait manuellement, mais que la date de renouvellement n'est pas encore arrivée (voir Renouvellements). Les lignes de commande électroniques récurrentes ont ce statut une fois qu'elles sont activées et que l'utilisateur clique sur Valider dans la liste des tâches d'activation des ressources électroniques.

      Alma vérifie quotidiennement les lignes de commande dont le statut est Recurring Renewal et dont la date de renouvellement correspond à la date actuelle. Le calcul s'appuie sur la date de renouvellement, qui est définie comme la date de renouvellement (définie par la ligne de commande) moins la période de notification de renouvellement.

    3. Les renouvellements sont effectués comme suit :

      1. Si la ligne de commande est marquée comme automatique, la Date de renouvellement est incrémentée automatiquement en fonction du Cycle de renouvellement. La ligne de commande est ensuite enregistrée dans le répertoire pour la suite du traitement (étape 4).

      2. Si la ligne de commande est marquée comme manuelle, elle s'affiche dans la liste de tâches des renouvellements (voir Traiter les renouvellements) et vous devez mettre à jour manuellement la Date de renouvellement et/ou les autres champs de la section Renouvellements de l'onglet Résumé de la ligne de commande. Vous devez ensuite cliquer sur Enregistrer pour continuer le processus de renouvellement (étape 4). La ligne de commande sera réglée sur Recurring Renewal. La mise à jour de la Date de renouvellement supprimera la ligne de commande de la liste des tâches concernant les renouvellements.

        Veuillez noter que le bouton Renouveler n'a pas d'effet, et qu'il a été abandonné dans la nouvelle interface de ligne de commande.

    4. Lorsqu'une ligne de commande est éligible au renouvellement, une notification de renouvellement est envoyée au fournisseur si le paramètre po_line_send_notification_to_vendor_on_renew est défini sur vrai sur la page de Configuration des acquisitions Autres paramètres (voir Configurer d'autres paramètres).

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