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    Traiter les renouvellements

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    Afin de traiter les renouvellements, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Opérateur des achats
    • Gestionnaire des achats
    Vous pouvez modifier les lignes de commande marquées en renouvellement automatique ou manuel quand vous le souhaitez. Cependant, vous ne pouvez pas modifier le fournisseur ou le mode d'acquisition de ces lignes de commande.
    Les renouvellements ne peuvent être traités qu'une fois que le traitement Ligne de commande – Renouvellement a été exécuté. (Le processus doit être défini comme Actif sur la page Suivi des traitements).
    Après que le traitement Lignes de commande - Renouvellement s'exécute, la page Lignes de commande à renouveler (Acquisitions > Lignes de commande > Renouveler) liste toutes les lignes de commande à renouveler. Vous pouvez aussi accéder à la page Lignes de commande à renouveler en cliquant sur le lien Lignes de commande - Recurring Renewal dans la Liste des tâches (voir Tâches dans la liste des tâches).
    Page Lignes de commande à renouveler
    Les renouvellements ne sont pas attribués aux utilisateurs, c'est pourquoi les onglets Attribué/Non attribué n'apparaîssent pas sur cette page. Le champ Attribué à affiche toujours un- (sauf dans de rares cas où le traitement Ligne de commande - Renouvellement de prêt traite cette ligne de commande à ce moment précis).
    Pour consulter une ligne de commande, cliquez sur le nom de la ligne de commande. La page Résumé de la ligne de commande s'ouvre (pour plus de détails, voir Consulter les informations sur la ligne de commande – Renouvellements ). Cette page est quasiment identique à la page Résumé de la ligne de commande pour des acquisitions normales. Les sections et les champs respectifs spécifiques aux renouvellements sont décrits dans la table Champs de l'onglet Résumé - Renouvellements dans Traiter les renouvellements. Pour plus de détails sur tous les autres champs de cette page, voir Modifier les informations sur la ligne de commande.
    En outre, vous pouvez effectuer les tâches de gestion suivantes sur une ligne de commande à renouveler :

