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    Statut des renouvellements

    Traduisible
    Alma gère les abonnements concernant le matériel électronique et physique, tel que des magazines, revues ou périodiques, y compris les renouvellements manuels ou automatiques.
    Voici une illustration du flux de travail qui gère la façon dont une ligne de commande est marquée pour le renouvellement et ce, de sa création jusqu'au renouvellement dudit matériel :
    renewals_workflow.gif
    Statut des renouvellements
    Ce qui suit est une description détaillée des étapes du flux de travail (les numéros correspondent à ceux sur le schéma) :
    1. Pré-flux de travail – Une ligne de commande est renseignée dans le système Alma de l'une des façons suivantes :
      1. Automatiquement, en important des données intégrées de commande (EOD). Un import EOD envoie des lignes de commande ponctuelles ou récurrentes.
      2. Manuellement, en tant que ligne de commande créée lors de la commande d'une ressource.
      Pour plus d'informations sur la création automatique d'une ligne de commande, voir Importer des notices à l'aide d'un profil d'import. Pour plus d'informations sur la création manuelle de lignes de commande pour des exemplaires physiques ou électroniques, voir Créer une ligne de commande manuellement.
      La ligne de commande est normalisée, validée puis traitée afin de déterminer si des éléments nécessitent une attention particulière en fonction des règles préconfigurées par un administrateur. Ces tâches sont effectuées automatiquement par le système.
      En cas de problèmes de données ou d'alertes nécessitant un traitement particulier, la ligne de commande est envoyée en révision. Pour plus d'informations sur cette activité manuelle, voir Réviser des lignes de commande. Une fois tous les problèmes de données résolus, la ligne de commande poursuit à l'étape 2.
    2. Toutes les lignes de commande normalisées et validées sont enregistrées dans le système.
      Une ligne de commande traitée complètement et reçue/activée est marquée comme En attente de renouvellement automatiquement. Les lignes de commande physiques récurrentes qui sont envoyées au fournisseur ont le statut En attente de renouvellement même si le renouvellement se fait manuellement et/ou la date de renouvellement n'est pas encore arrivée (voir Renouvellements). Les lignes de commande électroniques récurrentes ont ce statut une fois qu'elles sont activées et que l'utilisateur clique sur Valider dans la liste des tâches.
      Le système vérifie quotidiennement les lignes de commande dont le statut est En attente de renouvellement et dont la date de renouvellement correspond à la date actuelle. Le calcul s'appuie sur la date de renouvellement, qui est définie comme la date de renouvellement (définie par la ligne de commande) moins la période de notification de renouvellement.
    3. Les renouvellements sont effectués comme suit:
      1. Si la ligne de commande est marquée comme automatique, la Date de renouvellement est incrémentée automatiquement en fonction du Cycle de renouvellement. La ligne de commande est ensuite enregistrée dans le répertoire pour la suite du traitement (étape 4).
      2. Si une ligne de commande est marquée comme manuelle, elle apparaît dans la liste des tâches de renouvellement (Acquisitions > Lignes de commande > Renouveler). Il sera alors nécessaire de mettre à jour manuellement le champ Date de renouvellement et/ou tout autre champ dans la section Renouvellements de l'onglet Résumé de la ligne de commande. Vous devrez ensuite sélectionner l'option Renouveler (dans la liste déroulante située à côté du bouton OK) afin de poursuivre le processus de renouvellement (étape 4).
    4. Lorsqu'une ligne de commande est éligible au renouvellement, une notification de renouvellement est envoyée au fournisseur si le paramètre po_line_send_notification_to_vendor_on_renew est défini sur vrai sur la page de Configuration des acquisitions Autres paramètres (voir Configurer d'autres paramètres).
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