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    Gérer les ressources physiques

    Traduisible
    Pour ajouter et/ou gérer des ressources physiques, vous devez avoir les rôles suivants :
    • Opérateur d'inventaire physique
    • Opérateur d'inventaire physique étendu (requis pour des opérations de suppression)

    Ajouter des ressources physiques

    Vous pouvez créer, modifier et supprimer des ressources physiques - à savoir l'inventaire correspondant aux exemplaires physiques dans votre bibliothèque - en utilisant des éditeurs et des traitements variés.
    Avec le catalogage rapide, des exemplaires physiques peuvent être ajoutés à votre inventaire. Les types d'exemplaires suivants peuvent être ajoutés :

    Ajouter un exemplaire physique à un titre existant

    Si votre bibliothèque contient déjà des notices bibliographiques et de collections pour un titre et que vous avez uniquement besoin d'ajouter un nouvel exemplaire (nouvel inventaire), vous pouvez utiliser le catalogage rapide pour ajouter ce nouvel exemplaire. Vous devez connaître le code-barres de l'exemplaire pour compléter cette procédure.
    Pour ajouter un exemplaire à un titre existant :
    1. Dans la boîte de dialogue Choisir un type de collections (Gestion des ressources > Créer l'inventaire > Ajouter un exemplaire physique), sélectionnez l'option Existant et cliquez sur Choisir.
      Choisir un type de collections
      La page Catalogage rapide relative aux ressources existantes s'ouvre.
      Catalogage rapide pour les exemplaires physiques ajoutés aux titres existants
    2. Dans la section Informations sur la ressource, recherchez le titre de votre exemplaire via l'une des méthodes suivantes :
      • Tapez tout ou partie du titre, cliquez sur l'icône Loupe et sélectionnez votre titre complet dans la liste déroulante
      • Cliquez sur l'icône Rechercher (flèche). Cela ouvre un formulaire de Recherche dans le répertoire pour que vous puissiez effectuer votre recherche et sélectionner votre titre
      Une fois le titre sélectionné, celui-ci est renseigné dans le champ Titre. Les champs Bibliothèque et Localisation sont remplis automatiquement en fonction du titre.
    3. Entrez le code-barres de l'exemplaire et ajoutez les paramètres suivants (facultatif) :
      • Description – Le texte que vous inscrivez apparaît dans la liste des collections pour l'exemplaire (voir Travailler avec la liste des collections).
      • Type de matériel – Utilisez le menu déroulant de la Loupe ou l'icône Rechercher (flèche) pour trouver et sélectionner une valeur pour le Type de matériel. Le type de matériel apparaît uniquement dans les onglets Obtenir et Détails de Primo. Pour plus d'informations sur la personnalisation des libellés de types de matériel, se reporter à Configurer les descriptions de type de matériel de l'exemplaire physique.
      • Exception de circulation – Utilisez le menu déroulant de la Loupe ou l'icône Rechercher (flèche) pour chercher et sélectionner une valeur relative à l'exception de circulation.
      Exemple de catalogage rapide pour les exemplaires physiques ajoutés aux titres existants
      Pour les localisations avec RFID et une connexion RFID active, comme indiqué par l'icône de connexion (Page Réceptionner un nouveau matériel), le code-barres peut être ajouté pour le paramètre du code-barres, en cliquant sur l'icône de lecture RFID (ou Alt+A).
      Catalogage rapide des exemplaires physiques avec l'icône de lecture RFID, pour les codes-barres
    4. Cliquez sur Enregistrer. L'exemplaire est ajouté à l'inventaire. La page Catalogage rapide se ferme et vous revenez à la page d'accueil Alma.
      Pour des localisations avec RFID et une connexion RFID active comme indiqué par l'icône de connexion (Page Réceptionner un nouveau matériel), vous disposez de l'option supplémentaire pour Écrire au RFID et enregistrer.
      Catalogage rapide des exemplaires physiques avec la capacité d'écrire au RFID et d'enregistrer
      Lorsque vous sélectionnez Écrire au RFID et enregistrer, les informations sont écrites au RFID. Quand les informations ont été écrites avec succès au RFID, les informations sont enregistrées dans la base de données Alma. Pour plus d'informations, voir Support RFID.
      Si vous souhaitez seulement mettre à jour les informations dans la base de données Alma, cliquez sur Enregistrer.

    Ajouter un nouveau livre ou article de périodique

    Vous pouvez ajouter un nouvel exemplaire à une nouvelle notice bibliographique et de collections.
    Pour ajouter un nouvel exemplaire physique à l'inventaire :
    1. Dans la boîte de dialogue Choisir un type de collections (Gestion des ressources > Créer l'inventaire > Ajouter un exemplaire physique), sélectionnez l'option Nouveau.
      Sélection d'un nouveau type de collection et de référence
    2. Sélectionnez le Type de référence (Livre ou Article) et cliquez sur Choisir. Le formulaire de Catalogage rapide apparaît. Les paramètres concernant un livre ou un périodique sont différents.
    3. Renseignez les champs du panneau Informations sur la ressource par rapport au livre ou à l'article en utilisant la table ci-dessous. Lorsque cela est indiqué, certains paramètres ne sont pertinents que pour un livre ou un article. De plus, l'ordre des paramètres est différent pour des livres ou des articles.
      Champs Informations sur la ressource
      Champ Description
      Titre/
      Titre de l'article/du chapitre
      (requis)
      Le titre du livre, de l'article ou du chapitre
      Titre du périodique (article) Le titre du périodique contenant l'article
      Auteur L'auteur du livre ou de l'article
      Initiales de l'auteur Les initiales de l'auteur
      Édition (livre) Le numéro d'édition du livre
      Volume (article) Le numéro de volume du périodique contenant l'article
      Fascicule (article) Le numéro de fascicule du périodique contenant l'article
      ISBN/ISSN Le Numéro international normalisé du livre (ISBN) ou le Numéro international normalisé des publications en série (ISSN) identifiant le livre ou l'article
      LCCN Le numéro de contrôle de la Library of Congress
      Numéro OCLC Le numéro du Centre de Bibliothèque Informatique en ligne
      Autre identifiant standard La valeur de ce champ peut être définie dans le champ 024$$a dans l'Éditeur de métadonnées.
      Code-barres Ceci identifie le code-barres de la ressource.
      Identifiant de notice distante Identifiant MMS
      Éditeur L'éditeur de cette version du livre ou du périodique
      Date de publication La date de publication du livre ou de l'article
      DOI L'identifiant objet numérique de l'exemplaire
      PMID L'identifiant dans la base de données PubMed
      Lieu de publication L'endroit où le livre ou l'article a été publié
      Nom de personne supplémentaire Le nom d'un contact supplémentaire
      Source la source de données de l'exemplaire (champ MARC21 786 ou 590)
      Numéro de collection Le numéro des collections dans lesquelles l'exemplaire se trouve
      Cote de rangement (livre) La cote de rangement du livre. Elle indique l'étagère dans la bibliothèque sur laquelle le livre est rangé
      Note Un champ pour les notes, si besoin
      Volume (article) Le numéro de volume du périodique
      Partie (article) Le numéro de partie du périodique
      Chapitre Le numéro de chapitre dans le périodique contenant l'article
      Pages Les numéros de page dans le périodique contenant l'article (par ex., pages 57-69). Les pages n'ont pas besoin d'être des données numériques.
      Page de début La première page du périodique sur laquelle l'article apparaît (ou du livre sur lequel le chapitre apparaît)
      Page de fin La dernière page du périodique sur laquelle l'article apparaît (ou du livre sur lequel le chapitre apparaît)
      Cours restreint Si vous souhaitez qu'une recherche sur l'exemplaire puisse être lancée dans Primo seulement dans le cadre d'une recherche de cours (une fois que les paramètres de recherche Primo adéquats ont été définis).
      Ce champ apparaît uniquement si le paramètre course_restricted_field est défini (voir Configurer d'autres paramètres).
      Supprimer de la découverte S'il faut ou non bloquer la publication de la notice bibliographique dans Primo.
      Format de notice Le type de notice à créer.
      Ce champ apparaît uniquement si votre système prend en charge plusieurs formats de notices. Contactez le support Ex Libris pour activer cette fonctionnalité.
    4. Dans la section Informations sur l'exemplaire, entrez et sélectionnez le nom de la bibliothèque où vous souhaitez localiser l'exemplaire ou cliquez sur l'icône flèche afin d'ouvrir une liste des bibliothèques et en sélectionner une. Une fois la bibliothèque sélectionnée, la page s'actualise et des champs supplémentaires apparaissent sous le champ Bibliothèque, notamment un champ requis supplémentaire. Renseignez ces champs de la section Informations sur l'exemplaire en utilisant la table ci-dessous qui fournit une description des paramètres.
      Champs supplémentaires de Catalogage rapide après sélection de la bibliothèque
      Champs Informations sur l'exemplaire
      Champ Description
      Bibliothèque Le nom de la bibliothèque où l'exemplaire est stocké. Cliquez sur la flèche pour voir une liste de toutes les bibliothèques existantes. Pour modifier la bibliothèque après saisie, cliquez sur l'icône du balai pour l'effacer, puis re-sélectionnez-en une.
      Localisation L'endroit dans la bibliothèque où l'exemplaire physique est conservé. Utilisez la fonction du menu déroulant ou cliquez sur la flèche pour ouvrir une liste des endroits disponibles pour cette bibliothèque.
      Code-barres Indiquez le code-barres de l'exemplaire.
      Si vous laissez ce paramètre vide et que vous choisissez pendant votre installation d'Alma de mettre en place la génération de codes-barres, un code-barres sera généré automatiquement pour l'exemplaire lorsqu'il est enregistré. Si vous avez configuré plusieurs séquences COUNTER de code-barres, la séquence COUNTER de code-barres par défaut est utilisée. Voir Configurer la méthode de génération de code-barres et la validation du code-barres pour plus d'informations.
      Pour les localisations avec RFID et une connexion RFID active, comme indiqué par l'icône de connexion (Page Réceptionner un nouveau matériel), le code-barres peut être ajouté pour le paramètre du code-barres, en cliquant sur l'icône de lecture RFID (ou Alt+A).
      Pour plus d'informations, voir Support RFID.
      Type de matériel Le type de matériel de l'exemplaire. Utilisez le menu déroulant ou la flèche pour ouvrir une liste des types possibles. Le type de matériel apparaît uniquement dans les onglets Obtenir et Détails de Primo. (Pour plus d'informations sur la personnalisation des libellés de types de matériel, se reporter à Configurer les descriptions de type de matériel de l'exemplaire physique.)
      Exception de circulation La règle de prêt de l'exemplaire, concernant par exemple la durée du prêt et d'autres restrictions. Utilisez le menu déroulant ou la flèche pour ouvrir une liste des règles disponibles.
      Note publique Une note s'affichant dans les onglets Obtenir et Détails de Primo.
    5. Cliquez sur Enregistrer. Alma enregistre la notice issue du Catalogage Rapide et ouvre une fenêtre Recherche dans le répertoire avec le nouvel exemplaire comme résultat de recherche.
      Nouvel exemplaire physique après enregistrement
    Un traitement interne de Services techniques d'Acquisition est créé. Pour un aperçu plus détaillé des traitements internes, voir Services aux usagers - Traitements internes du laboratoire de conservation.
    Cette fonctionnalité est utilisé pour un catalogage rapide immédiat. Le traitement interne est utilisé pour un catalogage complet ultérieurement.
    Pour des localisations avec RFID et une connexion RFID active comme indiqué par l'icône de connexion (Page Réceptionner un nouveau matériel), vous disposez de l'option supplémentaire pour Écrire au RFID et enregistrer.
    Page de catalogage rapide - Écrire au RFID et enregistrer
    Lorsque vous sélectionnez Écrire au RFID et enregistrer, les informations sont écrites au RFID. Quand les informations ont été écrites avec succès au RFID, les informations sont enregistrées dans la base de données Alma. Si vous souhaitez seulement mettre à jour les informations dans la base de données Alma, cliquez sur Enregistrer.
    Pour plus d'informations, voir Support RFID.

