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    Gérer les utilisateurs

    Traduisible
    Pour gérer les utilisateurs, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Gestionnaire des utilisateurs
    • Administrateur des utilisateurs
    Pour un aperçu détaillé de la création et de la gestion des utilisateurs dans Alma, voir Aperçu de la gestion des utilisateurs dans Alma.
    Vous gérez les utilisateurs sur la page Rechercher et gérer les utilisateurs (Administration > Gestion des utilisateurs > Rechercher et gérer les utilisateurs).
    Page Rechercher et gérer les utilisateurs
    La page Rechercher et gérer les utilisateurs contient des onglets (Personnel, Public, Contact et Tout) qui vous permettent de filtrer la liste des utilisateurs en fonction du type de notice utilisateur. Vous pouvez également filtrer la liste des utilisateurs en utilisant les listes déroulantes de filtre sous les onglets de catégorie ou vous pouvez utiliser Rechercher pour faire une recherche sur un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs spécifique.
    La table suivante décrit les colonnes sur la page Rechercher et gérer les utilisateurs.
    Page Rechercher et gérer les utilisateurs - Descriptions Colonne
    Nom de colonne Description
    Nom Le nom de l'utilisateur. Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page Détails utilisateur (voir Modifier des utilisateurs).
    Type de compte
    • Interne – Un utilisateur dont les détails utilisateur essentiels sont gérés dans le système (par exemple, le nom d'utilisateur, le mot de passe, les informations de contact, etc).
    • Externe – Les utilisateurs sont créés par migration à partir d'un système externe. Les détails utilisateur essentiels sont gérés dans un système externe et peuvent être consultés dans Alma.
    Type de notice
    (affiché uniquement dans l'onglet Tout)
    Si l'utilisateur est du type :
    • Professionnel
    • Public
    • Contact
    Catégorie La catégorie de traitement de l'utilisateur. Par exemple, Opérateur des acquisitions, Catalogueur ou Gestionnaire.
    Une catégorie de traitement de l'utilisateur définit la position de l'utilisateur dans la bibliothèque. Les catégories de traitement sont des collections de profils de rôles, qui sont elles-mêmes des collections de rôles. Les catégories de traitement vous permettent d'attribuer plusieurs rôles à la fois aux utilisateurs, donc vous n'avez pas à configurer les rôles individuellement pour chaque utilisateur (voir Configurer des catégories de traitement).
    Groupe utilisateur
    (non affiché dans l'onglet Contact)
    Le groupe d'utilisateurs de l'utilisateur, tel que Faculté, Lecteur, etc.
    Statut Si l'utilisateur est Actif ou Inactif.
    Date d'expiration Alma fait la distinction entre l'authentification, qui consiste à déterminer si un utilisateur est légitime, et l'autorisation, qui consiste à déterminer ce que l'utilisateur peut faire dans le système.
    Ce champ est lié à l'authentification, qui est distincte de l'autorisation. Des utilisateurs internes, qui sont authentifiés par Alma, peuvent échouer à l'authentification si leur compte est inactif ou expiré. Des utilisateurs externes (qui sont authentifiés en dehors d'Alma tel que par un système LDAP) doivent être rejetés par le système d'authentification s'ils n'ont pas le droit d'utiliser les services. S'ils sont authentifiés par le système, Alma vérifie les actions autorisées en fonction du rôle de l'utilisateur, comme décrit ci-dessous.
    Les autorisations sont gérées dans Alma en fonction des rôles de l'utilisateur. Un rôle, les droits qu'il inclut, le périmètre du rôle et sa date d'expiration déterminent l'autorisation de l'utilisateur pour n'importe quelle action. Comme pour n'importe quel autre rôle, le rôle du lecteur est utilisé pour vérifier l'autorisation du lecteur pour des actions et services concernant le lecteur.
    Les conditions d'utilisation vis-à-vis de l'inscription utilisateur (définies sur la page Menu de configuration des services aux usagers > Services aux usagers - exemplaires physiques > Règles et conditions d'utilisation) vous permettent de configurer la règle Période de renouvellement de prêt du lecteur ainsi que d'autres règles relatives à la manière dont les lecteurs sont enregistrés au bureau de prêt. Pour plus d'informations, voir Configurer des conditions générales d'utilisation.
    Après avoir défini les conditions d'utilisation vis-à-vis de l'inscription utilisateur, attribuez les Conditions d'utilisation par groupe d'utilisateurs sur la page Règles d'enregistrement des utilisateurs (Menu de configuration de la gestion des utilisateurs > Rôles et enregistrement > Règles d'enregistrement des utilisateurs). Pour plus d'informations, voir Configurer les règles d'enregistrement d'un utilisateur.
    Blocages
    (non affiché dans l'onglet Contact)
    S'il y a ou non des blocages sur l'utilisateur.
    Notes S'il y a ou non des notes pour l'utilisateur.
    Les tâches de gestion des utilisateurs supplémentaires incluent :

