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    Gérer les licences et les modifications

    Traduisible
    Pour consulter les licences et les avenants de licence, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Gestionnaire des licences
    • Sélectionneur
    • Opérateur des achats
    • Gestionnaire des achats
    Pour gérer les licences et les avenants de licence, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Gestionnaire des licences
    Beaucoup de ressources électroniques nécessitent des licences des fournisseurs qui pourvoient les ressources. Alma vous permet d'entrer des informations de licence à titre d'information et de suivi.
    Vous pouvez entrer des informations de licence et des avenants. Vous associez une licence avec une ressource électronique activée dans votre inventaire local sur la page Rechercher dans le répertoire (voir Rechercher dans le RépertoireRechercher dans Alma) ou sur la page Résumé de la ligne de commande du flux de travail d'achat (Voir Créer une ligne de commande manuellement).
    • La fonctionnalité d'Alma ne change pas selon les informations de licence, sauf si vous commandez des ressources électroniques gérées par la Zone réseau dans un réseau collaboratif ; voir Ajouter une licence de négociation. Alma ne restreint pas l'accès aux ressources si une licence n'est pas présente ou si elle expire.
    • Alma supporte DLF-ERMI et ONIX-PL pour gérer les licences. Pour plus de détails sur la manière d'installer des licences ONIX-PL, voir Ajouter des licences formatées ONIX-PL
    Gérez les licences sur la page Licences et modifications (Acquisitions > Infrastructure des acquisitions > Licences).
    Page Licences et modifications
    En sélectionnant Tout dans le filtre Statut, Alma affiche uniquement les licences ayant le statut Actif ou Ébauche. Pour consulter les licences supprimées, sélectionnez Supprimé dans le filtre.

    Ajouter une licence

    Si vous utilisez des licences dans un réseau collaboratif mettant en place une Zone réseau, voir Ajouter une licence de négociation.
    Pour ajouter une licence :
    1. Sur la page Licences et modifications (Acquisitions > Infrastructure des acquisitions > Licences), cliquez sur Ajouter une licence.
      La page Sélectionner le processus de création de la licence apparaît. C'est la première page de l'assistant de création de licence.
      Sélectionner le processus de création de la licence
    2. Sélectionnez Manuellement et cliquez sur Suivant.
      Pour plus d'informations sur la manière d'ajouter une licence à partir d'un fichier ONIX-PL, voir Ajouter des licences formatées ONIX-PL.
    3. L'onglet Sommaire s'ouvre sur la page Détails de la licence.
      Onglet Sommaire - Page Détails de la licence
      Quand vous créez une licence pour la première fois, l'onglet Inventaire est renseigné uniquement si vous associez la licence à une ressource électronique qui est activée dans votre inventaire local (voir Gérer les collections électroniques).
    4. Entrez le nom et le code de la licence, et sélectionnez la date à laquelle elle est active. Ces champs sont obligatoires.
    5. Configurez les champs facultatifs suivants :
      Détails de la licence (Champs supplémentaires)
      Champ Description
      Statut de la licence Le statut de la licence. Les valeurs sont :
      • Active– La licence est activée et en cours d'utilisation
      • Supprimée – Marque la licence comme supprimée. Les licences supprimées peuvent être réactivées en sélectionnant Actions > Modifier dans la liste d'actions de ligne et en changeant la valeur du statut de la licence. Ceci n'est pertinent que pour mettre à jour une licence existante.
      • Ébauche – La licence est créée mais pas en cours d'utilisation
      • Expiré
      • Retiré
      Concédant de licence Un fournisseur à associer à la licence.
      Une licence peut être liée à un fournisseur seul.
      Signé par L'utilisateur qui a approuvé la licence.
      Inscrit La date à laquelle la licence a été approuvée par l'utilisateur ci-dessus.
      Signature secondaire par L'utilisateur qui est l'approbateur secondaire de la licence.
      Signature secondaire le La date à laquelle la licence a été approuvée par le signataire secondaire.
      Date de début La date de début.
      Date de fin La date de fin.
      Localisation de la licence La localisation physique d'une licence imprimée.
      Les valeurs sont configurées dans la table de code Emplacement de stockage de licence (voir Configurer des emplacements de stockage de licence).
      Statut de révision de licence Le statut de révision de la licence. Les valeurs possibles sont :
      • Accepté – La licence a réussi la révision et est prête à être utilisée.
      • En révision – La licence est en cours de révision par la bibliothèque/l'institution.
      • En attente – Licence dont la révision n'a pas encore commencé.
      • Rejeté – La licence a été jugée inacceptable. Elle ne peut pas être utilisée, mais sa notice est conservée dans le système.
      Vous pouvez également configurer un statut de révision de licence supplémentaire, si nécessaire. Pour plus d'informations, voir Configurer des statuts de révision de licence.
      Ces valeurs sont indiquées à titre informatif uniquement.
      Licence URI L'URI où une licence électronique est disponible.
      Agent de licence Un fournisseur supplémentaire est une organisation (comme un agent d'abonnement) ou individu facilitant une transaction de licence pour le compte d'au moins une des parties.
      Les fonctions possibles de l'agent comprennent d'agir comme un intermédiaire dans des négociations (avec ou sans frais pour ces services), comme un fournisseur acceptant le paiement du produit, ou comme preneur de licence nommé pour un accord particulier.
    6. Dans l'onglet Termes de licence, configurez les termes de la licence, tels que ses conditions d'utilisation, ses restrictions, et ses droits perpétuels. Pour plus d'informations concernant ces conditions, voir Liste des types de termes de licence.
      Les sections et les champs de cet onglet représentent un sous-ensemble de l'ensemble complet. Un Administrateur des Acquisitions peut configurer les champs qui apparaissent et dans quel ordre ; pour plus d'informations, voir Configurer l'ordre des sections et Gestion des Termes de Licence.
      Onglet Termes de licence - Page Détails de terme de licence
    7. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les informations que vous avez entrées et pour retourner sur la page Licences et modifications.