    Mettre en place des modèles de prédiction pour créer automatiquement des exemplaires périodiques

    Alma prend en charge des modèles de prédiction pour vous permettre de gérer des périodiques plus facilement. Ainsi, il est possible de créer des exemplaires périodiques avant leur date de réception en fonction d'un modèle de prédiction.
    Cette fonctionnalité utilise les champs de notice de collections 853-855 pour obtenir les informations de l'exemplaire prévu comme l'énumération, la chronologie, la date, etc. Via cette fonctionnalité, Alma fournit de nombreux gabarits de modèles prédictifs à partir desquels vous pouvez choisir de renseigner les informations des champs 853-855.
    Pour les collections ayant un modèle de prédiction, le paramètre c.uresolver.getit2.item_list..ACQ.with_expected_date label est invoqué dans l'onglet Obtenir dans Primo et est défini par Sur commande jusqu'à <date>.
    Une fois que vous avez créé les exemplaires prévus, ils peuvent être consultés en utilisant la Liste des exemplaires reçus des acquisitions pour gérer leur réception. Voir la procédure Recevoir un nouveau matériel physique pour plus d'informations concernant la réception de matériels physiques récurrents et le traitement des réclamations.
    Pour les lignes de commande associées aux exemplaires prévus, elles doivent inclure les valeurs suivantes :
    • Date de début d'abonnement
    • Date de fin d'abonnement (date de fin, en fonction de la date de renouvellement)
    • Période de grâce avant réclamation
    Pour plus d'informations sur la prise en charge des modèles de prédiction pour gérer des périodiques, voir la vidéo Modèles de prédiction pour des collections périodiques (5:05 mins).
    Pour des exemples de modèles de prédiction, voir Périodiques - Guide et exemples de modèles de prédiction.

    Créer une notice de collections avec un contenu de motif prédictif

    Pour créer une notice de collections avec un contenu de modèle prédictif :
    1. Localisez la notice de collections (connectée à un type de commande d'abonnement physique) à laquelle vous désirez ajouter les informations du modèle prédictif et ouvrez-la dans l'Éditeur de métadonnées.
      (La commande fournit au vendeur les informations sur l'Intervalle d'abonnement qui sont utilisées en parallèle avec le Calendrier prévisionnel (voir ci-dessous) pour calculer les informations sur la date d'arrivée prévue.)
      Ouverture de la notice de collections
    2. Sélectionnez Modifier > Développer à partir du modèle, choisissez un modèle prédictif pertinent parmi ceux proposés par Alma, qui répond à vos besoins et cliquez sur OK.
      Comme le périodique utilisé dans cette procédure est une publication trimestrielle, le modèle Prédiction de périodique trimestriel est sélectionné.
      Publication trimestrielle
      Développer à partir du modèle Options du modèle prédictif
      Le système ajoute une ligne de champ 853 (ou champ 854/855 en fonction du modèle sélectionné) à la notice de collections et une ligne de champ 590 qui contient une description du modèle.
      Lignes 853/590 ajoutées à la notice de collections
      De manière optionnelle, vous pouvez remplir manuellement le champ 853/854/855. Voir htt://www.loc.gov/marc/holdings/hd853855.html pour plus d'informations.
      Vous pouvez aussi dupliquer et modifier un gabarit de modèle de prédiction pour créer votre propre gabarit de modèle de prédiction. Voir Créer/personnaliser des gabarits de collections de modèles de prédiction pour plus d'informations.
    3. Cliquez sur l'icône Loupe à la ligne 853 (ou 854/855) pour ouvrir le formulaire contenant le calendrier prévisionnel. Vous pouvez aussi cliquer sur F3 pour ouvrir cette page lorsque le champ 853 (ou 854/855) correspond à la ligne active ou vous pouvez également sélectionner Outils > Collections MARC21 > Calendrier prévisionnel. (Vous pouvez aussi utiliser F3 pour ouvrir le formulaire lorsque vous avez saisi manuellement le champ 853/854/855 et qu'aucune icône de loupe n'est affichée.)
      Calendrier prévisionnel
    4. Effectuez les modifications nécessaires par rapport au prochain exemplaire prévu et cliquez sur Fermer. Ce que vous avez renseigné sur le formulaire (énumération, chronologie et date de publication) détermine le début du modèle de prédiction avec l'exemplaire prévu suivant. La date de publication correspond à la date du premier périodique dans le modèle de prédiction. Cliquer sur Supprimer efface le formulaire.
    5. Sélectionnez Outils > Collections MARC21 > Ouvrir l'exemplaire prévu pour consulter le modèle qu'Alma a créé pour cette notice de collections. Celui-ci inclut la date d'arrivée prévue (voir la figure ci-dessous).
      Chaque cycle de prédiction est valable pour une année. Si vous désirez créer les exemplaires prévus pour plus qu'une année, vous pouvez répéter l'étape Ouvrir l'exemplaire prévu.
      Le champ Intervalle d'abonnement dans la commande liée doit être rempli avec une valeur inférieure au nombre de jours entre la publication des fascicules. Si le champ Intervalle d'abonnement dans la commande liée contient une valeur supérieure au nombre de jours entre la publication des fascicules, Alma affiche un message d'erreur.
      Exemplaires prévus créés
    6. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les exemplaires prévus créés ou cliquez sur Supprimer dans le cas contraire. Cela clôt le formulaire Exemplaires prévus.
    7. Cliquez sur l'icône Enregistrer la notice lorsque vous avez terminé d'effectuer vos modifications.

    Créer/Personnaliser un modèle de motif de prédiction de collection

    Pour créer/personnaliser des gabarits de collections de modèles de prédiction :
    1. Ouvrez l'Éditeur de métadonnées.
    2. Cliquez sur la barre Modèles dans le panneau de gauche, agrandissez les dossiers Collections MARC21 puis Partagé.
    3. Cliquez sur l'un des gabarits de modèle de prédiction fournis par Ex Libris, similaire à celui que vous souhaitez créer puis cliquez sur Dupliquer.
      Option Dupliquer
      La boite de dialogue Propriétés du modèle s'ouvre.
      Propriétés du modèle
    4. Modifiez, si nécessaire, les propriétés du modèle telles que Nom et Description puis cliquez sur Enregistrer. Le système crée une copie du modèle que vous pouvez personnaliser.
      Copie du modèle
    5. Cliquez sur le modèle copié puis sur Modifier.
      Option Modifier
      Les détails du modèle apparaissent dans le panneau droit de l'Éditeur de métadonnées.
      Détails du modèle
    6. Personnalisez le modèle pour qu'il corresponde à vos besoins et enregistrez vos modifications.
    Pour consulter les changements effectués sur les collections après la création des exemplaires prévus :
    1. Dans l'Éditeur de métadonnées, ouvrez la notice bibliographique qui possède les collections pour lesquelles vous avez créé les exemplaires prévus.
    2. Cliquez sur Voir l'inventaire (Outils > Bibliographique MARC21 > Voir l'inventaire).
      Les exemplaires prévus que vous avez créés augmentent le Nombre d'exemplaires total qui apparaît sur l'onglet Collections dans l'Éditeur de métadonnées (Outils > Bibliographique MARC > Voir l'inventaire) pour la notice bibliographique de cette notice de collections récurrente.
      Augmentation du nombre d'exemplaires pour les collections de la notice bibliographique
    3. Cliquez sur Voir les exemplaires.
      Les quatre exemplaires prévus du cycle (trimestriels) ont été créés sans date de réception (parce qu'ils n'ont pas encore été reçus).
      Page Liste des exemplaires - Pas de date de réception
      En consultant les détails de la page Liste des exemplaires, le bouton Ouvrir les exemplaires prévus peut être utilisé pour créer un autre cycle d'exemplaires prévus. Voir la procédure ci-dessous pour créer un autre cycle. Pour plus d'informations sur la page Liste des exemplaires, voir Travailler avec la liste des exemplaires.
    4. Pour l'un des exemplaires prévus, sélectionnez Actions > Modifier pour ouvrir la page Éditeur d'exemplaire physique. La Date de réception prévue a été définie par le modèle de prédiction.
      Date de réception prévue

    Créer des exemplaires prévus supplémentaires en utilisant le bouton Ouvrir les exemplaires prévus

    Pour créer des exemplaires prévus supplémentaires en utilisant le bouton Ouvrir les exemplaires prévus sur la page Liste des exemplaires via la recherche dans le répertoire :
    1. Dans la fenêtre Recherche dans le répertoire, indiquez les critères de recherche pour la notice pour laquelle vous souhaitez créer un cycle additionnel d'exemplaires prévus et cliquez sur le lien Exemplaires. En fonction de votre flux de travail et du nombre de notices de collections, vous pouvez également cliquer sur Collections pour ouvrir la page Liste des collections (voir Travailler avec la Liste des collections) et sélectionner Actions > Voir les exemplaires.
      Résultats de recherche
      La page Liste des exemplaires s'ouvre avec Ouvrir les exemplaires prévus. Pour plus d'informations sur la page Liste des exemplaires, voir Travailler avec la liste des exemplaires.
      Page Liste des exemplaires pour des collections avec des exemplaires prévus
    2. Cliquez sur Ouvrir les exemplaires prévus. La liste des nouveaux exemplaires prévus s'affiche.
      Liste des exemplaires prévus à partir des résultats de la recherche dans le répertoire de la page Liste des exemplaires
      Le bouton Outils vous permet de consulter/enregistrer la liste au format Excel.
      Liste de modèles prédictifs dans Excel
    3. Cliquez sur Enregistrer les exemplaires pour enregistrer les exemplaires prévus et fermer la liste.
    4. Cliquez sur Retour pour revenir à la page des résultats de recherche.