    Ajouter des utilisateurs

    Vous pouvez ajouter de nouveaux utilisateurs internes à partir de n'importe quel onglet sur la page Rechercher et gérer les utilisateurs. Vous pouvez modifier des utilisateurs existants sur la page Rechercher et gérer les utilisateurs dans l'onglet concerné (Personnel, Public ou Contact) ou dans l'onglet Tout.
    Les utilisateurs sont normalement gérés en tant qu'utilisateurs externes par un système externe, tel que le Système d'information étudiant. Les notices sont alors synchronisées avec Alma à l'aide du Profil d'intégration utilisateur. Les utilisateurs internes peuvent être définis dans Alma (à l'aide de la procédure plus bas) pour les utilisateurs qui ne sont gérés dans aucun système externe. Par exemple, les utilisateurs internes peuvent être définis pour des lecteurs de la communauté qui ne sont pas étudiants ou anciens étudiants. Pour une explication détaillée de la gestion des utilisateurs dans Alma, voir Réseau de développement.
    Pour ajouter un nouvel utilisateur :
    Le fait d'ajouter un nouvel utilisateur via le menu Gestion des utilisateurs > Rechercher et gérer des utilisateurs depuis l'interface d'Alma vous permet d'ajouter un utilisateur de type Interne (voir la table Page Rechercher et gérer les utilisateurs - Descriptions Colonne ci-dessus). Les mots de passe sont facultatifs pour les utilisateurs internes.
    Lorsque vous créez un compte utilisateur à l'aide du bouton Inscription d'un nouvel usager sur la page Prêt/Retour > Gérer les services aux lecteurs, il est également possible d'inscrire des utilisateurs externes.
    1. Sur la page Rechercher et gérer les utilisateurs (Administration > Gestion des utilisateurs > Rechercher et gérer les utilisateurs), cliquez sur Ajouter un utilisateur.
      • Sur l'onglet Tout, vous êtes invité à sélectionner le type de notice (Personnel, Public ou Contact).
      • Sur n'importe quel autre onglet, le type de notice est automatiquement sélectionné selon l'onglet.
      Ce qui suit est un exemple de la page Gestion utilisateur rapide qui s'affiche pour les types de notices Personnel ou Public.
      Gestion utilisateur rapide - Types de notices Personnel ou Public
    2. Saisissez les informations suivantes :
      Champs de la page Gestion utilisateur rapide
      Section Champ Description
      Information utilisateur Prénom (obligatoire) Le prénom de l'utilisateur
      Deuxième prénom Le deuxième prénom de l'utilisateur
      Nom de famille (obligatoire) Le nom de famille de l'utilisateur
      L'identifiant principal (obligatoire)
      Le code principal identifiant l'utilisateur ; doit être unique à travers l'institution. Peut être utilisé durant les activités qui nécessitent un identifiant, telles que les prêts/retours, la recherche d'un utilisateur, la synchronisation des utilisateurs à partir d'un système externe, etc. Pour plus de détails sur les identifiants, voir https://developers.exlibrisgroup.com...ser-management.
      Il est possible que vous deviez saisir un identifiant principal dans un format précis. Voir le paramètre primary_identifier_regex dans la section Configurer d'autres paramètres.
      Cliquez sur Générer pour créer l'identifiant principal automatiquement (voir Configurer la génération d'identifiant utilisateur ). Cette option apparaît seulement si pin_number_method est activé ; voir Configurer d'autres paramètres.
      Titre Un titre d'utilisateur
      Code PIN Un numéro à quatre chiffres qui sert de mot de passe pour l'utilisateur pour se connecter à une borne automatique de prêt (Configurer la configuration corbeille SIP2). Saisissez un nombre manuellement ou cliquez sur Générer pour générer un code PIN. Le code PIN est envoyé par email.
      La création de code PIN est disponible uniquement si le paramètre pin_number_method dans la Table de conversion des paramètres client de la configuration de l'utilisateur est activé et défini sur fourDigit. Pour plus d'informations, voir Configurer d'autres paramètres.
      Catégorie de traitement Le poste de l'utilisateur dans la bibliothèque. Par exemple, Catalogueur, Opérateur de bureau de prêt, etc.
      Chaque catégorie de traitement contient un profil avec les rôles attribués à l'utilisateur, de sorte que vous n'avez pas à configurer les rôles individuellement pour chaque utilisateur.
      Sélectionnez la catégorie de traitement dans la liste déroulante prédéfinie. Pour configurer les catégories de traitement, voir Configurer des catégories de traitement.
      Description catégorie Une description textuelle libre des traitements de l'utilisateur, en fonction de la catégorie de traitement qui lui est attribuée.
      Sexe Le sexe de l'utilisateur
      Groupe utilisateur
      (non requis pour Contacts)
      Le groupe de l'utilisateur, si existant
      Campus Le campus de l'utilisateur
      URL d'un site web Le site internet de l'utilisateur, s'il en a un
      Langue préférée La langue pour les échanges email (menu déroulant pré-configuré par Ex Libris). Afin qu'un courrier électronique soit envoyé dans la langue sélectionnée, la langue doit être activée dans la Table de conversion Langues de l'institution. Pour plus de détails, voir Configurer des langues de l'institution.
      Statut Actif ou Inactif
      Date du statut (uniquement pour Modifier) La date de dernière modification du statut de l'utilisateur
      Date de naissance La date de naissance de l'utilisateur
      Date d'expiration La date estimée de départ de l'utilisateur de l'institution. Pour plus d'informations, voir Date d'expiration.
      Date d'élimination La date à laquelle l'utilisateur sera éliminé. Pour plus d'informations sur l'élimination des utilisateurs , voir Éliminer des utilisateurs).
      Bibliothèque PEB Une bibliothèque PEB responsable des demandes de partage de ressource engagées par cet utilisateur. Pour configurer les bibliothèques PEB, voir Gérer les institutions et les bibliothèques . Lorsque plus d'une bibliothèque PEB est configurée, la sélection d'une valeur fait apparaître un nouveau champ Bibliothèque PEB. Vous pouvez attribuer jusqu'à cinq bibliothèques PEB différentes pour traiter les demandes de partage de ressource d'un lecteur.
      Lorsque plusieurs bibliothèques PEB sont sélectionnées, elles apparaissent dans le champ Pour la bibliothèque sur l'onglet Obtenir de Primo, en fonction de la valeur du paramètre ill_item_creation_lib_code dans la Table de conversion des paramètres client (voir Configurer d'autres paramètres).
      Lorsqu'aucune valeur n'apparaît dans ce champ, la bibliothèque mentionnée par défaut comme valeur du paramètre ill_item_creation_lib_code est utilisée.
      Lors de la modification de ce champ pour un utilisateur existant, la nouvelle valeur de ce champ n'est pas outrepassée pendant une mise à jour SIS/Utilisateur API.
      Niveau catalogueur
      Le niveau catalogueur
      Ce champ s'affiche uniquement si les droits de catalogage sont activés pour votre institution ; voir Droits de catalogage.
      Lettres de lecteur sélectionnées Cliquez pour activer ou non les notifications pour l'utilisateur. Cochez ou décochez la case à côté de chaque notification suivant que vous voulez l'activer ou la désactiver pour l'utilisateur. Pour plus d'informations, voir Configurer l'abonnement aux avis de la bibliothèque.
      Envoyer Message
      Cette liste déroulante inclue une liste de courriers électroniques disponibles, selon la configuration, qui peuvent être envoyé au lecteur sur demande. Sélectionnez un courrier électronique, ensuite cliquez sur le bouton Envoyer ou, dans le cas d'un courrier Général, cliquez sur le bouton Composer pour entrer le texte du courrier électronique.
      Les lettres disponibles sont :
      • Courrier général - Lorsque vous sélectionnez Courrier général et que vous cliquez sur le bouton Composer, une fenêtre popup s'affiche pour saisir un courrier électronique sans structure prédéfinie. Remplissez tous les champs puis cliquez sur Envoyer l'email.
      • Courrier connexion sociale - Un courrier électronique qui contient l'information pour activer l'accès à Primo/Alma à travers les réseaux sociaux est envoyé à l'utilisateur. Ceci apparaît si un Profil d'intégration est défini pour un réseau social. Le code de la lettre est SocialLoginInviteLetter.

      Pour plus d'informations, sur la configuration des profils d'intégration, voir Configurer des profils d'intégration.

      Pour plus d'informations sur les lettres, voir Configurer des lettres Alma.