    Modifier les informations de la ligne de commande – Renouvellements

    Vous pouvez modifier les lignes de commande affichées sur la page Résumé de la ligne de commande.
    Pour modifier les informations de renouvellement de la ligne de commande :
    1. Cliquez sur Modifier dans la liste des actions pour la ligne de commande concernée sur la page Lignes de commande à renouveler (Acquisitions > Lignes de commande > Renouveler). La page Résumé de la ligne de commande apparaît et affiche une courte description de la ligne de commande, son statut, son type (livre/bouquet électronique), la bibliothèque pour laquelle l'exemplaire est commandé, les numéros de commande et de ligne de commande. Les onglets sur la page Résumé de la ligne de commande sont décrits dans la section Modifier les informations sur la ligne de commande.
    2. Dans l'onglet Résumé, modifiez les informations sur la ligne de commande qui s'affichent, selon vos besoins. Une description des champs sélectionnés (non explicites), communs à toutes les lignes de commande, est fournie dans la table Champs de l'onglet Résumé dans la section Créer une ligne de commande manuellement. Le tableau suivant décrit les sections et les champs spécifiques aux lignes de commande marquées pour un renouvellement :
      Champs de l'onglet Résumé - Renouvellements
      Section Champ Description
      Renouvellement Renouvellement manuel Lorsque cette option est sélectionnée (par défaut), la ligne de commande marquée pour le renouvellement apparaît dans la liste des tâches des renouvellements (Acquisitions > Lignes de commande > Renouveler) lorsque le matériel doit être renouvelé. Les traitements ultérieurs concernant cette ligne de commande doivent être effectués manuellement.
      Quand le renouvellement manuel est configuré et que la date définie dans la Période de rappel de renouvellement (jours) arrive, le traitement de renouvellement de la ligne de commande modifie le statut de cette ligne de commande, qui passe de Recurring Renewal à En attente de renouvellement manuel. La ligne de commande s'affiche ensuite dans la liste de tâches Renouvellement ; pour renouveler l'abonnement, l'opérateur doit manuellement modifier la ligne de commande pour faire passer la date de renouvellement à une date future.
      Pour que la ligne de commande soit renouvelée automatiquement, décochez cette case. Le renouvellement automatique signifie que lorsque la date de renouvellement arrive, le traitement de renouvellement de la ligne de commande change automatiquement la date de renouvellement à la date de renouvellement précédente, à laquelle est ajoutée la durée spécifiée sous Cycle de renouvellement. Le statut de la ligne de commande reste sur Recurring Renewal.
      Date de début d'abonnement La date de début d'abonnement pour la ligne de commande. Ce champ est informatif seulement.
      Date de fin d'abonnement Si aucune date n'est indiquée, l'abonnement se poursuit indéfiniment.
      Quand la ligne de commande est renouvelée automatiquement (c'est-à-dire, quand le paramètre Renouvellement manuel n'est pas sélectionné pour la ligne de commande), la ligne de commande est clôturée quand le traitement de renouvellement détecte que la Date de fin d'abonnement est passée.
      Quand la ligne de commande est renouvelée manuellement (c'est-à-dire, quand le paramètre Renouvellement manuel est sélectionné pour la ligne de commande), le statut de la ligne de commande passe à En attente de renouvellement manuel quand le traitement de renouvellement détecte que la Date de fin d'abonnement est passée.
      Cette date indique le dernier jour de l'abonnement et ne doit pas être confondue avec la Date de renouvellement. Par exemple, si vous souscrivez un abonnement annuel pour une durée de cinq ans, (Cycle de renouvellement = un an), la Date de fin d'abonnement correspond au dernier jour de la période des cinq ans.
        Date de renouvellement (Requis) La date de renouvellement.
      Pour les renouvellements automatiques, cette date est indiquée lors de la création de l'abonnement initial. Elle est ensuite automatiquement incrémentée en fonction du Cycle de renouvellement.
      Pour les renouvellements manuels, cette date est indiquée lors de la création de l'abonnement initial et doit être incrémentée manuellement à chaque cycle de renouvellement.
      Cycle de renouvellement La durée du cycle de renouvellement — par exemple, 1 an.
      Période de rappel de renouvellement (jours) (Requis) Pour les renouvellements manuels, cela correspond au nombre de jours avant lesquels l'opérateur souhaite être rappelé au sujet du renouvellement (c'est-à-dire le nombre de jours à l'avance souhaité par l'opérateur pour que le renouvellement soit ajouté à la liste des tâches (Acquisitions > Lignes de commande > Renouveler). Par exemple, si la date de renouvellement est le 10 mai et que la Période de rappel de renouvellement indiquée est de 5 jours, le renouvellement sera ajouté à la liste des tâches le 5 mai).
      La durée maximale pouvant être saisie dans ce champ est de 120 jours.
    3. Dans l'onglet Description, modifiez les informations sur la ligne de commande, si besoin.
    4. Dans l'onglet Alertes, consultez les alertes générées pour la ligne de commande. Les alertes suivantes sont celles les plus communément générées par le système :