    Réceptionner des exemplaires prévus

    Pour effectuer/gérer la réception des exemplaires prévus :
    De même que pour la réception de matériels, vous devez vous trouver au bureau des acquisitions de votre bibliothèque ; voir Recevoir du matériel physique
    1. Ouvrez la page Recevoir un nouveau matériel (Acquisitions > Réception et facturation > Réceptionner), et sélectionnez sur l'onglet Récurrent.
      (Voir Recevoir un matériel physique, pour plus d'informations concernant la réception de commandes récurrentes, pour les matériaux physiques et les réclamations de traitements.)
    2. Filtrez la page Recevoir un nouveau matériel pour localiser la ligne de commande qui contient le/les exemplaire(s) que vous souhaitez recevoir.
    3. Pour la ligne de commande spécifique contenant le/les exemplaire(s) prévu(s) que vous souhaitez recevoir, sélectionnez Actions > Gérer les exemplaires. La page Liste des exemplaires reçus s'ouvre.
      Page Liste des exemplaires reçus
      Lors de la réception et de la gestion d'exemplaires, vous pouvez indiquer quels exemplaires sont déjà arrivés et lesquels sont toujours en attente, dans la colonne Date de réception.
      Colonne Date de réception
    4. Utilisez les options Routine de tri, Statut de réception et Localisation dans la section Exemplaires de la ligne de commande pour organiser et localiser le(s) exemplaire(s) à être reçu(s).
      1. Sélectionnez Date de réception dans la liste déroulante pour la Routine de tri.
      2. Sélectionnez Non réceptionné par rapport au Statut de réception.
      3. Sélectionnez la Bibliothèque/Localisation spécifique pour Localisation.
      Options Trier/Filtrer sélectionnées
    5. Sélectionnez Actions > Réceptionner dans le cas d'un exemplaire prévu spécifique ou sélectionnez les cases à cocher de plusieurs lignes et cliquez sur Enregistrer et réceptionner dans le cas de plusieurs exemplaires.
      Lors de la réception d'exemplaires avec un code-barres, cochez la case et scannez le code-barres. Voir la section Scanner les exemplaires pour plus d'informations sur le scan de code-barres.
    6. Répétez les étapes de réception ci-dessus jusqu'à ce que tous les exemplaires prévus soient réceptionnés.

    Travailler avec la liste des exemplaires

    La page Liste des exemplaires répertorie les exemplaires physiques associés à un titre physique. Cette page s'affiche après avoir cliqué sur :
    List_of_Items_Page_06_TC.png
    Page Liste des exemplaires
    La page Liste des exemplaires fournit les colonnes d'informations suivantes :
    • Code-barres
    • Bibliothèque
    • Localisation
    • Cote de rangement
    • Description
    • Localisation temporaire
    • Statut
    • Type de processus
    • Numéro d'entrée
    • Date de réception
    • Numéro d'inventaire
    • Prix de l'inventaire
    • Identifiant MMS 
    La page Liste des exemplaires contient des liens vers les pages suivantes :
    Un lien avec un code-barres (colonne Code-barres) permet d'ouvrir la page Éditeur d'exemplaire physique, ce qui vous permet de filtrer la liste des exemplaires par statut. Cela vous permet également de faire un tri en fonction de la routine qui a été configurée (voir Configurer les routines de tri de l'exemplaire physique).
    Des exemplaires avec une colonne Description vide sont des monographies. Des exemplaires avec du texte dans la colonne Description sont des périodiques.
    Les actions suivantes sont disponibles pour chaque ligne :
    • Voir les colonnes cachées – Permet de voir toutes les colonnes cachées.
    • Consulter – Permet de consulter l'exemplaire dans l'Éditeur d'exemplaire physique.
    • Modifier – Permet de modifier l'exemplaire dans l'Éditeur d'exemplaire physique. Pour plus d'informations, voir Actualiser l'Information au niveau d'un Élément.
    • Dupliquer – Permet de dupliquer l'exemplaire dans l'Éditeur d'exemplaire physique. Pour plus d'informations, voir Mettre à jour les informations au niveau de l'exemplaire.
    • Modifier la localisation – Permet de soumettre une demande de déplacement temporaire ou permanent pour un exemplaire sur la page Créer une demande. Pour plus d'information, voir Créer une demande.
    • Retirer (si vous avez les droits requis) – Permet de supprimer l'exemplaire, après confirmation. Cliquer sur OK pour supprimer l'élément. Pour plus d'informations concernant les retraits, voir Retirer des exemplaires.
    • Basculer le statut Manquant – Bascule le statut de l'exemplaire entre Exemplaire en rayon et Exemplaire en rayon. L'option Type de processus est également changée en Manquant lorsque le statut est défini sur Exemplaire pas en rayon. Cette option s'affiche s'il n'y a pas de type de processus ou si celui-ci est défini sur Manquant, pour des rôles avec des droits et un périmètre adéquats.
    • Traitement interne – Permet de créer un traitement interne pour l'exemplaire sur la page Créer un traitement interne. Pour plus de détails sur les demandes de traitement internes, voir Créer une demande de traitement interne.
    Les boutons sur cette page vous permettent d'effectuer une action sur une ou plusieurs notices de l'exemplaire en cochant la case sur la ligne de la/les notice(s) correspondante(s).
    La section Liste des exemplaires propose les options suivantes :
    • Ajouter un exemplaire – Ajoute un exemplaire sur l'Éditeur d'exemplaire physique. Cette option est accessible si la notice bibliographique associée aux exemplaires possède une seule notice de collections :
    • Lier des exemplaires – Cochez la case d'au moins deux exemplaires pour les relier. Pour plus de détails, voir Lier (fusionner) les exemplaires dans la liste des exemplaires ci-dessous. Cette option est accessible si la notice bibliographique associée aux exemplaires possède une seule notice de collections.
    • Changer les collections – Permet d'ajouter un lien vers une notice de collections différente sur la page Liste des collections. Pour plus d'informations, voir Travailler avec la liste des collections.
    • Ouvrir les exemplaires prévus – Ouvre la liste des exemplaires prévus. Voir Mettre en place des modèles de prédiction pour créer automatiquement des exemplaires périodiques pour plus d'informations.
    • Retirer des exemplaires (si vous avez les droits requis) – Permet de supprimer l'exemplaire, après confirmation. Cliquer sur OK pour supprimer l'élément. Pour plus d'informations concernant les retraits, voir Retirer des exemplaires.
    • Lier à une autre notice bibliographique – Permet de déplacer un exemplaire d'une notice bibliographique à une autre. Pour plus d'informations, voir Lier à une autre notice bibliographique.
    Lorsque la liste des notices d'exemplaire s'affiche sur plusieurs pages, les options ne sont exécutées que sur les les lignes sélectionnées de la page courante. Il s'agit d'un problème connu.

    Lier (fusionner) les exemplaires

    Vous pouvez sélectionner deux ou plusieurs exemplaires sur la page Liste des exemplaires (voir Travailler avec la liste des exemplaires) pour les regrouper en un seul exemplaire physique. Les éléments peuvent uniquement être reliés s'ils sont en place, ne sont pas impliqués dans un procédé d'acquisition, et n'ont pas été précédemment reliés entre eux.
    Lorsque des exemplaires sont reliés entre eux, les exemplaires précédents sont supprimées et un nouvel exemplaire sans historique est généré.
    Les liens suivants fournissent des exemples détaillés des flux de travail de reliure :
    Pour relier des éléments ensemble:
    1. Sur la page Liste des exemplaires, cochez les cases de deux exemplaires ou plus puis cliquez sur Lier des exemplaires. La page Lier des exemplaires - Liste des exemplaires s'ouvre.
      Page Lier des exemplaires - Liste des exemplaires
    2. Cliquez sur Suivant. La page Lier des exemplaires - Générer un traitement interne s'ouvre.
      Page Lier des exemplaires - Générer un traitement interne
    3. De manière optionnelle, sélectionnez un type de traitement interne et un département de traitement interne parmi les champs appropriés, et ajoutez des notes dans le champ Notes. Choisissez l'une des options suivantes :
      • Cliquez sur Créer et modifier pour créer l'exemplaire nouvellement lié et ouvrir la page de l'Éditeur d'exemplaire physique, où vous pouvez modifier les détails de l'exemplaire (voir Mettre à jour les informations au niveau de l'exemplaire).
      • Cliquez sur Créer pour créer le nouvel exemplaire lié. L'exemplaire apparaît comme un seul exemplaire sur la page Liste des exemplaires.
        Page de liste des exemplaires - Exemplaire lié