      Créé par (uniquement pour Modifier) L'administrateur qui a créé cet utilisateur
      Mis à jour par (uniquement pour Modifier) L'administrateur qui a modifié cet utilisateur en dernier
      Informations sur la gestion des utilisateurs
      (non requis)
      Mot de passe Une unique chaîne d'identification utilisée pour vous connecter à Alma et/ou Primo (voir https://developers.exlibrisgroup.com...ser-management). Tant que ce mot de passe reste inchangé dans Primo, il demeure valide à la fois pour Alma et pour Primo. Il est possible que vous deviez saisir un mot de passe dans un format précis. Voir le paramètre password_regex dans la section Configurer d'autres paramètres.
      Vérifier le mot de passe Re-saisissez le mot de passe.
      Forcer la modification du mot de passe à la prochaine connexion Choisissez si l'utilisateur spécifié doit changer son mot de passe à la prochaine connexion dans Alma (valable uniquement pour Alma).
      Adresses email Types d'email Sélectionnez un type d'email :
      • Secondaire (personnel/lecteur uniquement)
      • Réclamation (contact uniquement)
      • Commande (contact uniquement)
      • Paiement (contact uniquement)
      • Professionnel
      • Retours (contact uniquement)
      • Travail
      Adresse électronique L'adresse email de l'utilisateur Il se peut que vous deviez saisir une adresse mail dans un format précis. Voir le paramètre email_regex dans la section Configurer d'autres paramètres.
      Adresses Types d'adresse Sélectionnez un type d'adresse de correspondance :
      • Réclamation (personnel/lecteur uniquement)
      • Domicile
      • Commande (personnel/lecteur uniquement)
      • Paiement (personnel/lecteur uniquement)
      • Retours (personnel/lecteur uniquement)
      • Travail
      Entrez les coordonnées détaillées dans les champs suivants dans cette section :
      • Rue - Il se peut que vous deviez saisir une rue dans un format précis. Voir les paramètres address_lineX_regex dans la section Configurer d'autres paramètres.
      • Ville
      • État/Province
      • Code postal - Il se peut que vous deviez saisir un code postal dans un format précis. Voir les paramètres postal_code_regex dans la section Configurer d'autres paramètres.
      • Pays
      Numéros de téléphone Types de téléphone Sélectionnez un type de numéro de téléphone :
      • Fax de réclamation (contact uniquement)
      • Téléphone de réclamation (contact uniquement)
      • Domicile
      • Téléphone portable
      • Bureau
      • Fax de commande (contact uniquement)
      • Fax du bureau (personnel/lecteur uniquement)
      • Fax du paiement (contact uniquement)
      • Téléphone du paiement (contact uniquement)
      • Fax des retours (contact uniquement)
      • Téléphone des retours (contact uniquement)
      Numéro de téléphone Le numéro de téléphone de l'utilisateur. Il se peut que vous deviez saisir un numéro de téléphone dans un format précis. Voir le paramètre phone_regex dans la section Configurer d'autres paramètres.
    3. Sélectionnez une des options suivantes :
      • Cliquez sur Enregistrer. Le nouvel utilisateur est enregistré et s'affiche sur la page Rechercher et gérer les utilisateurs.
      • Cliquez sur Enregistrer et continuer. La page Détails utilisateur s'affiche, sur laquelle vous pouvez configurer des détails supplémentaires concernant l'utilisateur dans les onglets affichés. Continuez avec l'étape 4.
    4. Ajoutez des détails utilisateur comme décrit dans chacun des sujets suivants :
      • Les onglets Identifiants et Blocages ne sont pas disponibles pour les types d'enregistrement Contact.
      • L'onglet Amendes/Frais est disponible uniquement si un rôle de Lecteur a été attribué à l'utilisateur (voir Gérer des rôles utilisateur ).
      • Les informations de démérites pour un utilisateur sont affichées pour les utilisateurs Alma ayant le droit VIEW_DEMERITS_TAB_PRIVILEGE. Ce droit n'est disponible qu'au statut désactivé pour les rôles suivants : Opérateur de bureau de prêt, Opérateur de bureau de prêt - Limité, Gestionnaire de bureau de prêt, Opérateur des services aux usagers, Gestionnaire des services aux usagers, Administrateur des services aux usagers. Pour activer ce droit pour l'un de ces rôles, contactez le support d'Ex Libris.
    5. Cliquez sur Enregistrer. Les nouveaux détails utilisateur mis à jour sont enregistrés et la page Rechercher et gérer des utilisateurs s'affiche.
      Si vous ajoutez un utilisateur qui a le même prénom, nom, et date de naissance qu'un utilisateur existant, un message d'avertissement s'affiche.

    Ajouter des informations de contact de l'utilisateur

    Vous pouvez ajouter les informations de contact suivantes pour un utilisateur.
    • Adresses – Les adresses peuvent être utilisées pour recevoir des matériels demandés lors de la sélection de l'option Adresse alternative dans le champ Lieu de livraison sur la page Demandes PEB sortantes (voir Ajouter une demande manuellement).
    • Numéros de téléphone – Pour les types d'enregistrement Contact, au moins un numéro de téléphone doit être ajouté. Les numéros de téléphone qui sont marqués comme SMS préféré lors de la modification du numéro de téléphone reçoivent les notifications SMS.
    • Adresses email – Pour les types d'enregistrement Personnel et Public, au moins une adresse électronique doit être ajoutée. Les adresses email sont utilisées pour recevoir des lettres de notification Alma (voir Configurer des lettres Alma ).
    • Les types de téléphone/d'email que vous pouvez choisir (à titre informatif) dépendent du type d'utilisateur pour lequel vous définissez les numéros de téléphone/adresses email. Pour plus d'informations, voir Types d'email dans la table ci-dessus.
    • Pour les profils d'intégration, les types de téléphone/d'email suivants peuvent être sélectionnés (à titre informatif uniquement) : Gestion des erreurs et Général. Pour plus d'informations sur la configuration des notifications email, voir Configurer les notifications email pour des traitements planifiés.
    Lors de l'ajout des informations de contact de l'utilisateur, vous pouvez indiquer Préféré pour un numéro de téléphone, une adresse ou une adresse email spécifique, ce qui signifie qu'il/elle sera utilisé(e) par défaut dans le système. Cependant, dans certains scenarii de notification au lecteur, vous pouvez sélectionner un numéro de téléphone, une adresse ou une adresse email sans que ce soit le paramètre Préféré.
    Le menu Actions sur chaque ligne des informations de contact vous permet de modifier, supprimer ou dupliquer la ligne d'informations.
    Pour ajouter des informations de contact vis-à-vis d'un utilisateur, cliquez sur l'onglet Informations de contact sur la page Détails utilisateur et suivez la procédure décrite ci-dessous.
    Page Détails utilisateur – Onglet Informations de contact
    Pour ajouter des informations de contact :
    1. Dans l'onglet Informations de contact, cliquez sur Ajouter une adresse, Ajouter un numéro de téléphone ou Ajouter une adresse email. La boîte de dialogue correspondante s'affiche.
    2. Entrez les détails du contact, comme demandé.
      Notez que la Date de début et la Date de fin sont là uniquement à titre d'information. La Date de début est la date à partir de laquelle l'adresse est pertinente et la Date de fin est la date après laquelle l'adresse n'est plus adaptée. Pour changer ces dates, cliquez dans la case et sélectionnez une nouvelle date dans la fenêtre popup Calendrier.
      Quand vous travaillez avec un utilisateur externe, la case Ajouter en tant qu'externe apparaît. Sélectionnez cette option pour ajouter les informations de contact en tant que donnée externe écrasée au cours de la synchronisation SIS. Si vous ne sélectionnez pas cette case, les informations de contact sont ajoutées en tant que donnée interne et elles ne seront pas écrasées au cours de la synchronisation SIS. Pour plus d'informations, voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/user-management/sis.
    3. Enregistrez les détails dans l'onglet Informations de contact comme suit :
      • Cliquez sur Ajouter pour enregistrer les détails et ajouter des entrées supplémentaires.
      • Cliquez sur Ajouter et fermer pour enregistrer les détails de l'adresse et quitter la boîte de dialogue.
      Lors de la sauvegarde de données externes, une coche verte s'affiche dans la colonne Données externes.

