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    Gestion centralisée des licences pour les ressources électroniques dans une Zone réseau

    Traduisible
    Dans un réseau collaboratif tel qu'un consortium, vous pouvez négocier des licences avec des fournisseurs au nom de plusieurs institutions membres. Vous pouvez alors 1) acquérir des ressources pour le compte de toutes les institutions utilisant une licence, permettant ainsi à chaque institution de payer, tel que prévu, pour les ressources associées à cette licence et/ou 2) permettre à chaque institution membre d'acquérir ses propres ressources en utilisant une licence de négociation. Ces deux scénarios peuvent coexister.
    Dans le premier scénario, vous ajoutez une licence appelée licence de négociation. La Zone Réseau pointe vers les ressources correspondant à la licence et permet aux institutions membres de les commander en utilisant cette licence. Contrairement aux autres licences mentionnées dans Alma qui ne sont utilisées qu'à titre informatif, une licence de négociation a un effet sur le fonctionnement d'Alma : une ressource électronique gérée par la Zone réseau ne peut être commandée que si la ressource et l'institution membre sont rattachées à une licence de négociation. La ressource doit être activée dans la Zone réseau et la licence de l'institution membre doit également être active.
    Pour plus d'informations sur la commande de ressources électroniques négociées et gérées par le bureau central dans la Zone réseau, voir la vidéo Commander des ressources électroniques négociées et gérées dans la Zone réseau par membre (9:35 mins).
    Nouveau en janvier ! Les licences de négociation gérées par la Zone réseau peuvent également enregistrer le prix annuel pour des licences pluriannuelles, pour permettre une augmentation du prix chaque année. Une licence de négociation dont les dates de début et de fin dépassent un an affichera les champs Prix par année et Augmentation du prix. Lorsqu'une ligne de commande est créée pour une ressource, elle est liée à une licence pluriannuelle dans la Zone réseau et son prix sera mis à jour en fonction du prix par année pour l'institution membre. Lorsque la ligne de commande est renouvelée, le fonds est vérifié pour savoir s'il est suffisamment pourvu, en fonction des champs Prix par année et Augmentation du prix. Si le fonds ne contient pas assez d'argent, le renouvellement échoue. Si les champs Prix par année et Augmentation du prix sont laissés vides, la fonctionnalité standard s'applique. 
    Dans le second scénario, la licence est une licence gérée centralement, créée dans la Zone réseau et partagée avec les institutions membres, comme d'autres informations gérées centralement dans la Zone réseau. Ainsi, vous pouvez partager une licence standard ou une licence de négociation (une licence de négociation devient alors une licence standard au sein de l'institution membre). Dans ce scénario, chaque institution membre peut acheter des ressources et les joindre à sa copie locale de la licence.
    Au sein d'une institution membre, une licence gérée centralement est signalisée par une coche dans la colonne Partagé sur la page Licences et avenants.