    Lier des exemplaires à une autre notice bibliographique

    Vous pouvez déplacer des exemplaires individuels d'une notice bibliographique à une autre au niveau de l'exemplaire. Pour des notices de collections qui sont attachées à plusieurs exemplaires, cela signifie que vous pouvez déplacer un exemplaire seul d'une notice bibliographique à une autre au lieu de déplacer tous les exemplaires associés à cette notice de collections.
    Lorsqu'un exemplaire est lié à nouveau à une notice bibliographique différente et que celle-ci n'est pas associée à d'autres exemplaires :
    • Si la demande se fait au niveau du titre, elle est annulée.
    • Si la demande se fait au niveau de l'exemplaire, elle est déplacée avec celui-ci.
    Pour lier des exemplaires à une autre notice bibliographique :
    1. Sur la page Liste des exemplaires (voir Travailler avec la Liste des exemplaires), sélectionnez l'exemplaire que vous souhaitez déplacer et cliquez sur Lier à une autre notice bibliographique. La page Lier des exemplaires à une autre notice bibliographique s'affiche.
      Vous pouvez également sélectionner Actions > Changer la localisation pour un exemplaire sur la page Liste des exemplaires afin de soumettre une demande de déplacement. Pour plus d'informations, voir Créer une demande.
      Relink_Items_to_Another_Bibliographic_Record_Page_02_TC.png
      Page Lier des exemplaires à une autre notice bibliographique
    2. Décrivez la ressource dans le champ correspondant. La page Recherche dans le répertoire s'ouvre.
    3. Entrez vos critères de recherche et cliquez sur OK.
      Repository_Search_Page_for_Relinking_Browse_02_TC.png
      Page Recherche dans le répertoire
      Les résultats de la recherche dans le répertoire s'affichent.
      Repository_Search_Page_Results_for_Relinking_Browse_04_TC.png
      Résultats de la recherche dans le répertoire
    4. Sélectionnez le titre auquel vous souhaitez lier l'exemplaire et cliquez sur Sélectionner. Les collections du titre sélectionné s'affichent sur la page Lier des exemplaires à une autre notice bibliographique.
      Holdings_Options_on_the_Relink_Items_to_Another_Bibliographic_Record_Page_04_TC.png
      Options des collections sur la page Lier des exemplaires à une autre notice bibliographique
      Vous pouvez également créer une nouvelle notice de collections (Ajouter une nouvelle collection) à laquelle lier l'exemplaire que vous voulez déplacer.
    5. Sélectionnez la notice de collections à laquelle vous souhaitez lier l'exemplaire et cliquez sur Sélectionner. Si l'exemplaire déplacé correspond au dernier exemplaire lié à la notice de collections précédente, le système vous demande de préciser la manière dont vous voulez traiter cette notice de collections. Voir la figure ci-dessous pour les options proposées.
      Previous_Holdings_Record_Disposition_02_TC.png
      Suppression de la notice de collections précédente
    6. Faites votre choix parmi les options proposées puis cliquez sur OK. Vous revenez sur la page Liste des exemplaires.