    Ajouter des identifiants utilisateur

    L'onglet Identifiants n'est pas disponible pour les types d'enregistrement Contact.
    En plus du nom d'utilisateur de l'usager, des identifiants peuvent être associés à un utilisateur, tel qu'un identifiant d'étudiant, un code-barres, un lien vers une photographie de l'utilisateur, etc.
    Le menu Actions sur chaque ligne des informations identifiant vous permet de modifier, supprimer ou dupliquer la ligne d'informations.
    Pour ajouter des identifiants à un utilisateur, cliquez sur l'onglet Identifiants sur la page Détails utilisateur et suivez la procédure décrite ci-dessous.
    Page Détails utilisateur – Onglet Identifiants
    Pour ajouter des identifiants :
    1. Sur l'onglet Identifiants, cliquez sur Ajouter un identifiant. La boîte de dialogue Ajouter un identifiant apparaît.
    2. Dans la liste déroulante Type d'identifiant (prédéfinie par un administrateur d'Ex Libris), sélectionnez le type d'identifiant requis.
    3. Dans le champ Valeur, entrez une valeur pour l'identifiant. Si cela est configuré, la valeur de l'identifiant peut être validée selon un format prédéfini (défini par un administrateur d'Ex Libris). Veuillez noter que la valeur d'identifiant doit être unique dans toute l'institution.
    4. Entrez une note pour l'identifiant dans le champ Note, si nécessaire.
      Quand vous travaillez avec un utilisateur externe, la case Ajouter en tant qu'externe apparaît. Sélectionnez cette option pour ajouter l'identifiant en tant que donnée externe écrasée au cours de la synchronisation SIS. Si vous ne sélectionnez pas cette case, l'identifiant est ajouté en tant que donnée interne et ne sera pas écrasé au cours de la synchronisation SIS. Pour plus d'informations, voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/user-management/sis.
    5. Enregistrez l'identifiant dans l'onglet Identifiants en choisissant l'une des options suivantes :
      • Cliquez sur Ajouter pour enregistrer les détails de l'identifiant et ajouter des identifiants supplémentaires.
      • Cliquez sur Ajouter et fermer pour enregistrer les détails de l'identifiant et quitter la boîte de dialogue Ajouter un identifiant.
    • Le caractère unique des identifiants dépend de la manière dont l'institution a défini son unicité.
    • Lors de l'enregistrement de données externes, une coche verte s'affiche dans la colonne Données externes.

    Ajouter des notes à des utilisateurs

    Vous pouvez joindre des notes internes ou externes aux détails de l'utilisateur dans l'onglet Notes. Les notes indiquées pour les différents types de note (par exemple, Adresse, Prêt, Bibliothèque, Registraire) sont affichées dans l'onglet Notes utilisateur sur la page Services aux lecteurs (voir Page Services aux lecteurs – Onglet Prêts dans la section Gérer les services aux lecteurs), et dans Primo sur la page Blocages & Messages dans l'onglet Mon compte.
    L'ordre arbitraire dans lequel les notes sont affichées dans l'onglet Notes utilisateur sur la page Services aux lecteurs ne peut être contrôlé.
    Le menu Actions sur chaque ligne des notes vous permet de modifier, supprimer ou dupliquer la note.
    Pour ajouter des notes à un utilisateur, cliquez sur l'onglet Notes sur la page Détails utilisateur et suivez la procédure décrite ci-dessous.
    Page Détails utilisateur – Onglet Notes
    Pour ajouter des notes :
    1. Dans l'onglet Notes, cliquez sur Ajouter une note. La boîte de dialogue Ajouter une note est affichée.
    2. Saisissez le texte de la note dans le champ Note.
    3. Dans la liste déroulante Type (prédéfinie par un administrateur d'Ex Libris), sélectionnez un type de note. Notez que les types de notes ne sont là qu'à titre informatif et n'ont aucun but fonctionnel dans Alma.
    4. Sélectionnez Usager consultable pour permettre à l'utilisateur de voir les notes.
      Quand vous travaillez avec un utilisateur externe, la case Ajouter en tant qu'externe apparaît. Sélectionnez cette option pour ajouter la note en tant que donnée externe écrasée au cours de la synchronisation SIS. Si vous ne sélectionnez pas cette case, la note est ajoutée en tant que donnée interne et ne sera pas écrasée au cours de la synchronisation SIS. Pour plus d'informations, voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/user-management/sis.
    5. Enregistrez la note dans l'onglet Notes comme suit :
      • Cliquez sur Ajouter pour enregistrer les détails de la note et ajouter des notes supplémentaires.
      • Cliquez sur Ajouter et fermer pour enregistrer les détails de la note et quitter la boîte de dialogue Ajouter une note.
      Quand une note a été ajoutée via l'onglet Notes, une coche s'affiche dans la colonne Notes sur la page Rechercher et gérer les utilisateurs pour l'utilisateur approprié.
    Lors de l'enregistrement de données externes, une coche verte s'affiche dans la colonne Données externes.

    Bloquer des utilisateurs

    L'onglet Blocages n'est pas disponible pour les utilisateurs de type Contact.
    Vous pouvez bloquer des utilisateurs pour qu'ils n'utilisent plus les services de la bibliothèque en ajoutant des blocages. Les blocages sont des restrictions des droits d'un utilisateur et indiquent qu'un problème, tel que des amendes, des prêts impayés ou des retours en retard à répétition, est associé à l'utilisateur. Un utilisateur bloqué ne peut plus effectuer d'actions sur les exemplaires dans la bibliothèque, comme l'emprunt, le renouvellement de prêt, etc. Les blocages qui peuvent être attribués à un utilisateur sont configurés sur la page Table de conversion Définitions des blocages utilisateurs (voir Configurer des définitions et descriptions des blocages de l'utilisateur).
    Notez que des exemplaires ou des utilisateurs sont également bloqués en fonction d'autres conditions ; voir Configurer des préférences de blocage.
    Le menu Actions sur chaque ligne de blocage vous permet de modifier, supprimer ou dupliquer le blocage.
    Pour ajouter des blocages à un utilisateur, cliquez sur l'onglet Blocages sur la page Détails utilisateur et suivez la procédure décrite ci-dessous.
    Pour ajouter des blocages à un utilisateur :
    1. Dans l'onglet Blocages, cliquez sur Ajouter un blocage. La boîte de dialogue Ajouter un blocage apparaît.
    2. Dans la liste déroulante Description du blocage (prédéfinie par un administrateur Ex Libris), sélectionnez un blocage.
    3. Inscrivez une note pour le blocage dans le champ Note, si nécessaire.
      Lorsque vous travaillez avec un utilisateur externe, la case Ajouter en tant qu'externe apparaît. Sélectionnez cette option pour ajouter le blocage en tant que donnée externe (celle-ci sera écrasée au cours de la synchronisation SIS). Si vous ne cochez pas cette case, le blocage est ajouté en tant que donnée interne et ne sera pas écrasé au cours de la synchronisation SIS. Pour plus d'informations, voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/user-management/sis.
    4. Enregistrez le blocage dans l'onglet Blocage, comme suit :
      • Cliquez sur Ajouter pour enregistrer les détails du blocage et ajouter un blocage additionnel.
      • Cliquez sur Ajouter et fermer pour enregistrer les détails du blocage et fermer la boîte de dialogue Ajouter un blocage.
      Lorsqu'un blocage est ajouté via l'onglet Blocages, une coche s'affiche dans la colonne Blocages sur la page Rechercher et gérer les utilisateurs pour l'utilisateur en question.
    Lors de la sauvegarde de données externes, une coche verte s'affiche dans la colonne Données externes.

