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    Configurer des règles de révision des commandes

    Traduisible
    Pour configurer les règles de révision des commandes, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Administrateur des acquisitions
    • Administrateur général du système
    Les règles de révision des commandes définissent les règles qui s'appliquent aux lignes de commande créées par le processus d'import EOD (voir Importer des notices à l'aide d'un profil d'import) ou l'API Créer une ligne de commande (voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/apis/acq).
    Ces règles s'appliquent seulement aux lignes de commande créées automatiquement ; les lignes de commande créées manuellement passent le processus de révision si vous cliquez sur Commander maintenant ou Enregistrer et continuer, ou demeurent En révision si vous ne le faites pas (par exemple, si vous cliquez sur Enregistrer).
    Une règle de révision des commandes par défaut est vérifiée en première instance. Cette règle n'a pas de paramètre de configuration et peut seulement être activée (Vrai) ou désactivée (Faux), comme suit :
    • Vrai – Toutes les lignes de commande sont envoyées en révision.
    • Faux – S'il n'y a pas d'autre règle, la ligne de commande n'est pas envoyée en révision et continue à l'emballage. Dans le cas contraire, les règles restantes sont vérifiées pour voir si la ligne de commande est envoyée en révision.
    Plus d'une règle additionnelle peut être configurée, mais une seule règle est appliquée : la première règle dont les critères sont remplis est appliquée et les règles restantes ne sont pas vérifiées. Alma vérifie les règles de la commande dans l'ordre où elles sont listées dans la Liste des Règles de Commandes (voir la figure ci-dessous). Si toutes les règles sont vérifiées et qu'aucune d'entre elles ne s'applique à la ligne de commande, la ligne de commande n'est pas envoyée en révision et continue à l'emballage.
    Chaque règle de révision des commandes peut être activée ou désactivée. Par défaut, chaque nouvelle règle est activée.
    Configurez les règles de révision des commandes sur la page Règles de révision des commandes (Acquisitions > Configuration des acquisitions > Menu de configuration > Acquisitions > Commandes > Règles de révision des commandes).
    Page Règles de révision des commandes
    Les actions suivantes peuvent être effectuées sur cette page :

    Ajouter des règles de révision des commandes

    Vous pouvez ajouter une nouvelle règle de révision des commandes à l'institution. Ces règles s'appliquent seulement aux lignes de commande créées automatiquement. Les règles ajoutées à l'institution s'appliquent à toutes les bibliothèques au sein de l'institution.
    Pour ajouter une nouvelle règle de révision des commandes :
    1. Sur la page Règles de révision des commandes, cliquez sur Ajouter une règle. La page Éditeur de règles de révision des commandes s'ouvre.
      Pour créer une copie d'une règle de révision de commande existante, sélectionnez Actions > Dupliquer dans la liste d'actions de ligne .
      Page Éditeur de règles de révision des commandes
    2. Dans la zone Éditeur de règles de révision des commandes, spécifiez un nom (requis) et une description (facultative) pour la nouvelle règle.
    3. Dans la zone Paramètres d'entrée, sélectionnez dans les listes prédéfinies les informations requises décrites dans la table suivante.
      Une règle s'applique à une ligne de commande seulement si les conditions stipulées dans la règle sont satisfaites, et qu'aucune règle préalable ne s'appliquait.
      Paramètres d'entrée des Règles de révision des commandes
      Paramètre Description
      Code d'assertion Le type d'alerte générée. Un code d'assertion doit être spécifié pour que les règles d'achat soient invoquées. Ces alertes peuvent s'afficher lorsque vous créez ou enregistrez une ligne de commande manuellement (voir Créer une ligne de commande manuellement), lors de l'import de notices EOD (voir Importer des notices à l'aide d'un profil d'import) ou lors de l'utilisation de l'API (voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/apis/acq).