    Mettre à jour les informations au niveau de l'exemplaire

    L'Éditeur d'exemplaire physique vous permet d'actualiser les informations au niveau de l'exemplaire dans le cas d'exemplaires physiques.
    Page Éditeur d'exemplaire physique - Onglet Informations générales
    De nouveaux exemplaires peuvent être créés lorsque vous travaillez avec les notices dans l'Éditeur de métadonnées. Voir Naviguer dans la page Éditeur de métadonnées et Ajouter un exemplaire pour plus d'informations.
    Pour actualiser des informations au niveau de l'exemplaire pour un exemplaire physique :
    1. Faites une recherche sur l'exemplaire physique que vous souhaitez mettre à jour. Pour plus d'informations, voir Utiliser la recherche dans le répertoire d'Alma.
      Vous devez faire une recherche sur un exemplaire physique - et non sur un titre - pour que cette procédure obtienne les résultats décrits ci-dessous.
      Les résultats de votre recherche sont retournés sous forme abrégée.
    2. Cliquez sur Modifier par rapport à l'exemplaire que vous souhaitez mettre à jour. La page Éditeur d'exemplaire physique s'ouvre sur l'exemplaire sélectionné. Utilisez les tables ci-dessous pour une description de ces paramètres :
      • Informations sur l'entête/le sommaire de la page
      • Onglet Informations générales
      • Onglet Informations ENUM/CHRON
      • Onglet notes
      • Onglet Historique
      Page Éditeur d'exemplaire physique - En-tête de la page
      Champ Description
      Description de la ressource Ceci identifie le titre, l'auteur, et ainsi de suite. Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page Vue simple MARC d'une notice bibliographique. Voir Voir les métadonnées en lecture seule sur la page Vue simple MARC.
      Collections Ceci identifie les informations sur la localisation de la notice de collections. Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page Vue simple MARC des collections. Voir Voir les métadonnées en lecture seule sur la page Vue simple MARC.
      Code-barres Ceci identifie le code-barres de l'exemplaire.
      Type de processus Ceci identifie la manière dont le traitement interne est géré. Voir la table Onglet Informations générales ci-dessous pour plus d'informations.
      Identifiant collection Ceci affiche l'identifiant de la notice de collections.
      Identifiant de document Ceci affiche d'identifiant de l'exemplaire.
      Statut Ceci précise le statut de l'exemplaire (comme par exemple, exemplaire en place).
      Voir toutes les données de fonds Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page Liste des collections associées à l'exemplaire que vous êtes en train de modifier.
      Voir tous les exemplaires Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page Liste des exemplaires qui liste tous les exemplaires associés à la même notice de collections.
      Parcourir la liste des emplacements sur les rayons
      Cliquez sur ce lien pour ouvrir la liste Parcourir en rayon dans laquelle vous pouvez rechercher des numéros de cote qui peuvent être copiés et ensuite collés sur la page Éditeur d'exemplaire physique lorsque vous cliquez sur Retour pour revenir à la page précédente.
      Nouveau pour le mois d'août ! Quand vous utilisez cette option, elle remplit automatiquement les paramètres de Localisation et de Bibliothèque depuis les informations de notice de l'exemplaire et le type de cote (s'il en a un, déterminé par la configuration du type de cote pour la localisation physique sur la page Modifier la localisation physique).
      Page Éditeur d'exemplaire matériel - Onglet Informations générales
      Paramètre Description
      Code-barres Ce paramètre identifie le code-barres de l'exemplaire.
      Si le paramètre code-barres est vide, ajoutez un code-barres à l'aide d'une des méthodes suivantes :
      • Saisissez un code-barres manuellement.
      • Cliquez sur Générer. Si la section Configuration de génération de code-barres est configurée avec plusieurs séquences COUNTER de code-barres (voir Configurer la méthode de génération de code-barres et la validation du code-barres pour plus d'informations), une fenêtre popup apparaît sur laquelle vous pouvez choisir la séquence de génération de code-barres pour cet exemplaire.
        Si la section Configuration de génération de code-barres inclut des séquences COUNTER de code-barres au niveau de la bibliothèque, le système vérifie la localisation des collections affichées pour l'exemplaire physique que vous modifiez et présente les séquences COUNTER de codes-barres au niveau de la bibliothèque en plus de celles configurées au niveau de l'institution. Voir les figures ci-dessous pour un exemple dans une Bibliothèque de musique.
        Collections de la Bibliothèque de musique
        Séquence COUNTER de code-barres au niveau de la bibliothèque pour la Bibliothèque de musique
        Si le système vérifie la localisation des collections affichée pour l'exemplaire physique que vous modifiez et détermine qu'il n'y a pas de configuration de séquence COUNTER de code-barres au niveau de la bibliothèque pour cette localisation, seules les séquences COUNTER de code-barres au niveau de l'institution apparaîtront dans la boîte de dialogue popup. Voir les figures ci-dessous pour un exemple dans lequel les collections sont localisées dans la Bibliothèque de droit, dans laquelle il n'existe aucune configuration de séquence COUNTER de codes-barres.
        Collections de la Bibliothèque de droit
        Configurations de séquence COUNTER de codes-barres au niveau de l'institution uniquement
      • Cliquez sur Enregistrer. Si le paramètre code-barres est vide lorsque vous cliquez sur Enregistrer et que vous avez configuré votre système pour la génération automatique de code-barres, le système crée automatiquement un code-barres pour l'exemplaire à l'aide de la séquence COUNTER de code-barres par défaut (voir Configurer la méthode de génération de code-barres et la validation du code-barres pour plus d'informations). Comme écrit plus haut, s'il existe une configuration de séquence COUNTER de code-barres qui correspond à la bibliothèque des collections, la configuration de la séquence COUNTER de code-barres au niveau de la bibliothèque par défaut est utilisée (lorsqu'il y a plusieurs configurations de séquence COUNTER de code-barres pour une même bibliothèque). S'il n'existe pas de configuration de séquence COUNTER de code-barres au niveau de la bibliothèque qui corresponde à la bibliothèque des collections, la configuration de séquence COUNTER de codes-barres au niveau de l'institution par défaut est utilisée.
      • Pour les localisations avec RFID et une connexion RFID active, comme indiqué par l'icône de connexion ( Page Réceptionner un nouveau matériel), le code-barres peut être ajouté/mis à jour, dans la case code-barres en cliquant sur l'icône de lecture RFID (ou Alt+A).
        Option RFID
        Pour plus d'informations, voir Support RFID.
      Numéro d'exemplaire L'identifiant de copie de l'exemplaire, utilisé pour identifier des copies individuelles du même titre lorsque plusieurs copies existent au même endroit.
      Type de matériel Le format physique de l'exemplaire, comme par exemple un livre ou un CD-ROM. Sélectionnez-le dans la liste déroulante prédéfinie. Notez que le type de matériel apparaît uniquement dans les onglets Obtenir et Détails de Primo. (Pour plus d'informations sur la personnalisation des libellés de types de matériel, se reporter à Configurer les descriptions de type de matériel de l'exemplaire physique.)
      Exception de circulation Les règles d'exception de circulation de l'exemplaire pour les règles de prêt. Ceci définit les conditions sous lesquelles une demande pour cet exemplaire peut être satisfaite. Sélectionnez des exemplaires dans la liste déroulante (voir Configurer des exceptions de circulation).
      Provenance Le code de provenance renseignant sur l'origine de l'exemplaire, sélectionné dans les options du menu déroulant. Pour configurer ces options, voir Configurer des codes de provenance.
      Est magnétique Les options possibles sont Oui ou Non. Cela permet de préciser si l'exemplaire a ou non des propriétés numériques qui peuvent potentiellement être endommagées par une borne automatique de prêt. Si l'option Oui est sélectionnée, la borne automatique de prêt n'essaie pas de démagnétiser l'exemplaire, puisque cela pourrait endommager la ressource. Cette option est typiquement sélectionnée pour des CD-ROM ou des cassettes numériques.
      Ligne de commande Cliquez sur l'icône Rechercher pour ouvrir une liste des lignes de commande pour l'exemplaire. Utilisez les outils Filtrer et Rechercher pour trouver la ligne de commande de l'exemplaire. Sélectionnez-en une et cliquez sur le bouton Sélectionner.
      Seules les lignes de commande pour des exemplaires physiques indépendants apparaissent dans la liste.
      Date de publication / Date du fascicule La date de publication générée à partir d'un modèle de prévision.
      Date de réception La date à laquelle le matériel a été effectivement reçu/activé pour la première fois. Cliquez dans la case Date de réception et sélectionnez la date de réception dans la boîte de dialogue Calendrier.
      Date de réception prévue La date à laquelle l'exemplaire était supposé être reçu.
      Énumération A Le niveau principal d'énumération, en général le volume.
      Énumération B Le deuxième niveau d'énumération, comme par exemple le quartier.
      Chronologie I Le niveau principal de chronologie, en général l'année.
      Chronologie J Le deuxième niveau de chronologie, en général le mois.
      Description (Générer) La description du système ou une description générée par l'utilisateur en fonction des informations dans les champs Énumération et Chronologie ci-dessus. Cliquez sur Générer pour qu'Alma renseigne la description. Pour configurer un modèle de description, voir Configurer des modèles de description.
      Ce champ détermine si l'exemplaire physique est monographique ou périodique. Si le champ est défini (c'est-à-dire s'il contient des caractères), l'exemplaire est un périodique. Si le champ est vide, l'exemplaire est une monographie.
      Seuls les 256 premiers caractères de la description apparaissent dans l'onglet Obtenir de Primo (dans une liste déroulante). Il est recommandé que la description soit plus courte que cela afin qu'elle soit correctement visible dans l'onglet Obtenir.
      Pages Le nombre de pages de l'exemplaire.
      Pièces Le nombre d'unités de l'exemplaire.
      Coût de remplacement Les frais facturés au lecteur en cas de perte de l'exemplaire.
      Opérateur de réception L'opérateur qui a réceptionné l'exemplaire
      Type de processus Quel traitement interne est en cours sur l'exemplaire. Lors de la sélection d'une valeur dans ce champ, le champ À affiche le département dans lequel le traitement interne est effectué.
      Après avoir enregistré l'exemplaire, les informations suivantes s'affichent sur la page Recherche dans le répertoire :
      • Type de processus : quel traitement interne est en cours.
      • Statut : La valeur est Exemplaire pas en rayon
      Cette information apparaît également sur la page Suivi de demande de la ressource (voir Suivre les demandes et exemplaires en traitement).
      Pour supprimer un traitement existant pour un exemplaire, effacez ce champ sur la page de l'Éditeur d'exemplaire physique. Le Statut de l'exemplaire s'affiche sur la page Recherche dans le répertoire comme Exemplaire en rayon.
      Pour plus d'informations sur l'attribution d'un traitement interne à un exemplaire, voir la vidéo Attribuer un processus à un exemplaire (2:54 mins).
      À Un département de traitement interne associé au traitement interne qui apparaît dans le champ Type de processus.
      Après avoir enregistré l'exemplaire, la valeur de ce champ (à savoir l'emplacement de l'exemplaire) s'affiche sur la page Recherche dans le répertoire comme la valeur du champ À.
      Information de numéro d'inventaire :
      Pour effacer tous les champs dans cette section, cliquez sur Effacer les informations sur l'inventaire.
      Numéro d'inventaire (Attribuer) Un numéro pour l'exemplaire physique.
      Vous pouvez saisir manuellement un numéro. Si des numéros d'inventaire sont configurés pour votre bibliothèque (voir Configurer des numéros d'inventaire de l'exemplaire physique), cliquez sur Allouer pour saisir le prochain numéro. Si plus d'une séquence de numérotation est définie pour la bibliothèque, sélectionnez la séquence souhaitée depuis la boîte de dialogue Liste des séquences et cliquez sur Sélectionner.
      Boîte de dialogue Liste des séquences
      Vous pouvez utiliser le même numéro pour plusieurs exemplaires physiques, si vous le souhaitez.
      Date d'inventaire La date d'inventaire. Si vous cliquez sur Attribuer pour définir un numéro d'inventaire, ce champ est rempli avec la date du jour. Si nécessaire, sélectionnez une autre date.
      Prix de l'inventaire
      Le prix de l'exemplaire. Si vous cliquez sur Attribuer pour définir un numéro d'inventaire, le prix est transposé depuis la ligne de commande, si elle existe (en utilisant la devise de la ligne de commande). Vous pouvez changer cela pour refléter la valeur réelle de l'exemplaire à la bibliothèque (combien cela coûterait de le remplacer, par exemple).
      Pour des valeurs inférieures à 1, entrez un 0 avant. Par exemple, 0.44 et non .44.
      La valeur est supposée être dans la devise par défaut de votre institution. Pour plus d'informations, voir Configurer des sous-ensembles de devises.
      Information sur la localisation :
      Bibliothèque détentrice La bibliothèque qui conserve l'exemplaire de manière permanente. Pour modifier la bibliothèque, cliquez sur la loupe Rechercher et parcourez la liste pour choisir une nouvelle bibliothèque de notices de fonds, puis choisissez-la comme bibliothèque détentrice.
      Localisation détentrice Le nom de la localisation permanente de l'exemplaire dans la bibliothèque détentrice. Pour modifier la localisation, cliquez sur la loupe Rechercher et parcourez la liste pour sélectionner une autre localisation détentrice permanente.
      Type de cote alternative
      Sélectionnez un type de numéro d'identification alternatif pour le numéro de cote dans la liste déroulante. Les options de la liste déroulante varient en fonction de la configuration de votre système. Voici des exemples de ces options :
      • Classification de la Library of Congress
      • Classification décimale Dewey
      • Classification de la National Library of Medicine