    Attribuer des amendes/frais aux utilisateurs

    L'onglet Amendes/Frais est accessible uniquement aux utilisateurs ayant le rôle Lecteur.
    Il vous permet de prélever des amendes et/ou des frais aux utilisateurs.
    User Details Page - Fines and Fees tab.png
    User Details Page - Fines and Fees tab.png
    Page Détails utilisateur – Onglet Amendes/Frais
    La section Résumé des amendes et frais affiche les détails des amendes et des frais prélevés aux utilisateurs, notamment ceux qui sont actifs, contestés ou dont le montant a été prélevé.
    La section Détails des amendes et frais liste les détails des transactions des amendes et des frais prélevés aux utilisateurs.
    Alma vous permet de mettre à jour l'administrateur financier institutionnel, de manière régulière, avec les amendes et les frais prélevés par l'utilisateur et gérés par le système. Pour activer la communication avec l'administrateur financier, vous devez configurer un profil de système externe d'Administrateur financier dans Alma. Pour plus de détails, voir Systèmes d'administrateur financier.
    Le menu Actions sur chaque ligne de blocage vous permet de renoncer à ou de contester des frais ou une amende (voir Renoncer ou contester des amendes ou frais des utilisateurs). Pour permettre de renoncer à des frais ou une amende (y compris un crédit), vous devez vous assurer que les amendes/frais spécifiques sont configurés comme pouvant être abandonnés sur la page Table de conversion Définition du type d'amende/de frais (voir Configurer le comportement des amendes/frais).
    Un utilisateur peut payer des amendes ou des frais à un bureau de prêt qui a été configuré pour recevoir des paiements. Pour plus d'informations concernant le traitement des amendes et des frais, voir la procédure Recevoir des paiements d'amendes et de frais.
    Quand vous payez ou renoncez à une amende ou à des frais, le créateur de la transaction est le bureau de prêt (indiqué dans le champ Actuellement à en haut de la page). Si aucun bureau de prêt n'est mentionné dans ce champ, le créateur de la transaction est indiqué en tant que Absent du bureau.
    Vous pouvez lier une amende/des frais à un exemplaire spécifique, soit lors de la création de l'amende/des frais ou après leur création (voir Associer une amende/des frais existants à un exemplaire plus bas).
    Pour plus d'informations sur l'attribution d'une amende/de frais à un exemplaire spécifique, voir la vidéo Associer des frais à un inventaire (2:56 mins).
    Pour ajouter une amende/des frais :
    1. Dans l'onglet Amendes/Frais, cliquez sur Ajouter une amende ou des frais. La boîte de dialogue Ajouter une amende ou des frais apparaît.
    2. Dans la liste déroulante Type de frais prédéfinie, sélectionnez le type d'amende/de frais.
    3. Dans le champ Montant des frais, renseignez le montant des frais.
    4. Dans le champ Code-barres exemplaire, recherchez l'exemplaire auquel vous voulez ajouter les frais, si nécessaire.
      Lors de l'ajout d'un code-barres, l'amende/les frais sont associés à l'exemplaire spécifié par le code-barres. L'exemplaire et le code-barres s'affichent sur l'onglet Amendes/Frais sur la page Détails utilisateur.
    5. Dans le champ Commentaire, saisissez un commentaire sur les amendes/frais.
      Si vous sélectionnez le type de frais Crédit, le champ Commentaire est obligatoire ; vous devez entrer un motif associé au crédit dans le champ Commentaire.
    6. Enregistrez les amendes ou les frais dans l'onglet Amendes/Frais comme suit :
      • Cliquez sur Ajouter pour enregistrer les détails de l'amende ou des frais et ajouter des amendes ou des frais supplémentaires.
      • Cliquez sur Ajouter et fermer pour enregistrer les détails de l'amende ou des frais puis fermer la boîte de dialogue Ajouter une amende ou des frais.
      Le Solde actif est mis à jour avec le montant des amendes ou des frais ajoutés.
    Pour associer une amende ou des frais existants à un exemplaire :
    1. Sur l'onglet Amendes et frais de la page Détails utilisateur, sélectionnez Actions > Modifier le lien vers l'exemplaire pour une amende/des frais. La page Lien vers l'exemplaire apparaît.
    2. À l'aide du champ Code-barres exemplaire, recherchez l'exemplaire auquel vous voulez ajouter les frais, si nécessaire.
    3. Cliquez sur Lien vers l'exemplaire (n'apparaît pas dans l'image ci-dessus). Les valeurs des colonnes Titre et Code-barres exemplaire sur la page Détails des amendes et frais se mettent à jour en conséquence.
      Détails des amendes et frais – Exemplaire mis à jour

    Renoncer et contester des amendes ou frais des utilisateurs

    Les amendes ou les frais peuvent être abandonnés ou contestés. Pour permettre de renoncer à des frais ou une amende (y compris un crédit), vous devez vous assurer que les amendes/frais spécifiques sont configurés comme pouvant être abandonnés sur la page Table de conversion Définition du type d'amende/de frais (voir Configurer le comportement des amendes/frais).
    Une amende ou des frais contestés peuvent être abandonnés ou restaurés. Notez qu'une amende ou des frais abandonnés ne peuvent pas être restaurés.
    Notez que quand une amende ou des frais n'ont pas été payés, mais abandonnés, contestés ou exportés vers le système d'administrateur financier, leur statut par défaut est Actif. L'exécution d'une de ces actions modifiera leur statut.
    Pour renoncer à des amendes par lot, voir Renoncer à des amendes par lot.
    Une amende contestée :
    • n'est pas incluse dans le solde actif de l'utilisateur
    • n'est pas affichée sur la liste des amendes dans Primo
    • n'est pas prise en compte quand un blocage est invoqué à partir d'un montant dû.
      Par exemple :
      • Un lecteur ne peut pas emprunter d'exemplaires quand son montant dû est de 100$ ou plus
      • Le lecteur doit 100$ mais a contesté 20$ de ce montant
      • Alma constate que le lecteur doit 80$ et le blocage n'est pas invoqué
    Pour plus de détails sur la configuration des blocages d'utilisateur, voir Bloquer des utilisateurs.
    Pour renoncer à une amende ou des frais :
    1. Dans l'onglet Amendes/Frais, utilisez l'une des méthodes suivantes :
      • Cochez les cases dans la section Détails des amendes et des frais relativement à l'amende/aux frais auxquels vous souhaitez renoncer et sélectionnez Renoncer > Exécuter sous la tablecliquez sur Renoncer à la sélection au-dessus de la tableSélectionnez Actions > Renoncer pour l'amende/les frais auxquels vous souhaitez renoncer.
      La page Lever l'amende/les frais apparaît.
      Page Lever l'amende/les frais
    2. Saisissez le montant des frais auxquels vous souhaitez renoncer dans le champ Montant des frais.
    3. Dans la liste déroulante Motif de la renonciation (prédéfinie par un administrateur système, voir Configurer des raisons pour lever l'amende/les frais ), sélectionnez un motif pour renoncer aux frais.
    4. Inscrivez un texte/commentaire pour la levée de l'amende/des frais dans le champ Commentaire.
    5. Cliquez sur Renoncer. La boîte de dialogue Confirmation de renonciation s'ouvre.
    6. Cliquez sur Confirmer. Le montant de la renonciation est déduit du montant de l'amende ou des frais (dans la colonne Montant original) et le solde dû pour l'amende ou les frais dans la colonne Solde restant est réduit. Les soldes affichés dans la section Résumé des amendes et frais relativement aux Solde actif et Montant en litige sont mis à jour en conséquence.
      Pour consulter les transactions relatives à une amende ou des frais, cliquez sur le lien du montant dans la colonne Solde restant. La page Liste de transactions amendes/frais s'ouvre.
      S'il est renoncé à un exemplaire perdu, la valeur du Solde restant ne diminue pas. Au lieu de cela, le montant annulé est affiché en tant que crédit.
    7. Cliquez sur Retour pour revenir à l'onglet Amendes/Frais de la page Détails utilisateur.
    Pour contester une amende ou des frais :
    1. Sélectionnez Actions > Contester pour l'amende ou les frais que vous souhaitez contester. La page Contester l'amende/les frais s'ouvre.
    2. Inscrivez un texte/commentaire pour la contestation de l'amende/des frais dans le champ Commentaire.
    3. Cliquez sur Contester. La boîte de dialogue Confirmation de litige s'ouvre.
    4. Cliquez sur Confirmer. Les soldes affichés dans la section Résumé des amendes et frais relativement aux Solde actif et Montant en litige sont mis à jour en conséquence.
    Pour restaurer des amendes/frais :
    1. Sélectionnez Actions > Restaurer pour l'amende ou les frais que vous souhaitez restaurer. La page Restaurer une amende ou des frais s'ouvre.
      Seuls les amendes ou les frais contestés peuvent être restaurés.
    2. Inscrivez un texte/commentaire pour la restauration de l'amende/des frais dans le champ Commentaire.
    3. Cliquez sur Restaurer. La boîte de dialogue Confirmation de restauration s'ouvre.
    4. Cliquez sur Confirmer. Le montant original de l'amende ou des frais (dans la colonne Montant original) est restauré et le solde dû pour l'amende ou les frais dans la colonne Solde restant est ajusté en conséquence. Les soldes affichés dans la section Résumé des amendes et frais relativement aux Solde actif et Montant en litige sont également mis à jour.

