Partager des informations sur le fournisseur dans une Zone réseau
Des informations globales concernant les fournisseurs, comme leur nom, leur code et leur adresse, peuvent être partagées entre les institutions membres dans une Zone réseau. Cela évite aux institutions membres d'avoir à ajouter ces informations basiques par elles-mêmes.
La Zone réseau peut définir ces informations globales sur un fournisseur. En outre, chaque institution membre peut définir des informations générales concernant un nouveau fournisseur ou modifier les informations générales partagées sur un fournisseur existant, puis partager ces modifications avec les autres institutions de la Zone réseau. Le traitement Distribuer les changements d'acquisition réseau vers les membres s'exécute sur l'institution de la Zone réseau et distribue toutes les informations concernant le fournisseur de celle-ci vers les institutions membres. Ce traitement distribue toutes les informations sur le fournisseur ajoutées à la Zone réseau depuis la dernière date définie par le paramètre acq_distribute_changes_last_run ( Configuration > Général > Autres paramètres). Si ce paramètre est vide, ces informations sur le fournisseur dans la Zone réseau sont distribuées aux institutions membres à l'exécution du traitement.
Un fournisseur est uniquement identifié par son code. Lorsqu'un gestionnaire des fournisseurs transmet des informations sur les fournisseurs à la Zone réseau ou lorsque la Zone réseau transmet ces infomations aux institutions membres, Alma crée un nouveau fournisseur si celui-ci (et donc son code) n'existe pas. Sinon, les nouvelles informations écrasent les informations existantes pour ce fournisseur (les informations ne sont cependant pas écrasées si un fournisseur local ayant le même nom/code/code EDI existe déjà).
Chaque institution membre continue de définir des informations locales concernant les fournisseurs, comme par exemple des comptes fournisseur, des informations EDI, des fournisseurs d'accès et des interfaces fournisseur. Si un fournisseur est un fournisseur de matériel, il est partagé comme étant actif et reçoit par défaut un compte avec le même nom et le même code que le fournisseur global. Si un fournisseur n'est pas un fournisseur de matériel, il est partagé comme étant inactif et le reste dans l'institution membre jusqu'à ce que certaines informations locales (comme un compte fournisseur) soient ajoutées et que le fournisseur soit activé.
Les champs relatifs aux informations globales d'un fournisseur sont les suivants :
- Nom
- Code - Ce champ ne peut pas être modifié par une institution membre.
- Code supplémentaire
- Code du système financier
- Numéro d'identifiant fiscal national
- Soumis à la TVA
- Bibliothèques
- Devises
- Langue
- Fournisseur de matériel/Agent d'abonnement
- Fournisseur d'accès
- Concédant de licence
- Officiel
- Informations de contact - Notez que l'indication Préféré est locale.
- Adresses
- Numéros de téléphone
- Adresses email
- Adresses web
Pour plus d'informations sur la manière de travailler avec des fournisseurs partagés dans un réseau collaboratif, voir la vidéo Fournisseurs partagés dans le réseau (6:44 min).
Vous devez avoir l'un des rôles suivants pour activer le traitement Distribuer les changements d'acquisition réseau vers les membres :
- Administrateur des acquisitions
- Administrateur général du système
- Gestionnaire des fournisseurs
Pour activer le traitement Distribuer les changements d'acquisition réseau vers les membres :
- Sur la page Configuration des acquisitions (Configuration > Acquisitions > Général > Autres paramètres), définissez acq_distribution_job sur vrai.
- Vous pouvez éventuellement définir le paramètre acq_distribute_changes_last_run sur une date spécifique ; voir ci-dessus pour une description de ce paramètre.
- Cliquez sur Enregistrer.
Pour plus d'informations, voir Configurer d'autres paramètres.
- Dans la liste des traitements planifiés, activez le traitement Distribuer les changements d'acquisition réseau vers les membres. Pour plus d'informations, voir Distribuer la configuration centrale du PEB.
Sur la page Rechercher des fournisseurs (Acquisitions > Infrastructure des acquisitions > Fournisseurs), la colonne Partagé indique quels fournisseurs sont partagés par les institutions membres. Les fournisseurs nouvellement partagés sont initialement inactifs.
Colonne Fournisseur partagé
Cliquez sur Modifier pour consulter les informations globales relatives à un fournisseur partagé. Ces informations sont grisées. Vous pouvez poursuivre la modification des champs locaux, comme d'habitude.
Attributs globaux
Dans l'onglet Informations de contact, la colonne Partagé indique quelles informations sont partagées.
Détails fournisseur - Onglet Informations de contact
Pour partager des informations globales concernant un nouveau fournisseur dans la Zone réseau :
Dans une institution membre du réseau, sur la page Rechercher des fournisseurs, repérez un fournisseur local, sélectionnez Contribuer dans la liste des actions, puis cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation.
Cette opération échouera si une autre institution a déjà contribué aux informations de ce fournisseur (selon le code fournisseur). Cela peut se produire entre le moment où l'autre institution a contribué le fournisseur et le moment où la distribution est exécutée.
Pour modifier les informations générales d'un fournisseur partagé et partager ces modifications dans la Zone réseau :
- Dans une institution membre du réseau, sur la page Rechercher des fournisseurs, repérez le fournisseur concerné et cliquez sur Modifier. L'onglet Résumé de la page Détails fournisseur s'ouvre.
- Cliquez sur Modifier les attributs globaux, puis sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation. Les champs relatifs aux informations générales deviennent actifs (à l'exception du champ Code, qui ne peut être modifié).
- Faites vos modifications et cliquez sur Enregistrer. Vos modifications sont envoyées à la Zone réseau et seront distribuées à la prochaine exécution du traitement Distribuer les changements d'acquisition réseau vers les membres.
Pour marquer une entité d'informations de contact partagée (adresse, numéro de téléphone, adresse email ou adresse web) comme préférée :
Vous ne pouvez pas modifier les informations de contact partagées, dans lesquelles vous trouveriez normalement le champ Préféré pour chaque type d'entité. Sinon, si vous souhaitez configurer les informations de contact privilégiées d'un fournisseur partagé, sélectionnez Définir comme Préféré dans la liste des actions à côté de l'entité sur l'onglet Informations de contact de la page Détails fournisseur. Cette option est uniquement disponible pour les fournisseurs partagés qui ne sont pas privilégiés.
Page Détails fournisseur - Onglet Informations de contact