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    Configurer des règles d'approbation de facture

    Traduisible
    Pour configurer des règles d'approbation de facture, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Administrateur des acquisitions
    • Administrateur général du système
    Les règles d'approbation de facture déterminent si une facture nécessite une approbation manuelle. Plusieurs règles peuvent être configurées, mais une seule est appliquée. La première règle dont les critères sont remplis est appliquée et les règles restantes ne sont pas vérifiées. Alma applique les règles activées dans l'ordre dans lequel elles sont listées dans la Liste des règles. Voir Factures en cours d'approbation.
    Une règle d'approbation de facture par défaut définit la procédure d'approbation qui s'applique aux factures lorsqu'aucune règle d'approbation n'est satisfaite. Cette règle n'a pas de paramètre de configuration et peut uniquement être activée (Vrai) ou désactivée (Faux), comme suit :
    • Vrai – Indique que si aucune règle d'approbation n'est satisfaite, la facture est quand même envoyée pour approbation.
    • Faux – Indique que si aucune règle d'approbation n'est satisfaite, la facture n'est pas envoyée pour approbation.
    Chaque règle d'approbation de facture peut être soit activée soit désactivée. Par défaut, chaque nouvelle règle est activée.
    Vous pouvez configurer les règles d'approbation de facture sur la page de Règles d'approbation de facture (Acquisitions > Configuration des acquisitions > Menu de configuration > Factures > Règles d'approbation).
    Page Règles d'approbation de facture
    Les actions suivantes peuvent être effectuées sur cette page :
    • Ajouter une règle d'approbation de facture (voir Ajouter une règle d'approbation de facture)
    • Modifier une règle d'approbation de facture (sélectionnez Actions > Modifier)
      Sur la page Règle d'approbation de facture, utilisez les flèches de Déplacement vers le haut et de Déplacement vers le bas pour définir l'ordre des règles d'approbation de facture. Cet ordre est important car Alma appliquera la première règle (activée) dont les paramètres d'entrée sont satisfaits.
    • Modifier la règle d'approbation de facture par défaut (voir Modifier la règle d'approbation de facture par défaut)
    • Supprimer une règle d'approbation de facture (sélectionnez Actions > Supprimer)
    • Désactiver une règle d'approbation de facture (cliquez sur la coche jaune à gauche de la règle d'approbation de facture)

    Ajouter une règle d'approbation de facture

    Vous pouvez ajouter une nouvelle règle d'approbation de facture à l'institution. Si vous définissez une nouvelle règle d'approbation de facture pour l'institution, elle s'applique à toutes les bibliothèques au sein de l'institution.
    Chaque règle d'approbation de facture peut être soit activée soit désactivée. Par défaut, chaque nouvelle règle est activée.
    Pour ajouter une nouvelle règle d'approbation de facture :
    1. Sur la page Règles d'approbation de facture, cliquez sur Ajouter une règle. La page Éditeur de règles d'approbation de facture s'ouvre.
      Pour créer une copie d'une règle d'approbation de facture existante, sélectionnez Actions > Dupliquer. Une fois la règle copiée, vous pouvez la modifier si besoin.
      invoice_approval_rules.png
      Page Éditeur de règles d'approbation de facture
    2. Sous l'Éditeur de règles d'approbation de facture, précisez un nom (requis) et une description (facultatif) pour la nouvelle règle.
    3. Sous la section Paramètres d'entrée, sélectionnez dans les listes prédéfinies les informations requises décrites dans le tableau suivant.
      L'opérateur booléen contrôle les paramètres dans une seule règle. Cela signifie que la règle s'applique à une facture uniquement si les conditions stipulées dans la règle sont satisfaites et qu'aucune règle préalable n'a été appliquée.
      Paramètres d'entrée des Règles d'approbation de facture
      Paramètre Description
      Code d'assertion Le type d'alerte générée. Pour une liste des valeurs possibles, voir Paramètres d'entrée des Règles d'approbation de facture.
      Code fournisseur Sélectionnez le fournisseur auquel vous souhaitez appliquer la règle.
      Si un code fournisseur est laissé vide, n'importe quel code fournisseur répondra aux critères pour la règle.
      Numéro de ligne de facture Le numéro de ligne de facture.
      Options du formulaire de création de facture Le processus qui a créé la facture.
    4. Sous la section Paramètres de sortie, sélectionnez Vrai si vous voulez arrêter la facture au point d'approbation manuel dans le flux de travail de facturation (voir Factures en cours d'approbation) et attendez l'approbation de la part d'un gestionnaire des factures. Si vous ne voulez pas qu'une facture répondant aux critères stipulés dans la règle soit soumise à une approbation manuelle, sélectionnez Faux.
    5. Cliquez sur Enregistrer. La règle que vous avez définie est visible en bas de la liste des règles sur la page des Règles d'approbation de facture.
      Page Règles d'approbation de facture
    6. Utilisez les flèches de Déplacement vers le haut et de Déplacement vers le bas pour définir l'ordre des règles d'approbation de facture. Cet ordre est important car Alma appliquera la première règle (activée) dont les paramètres d'entrée sont satisfaits.

    Modifier la règle d'approbation de facture par défaut

    Une règle d'approbation de facture par défaut définit l'action à prendre lorsqu'aucune des règles d'approbation de facture n'est satisfaite. Les paramètres de sortie de la règle d'approbation de facture par défaut sont Faux. Vous pouvez modifier la règle d'approbation de facture par défaut si besoin.
    Pour modifier la règle d'approbation de facture par défaut :
    1. Sur la page Règles d'approbation de facture, sous la section Règle par défaut, cliquez sur Modifier. La page de l'Éditeur de règles d'approbation de facture s'ouvre.
      Page Éditeur des règles d'approbation de facture par défaut
    2. Sous l'Éditeur de règle d'approbation de facture, modifiez le nom et la description de la règle par défaut, si besoin.
    3. Dans la section Paramètres de sortie, sélectionnez la règle dans de la liste déroulante pour l'activer (Vrai) ou la désactiver (Faux).
    4. Cliquez sur Enregistrer. Les détails de la règle par défaut modifiée sont affichés sur la page Règles d'approbation de facture.
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