    Ajouter une licence de négociation ou une licence gérée centralement

    Le rôle suivant peut ajouter une licence de négociation ou une licence gérée centralement :
    • Gestionnaire des licences (pour la Zone réseau)
    Pour ajouter une licence négociée :
    1. Connectez-vous à la Zone réseau de votre réseau collaboratif.
    2. Lors de l'ajout d'une licence (voir Ajouter une licence), le champ Type de licence apparaît dans l'onglet Sommaire de la page Détails de la licence. Pour ajouter une licence de négociation, sélectionnez Négociation dans ce champ. Remarque : Vous pouvez sélectionner Licence pour ajouter une licence standard, comme d'habitude.
      Page Détails de la licence
    3. Quel que soit le type de licence que vous avez sélectionné à l'étape précédente, vous avez la possibilité de sélectionner Licence partagée pour partager la licence avec toutes les institutions membres et leur permettre de l'utiliser, et donc d'acheter des ressources et de les joindre à leur copie locale de la licence.
    4. Lorsque vous avez rempli toutes les informations, cliquez sur Enregistrer. La licence est enregistrée et vous êtes redirigé vers la liste des licences. Si vous avez sélectionné Licence partagée, la licence sera partagée avec les institutions membres suite à l'exécution du traitement Distribuer les changements d'acquisition de réseau aux membres. Si vous partagez une licence de type Négociation de cette manière, le type de la licence est modifiée en Licence au sein de l'institution membre. Pour partager une licence manuellement, voir Distribuer les licences gérées centralement.
    5. Pour une licence de type Négociation :
      1. Sélectionnez Actions > Modifier dans la ligne des actions possibles sur la ligne pour ouvrir la licence. Sélectionnez l'onglet Détails de négociation.
        Page Détails de la licence - Onglet Détails de négociation
      2. Sur l'onglet Détails de négociation, cliquez sur Ajouter un membre. La page Résumé apparaît.
        Page Résumé
      3. Entrez une institution membre et tout autre détail concernant la licence.
        Si vous travaillez avec une licence pluriannuelle, les champs Prix par année et Augmentation du prix s'afficheront à la place du champPrix. Pour plus d'informations sur les licences pluriannuelles, voir en haut de la page.
      4. Sélectionnez le contenu spécifique à ce membre.
      5. Cliquez sur Suivant. L'étape 2 de l'assistant Ajouter une licence apparaît.
        Étape Ajouter un contact
      6. Renseignez les détails de contact du membre puis cliquez sur Enregistrer. Ajouter un contact crée un utilisateur de type contact (voir Gérer les utilisateurs).
      7. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la licence. Pour ajouter des contacts supplémentaires :
        1. Sur l'onglet Détails de négociation, modifiez l'institution (cliquez sur Actions > Modifier dans la liste des actions possibles sur la ligne).
        2. Sélectionnez l'onglet Contacts.
          Onglet Contacts
        3. Cliquez sur Ajouter un contact, renseignez les informations de la personne à contacter puis cliquez sur Enregistrer.
        4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la licence.
    Lorsque vous modifiez une institution membre, vous pouvez également ajouter des notes ou des pièces jointes via les onglets respectifs d'une licence de négociation : Notes ou Pièces jointes. Pour plus d'informations sur ces onglets, voir Onglets communs Alma.

    Distribuer les licences gérées centralement

    Lorsqu'elles sont créées ou mises à jour, les licences à gestion centralisée sont distribuées automatiquement par le traitement Distribuer les changements d'acquisition de réseau aux membres. Vous pouvez également distribuer la licence manuellement.
    Pour distribuer la licence manuellement :
    1. Sur la page Licences et avenants (Acquisitions > Infrastructure des acquisitions > Licences), sélectionnez Actions > Distribuer au membre dans la liste des actions. Cette option est uniquement affichée dans la Zone réseau des Licences gérées centralement dont le statut est défini surActif. Une liste des institutions membres s'affiche.
      licenses_and_amendments_dialog_ux.png
      Boîte de dialogue Licences et avenants
    2. Sélectionnez les membres à qui distribuer la licence, cliquez sur Soumettre, puis sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation. Le traitement Distribuer les changements d'acquisition de réseau aux membres est exécuté. Pour visionner le rapport, voir Consulter les traitements terminés.

    Lier une ressource électronique à une licence de négociation

    Commander une ressource électronique gérée de façon centralisée

    Les rôles suivants peuvent commander des ressources électroniques associées à une licence de négociation :
    • Opérations ou Gestionnaire d'inventaire (Membre de la Zone institution/d'un Consortium)
    Si une ressource électroniques activée est gérée par la Zone réseau et associée à une licence de négociation, et si votre institution est listée et active dans la licence de négociation, vous pouvez commander la ressource en question pour votre institution.
    Pour commander une ressource électronique négociée de façon centralisée :
    1. Connectez-vous à Alma en tant qu'institution membre d'un consortium.
    2. Recherchez la ressource électronique dans la Zone réseau (onglet Zone réseau). Voir Recherche dans le répertoire Effectuer une recherche dans Alma.
    3. Trouvez la ressource concernée et cliquez sur Commander dans la liste des actions possibles sur la ligne.
      Le nom et le code de votre institution s'affichent au niveau du filtre Collection "Disponible pour" et dans le champ Disponible pour.
      Le formulaire Propriétaire de la ligne de commande et Type apparaît. Voir Créer une ligne de commande manuellement.
    4. Commandez la ressource, comme décrit dans Créer une ligne de commande manuellement. Alma crée une commande d'achat pour l'institution. Cette ligne de commande est liée à l'inventaire géré de façon centralisée dans la Zone réseau. L'onglet Inventaire de la ligne de commande de la Zone institution liste l'inventaire de la Zone réseau auquel la ligne de commande est associée.