    Travailler avec les statistiques utilisateur

    Vous pouvez joindre des informations statistiques supplémentaires à une notice d'utilisateur. Ces informations statistiques peuvent alors servir dans les rapports Analytiques. Vous pouvez configurer des catégories statistiques et des types de catégorie, puis convertissez les catégories statistiques en types de catégories dans la section Configuration de la gestion des utilisateurs (voir Configurer des catégories statistiques, Configurer des types de catégorie et Convertir des catégories statistiques en types de catégorie).
    Pour ajouter une nouvelle catégorie statistique :
    1. Sur la page Rechercher et gérer des utilisateurs (Administration > Gestion des utilisateurs > Rechercher et gérer des utilisateurs), sélectionnez Actions > Modifier pour un utilisateur, puis cliquez sur l'onglet Statistiques. La page de l'onglet Statistiques sur la page Détails utilisateur s'ouvre.
    2. Cliquez sur Ajouter une statistique. La boîte de dialogue Ajouter une statistique s'ouvre.
      Quand vous travaillez avec un utilisateur externe, la case à cocher Ajouter comme externe s'affiche. Sélectionnez cette option pour ajouter la catégorie statistique en tant que donnée externe écrasée au cours de la synchronisation SIS. Si vous ne sélectionnez pas cette coche, la catégorie statistique est ajoutée en tant que donnée interne et ne sera pas écrasée au cours de la synchronisation SIS. Pour plus d'informations, voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/user-management/sis.
    3. Dans le champ Type de catégorie, sélectionnez un type de catégorie. Les types de catégorie sont prédéfinis par un administrateur système sur la page Table de conversion Types de catégories statistiques (voir Créer des types de catégorie statistique).
    4. Sélectionnez une catégorie dans le champ Catégorie statistique, puis ajoutez une note dans le champ Note si nécessaire. Les catégories statistiques sont prédéfinies par un administrateur système dans le contexte des Catégories statistiques de la Configuration de la gestion des utilisateurs (voir Configurer des catégories statistiques).
    5. Choisissez l'une des options suivantes :
      1. Cliquez sur Ajouter pour ajouter la catégorie à l'onglet Statistiques et garder la boîte de dialogue ouverte pour activer l'ajout d'une nouvelle catégorie.
      2. Cliquez sur Ajouter et fermer pour ajouter la catégorie à l'onglet Statistiques et fermer la boîte de dialogue.
    Lors de l'enregistrement de données externes, une coche verte s'affiche dans la colonne Données externes.

    Pièces jointes de l'utilisateur

    Les pièces jointes sont affichées dans une table de l'onglet Pièces jointes. Vous pouvez en ajouter pour un utilisateur dans la section Ajouter une pièce jointe, située sous la table.
    Le menu Actions sur chaque ligne des pièces jointes vous permet de visionner (documents XML seulement), modifier, supprimer, télécharger ou renvoyer la pièce jointe.
    Pour ajouter une pièce jointe pour un utilisateur ou lui renvoyer une pièce jointe, cliquez sur l'onglet Pièces jointes sur la page Détails utilisateur et suivez la procédure décrite ci-dessous.
    Pour ajouter une pièce jointe :
    1. Cliquez sur (Parcourir) dans le champ Nom du fichier, puis sélectionnez un fichier ou indiquez l'URL de la pièce jointe dans le champ URL.
    2. Ajoutez une note dans le champ Notes, si nécessaire.
    3. Cliquez sur Ajouter une pièce jointe. La pièce jointe s'affiche dans la liste des pièces jointes sur la page Pièces jointes.
    Ces pièces jointes ne sont pas envoyées à l'utilisateur ; elles sont simplement annexées à la notice de l'utilisateur pour consultation.
    Pour renvoyer une pièce jointe de notification au lecteur :
    Si le lecteur indique qu'il n'a pas reçu de notification par email de la part d'Alma, vous pouvez renvoyer la pièce jointe à l'adresse électronique préférée du lecteur. La lettre utilisée pour le renvoir de notification est Lettre Renvoi de notification. Elle peut être configurée dans la table de code Lettre email. Pour plus d'informations sur la configuration de cette lettre, voir Configurer des lettres Alma.  The corresponding XSL is ResendNotificationLetter.xsl. Pour plus d'informations, voir Personnaliser les feuilles de style XLS des lettres
    1. Pour les pièces jointes qui ont été envoyées, vous pouvez sélectionner Actions > Renvoyer la notification pour renvoyer une notification
      Alma renvoie l'email à l'adresse électronique préférée du lecteur. Le statut s'affiche dans la partie supérieure gauche de la page.

    Ajouter des mandataires

    Vous pouvez définir un mandataire pour effectuer des prêts et des retours pour le compte d'un lecteur. Les mandataires peuvent être configurés sur la page Détails utilisateur, via l'onglet Mandataire pour. Les demandes doivent être gérées par le lecteur et non par les mandataires.
    Tous les utilisateurs peuvent être des mandataires, mais l'utilisateur pour lequel vous effectuez des actions doit être un Lecteur.
    Pour ajouter un utilisateur mandataire :
    1. Sur la page Rechercher et gérer des utilisateurs (Administration > Gestion des utilisateurs > Rechercher et gérer des utilisateurs), sélectionnez Actions > Modifier pour l'utilisateur qui doit devenir mandataire.
    2. Cliquez sur l'onglet Mandataire pour. Cliquez sur le lien Ajouter un mandataire pour.
    3. Dans le champ Mandataire pour, indiquez ou sélectionnez le lecteur pour lequel l'utilisateur actuel sera mandaté.
    4. Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
    5. Cliquez sur Enregistrer. L'utilisateur dont l'utilisateur actuel est un mandataire s'affiche dans la table de la section Proxy.
      Détails utilisateur – Onglet Mandataire pour avec résultats
    Pour emprunter ou retourner un exemplaire au nom d'un autre utilisateur :
    1. Sur la page Identification lecteur (Services aux usagers > Prêt/Retour > Gérer les services aux lecteurs), renseignez ou sélectionnez l'identifiant de l'utilisateur mandataire puis sélectionnez Utiliser un proxy.
    2. Cliquez sur OK. Le champ Mandataire pour s'affiche et propose une liste déroulante des lecteurs pour lesquels l'utilisateur actuel est un mandataire.
      Page Identification lecteur avec lecteurs mandataires
    3. Sélectionnez le lecteur approprié dans le champ Mandataire pour, puis cliquez sur OK. La page Services aux lecteurs apparaît, avec les informations sur les Prêts et les Retours pour le lecteur au nom duquel ces services sont gérés. L'utilisateur reçoit des notifications par email concernant les actions effectuées en son nom.