      • Source spécifiée dans le sous-champ $2 (voir Source (sous-champ 2) pour plus d'informations)
      Cote alternative Le numéro d'identifiant de l'exemplaire qui correspond au type de cote alternative.
      Source (sous-champ 2)
      Indiquez la source du numéro de cote équivalente au sous-champ $2 dans la notice de collections. Ceci est pertinent quand le type de numéro de cote correspond à la source spécifiée dans le sous-champ 2. Voir Parcourir la liste des emplacements sur les rayons pour plus d'informations.
      ID Magasin distant Le numéro d'identifiant de l'emplacement de stockage de l'exemplaire.
      Saisissez un préfixe et/ou utilisez-le en combinaison avec les boutons Générer et/ou Calculer décrits plus bas.
      Générer Générez une cote alternative à l'aide d'une des méthodes suivantes :
      • Laissez le paramètre Choisir un préfixe vide et cliquez sur Générer.
        Si la bibliothèque des collections pour l'exemplaire ne correspond pas à l'une des bibliothèques dans l'une des configurations de séquence, le système cherche une configuration de séquence au niveau de l'institution.
        Si la bibliothèque des collections pour l'exemplaire correspond à une bibliothèque dans une des configurations de séquence et qu'il existe plus d'une configuration de séquence, une boîte de dialogue popup apparaît avec une liste des configurations de séquence sélectionnables.
        Boîte de dialogue popup Générer une cote de rangement alternative pour le paramètre Choisir un préfixe
        Pour l'exemple ci-dessus, la bibliothèque des collections de l'exemplaire est la Bibliothèque de musique.
        Bibliothèque des collections
      • Saisissez le préfixe exact pour la séquence configurée dans la configuration des Numéros d'entrée (voir Configurer des numéros d'entrée pour plus d'informations) et cliquez sur Générer. Lorsque le système trouve une configuration de séquence qui correspond, le système répond avec le message suivant :
        Une séquence de numéro d'entrée avec le préfixe <préfixe> a été sélectionnée et sera utilisée pour générer la cote de rangement lors de l'enregistrement. La valeur attendue est <valeur attendue>.
      • Saisissez les premiers caractères d'une séquence configurée dans la configuration des Numéros d'entrée (voir Configurer des numéros d'entrée pour plus d'informations) et cliquez sur Générer. Le système cherche un préfixe correspondant configuré dans la configuration Numéros d'entrée à l'aide de la logique de correspondance commence avec. Si plusieurs correspondances sont trouvées, une boîte de dialogue popup apparaît avec une liste des configurations de séquence sélectionnables.
      Le numéro qui est généré sera déterminé par la séquence correspondante trouvée dans la configuration des Numéros d'entrée (voir Configurer des numéros d'entrée pour plus d'informations). Le numéro est généré après que vous cliquez sur Enregistrer.
      Le paramètre item_call_numbers_generate_enable de la section Autres paramètres doit être défini sur vrai pour que le bouton Générer apparaisse (voir Configurer d'autres paramètres (Gestion des ressources) pour plus d'informations).
      Pour plus d'informations sur la génération d'une cote alternative, voir la vidéo Générer des cotes alternatives et temporaires au niveau de l'exemplaire (2:51 mins).
      Calculer
      Utilisez la fonction Calculer pour créer une cote de rangement alternative au niveau de l'exemplaire basée sur les cotes de rangement existantes dans le répertoire Alma.
      Saisissez un préfixe entier pour que le paramètre Choisir un préfixe aide le système à localiser un préfixe correspondant dans le répertoire Alma afin de créer une cote.
      Le numéro de cote qui est créé est généré après que vous cliquez sur Enregistrer.
      Votre système peut être configuré pour utiliser les deux fonctions Calculer et Générer sur la page Éditeur d'exemplaire physique ou seulement l'une de ces deux fonctions.
      La fonction Calculer doit être configurée par Ex Libris.
      En raison d'un problème technique, si vous utilisez la fonction Calculer avec les cotes de rangement Alternative et Temporaire à la fois, une séquence identique est calculée et enregistrée pour les deux.
      Lorsqu'il est activé pour votre institution, l'usage de la fonction Calculer peut être restreint au niveau de la bibliothèque afin que seules les configurations de séquence au niveau de l'institution puissent être utilisées. Voir Bibliothèque pour plus d'informations de configuration à propos de l'option Désactiver l'option de calcul de cote d'exemplaire.
      Informations sur la localisation temporaire :
      L'exemplaire est dans une localisation temporaire (Oui/Non) Si oui ou non l'exemplaire se trouve dans une localisation temporaire.
      Définir ce paramètre sur Non n'efface ni la bibliothèque temporaire de l'exemplaire, ni les valeurs de la localisation (voir les deux champs suivants). Il y a certaines situations dans lesquelles vous souhaiteriez entrer la bibliothèque temporaire de l'exemplaire et la localisation, avant d'indiquer que l'exemplaire est actuellement en rayon.
      Vous pouvez supprimer par lot les indications de localisation temporaire des exemplaires, en utilisant le traitement Modifier les exemplaires physiques. Voir Effectuer des modifications globales relatives à des informations niveau exemplaire.
      Pour plus d'informations sur la modification de ce paramètre en utilisant le traitement Modifier des exemplaires physiques, voir la vidéo Supprimer l'indicateur de localisation temporaire d'un exemplaire (5:27 mins).
      Bibliothèque temporaire La bibliothèque temporaire de l'exemplaire, sélectionnée depuis la page Liste des unités d'organisation.
      Une bibliothèque temporaire doit être spécifiée afin que les fonctions Choisir un préfixe, Générer et Calculer apparaissent pour une localisation temporaire.
      Localisation temporaire La localisation temporaire de l'exemplaire, sélectionnée depuis la page Liste des localisations.
      Type de cote temporaire Le type de cote utilisé pour l'exemplaire dans une localisation temporaire.
      Cote temporaire La cote de l'exemplaire lors de l'utilisation du type de cote temporaire dans une localisation temporaire.
      Source (sous-champ 2)
      Indiquez la source du numéro de cote équivalente au sous-champ $2 dans la notice de collections. Ceci est pertinent quand le type de numéro de cote correspond à la source spécifiée dans le sous-champ 2. Voir Parcourir la liste des emplacements sur les rayons pour plus d'informations.
      Exception de circulation temporaire Les règles de circulation temporaires de l'exemplaire. Les exceptions de circulation configurées apparaissent dans la liste déroulante.
      Choisir un préfixe Saisissez un préfixe et/ou utilisez-le en combinaison avec les boutons Générer et/ou Calculer décrits plus bas.
      Générer Cette option permet de générer une cote de rangement temporaire à l'aide des méthodes décrites ci-dessus pour la fonction Générer. Voir Bibliothèque temporaire pour plus d'informations.
      Calculer Utilisez la fonction Calculer pour créer une cote de rangement temporaire au niveau de l'exemplaire basée sur les cotes de rangement existantes dans le répertoire Alma. Voir Calculer et Bibliothèque temporaire pour plus d'informations.
      En raison d'un problème technique, si vous utilisez la fonction Calculer avec les cotes de rangement Alternative et Temporaire à la fois, une séquence identique est calculée et enregistrée pour les deux.
      Date de retour La date à laquelle l’exemplaire doit rentrer à sa localisation permanente.
      Page Éditeur d'exemplaire physique - Onglet Informations ENUM/CHRON
      Type de note Description
      Année de publication Les informations sur l'année.
      Énumération de A à H Les différents niveaux d'énumération.
      Chronologie I à M Les différents niveaux de chronologie.
      Indicateur d'interruption Actuellement en développement.
      Le code qui indique la raison de l'interruption dans l'énumération ou la chronologie.
      Informations sur le modèle de prévision :
      Type de modèle Une liste de champs uniques 85X issus de la notice de collections de l'exemplaire. Par exemple, si la notice de collections contient les champs 853 et 854, la liste contient 3 853 et 4 854.
      Numéro de lien La liste des sous-champs $8 issus des champs 85X actuellement sélectionnés. Par exemple, si le Type de modèle est 3 853 et que la notice de collections contient deux champs 853 avec des sous-champs $8 dont la valeur est 1 et 2, la liste contient 1 et 2.
      Type d'unité Le type d'unité. C'est un champ en lecture seule rempli à la volée par le PREMIER sous-champ $0 parmi les champs pertinents Type de modèle et Numéro de lien.
      Page Éditeur d'exemplaire physique - Onglet Notes
      Type de note Description Longueur maximale
      Note publique Contenu de note affiché dans l'onglet Obtenir de Primo sous la colonne Collections. Voir Afficher des notes publiques. 400 caractères
      Note de services aux usagers Contenu de note affiché durant le processus de circulation. Par exemple, le contenu peut contenir l'énoncé "Vérifier les disques" pour inciter le bureau de prêt à faire une telle vérification lors du prêt de l'exemplaire. 400 caractères
      Notes internes :
      Note interne 1 Contenu de note pour une utilisation interne par le personnel d'Alma. 400 caractères
      Note interne 2 Contenu de note pour une utilisation interne par le personnel d'Alma. 400 caractères
      Note interne 3 Contenu de note pour une utilisation interne par le personnel d'Alma.
      Plus spécifiquement, cette note peut contenir du contenu concernant un exemplaire entrant de partage de ressource expédié, envoyé à Alma par le système source NCIP dans la note d'expédition du message NCIP. La note d'expédition apparaît sous le format suivant :
      ||Note d'expédition||<texte de la note d'expédition>||Note d'expédition||
      La note d'expédition est utilisée par les implémenteurs NCIP, tels que le navigateur OCLC, pour mettre à jour le système de bibliothèque avec des informations supplémentaires sur les exemplaires entrants de partage de ressource expédiés telles que des informations sur la ressource elle-même, le demandeur et les emplacements où elle a été demandée et où elle doit être récupérée.
      400 caractères
      Notes de statistiques :
      Du contenu de note statistique peut être ajouté comme texte ou sélectionné dans une liste déroulante. Voir Configurer des notes statistiques pour plus d'informations sur la configuration des listes déroulantes des options pour les notes statistiques.
      Notes statistiques avec des listes déroulantes configurées
      Note de statistiques 1 Contenu de note affiché dans Analytiques sous Nouveau > Analyse > Exemplaires physiques. 4000 caractères
      Note de statistiques 2 Contenu de note affiché dans Analytiques sous Nouveau > Analyse > Exemplaires physiques. 4000 caractères
      Note de statistiques 3 Contenu de note affiché dans Analytiques sous Nouveau > Analyse > Exemplaires physiques. 4000 caractères
      Page Éditeur d'exemplaire physique - Onglet Historique
      Paramètre Description
      Type de rapport :
      Modifications de l'exemplaire Les modifications apportées à l'exemplaire à partir de l'onglet Général de la page de l'Éditeur d'exemplaire physique. Ce rapport identifie le nom de l'opérateur qui a fait la modification, la date où la modification a été apportée, le champ qui a été modifié et les valeurs avant et après modification.
      Modifications des collections Modifications sur la bibliothèque (852 $$b), l'emplacement (852 $$c), le type de cote (852 premier indicateur), la cote (852 h, i, j, k, l, m) et le numéro de dépôt. Ce rapport identifie le nom de l'opérateur qui a fait la modification, la date où la modification a été apportée, le champ qui a été modifié et les valeurs avant et après modification.
      Activités de services aux usagers Activité de prêt/retour. Ce rapport identifie la date où la modification a été apportée, le type d'action effectuée (prêt/retour), le nom de l'opérateur/du bureau de prêt où la modification a été faite, le nom de l'emprunteur et son identifiant. Les informations affichées sur le prêt /l'utilisation de l'exemplaire sont à la page.
      Le nom de l'emprunteur et son identifiant s'affichent uniquement pour les rôles suivants : Opérateur de bureau de prêt, Gestionnaire de bureau de prêt, Opérateur de bureau de prêt - Limité, Opérateur de demandes, Opérateur de services aux usagers, Gestionnaire des services aux usagers, Gestionnaire des partenaires PEB, Administrateur des services aux usagers, Administrateur utilisateur, Administrateur général du système. Pour désactiver ce privilège pour l'un des rôles ci-dessus ou activer ce privilège pour d'autres rôles, contactez le support d'Ex Libris.
    3. Sélectionnez un ou plusieurs des onglets suivants pour voir ou effectuer des modifications sur les informations renseignées vis-à-vis de l'exemplaire physique :
      1. Informations générales (voir la table ci-dessus Page Éditeur d'exemplaire physique - Onglet Informations générales)
      2. Informations ENUM/CHRON (voir la table ci-dessus Page Éditeur d'exemplaire physique - Onglet Informations ENUM/CHRON)
      3. Notes (voir la table ci-dessus Page Éditeur d'exemplaire physique - Onglet Notes)
      4. Historique (voir la table ci-dessus Page Éditeur d'exemplaire physique - Onglet Historique)
    4. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé d'effectuer vos modifications.
      Pour des localisations avec RFID et une connexion RFID active comme indiqué par l'icône de connexion (Page Réceptionner un nouveau matériel), vous disposez de l'option supplémentaire pour Écrire au RFID et enregistrer.
      Page Éditeur d'exemplaire physique - Écrire au RFID et enregistrer
      Lorsque vous sélectionnez Écrire au RFID et enregistrer, les informations sont écrites dans la base de données Alma. Quand les informations ont été écrites avec succès, dans la base de données Alma, les informations sont enregistrées au RFID. S'il y a plus d'une pièce spécifiée dans les paramètres des pièces, une boîte de dialogue s'affiche pour gérer les pièces supplémentaires. Voir l'exemple d'une boîte de dialogue, ci-dessous.
      La boîte de dialogue Écrire au RFID et enregistrer s'affiche pour plusieurs pièces
      Pour plus d'informations, voir Support RFID.
      Si vous souhaitez seulement mettre à jour les informations dans la base de données Alma, cliquez sur Enregistrer.