    Ajouter un avenant à une licence

    Vous pouvez créer des avenants pour des licences existantes, ce qui modifie les propriétés de la licence de base. Les avenants ajoutés à une licence outrepassent la licence de base.
    Si vous créez un avenant, vous devez modifier le code de la licence, car il est unique à chaque licence/avenant. Vous ne pouvez pas ajouter d'avenant aux avenants.
    Pour modifier une licence :
    1. Sur la page Licences et modifications (Acquisitions > Infrastructure des acquisitions > Licences), sélectionnez Actions > Créer un avenant dans la liste d'actions de ligne pour la licence que vous souhaitez modifier. L'onglet Sommaire s'ouvre sur la page Détails de la licence.
      Page Détails de la licence – Avenant
    2. Entrez un nom et un code de licence unique pour la licence modifiée.
    3. Modifiez les champs restants dans cet onglet selon vos besoins. Pour plus d'informations sur ces champs, voir Ajouter une licence.
    4. Dans l'onglet Termes de licence, modifiez les champs de la licence modifiée, selon vos besoins.
      Page Détails de terme de licence - Onglet Termes de licence
      • Cliquez sur Restaurer la sélection pour restaurer les valeurs sélectionnées (c'est-à-dire, les valeurs dont la case correspondante est cochée) à leur valeur originale.
      • Le côté droit de la page contient une des valeurs que vous verrez après avoir enregistré et réouvert l'avenant.
        • (Base) – La valeur provient du paramètre dans la licence.
        • (Avenant) – La valeur est unique à l'avenant et ne provient pas du paramètre dans la licence.
    5. Dans l'onglet Inventaire, consultez les bouquets actifs associés à la licence/l'avenant et les bouquets historiques qui n'y sont plus associés.
      Les licences peuvent être associés à des bouquets soit en cherchant dans le répertoire (voir Rechercher dans le RépertoireRechercher dans Alma) ou depuis la page Résumé de la ligne de commande du flux de travail d'achat (voir Créer manuellement une ligne de commande).
    6. Dans l'onglet Lignes de commande, consultez les lignes de commande liées à la licence. Pour plus d'informations sur les actions pour chaque ligne de commande, voir Rechercher des lignes de commande.
      Pour plus d'informations sur comment lier des lignes de commande clôturées ou annulées à une licence, voir la vidéo Lier des lignes de commande clôturées/annulées à des licences (1:10 min).
    7. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les informations saisies concernant l'avenant et retourner sur la page Licences et modifications.