    Travailler avec l'historique de vérification

    Les changements apportés à la notice de l'utilisateur sont enregistrés dans l'onglet Vérification. En plus des changements de suivi effectués dans l'interface utilisateur Alma, les changements effectués par SIS, les API, les actualisation de comptes liés et le traitement Mettre à jour/Notifier les utilisateurs sont stockés. Pour accéder à l'historique de vérification, allez sur Administration > Gestion des utilisateurs > Rechercher et gérer des utilisateurs, sélectionnez Actions > Modifier pour un utilisateur et cliquez sur l'onglet Audit sous Admin > Gestion des utilisateurs > Gérer les utilisateurs, sélectionnez Actions > Modifier pour un utilisateur et cliquez sur l'onglet Audit.
    Onglet Audit pour le lecteur
    Pour plus d'informations sur l'historique de vérification de lecteur, voir la vidéo Historique des changements de notice d'utilisateur (0:51 min).

    Ajouter des images utilisateur

    Vous pouvez ajouter une photo de l'utilisateur sur la page Détails utilisateur. Cette photo doit se trouver dans un répertoire accessible sur le Web sur un serveur dédié défini dans la Table de conversion (voir Configurer d'autres paramètres). Vous pouvez utilisez un identifiant pour lier les détails de l'utilisateur à la photo (voir Ajouter des identifiants utilisateur).
    L'URL menant au répertoire du serveur où sont stockées les photos doit être renseignée dans le paramètre photo_server_url de la Table de conversion où le serveur désigné est défini. Vous devez avoir le rôle approprié pour configurer les tables de conversion.
    Vous devez configurer le paramètre photo_suffix avec l'extension de fichier pour les photos utilisateur pour vous assurer qu'elles s'affichent normalement (voir Configurer d'autres paramètres).
    Pour ajouter une image utilisateur :
    1. Copiez toutes les images des utilisateurs dans le répertoire du serveur web où elles seront stockées.
      La procédure décrite à l'étape suivante est généralement effectuée par un utilisateur ayant les permissions pour configurer la Table de conversion. Elle n'a pas à être réalisée pour chaque utilisateur pour lequel vous voulez ajouter une photographie. Une fois que les clés des paramètres photo_server_url et photo_identifier_type sont configurées, vous pouvez ignorer cette étape et passer à l'étape 3, car les mêmes clés des paramètres s'appliquent à tous les utilisateurs. Si vous modifiez l'emplacement du répertoire sur le serveur web où les images sont stockées, vous devrez modifier la clé du paramètre photo_server_url (voir Modifier des images utilisateur).
    2. Configurez la Table de conversion avec l'URL du répertoire sur le serveur Web où sont stockées les images (voir Configurer d'autres paramètres). Ce qui suit est un exemple de la Table de conversion après ajout des détails URL.
      Page Table de conversion
      • Le paramètre photo_server_url (ligne 19) est défini sur le répertoire dans lequel sont stockées les images. Notez que ce paramètre photo_server_url doit se terminer par une barre oblique (/).
      • Le paramètre photo_identifier_type (ligne 18) est défini sur Code-barres. Ce paramètre est ajouté comme type d'identifiant sur l'onglet Identifiants de la page Détails utilisateur, et sa valeur correspond au nom de l'image de l'utilisateur qui est stockée dans le répertoire défini dans la clé du paramètre photo_server_url.
    3. Cliquez sur l'onglet Identifiants sur la page Détails utilisateur. L'onglet Identifiants s'affiche.
    4. Cliquez sur Ajouter un identifiant. La boîte de dialogue Ajouter un identifiant apparaît.
    5. Dans la liste déroulante Type d'identifiant (prédéfinie par un administrateur d'Ex Libris), sélectionnez Code-barres.
      Dans cet exemple, vous sélectionnez Code-barres comme Type d'identifiant car il s'agit du nom de la clé du paramètre définie à l'étape 2. Si vous utilisez une valeur du paramètre différente lors de la définition de photo_identifier_type, sélectionnez-la ici.
    6. Dans le champ Valeur, renseignez le nom du fichier de la photographie de l'utilisateur.
    7. Indiquez une note pour l'identifiant dans le champ Note, si nécessaire. La note ajoutée ici est affichée lorsque le lecteur demande un exemplaire dans Primo.
    8. Enregistrez l'identifiant dans l'onglet Identifiants comme suit :
      • Cliquez sur Ajouter pour enregistrer les détails de l'identifiant et ajouter un identifiant supplémentaire.
      • Cliquez sur Ajouter et fermer pour enregistrer les détails de l'identifiant et sortir de l'onglet Identifiants.
      L'image utilisateur apparaît sur la page Détails utilisateur.
      Page Détails utilisateur avec image

    Modifier les images utilisateur

    Vous pouvez modifier les images utilisateur dans l'une des situations suivantes :
    • Le serveur web ou l'emplacement du dossier sur le serveur web, où les images des utilisateurs sont stockées, a changé.
      Dans ce cas, modifiez le paramètre photo_server_url dans la Table de conversion (voir Configurer d'autres paramètres).
    • L'utilisateur souhaite changer son image. Vous pouvez choisir l'une de ces deux options :
      • Attribuer à la nouvelle image un nom identique à celui de l'image actuelle et la copier dans le même répertoire du serveur web dans lequel toutes les images sont stockées. Cette action remplace l'ancienne image. Le nom de l'image étant le même, aucune autre action n'est nécessaire, et la nouvelle image est mise à jour sur la page Détails utilisateur.
      • Copier la nouvelle photographie dans le même dossier du serveur web où sont stockées toutes les photographies et modifiez sa valeur avec le nouveau nom de la photographie du paramètre Code-barres sur l'onglet Identifiants de l'utilisateur (voir Ajouter des identifiants utilisateur).
    Pour plus de détails sur les champs modifiables, voir Ajouter des images utilisateur.