      • Recurring Renewal – Cette alerte est générée lorsque la Date de renouvellement calculée pour un renouvellement automatique est postérieure à la Date de fin d'abonnement. Dans ce cas, la ligne de commande pour le renouvellement apparaît dans la liste des tâches Recurring Renewal (Acquisitions > Lignes de commande > Renouveler), accompagnée de cette alerte.
      • Il existe une commande active dupliquée numéro # pour la ressource commandée – Cette alerte est générée lorsqu'il existe une commande dupliquée pour la ressource en question.
    5. Dans l'onglet Lignes de facture, consultez, ajoutez ou modifiez les lignes de facture associées à la ligne de commande. Pour plus d'informations concernant les lignes de facture, voir Créer une facture à partir d'une ligne de commande ou manuellement.
    6. Dans l'onglet Lignes de commande associées, consultez les lignes de commande associées à la ligne de commande en cours, comme requis. Pour plus d'informations sur la modification d'une ligne de commande, voir Créer des lignes de commande.
    7. Dans l'onglet Communications, débutez une nouvelle communication avec le fournisseur. S'il existe déjà une communication avec le fournisseur, vous pouvez saisir les détails de la réponse fournie par le fournisseur et/ou effectuer un suivi de communication en répondant au fournisseur. Pour plus de détails sur cet onglet, lisez Communiquer avec les fournisseurs.
    8. Dans l'onglet Notes, modifiez toute note nécessaire ayant été incluse lors de la création de la ligne de commande. Pour plus d'informations sur le travail avec les notes, voir l'étape 16 dans la section Créer une ligne de commande manuellement.
    9. Dans l'onglet Pièces jointes, modifiez toute pièce jointe incluse lors de la création de la ligne de commande. Pour plus d'informations sur la manière de travailler avec les pièces jointes, voir l'étape 17 dans la section Créer une ligne de commande manuellement.
    10. Dans l'onglet Utilisateurs intéressés, vous pouvez ajouter ou modifier les activités pour les utilisateurs intéressés. Voir l'onglet Utilisateurs intéressés dans la section Créer une ligne de commande manuellement.
      Une notification est envoyée aux utilisateurs lorsqu'une ligne de commande est annulée ou supprimée.
    11. Une fois la modification de la ligne de commande terminée, sélectionnez l'une des options suivantes (toutes les actions ne sont pas disponibles pour toutes les lignes de commande) :
      • Renouveler — Renouvelle la ligne de commande et recalcule la date de renouvellement.
      • Relier – Change la notice bibliographique à laquelle la ligne de commande est reliée (voir Relier des lignes de commande).
      • Annuler la ligne - La ligne de commande n'est pas renouvelée et est annulée. Une boîte de dialogue s'affiche, demandant la raison de l'annulation. Si les notifications au fournisseur sont configurées, une notification d'annulation est envoyée au fournisseur (voir Annuler des lignes de commande).
      • Changer les références bib. – Change la notice bibliographique de la ligne de commande. Voir Changer la référence bibliographique.
      • Enregistrer – Les informations que vous avez modifiées sont enregistrées, mais le statut de la ligne de commande reste Recurring Renewal et celle-ci ne passe pas à l'étape suivante du processus de renouvellement. Utilisez cette option si vous n'êtes pas certain de vouloir faire passer la ligne de commande à la prochaine étape du processus de renouvellement.
      • Enregistrer et demander une évaluation – Les informations que vous avez saisies sont sauvegardées et un test est demandé. Utilisez cette option si vous n'avez pas le rôle d'Opérateur des tests/Gestionnaire des tests. Le statut de la ligne de commande est changé en Évaluation en cours. Elle est déplacée sur la page Gérer les tests d'une ressource avec le statut Demandé, où l'Opérateur/le Gestionnaire des tests peut y accéder et continuer avec l'étape 3 dans le flux de travail d'évaluation. Cette option n'est disponible que pour les lignes de commande électroniques qui créent l'inventaire.
      • Enregistrer et commencer le test – Les informations que vous avez saisies sont sauvegardées et un test commence. Utilisez cette option si vous avez le rôle d'Opérateur des tests/Gestionnaire des tests et que vous voulez commencer le test. Le statut de la ligne de commande passe à Évaluation en cours et la page Détails du test s'ouvre (continuez avec le flux de travail d'évaluation à l'étape 3). Cette option n'est disponible que pour les lignes de commande électroniques qui créent l'inventaire.
      • Changer le fournisseur - Voir Changer les fournisseurs - Renouvellements.
      • Clôturer - La ligne de commande est clôturée. Pour ce faire, cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue Confirmer (voir Clôturer des lignes de commande).
      • Supprimer - La ligne de commande est supprimée. Pour ce faire, cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue Confirmer (voir Supprimer des lignes de commande).
      • Remplacer le fournisseur (uniquement) – Change le fournisseur auquel la ligne de commande va être envoyée (voir Changer de fournisseur – Renouvellements).
      • Enregistrer comme modèle — Les valeurs renseignées sont enregistrées comme faisant partie d'un modèle.