    Modifier des Licences ou Avenants

    Vous pouvez modifier une licence ou des informations d'avenant.
    Pour modifier une licence ou un avenant :
    1. Sur la page Licences et modifications (Acquisitions > Infrastructure des acquisitions > Licences), sélectionnez Actions > Supprimer dans la liste d'actions de ligne pour une licence ou un avenant. L'onglet Sommaire s'ouvre sur la page Détails de la licence. Voir Ajouter une licence.
    2. Mettez ces champs à jour si nécessaire. Pour plus d'informations sur ces champs, voir Ajouter une licence.
    3. Dans l'onglet Conditions de licence, mettez à jour les champs utilisés pour définir les conditions de la licence ou de l'avenant, selon vos besoins. Pour plus d'informations sur ces champs, voir Ajouter une licence.
    4. Dans l'onglet Inventaire, consultez les bouquets actifs associés à la licence/l'avenant et les bouquets historiques qui n'y sont plus associés.
    5. Dans l'onglet Lignes de commande, consultez les lignes de commande liées à la licence. Pour plus d'informations sur les actions pour chaque ligne de commande, voir Rechercher des lignes de commande.
    6. Si vous êtes en train de modifier une licence, vous pouvez exécuter les actions suivantes sur des avenants dans l'onglet Avenants:
      • Ajouter un avenant – Cliquez sur Ajouter un avenant pour ouvrir la page Détails de la licence et ajouter un nouvel avenant (voir Ajouter un avenant à une licence)
      • Modifier la licence/l'avenant – Sélectionnez Actions > Modifier dans la liste d'actions de ligne.
      • Dupliquer la licence/l'avenant – Sélectionnez Actions > Dupliquerdans la liste d'actions de ligne.
      • Supprimer la licence/l'avenant – Sélectionnez Actions > Supprimer dans la liste d'actions de ligne.
    7. Dans l'onglet Historique, consultez les modifications apportées aux licences. Plus d'informations, voir Onglet HistoriqueOnglet Historique.
      Historique de Licence
      • Sélectionnez Modifications de licence pour afficher les modifications de la licence.
      • Sélectionnez Modifications des conditions de licence pour afficher les modifications des conditions de la licence.
      • Dans un réseau collaboratif mettant en place une Zone réseau, sélectionnez Modifications de la négociation pour afficher les changements aux négociations de la licence.
      Quand une licence est créée pour la première fois, il n'existe pas d'historique de données.
    8. Dans l'onglet Notes, ajoutez, mettez à jour ou supprimez des notes pour la licence ou l'avenant. Pour plus de détails, voir Onglet Notes Onglet Notes.
    9. Dans l'onglet Pièces jointes, ajoutez, mettez à jour ou supprimez des pièces jointes pour la licence ou l'avenant. Pour plus de détails, voir Onglet Pièces jointes Onglet Pièces jointes.
    10. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications que vous avez apportées à la licence ou à l'avenant.
    Pour plus d'informations sur les améliorations relatives aux licences, voir la vidéo Onglet Historique des nouvelles licences et autres améliorations relatives aux licences (3:41 mins).

    Supprimer des licences ou modifications

    Vous ne supprimez pas réellement une licence. À la place, vous pouvez changer le statut d'une licence ou d'un avenant en le faisant passer à Supprimé. Une licence supprimée peut toujours être associée à une ligne de commande.
    Pour marquer une licence ou un avenant comme supprimé :
    Sur la page Licences et modifications (Acquisitions > Infrastructure des acquisitions > Licences), sélectionnez Actions > Supprimer dans la liste d'actions de ligne pour une licence ou un avenant puis cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue du message de confirmation.

    Ajouter des licences formatées ONIX-PL

    Vous pouvez intégrer des Informations En ligne eXchange pour les Licences de Publication (ONIX-PL) avec les normes de licence qui se conforment aux normes de la Digital Library Federation (DLF). Alma convertit les champs du fichier XML ONIX-PL vers les champs ayant le modèle de licence basé sur DLF, tel que décrit dans les tables suivantes.