    Supprimer des exemplaires physiques (Retraits)

    Un retrait correspond au processus de suppression d'exemplaires du catalogue pour s'assurer que le catalogue est à jour et ne représente que les ressources qui sont effectivement présentes dans les notices de fonds. Bien que les exemplaires retirés n'apparaissent pas dans Alma et ne soient pas publiés dans Primo, les bibliothécaires et les utilisateurs du personnel peuvent voir une notice historique de ces exemplaires dans les rapports Analytiques. Les exemplaires retirés apparaissent dans Analytics avec comme Cycle de vie = Supprimé.
    Cette section décrit les méthodes utilisées pour retirer des exemplaires (un ou plusieurs exemplaires ou un ensemble d'exemplaires).

    Retirer un ou plusieurs exemplaires

    Pour supprimer un exemplaire de l'inventaire physique, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Opérateur d'inventaire physique - étendu
    Il y a deux méthodes pour retirer (supprimer) des exemplaires à partir de la Liste des exemplaires. Pour retirer un exemplaire à la fois, cliquez sur le bouton Action sur une ligne (Actions > Retirer). L'autre option consiste à utiliser la colonne des cases à cocher pour sélectionner un ou plusieurs exemplaires et cliquez sur l'option Retirer des exemplaires.
    Retirer plusieurs exemplaires à la fois
    Lors de la suppression d'un exemplaire, vous pouvez supprimer la notice de collections si elle n'a plus d'autre exemplaire attaché. Selon la configuration des paramètres suivants dans le tableau Paramètres du client (Gestion des ressources > Menu de configuration > Autres paramètres), Alma peut aussi supprimer des notices bibliographiques :
    • suppressBibWithDeletedHol – Si ce paramètre est défini sur vrai, Alma supprime les notices bibliographiques qui n'ont aucune notice de collections.
    • suppressBibWithSuppressedHol – Si ce paramètre est défini sur vrai, Alma supprime les notices bibliographiques qui ne contiennent que des notices de collections.
      Si suppressBibWithSuppressedHol est fixé à faux, Alma publie la notice bibliographique.
      Dans le cas où vous avez un titre avec un seul exemplaire et un type de processus est exclu de la publication (comme pour Acquisition), les collections associées sont également supprimées. Le paramètre suppressBibWithSuppressedHol contrôle par conséquent si la notice bibliographique est publiée ou non.
    Voir Configurer d'autres paramètres pour plus d'informations sur la configuration des paramètres suppressBibWithSuppressedHol et suppressBibWithDeletedHol
    Pour retirer un ou plusieurs exemplaires :
    1. Faites une recherche sur le ou les exemplaires physiques que vous souhaitez retirer (voir Recherche dans le répertoire).
    2. Dans la ligne des résultats de recherche contenant le(s) exemplaire(s) que vous voulez supprimer, cliquez sur le lien Exemplaires.
      Selon le type de recherche que vous avez effectuée et en fonction de ce qui est disponible dans votre inventaire, cliquer sur le lien Exemplaires peut afficher différents résultats.
      • Si vous avez effectué une recherche sur Tous les titres ou sur Titres physiques et qu'il n'y a qu'une seule notice de collections, la page Liste des exemplaires apparaît avec l'option Retirer des exemplaires. Pour plus d'informations sur la page Liste des exemplaires, voir Travailler avec la liste des exemplaires.
        L'option Retirer des exemplaires apparaît
      • Si vous sélectionnez une recherche sur Tous les titres ou sur Titres physiques et qu'il y a plusieurs notices de collections, vous devez cliquer sur Voir toutes les collections et sélectionner Actions > Voir les exemplaires pour la notice de collections spécifique (voir Travailler avec la Liste des collections) à partir de laquelle vous voulez supprimer plusieurs exemplaires.
        Sélection de Voir toutes les collections lorsqu'il y a plusieurs notices de collections
        Sélection de Voir toutes les collections lorsqu'il y a plusieurs notices de collections
        Sélection de Actions > Voir les exemplaires sur la page Liste des collections
        Sélection de Actions > Voir les exemplaires sur la page Liste des collections
      • Si vous sélectionnez une recherche sur Exemplaires physiques et que la notice de collections contient un seul exemplaire, la page Éditeur d'exemplaire physique apparaît en premier. Cliquez sur Voir tous les exemplaires pour afficher la page Liste des exemplaires.
    3. Continuez avec l'une des actions de suppression suivantes :
      1. Sélectionnez Actions > Retirer et cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation.
        Si le dernier exemplaire a été retiré de la notice de collections, la boîte de dialogue Dernier exemplaire apparaît.
        Boîte de dialogue Dernier exemplaire
        Sélectionnez une des options suivantes puis cliquez sur OK.
        • Ne pas modifier la notice de collections – Sélectionnez cette option si vous ne voulez pas retirer ou supprimer la notice de collections.
        • Supprimer la notice de collections – Sélectionnez cette option si vous voulez retirer la notice de collections.
        • Supprimer la notice de collections de la publication – Sélectionnez cette option si vous ne voulez pas retirer la notice de collections, mais que vous voulez empêcher la notice d'apparaître dans Primo ou dans un système de découverte externe.
        • Supprimer les notices bibliographiques qui n'ont pas d'autres collections – Sélectionnez cette option si vous voulez supprimer la notice bibliographique qui est associée à l'exemplaire si la notice bibliographique n'a pas d'autre collection. Dans ce cas, la notice de collections et la notice bibliographique associées à l'exemplaire sont supprimées.
      2. Utilisez la colonne des cases à cocher pour sélectionner un ou plusieurs exemplaires et cliquez sur l'option Retirer des exemplaires.
        Retirer plusieurs exemplaires à la fois
        Actuellement cette option n'apparaît que lorsqu'il n'y a qu'une seule notice de collections.

    Supprimer des ensembles d'exemplaires

    Vous pouvez retirer des exemplaires à partir de titres physiques ou d'un ensemble d'exemplaires physiques en exécutant le traitement Retirer les exemplaires. Pour plus d'informations, voir Effectuer des traitements manuels sur des ensembles définis.

    Effectuer des modifications globales sur les notices d'exemplaire physique

    Pour mettre à jour un inventaire physique, vous devez avoir les rôles suivants :
    • Gestionnaire du répertoire
    Vous pouvez actualiser des informations au niveau de l'exemplaire pour des exemplaires physiques : Vous devez d'abord ajouter des exemplaires à un ensemble.
    Après l'exécution du traitement, le rapport de traitement identifie combien de notices ont été mises à jour et si le traitement a échoué pour certaines notices.
    Lors de l'exécution d'un traitement de changement de la localisation d'un exemplaire Modifier un exemplaire physique, une nouvelle notice de collections est créée avec les nouvelles informations de localisation. Si la notice de collections précédente avec l'ancienne localisation était liée à une ligne de commande, le lien avec la ligne de commande est cassé. Vous devrez relier manuellement la ligne de commande, en utilisant l'option Actions > Associer une ligne de commande dans la page Listes des collections (voir Travailler avec la Liste des collections).
    Pour effectuer des modifications globales sur des informations de niveau exemplaire :
    Exécutez le traitement Modifier un exemplaire physique. Pour plus d'informations, voir Effectuer des traitements manuels sur des ensembles définis.

    Mettre à jour des notices de collections

    Cette section indique comment apporter des modifications aux notice de collections.

    Effectuer des modifications globales sur des notices de collections

    Pour effectuer des modifications globales sur des exemplaires physiques, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Gestionnaire du répertoire
    • Gestionnaire du catalogue
    Vous pouvez mettre à jour les informations sur les notices de collections pour des exemplaires physiques en exécutant le traitement Modifier les informations de notices de collections. Les modifications que vous pouvez effectuer en utilisant ce traitement incluent :
    Après l'exécution du traitement, le rapport de traitement identifie combien de notices ont été mises à jour et si le traitement a échoué pour certaines notices.
    Pour effectuer des modifications globales sur les notices de collections :
    Exécutez le traitement Modifier les informations de notices de collections. Pour plus d'informations, voir Effectuer des traitements manuels sur des ensembles définis.

    Déplacer des collections entre des collections bibliographiques (lier à une autre notice)

    Vous pouvez relier une notice de collections à une notice bibliographique différente. Cela actualise également la notice bibliographique à laquelle la ligne de commande associée est reliée.
    L'option Lier à une autre notice bloque le fait de relier des collections qui sont associées à des demandes. Dans ce cas, utilisez l'option Fusionner les notices et combiner l'inventaire dans l'Éditeur de métadonnées pour lier des collections à d'autres notices. Pour plus d'informations, voir Fusionner des notices bibliographiques.
    Pour relier une notice de collections :
    1. Faites une recherche sur les Titres physiques pour le titre concerné et cliquez sur le lien Collections sous le résultat (pour un titre avec une unique collection).
      Lien Collections
    2. Cliquez sur Lier à une autre notice. L'Éditeur de métadonnées s'ouvre et affiche un panneau de recherche qui vous permet de localiser une notice bibliographique dans la Zone réseau ou dans la Zone de communauté, en plus de la Zone institution à laquelle vous pouvez la lier à une autre notice. La Zone réseau est disponible dans un réseau collaboratif uniquement ; voir Notices gérées en réseau dans un Réseau collaboratif.
      Éditeur de métadonnées Panneau de recherche Lier à une autre notice
    3. Sélectionnez Institution, Réseau ou Communauté, renseignez vos critères de recherche pour une notice bibliographique, puis cliquez sur Rechercher.
      Résultats de recherche
    4. Cliquez sur Lier à une autre notice pour la nouvelle notice bibliographique. La notice s'ouvre dans l'Éditeur de métadonnées.
      La notice liée à une autre notice s'ouvre dans l'Éditeur de métadonnées
    5. Cliquez sur Enregistrer.