    Changer de fournisseur – Renouvellements

    Vous pouvez modifier le fournisseur auquel la ligne de commande est envoyée lors du renouvellement de la ligne de commande. Un changement de fournisseur entraîne la clôture de la ligne de commande actuelle et la création d'une nouvelle ligne de commande.
    Pour changer de fournisseur :
    1. Une fois la modification de la ligne de commande terminée (voir Modifier les informations de la ligne de commande – Renouvellements ), cliquez sur Changer le fournisseur puis cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation. La boîte de dialogue suivante s'affiche :
      Changer le fournisseur de la commande
    2. Sélectionnez le fournisseur/compte cible puis cliquez sur Changer le fournisseur dans la commande.
      Les événements suivants se produisent :
      • La ligne de commande actuelle est clôturée.
      • Une nouvelle ligne de commande est créée pour le nouveau fournisseur/compte cible.
      • La nouvelle ligne de commande est associée à l'inventaire de la ligne de commande clôturée.
      • La nouvelle ligne de commande passe au statut En Révision à partir duquel l'opérateur peut mettre à jour la nouvelle ligne de commande avec les nouvelles informations, conformément aux informations échangées avec le nouveau fournisseur cible.
    Pour plus d'informations sur la modification des détails du compte fournisseur, voir la vidéo Changer le fournisseur dans une commande (3:13 mins).

    Renouvellements contrôlés par le fournisseur

    Pour éviter tout travail en double, en renouvelant simultanément l'abonnement fournisseur et la ligne de commande récurrente correspondante dans Alma, vous pouvez permettre à un fournisseur de mettre automatiquement à jour une ligne de commande une fois l'abonnement renouvelé de son côté. À l'heure actuelle, cette option est disponible pour les abonnements renouvelables ProQuest (RenewMe) et EBSCO (EBSCONET). 
    Pour activer cette fonctionnalité pour les abonnements renouvelables ProQuest, veuillez contacter l'assistance client ProQuest RenewMe à l'adresse e-renewals@proquest.com.
    Pour activer cette fonctionnalité pour les abonnements renouvelables EBSCONET, veuillez contacter l'équipe d'assistance d'intégration EBSCO à l'adresse ils-ediservices@ebsco.com.
    Pour configurer les renouvellements contrôlés par le fournisseur :
    1. Générez la clé API. Pour cela, consultez le réseau des développeurs.
      Ajouter/Modifier la clé API
    2. Donnez votre clé API au fournisseur pour lui permettre d'apporter des mises à jour à la ligne de commande dans Alma.

    3. Lorsque le processus de renouvellement est terminé, la ligne de commande Alma correspondante est automatiquement mise à jour avec :

      • Prix
      • La (prochaine) date de renouvellement
      • Note de renouvellement - remplie avec les informations de renouvellement envoyées par le fournisseur.
    Les clients EBSCONET peuvent personnaliser les champs dans la ligne de commande Alma qui seront mis à jour lors du renouvellement.
     
     
    Pour les renouvellements ProQuest, les utilisateurs peuvent lancer le renouvellement d'abonnement RenewMe depuis Alma :
    1. Une fois la fonctionnalité activée par l'assistance client ProQuest RenewMe, accédez à la page Détails fournisseur->Intégrations système, puis cochez la case Renouveler dans le système fournisseur.
      Détails fournisseur
    2. Quand l'intégration Renouveler dans le système fournisseur est activée, toutes les lignes de commande récurrentes qui sont associées au fournisseur affichent le bouton Renouveler dans le système fournisseur sur la page Détails de la ligne de commande. Cliquez sur le bouton Renouveler dans le système fournisseur.
    3. Un formulaire ProQuest RenewMe, qui contient le numéro de ligne de commande Alma s'ouvre (dans un autre onglet du navigateur). Cliquez sur Continuer pour accéder à la page de paiement RenewMe. Pour plus d'informations sur la méthode de renouvellement de l'abonnement sur ProQuest, consultez le site du programme RenewMe.

    Lorsque le processus de renouvellement est terminé, la ligne de commande Alma correspondante est automatiquement mise à jour avec :

    • Prix
    • La (prochaine) date de renouvellement
    • Note de renouvellement - remplie avec les informations de renouvellement envoyées par le fournisseur.
    Ce processus peut également être lancé à partir de la notification par e-mail du fournisseur, envoyée régulièrement à votre institution.
    Une indication concernant la ligne de commande correspondante est affichée sur le formulaire de renouvellement du fournisseur. Si aucun numéro de ligne de commande n'est affiché, la ligne de commande n'est pas renouvelée dans Alma.

    Si vous ajoutez un nouvel abonnement sur la plateforme du fournisseur et une nouvelle ligne de commande correspondante dans Alma, vous devez contacter le fournisseur et indiquer le numéro de la ligne de commande à associer à l'abonnement.

     
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