Gestion centralisée des lettres dans une Zone Réseau
Pour accéder à cette fonctionnalité, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
- Administrateur général du système
- Administrateur des lettres
Vous pouvez gérer les lettres dans une Zone réseau et les distribuer aux institutions membres. Pour obtenir des informations générales concernant les lettres dans Alma, voir Configurer des lettres Alma.
Les conditions suivantes s'appliquent lors de la distribution de lettres aux institutions membres :
- Par défaut, la Zone réseau passe au mode permettant de ne pas écraser les modifications de lettre et de libellés réalisées par un membre de l'institution. Quand vous sélectionnez Enregistrer et distribuer pour des lettres ou des libellés, vous pouvez écraser la valeur par défaut en sélectionnant Outrepasser la personnalisation de l'institution membre. Les modèles ne sont jamais écrasés par la Zone réseau. Le fait de sélectionner Restaurer la table de conservation des lettres dans la liste des actions sur la ligne dans l'institution membre permet à la Zone réseau de redistribuer les modifications à l'institution. Dans ce cas, Restaurer restaure momentanément la lettre originale (prédéfinie) mais cette lettre sera écrasée par la lettre configurée par la Zone réseau la plus récente lors de la prochaine distribution.
- Si l'administrateur de la Zone réseau arrête la distribution, les lettres sur les institutions membres ne sont pas restaurées à leurs valeurs originales.
Le traitement Distribuer les changements aux modèles de lettre de réseau aux membres distribue aux institutions membres tous les changements apportés aux lettres dans la Zone réseau.
Pour gérer les lettres de façon centralisée :
- Dans l'institution de Zone réseau, trouvez la lettre souhaitée (Menu de configuration > Général > Lettres > Configuration de lettres) et sélectionnez Gérer l'activation sur le réseau dans la liste des actions sur la ligne.
Un libellé d'activation s'affiche dans la colonne Géré dans le réseau pour la lettre. - Effectuez toute personnalisation nécessaire au modèle ou aux libellés de lettre.
- Cliquez sur Enregistrer et distribuer. Déterminez si ces modifications doivent ou non écraser toute personnalisation effectuée par l'institution membre dans la case déroulante Mode de distribution.
- Cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation pour distribuer les lettres modifiées.
La distribution démarre et les lettres modifiées sont distribuées aux institutions membres. Pour les lettres, la valeur Activation apparaît dans la colonne Géré dans le réseau, à la fois dans la Zone réseau et l'institution membre. Pour les libellés de lettre, une coche apparaît dans la colonne Géré dans le réseau. Pour un modèle, il existe une case Gérer dans le réseau. - Pour arrêter la gestion centralisée des modèles de lettre de notification, sur la Zone réseau sélectionnez Arrêter l'activation gérée sur le réseau dans la liste des actions sur la ligne pour la lettre et cliquez sur Enregistrer et distribuer.
Les modifications apportées aux lettres dans la Zone réseau ne sont plus distribuées aux institutions membres. - Pour distribuer toute la liste des périodes de conservation de lettre aux institutions membres, sélectionnez le lien Gérer la conservation des lettres sur le réseau.