      Les valeurs possibles sont :
      • Possède déjà un inventaire – L'exemplaire de ligne de commande existe déjà dans votre inventaire.
      • Commandes actives dupliquées – L'exemplaire de la ligne de commande fait déjà partie d'une autre commande active.
        Dans ce cas, lors de l'enregistrement d'une ligne de commande, le message Il existe une commande active n° <numéro de commande> pour cette ressource s'affiche dans la boîte de dialogue de confirmation.
      • La collection électronique existe déjà dans le répertoire – La collection électronique de la ligne de commande existe déjà dans le répertoire.
      • La ressource électronique n'a pas été activée – La ressource électronique de la ligne de commande n'a pas été activée. Cette alerte peut s'afficher après l'envoi de la ligne de commande.
      • Fonds de différents registres – Les fonds stipulés dans la ligne de commande appartiennent à des registres différents.
      • Statuts de facturation – Pas en service.
      • Les exemplaires existent déjà dans le répertoire – L'exemplaire physique existe déjà dans le répertoire. En d'autres termes, la commande concerne une notice bibliographique qui possède déjà un inventaire physique.
      • Des informations obligatoires sont manquantes ou erronées – Les informations incluses dans la ligne de commande sont soit insuffisantes, soit incorrectes.
      • Pas complètement reçue – La ligne de commande n'a pas été complètement reçue. Par exemple, trois exemplaires ont été commandés mais seuls deux sont arrivés. Si vous ne vous attendez pas à recevoir les exemplaires restants et que vous souhaitez clôturer la ligne de commande, mettez à jour la ligne de commande afin qu'elle indique le nombre réel d'exemplaires reçus. La ligne de commande peut ensuite être clôturée.
      • Des réclamations en cours existent pour cette ligne de commande – Pas en service.
      • Ligne de commande en retard – La date de réception prévue de cette ligne de commande est dépassée. La ligne de commande apparaîtra sur la page Réclamations.
      • Ligne de commande créée par EOD – La ligne de commande a été créée à l'aide d'un fichier EOD.
      • Ressource commandée précédemment annulée – La ligne de commande faisait précédemment partie d'une commande qui a été annulée. La ligne de commande est désormais liée à la notice bibliographique au lieu de l'exemplaire. Si vous voyez ce message dans l'interface utilisateur, vous devez lier la ligne de commande à un exemplaire.
      • Limite de prix atteinte – Le prix de la ligne de commande est plus grand qu'une valeur spécifiée (10000 par défaut). Ce nombre peut être personnalisé à l'aide du paramètre assertion_over_po_line_price. Pour plus de détails, voir Configurer d'autres paramètres. Cette alerte peut s'afficher après l'envoi de la ligne de commande.
      • Une décision d'achat existe – Une décision a été prise par le Gestionnaire des tests d'acheter l'exemplaire de la ligne de commande.
      • Statut de réception – Pas en service.
      • La date de rappel est arrivée – La date de rappel de report (si elle existe) pour la ligne de commande (située sur la page Révision reportée) est arrivée.
      • Date de renouvellement ultérieure à la date de fin d'abonnement – La date de renouvellement de la ligne de commande est ultérieure à date de fin d'abonnement. La ligne de commande pour le renouvellement figure dans la liste de tâches En attente de renouvellement Si vous voyez ce message dans l'interface utilisateur, clôturez la ligne de commande ou mettez à jour sa date de renouvellement.
      • Le code statistique est manquant – Le code statistique n'a pas été entré pour la ligne de commande. Le code statistique apparaît dans la partie Détails de la ligne de commande sur l'onglet Résumé. Le code statistique est souvent utilisé comme partie intégrante du processus de création du rapport pour Alma Analytique.
      • L'abonnement est inactif – La date de réception prévue de la ligne de commande est dépassée, mais aucune réclamation n'a été faite sur la ligne de commande. Cette alerte peut s'afficher après l'envoi de la ligne de commande.
      • La notice bibliographique est abrégée – La notice est abrégée et doit être étendue/remplacée. Vous verrez ce message moins souvent si vous abaissez le seuil de niveau de notice abrégée. Voir le paamètre brief_level dans la section Configurer d'autres paramètres (Gestion des ressources).
      • La notice bibliographique fait partie d'une collection/d'un ensemble – La notice fait partie d'une collection. Cela peut indiquer qu'une ligne de commande de type monographie a été utilisée pour la notice bibliographique d'une revue/d'un périodique.
      Mode d'acquisition La méthode utilisée pour acquérir l'article. Voir Configurer des modes d'acquisition.
      Code fournisseur
      Sélectionnez le fournisseur auquel appliquer la règle.
      Si un Code fournisseur est laissé vide, n'importe quel code fournisseur répondra aux critères pour la règle.
      Type de ligne de commande Le type d'achat (par exemple, livre imprimé, matériel audiovisuel, etc.). Voir Activer/Désactiver des types de ligne de commande.
      Type de source
      Le processus qui a créé la ligne de commande. Les options disponibles sont :
      • Exemplaire de sélection
      • Import EOD
      • Import pour mise en rayon
      • API
      • Demande d'achat
      • N'importe lequel
    4. Dans la zone Paramètres de sortie, sélectionnez Vrai si vous voulez que la ligne de commande s'arrête au point manuel de révision dans le flux de travaux d'achat (voir Réviser des lignes de commande) et attendre la révision d'un Opérateur des achats. Si vous ne voulez pas qu'une ligne de commande qui répond aux critères stipulés dans la règle soit soumise à une révision manuelle, sélectionnez Faux.
    5. Cliquez sur Enregistrer. La règle apparaît en bas de la liste des règles à la page Règles de révision des commandes.

    Modifier la règle de révision des commandes par défaut

    Pour plus d'informations à propos de la règle de révision des commandes par défaut, voir ci-dessus. La règle d'achat par défaut est vérifiée avant que tout utilisateur ne crée des règles. Les paramètres de sortie de la règle de révision des commandes par défaut sont définis sur Faux. Vous pouvez modifier cette règle de révision des commandes par défaut.
    Pour modifier la règle de révision des commandes par défaut :
    1. Sur la page Règles de révision des commandes sous Règle par défaut, cliquez sur Modifier. La Page Règles de révision des commandes apparaît.
      Page Éditeur de règles de révision des commandes
    2. Dans la section Éditeur de règles de révision des commandes, vous pouvez modifier le nom de la règle par défaut et la description.
    3. Dans la section Paramètres de sortie, sélectionnez le résultat Par défaut.
    4. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
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