    Déplacer les exemplaires entre les collections et supprimer les notices de collections

    Pour mettre à jour un inventaire physique, vous devez avoir les rôles suivants :
    • Gestionnaire du répertoire
    • Opérateur d'inventaire physique
    • Gestionnaire des achats
    • Opérateur des achats
    Pour déplacer les exemplaires vers des notices de collections différentes et supprimer les collections (vides) :
    1. Faites une recherche dans le répertoire sur des collections multiples. Voir Recherche dans le répertoire.
    2. A partir de la liste des résultats, cliquez sur Exemplaires. La page Liste des exemplaires apparaît. Voir Travailler avec la liste des exemplaires.
      Page Liste des exemplaires
    3. Sélectionnez le(s) exemplaire(s) à déplacer et cliquez sur Déplacer des exemplaires.
      Sélectionnez un(des) exemplaire(s) et cliquez sur Déplacer des exemplaires
      La page Liste des collections apparaît. Voir Travailler avec la liste des collections.
      Page Liste des collections
    4. Sélectionnez la localisation des collections vers laquelle vous voulez déplacer les exemplaires et cliquez sur Sélectionner.
      Sélectionnez une localisation de collections pour identifier le déplacement des exemplaires.
      La page Liste des exemplaires affiche un message de confirmation pour indiquer ce qui a été effectué.
      Message de confirmation Déplacer
    5. Cliquez sur le lien Voir toutes les collections.
      La page actualisée Liste des collections apparaît.
      Affichage Voir toutes les collections
    6. Pour supprimer la notice de collections de la Medical Library/Reference qui ne contient aucun exemplaire, sélectionnez cette ligne, cliquez sur Supprimer les collections puis sur Confirmer dans la boite de dialogue de confirmation.
      Sélectionner et supprimer des collections
      La page Liste des collections s'actualise avec un message d'information concernant la modification et la notice de collections (Medical Library/Reference dans cet exemple) supprimée de la liste.
      Message d'information et Liste des collections mise à jour

    Travailler avec la liste des collections

    La page de la liste de holdings (avec le lien ID MMS) pour la ressource sélectionnée. Cette option s'affiche lorsque vous cliquez sur Collections pour un exemplaire physique qui est associé à plusieurs notices de collections lors d'une recherche dans le répertoire (voir Recherche dans le répertoire) ou lorsque vous cliquez sur Voir toutes les collections sur la page Liste des exemplaires (voir Travailler avec la liste des exemplaires) ou dans l'Éditeur d'exemplaire physique (voir Mettre à jour les informations au niveau de l'exemplaire).
    Page Liste des collections
    Si'il n'y a qu'une seule notice de collections, cliquez sur Collections après une recherche dans le répertoire pour afficher la page Vue simple MARC . Voir Voir les métadonnées en lecture seule sur la page Vue simple MARC.
    Vous pouvez filtrer la liste des collections pour ne consulter que les notices de collections avec des exemplaires disponibles.
    Les actions suivantes sont disponibles pour chaque collection :
    Si vous souhaitez supprimer des notices de collections vides, sélectionnez les notices de collections concernées dans la liste des collections puis cliquez sur Supprimer les collections. Vous ne pouvez supprimer des notices de collections contenant des exemplaires.
    Pour ajouter une nouvelle collection à la liste, cliquez sur Ajouter une nouvelle collection. L'Éditeur de métadonnées s'ouvre pour vous permettre d'ajouter une nouvelle notice de collections associée à la notice bibliographique identifiée sur la page Liste des collections. La notice bibliographique associée ne s'ouvre pas, il n'y a donc pas d'étape supplémentaire pour publier la notice bibliographique lorsque vous avez fini de créer la nouvelle notice de collections.
    Ajouter une nouvelle notice de collections sans ouvrir la notice bibliographique
    Lorsque vous avez terminé d'ajouter la nouvelle notice de collections dans l'Éditeur de métadonnées, cliquez sur Fichier > Enregistrer et publier puis sur Retour pour revenir sur la page Liste des collections.

    Gérer l'inventaire d'exemplaire physique à l'aide du rapport de rayon

    Pour gérer l'inventaire d'exemplaires physiques via le rapport de rayon, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Gestionnaire du répertoire
    • Opérateur d'inventaire physique
    • Gestionnaire des services aux usagers
    Le rapport de rayon vous propose un processus efficace pour gérer l'inventaire de la bibliothèque. Cette fonctionnalité permet de contrôler si des exemplaires sont en rayon, à la mauvaise place ou manquants.
    Vous pouvez partir d'un fichier Excel ou .txt contenant des code-barres et comparer ces informations avec celles enregistrées dans la base de données Alma pour identifier des exemplaires qui sont placés au mauvais endroit sur le rayon ou qui sont manquants de l'inventaire. Spécifiez les critères suivants pour identifier les notices dans Alma que vous voulez comparer avec le fichier Excel ou .txt :
    • Bibliothèque
    • Localisation
    • Intervalle de cotes Alma (par numéro de rangement) ou jeu de résultats d'inventaire Alma (par nom de jeu de résultats)
    L'outil Rapport de rayon exécute le traitement Rapport de rayon qui fournit un rapport avec les informations suivantes pour vous aider à identifier où se situent les problèmes concernant votre inventaire physique :
    • Le nombre d'exemplaires en rayon - Les exemplaires dans le fichier d'entrée avec le statut En rayon.
    • Le nombre des exemplaires connus qui ne sont pas en rayon - Les exemplaires qui ne sont pas dans le fichier d'entrée avec le statut Pas en rayon.
    • Le nombre d'exemplaires en rayon mais marqués comme pas en rayon, dans la base de données - Les exemplaires qui ont été dans le fichier d'entrée mais avec le statut Pas en place.
    • Le nombre d'exemplaires manquants qui sont marqués comme en rayon dans la base de données - Les exemplaires qui n'ont pas été dans le fichier d'entrée mais avec le statut En place.
    • Le nombre d'exemplaires en rayon, mais qui n'est pas dans l'intervalle spécifiée ou qui ne sont pas dans le jeu de résultats spécifié- Les exemplaires avec un code-barres dans le fichier d'entrée, qui correspondent à un exemplaire dans l'inventaire mais qui n'est pas dans l'intervalle ou le jeu de résultats.
    • Le nombre de codes-barres sans correspondance avec un exemplaire dans la base de données - les exemplaires avec un code-barres dans le fichier d'entrée qui ne correspondent à aucun exemplaire dans l'inventaire.
    À partir des résultats du rapport, vous pouvez accéder à différentes options pour gérer votre inventaire. Vous pouvez prévisualiser les exemplaires marqués dans le rapport (depuis la page des résultats de la Recherche dans le répertoire), créer un ensemble des exemplaires marqués dans le rapport ou télécharger une liste des code-barres (pour les exemplaires sans correspondance).
    Pour plus d'informations sur le rapport de rayon pour la gestion de l'inventaire d'exemplaires physiques, voir la vidéo Outil de rayon pour la gestion d'un inventaire physique (4:37 mins).
    Pour soumettre un rapport de traitement de rayon :
    Analysez la procédure ci-dessous entièrement pour comprendre quels sont les conditions préalables avant de soumettre un traitement de rapport de rayon.
    1. Créez le fichier Excel ou le fichier .txt (par exemple, en utilisant un scanner portable). Le fichier doit contenir les code-barres des exemplaires que vous voulez contrôler dans l'inventaire Alma.
    2. Ouvrez la page Rapport de rayon (Gestion des ressources > Gérer l'inventaire > Rapport de rayon).
    3. Dans la section Inventaire, identifiez le type de traitement de rapport de rayon que vous voulez exécuter en spécifiant Intervalle ou Jeu de résultats pour le paramètre Définition d'inventaire.
    4. Pour les deux traitements de rapport de rayon de type Intervalle et Jeu de résultats, vous devez spécifier la Bibliothèque et la Localisation pour l'inventaire que vous êtes en train de vérifier. Les informations sur la bibliothèque et la localisation définies dans Alma proviennent de listes déroulantes d'où vous pouvez les sélectionner.
    5. Si vous soumettez un traitement de rapport de rayon de type Intervalle, indiquez les critères supplémentaires suivants :
      • Type de cote – Le type de cote tel que Classification de la Library of Congress ou Classification décimale Dewey.
      • De la cote – La première cote dans l'intervalle des cotes dans l'inventaire Alma à comparer avec les code-barres du fichier Excel ou .txt.
      • À la cote – La dernière cote dans l'intervalle des cotes dans l'inventaire Alma à comparer avec les code-barres du fichier Excel ou .txt.
      Si vous soumettez un traitement de rapport de rayon de type Jeu de résultats, indiquez les critères supplémentaires suivants :
      • Nom du jeu de résultats – L'ensemble d'exemplaires.
      Si le jeu de résultats contient des exemplaires dans une bibliothèque ou une localisation qui n'est pas choisie dans le filtre de traitement, ces exemplaires ne sont pas pris en compte. Par exemple, si le jeu de résultats contient un exemplaire dans la Bibliothèque de droit, à la localisation Stacks et si le filtre sélectionné concerne la Bibliothèque de droit et la localisation de Référence, l'exemplaire dans le jeu de résultats de la Bibliothèque de droit et la localisation Stacks n'est pas pris en compte et n'est pas utilisé dans le rapport.
    6. Dans la section Sélectionner un fichier, spécifiez le fichier Excel ou le fichier .txt à utiliser dans le traitement de rapport de rayon. Il s'agit du fichier que vous avez créé précédemment (peut-être en utilisant un scanner portable) qui contient les code-barres des exemplaires que vous voulez contrôler par rapport à l'inventaire Alma que vous avez identifié soit par un intervalle de cotes soit par un jeu de résultats spécifié dans la section Inventaire ci-dessus.
      Le format des fichiers Excel ou .txt doit être d'un code barre par ligne, la première ligne devant contenir l'en-tête Code-barres. Voir ci-dessous pour un exemple.
      Liste de codes-barres Excel ou .txt
    7. Cliquez sur Soumettre. Un traitement de rapport de rayon est soumis. Voir la procédure suivante Analyser les résultats d'un traitement de rapport de rayon pour plus d'informations sur le traitement.
    Pour voir les résultats d'un traitement de rapport de rayon :
    1. Ouvrez la page Suivi des traitements (Administration > Gérer les traitements > Suivi des traitements).
    2. Lorsque le traitement de rapport de rayon est terminé, cliquez sur l'onglet Historique.
    3. Sélectionnez Actions > Rapport pour le traitement de rapport de rayon que vous voulez analyser. Des détails sur le traitement sont fournis dans les trois sections suivantes de cette page :
      • Des informations d'en-tête qui donnent des détails sur l'exécution du traitement tels que l'identifiant du processus, l'heure de début et de fin, etc
      • Les critères du traitement que vous avez spécifiés
      • Les résultats d'analyse de la comparaison entre l'inventaire Alma et le fichier de code-barres que vous avez spécifié dans la demande rapport de rayon
      Résultats du traitement de rapport de rayon
    4. Ouvrez la section Analyse pour voir les résultats en détail.
    5. Pour les lignes 1 à 5 dans la section Analyse, sélectionnez Actions > Prévisualiser les exemplaires pour voir les résultats dans la page Résultats de la recherche dans le répertoire ou sélectionnez Actions > Créer un ensemble d'exemplaires pour créer un jeu de résultat que vous pouvez réutiliser par la suite. Pour la ligne 6, sélectionnez Télécharger la liste pour créer un fichier Excel ou .txt (selon ce que vous avez utilisé dans votre demande de rapport de rayon) pour continuer à travailler avec les code-barres qui n'ont pas d'exemplaire correspondant.
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