    Conversion des Champs ONIX vers Alma

    Si un des termes suivants existe dans le fichier ONIX, Alma convertit le champ avec la valeur Oui.
    Champs Alma convertis vers Oui
    Champ ONIX Champ Alma
    Section Conditions générales :
    AllRightsReserved Tous droits réservés
    DatabaseProtectionOverride Clause dérogatoire de protection des données
    StatutoryRightsAffirmation Clause d'usage raisonnable
    ClickThroughOverride Indicateur de clause de modification par "click through"
    ConfidentialityOfUserData Indicateur de confidentialité des renseignements utilisateur
    LicenseeIndemnity Clause d'indemnisation par le preneur de licence
    LicensorIntellectualPropertyWarranty Indicateur de garantie de propriété intellectuelle
    UCITAOverride Indicateur de clause de dérogation UCITA
    Section des Conditions d'Approvisionnement :
    ComplianceWithAccessibilityStandards Indicateur de respect des principes d'accessibilité
    CompletenessOfContent Indicateur de clause d'exhaustivité du contenu
    ConcurrencyWithPrintVersion Indicateur de clause de concordance avec la version imprimée
    Si un des termes suivants existe dans le fichier ONIX, Alma convertit le texte du champ de l'identifiant href du fichier ONIX vers le champ Alma.
    Champs identifiant href ONIX vers Alma
    Champ ONIX Champ Alma
    Section Conditions générales :
    ApplicableCopyrightLaw Réglementation applicable en matière de droit d'auteur
    GoverningLaw Loi applicable
    ActionOnTermination Exigences de fin de contrat
    Section Conditions d'approvisionnement :
    ContentWarranty Garantie de contenu
    ServicePerformanceGuarantee Garantie de disponibilité
    Si un des termes suivants existe dans le fichier ONIX, Alma convertit le champ avec l'ENUM approprié (Autorisé/ Interdit/Muet/ Non-interprété/ Non Applicable).
    ONIX vers Alma - ENUM
    Champ ONIX Champ Alma
    Section Conditions d'utilisation :
    SupplyCopy Partage entre scientifiques
    PrintCopy Copie imprimée
    Les champs convertis depuis ONIX-PL reçoivent les attributs et caractéristiques (tels que l'Ordre et si un champ apparaît ou non dans la licence elle-même) des champs DLF, tel que configuré par l'Administrateur des Acquisitions Alma. Un champ qui a été converti depuis ONIX-PL vers Alma peut ne pas apparaître dans la licence même s'il est utilisé, en fonction des réglages du champ DLF vers lequel le champ ONIX-PL est converti.
    Les champs existant dans le fichier XML ONIX-PL mais pas dans Alma sont stockés dans le fichier XML original téléchargé depuis la bibliothèque.
    Pour plus d'informations sur le chargement des licences formatées ONIX-PL, voir la vidéo Charger des licences formatées ONIX-PL (7:33 mins).

    Créer et configurer une licence depuis ONIX-PL

    Vous pouvez télécharger le fichier XML ONIX-PL et créer une licence en fonction de ses caractéristiques.
    Pour créer une licence Alma à partir d'une licence formatée ONIX-PL :
    1. Sur la page Licences et modifications (Acquisitions > Infrastructure des acquisitions > Licences), cliquez sur Ajouter une licence.
      La page Sélectionner le processus de création de la licence apparaît. C'est la première page de l'assistant de création de licence.
      Sélectionner le processus de création de la licence
    2. Sélectionnez Depuis fichier ONIX-PL et cliquez sur Suivant.
      La page Créer une licence depuis un fichier page apparaît.
      Champs requis pour nouvelle licence
    3. Entrez un nom et un code pour la licence.
    4. Cliquez sur le dossier dans le champ Télécharger le fichier, naviguez vers le fichier de téléchargement ONIX-PL, sélectionnez-le, et cliquez sur Télécharger.
      Alma télécharge le fichier et affiche l'onglet Résumé de la page Détails de licence.
    5. Complétez les informations manquantes (voir Ajouter une Licence) et cliquez sur Enregistrer .
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