    Modifier des utilisateurs

    La page Détails utilisateur vous permet de consulter et de modifier les informations de l'utilisateur comme suit :
    • Pour les utilisateurs internes, vous pouvez modifier tous les champs de la notice utilisateur.
    • Les utilisateurs externes sont maintenus dans un système externe, tel que SIS (Système d'information étudiant). Pour les utilisateurs externes :
      • Vous pouvez modifier uniquement certains champs dans l'onglet Informations générales sur la page Détails utilisateur.
      • Vous pouvez ajouter des informations de contact dans l'onglet Informations de contact, mais vous ne pouvez pas y modifier des informations.
      Pour activer la modification d'autres champs des utilisateurs externes, cliquez sur Ouvrir pour mettre à jour sur la page Détails utilisateur. Cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue. Modifiez les champs concernés si besoin puis cliquez sur Enregistrer. Notez que tout changement sur la plupart des champs sera perdu après le prochain traitement de synchronisation SIS. Cependant, Alma vous suggère de déterminer quels champs parmi les champs suivants peuvent être écrasés par le prochain traitement de synchronisation SIS. Titre, Code PIN, Catégorie de traitement, Groupe utilisateur, Campus, Langue préférée, Bibliothèques PEB, Niveau catalogueur, Lettres de lecteur sélectionnées. (Veuillez noter que ceci reste interne et n'apparaît pas dans la notice utilisateur d'une quelconque manière.)
      Un Gestionnaire des utilisateurs ou un Administrateur des utilisateurs peut modifier un utilisateur interne en utilisateur externe (et vice versa) : cliquez sur Changer le type de compte en haut de la page quand vous êtes sur l'onglet Informations générales de la page Détails utilisateur.
    Pour une explication plus approfondie des utilisateurs internes et externes dans Alma, voir le lien https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/user-management.
    Pour modifier les informations sur l'utilisateur :
    1. Sur la page Rechercher et gérer des utilisateurs (Administration > Gestion des utilisateurs > Rechercher et gérer des utilisateurs), localisez un utilisateur que vous souhaitez modifier.
    2. Sélectionnez Actions > Modifier dans la ligne de l'utilisateur, ou cliquez sur le nom de l'utilisateur. La page Détails utilisateur s'ouvre.
    3. Modifiez les informations requises sur l'onglet Informations générales. Pour plus d'informations sur la plupart des champs de cette page, voir Ajouter des utilisateurs.
      Les champs/options supplémentaires suivants apparaissent lors de la modification des utilisateurs :
      • URL d'un site web - Le site web de l'utilisateur.
      • Statut - Si l'utilisateur est Actif ou Inactif.
      • Date du statut - La date à laquelle l'utilisateur a été inscrit ou la date du dernier changement du statut de l'utilisateur.
      • Envoyer un message - Sélectionnez un type de message et cliquez sur Écrire pour ouvrir la fenêtre popup Message email, sur laquelle vous pouvez configurer un email à envoyer à l'utilisateur avec les éventuelles questions, problèmes ou notifications. Remplissez les champs puis cliquez sur Envoyer l'email.
      • Créé par - Le bibliothécaire ayant créé cet utilisateur
      • Mis à jour par - Le dernier bibliothécaire qui a mis à jour cet utilisateur
      • Désactiver toutes les restrictions d'authentification - Sélectionnez cette option pour désactiver les restrictions d'authentification par intervalle IP. Pour plus d'informations, voir Sécurité.
      • Rôles utilisateur - Voir Ajouter des rôles aux utilisateurs
    4. Pour distribuer un utilisateur de la Zone réseau aux institutions membres du réseau : cliquez sur Enregistrer et distribuer en haut de la page Détails utilisateur puis sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation. L'utilisateur est alors distribué aux institutions membres de la Zone réseau.
    5. Modifiez les informations dans les onglets suivants :
    6. Si l'utilisateur dispose du rôle Lecteur, cliquez sur le lien Gérer les activités de services aux usagers pour accéder à la page Services aux lecteurs. Pour plus de détails sur les services aux lecteurs, voir Gérer les services aux lecteurs.
      Un utilisateur avec le rôle d'Opérateur de bureau de prêt, enregistré à un bureau de prêt, peut consulter et modifier la page Services aux lecteurs. Tous les autres utilisateurs peuvent uniquement consulter cette page.
      Cliquez sur Retour pour fermer la page Services aux lecteurs et revenir sur la page Détails utilisateur.
    7. Modifiez (changez) l'image de l'utilisateur si besoin, comme décrit dans la section Modifier des images utilisateur.
    8. Cliquez sur Enregistrer. Tous les changements sont enregistrés, et vous revenez sur la page Rechercher et gérer des utilisateurs.
    Si le lecteur possède un compte sur les réseaux sociaux, un bouton Détacher du compte de réseau social s'affiche en haut de la page sur l'onglet Détails utilisateur Informations générales. Cliquez sur ce bouton pour supprimer le lien avec la connexion via un réseau social du lecteur.

    Supprimer des utilisateurs

    Vous pouvez supprimer des utilisateurs du système s'ils n'ont pas les éléments suivants :
    • Un solde dû sur leur compte
    • Des prêts impayés
    • Des lignes de commande, des commandes ou des factures attribuées
    • Des notices bibliographiques verrouillées
    • Des profils d'import attribués
    Pour supprimer un utilisateur :
    1. Sur la page Rechercher et gérer des utilisateurs (Administration > Gestion des utilisateurs > Rechercher et gérer des utilisateurs), localisez l'utilisateur dont vous souhaitez supprimez les détails. Vous pouvez parcourir la liste des utilisateurs ; vous pouvez également rechercher des utilisateurs grâce aux options de filtres sur les onglets de la page ou via la case Rechercher.
    2. Sélectionnez Actions > Supprimer pour l'utilisateur que vous voulez supprimer.
      • Si l'utilisateur peut être supprimé (voir les conditions ci-dessus), une boîte de dialogue de confirmation s'ouvre. Cliquez sur Confirmer. L'utilisateur est supprimé de la page Rechercher et gérer des utilisateurs.
      • Si l'utilisateur ne peut être supprimé (voir les conditions ci-dessus), un message, comme celui indiqué dans la boîte de dialogue Gestion de la suppression d'utilisateur ci-dessous, s'affiche.
        Boîte de dialogue Gestion de la suppression d'utilisateur
        Choisissez l'une des options suivantes :
        • Annuler – La demande de suppression est annulée.
        • Afficher l'utilisateur (applicable uniquement quand des amendes/frais sont joints à l'utilisateur) – La page Détails utilisateur s'ouvre, vous permettant de modifier les détails de l'utilisateur (voir Modifier des utilisateurs), notamment par rapport aux amendes et frais. Lors du processus de modification, si le solde du compte de l'utilisateur est mis à zéro, vous pouvez supprimer l'utilisateur en sélectionnant Actions > Supprimer.
        • Renoncer aux frais – Vous abandonnez les frais (voir Renoncer et contester des amendes ou frais des utilisateurs) et une boîte de dialogue de confirmation s'ouvre, dans laquelle vous pouvez confirmer que vous souhaitez supprimer l'utilisateur.
        • Avertir l'utilisateur (applicable uniquement quand des amendes/frais sont joints à l'utilisateur) – Un email (Lettre de suppression d'utilisateur ; voir Configurer des lettres Alma) est envoyé pour avertir l'utilisateur qu'un solde est dû sur son compte. Une copie de l'email est ajoutée à l'onglet Pièces jointes (voir Pièces jointes de l'utilisateur) sur la page Détails utilisateur.

    Désactiver des utilisateurs

    Vous pouvez désactiver les utilisateurs que vous ne voulez plus voir accéder à Alma. Ils ne sont pas supprimés du système. Vous pouvez restaurer leurs accès à Alma en les réactivant, si besoin.
    Pour désactiver et activer un utilisateur :
    1. Sur la page Rechercher et gérer des utilisateurs (Administration > Gestion des utilisateurs > Rechercher et gérer des utilisateurs), localisez l'utilisateur que vous souhaitez désactiver ou activer.
    2. Sélectionnez Actions > Désactiver ou Actions > Activer, selon vos besoins, pour l'utilisateur concerné, et cliquez sur Confirmer dans la boite de dialogue de confirmation. L'utilisateur est désactivé ou activé, et le terme approprié (Inactif ou Actif) s'affiche dans la colonne Statut pour l'utilisateur sur la page Rechercher et gérer des utilisateurs.

    Distribuer des utilisateurs

    Vous pouvez distribuer un utilisateur à toutes les institutions membres de la Zone Réseau. Pour plus d'informations, voir Distribuer des utilisateurs dans une zone réseau. Pour plus d'options sur le partage d'utilisateurs dans un réseau de services aux usagers, voir Lier des utilisateurs dans un réseau de services aux usagers.

    Déverrouiller des utilisateurs verrouillés

    Les utilisateurs qui ont saisi un mot de passe erroné cinq fois de suite sont verrouillés d'Alma. Vous pouvez les débloquer pour leur permettre de se connecter à nouveau à Alma.
    Pour déverrouiller des utilisateurs :
    1. Sur la page Rechercher et gérer des utilisateurs (Administration > Gestion des utilisateurs > Rechercher et gérer des utilisateurs), localisez l'utilisateur que vous souhaitez déverrouiller en sélectionnant Verrouillé dans le filtre Statut. Les utilisateurs verrouillés s'affichent. Déverrouillez-les en utilisant l'une des méthodes suivantes :
      • Sélectionnez Actions > Déverrouiller pour l'utilisateur verrouillé concerné.
      • Sélectionnez Actions > Modifier pour l'utilisateur verrouillé concerné puis cliquez sur Déverrouiller.
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