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    Configurer des numéros d'entrée

    Traduisible
    Pour configurer les numéros d'entrée, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Administrateur de catalogue
    • Administrateur général du système
    Vous pouvez configurer Alma pour qu'il génère automatiquement des numéros d'entrée dans des notices de collections pour identifier une ressource et configurer la manière dont ces numéros sont générés. Par exemple, vous pouvez utiliser un préfixe qui inclut l'année d'acquisition de la ressource et le numéro de ressource (si des ressources dupliquées ont été acquises) ou vous pouvez faire une identification par localisation.
    Le numéro d'entrée commence par défaut à 1 et est incrémenté de 1 à chaque nouvelle génération d'un numéro d'entrée. Il est possible de fixer une valeur initiale différente de 1. Il est également possible de passer certains numéros et de fixer une nouvelle valeur pour la prochaine séquence, qui doit être supérieure à la dernière utilisée. (Pour plus d'informations, voir Modifier un numéro d'entrée.)
    Après la configuration du numéro d'entrée, le numéro est généré dans l'Éditeur de métadonnées pour une notice de collections en sélectionnant Outils > Collections MARC 21 > Générer un numéro d'entrée.
    Générer un numéro d'entrée
    La configuration du Numéro d'entrée peut aussi être utilisée pour définir une séquence de numéros pour générer des cotes alternatives et temporaires au niveau de l'exemplaire lors de la modification d'exemplaires sur la page Éditeur d'exemplaire physique.
    Générer des cotes alternatives et/ou temporaires au niveau de l'exemplaire

    Ajouter une nouvelle séquence de numéros d'entrée

    L'usage de numéros d'entrée nécessite que vous définissiez une configuration de séquence pour identifier la façon dont les numéros d'entrée doivent être générés. La configuration de séquence peut être définie au niveau de l'institution, au niveau de la bibliothèque ou au niveau de la bibliothèque+localisation.
    Afin de mettre en place les configurations de séquence au niveau institution pour les notices de collections, vous devez définir le paramètre client holdings_accession_number_generation_extended sur vrai. Pour plus d'informations, voir Configurer d'autres paramètres (Gestion des ressources). Lorsque vous indiquez vrai pour ce paramètre, il n'est plus obligatoire de compléter les champs Bibliothèque ou Bibliothèque/Localisation. Le fait de laisser ces champs vides indique que vous créez une séquence au niveau institution.
    Vous pouvez également implémenter des configurations de séquence au niveau institution pour les notices d'exemplaire lorsque le paramètre client item_call_numbers_generate_enable est défini sur vrai. Pour plus d'informations, voir Configurer d'autres paramètres (Gestion des ressources).
    Pour ajouter une nouvelle configuration de séquence :
    1. Cliquez sur Numéro bibliographique dans la section Général de la page Configuration de la gestion des ressources (Gestion des ressources > Gestion des ressources > Menu de configuration). La Page Configuration des numéros d'entrée apparaît.
    2. Dans la section Créer une nouvelle séquence, complétez les paramètres pour créer une nouvelle séquence à l'aide de la table ci-dessous pour plus d'informations sur vos options de configuration.
      Créer une nouvelle séquence
      Paramètre Description
      Nom de séquence Indiquez un nom de séquence pour distinguer chaque configuration de séquence.
      Bibliothèque
      Sélectionnez une bibliothèque à associer à la séquence. Cela signifie que la séquence que vous configurez est uniquement disponible pour la bibliothèque que vous avez sélectionnée. Ce paramètre est facultatif lorsque l'un des paramètres client suivants est défini sur vrai :
      • holdings_accession_number_generation_extended
      • item_call_numbers_generate_enable
      Lorsque vous ne sélectionnez pas de bibliothèque pour votre configuration de séquence, celle-ci est disponible au niveau de l'institution.
      Localisation
      Si vous avez sélectionné une bibliothèque pour votre configuration de séquence, vous pouvez également sélectionner une localisation de bibliothèque pour rendre la configuration de séquence disponible uniquement à certains emplacements au sein de la bibliothèque. Ce paramètre est facultatif lorsque l'un des paramètres client suivants est défini sur vrai :
      • holdings_accession_number_generation_extended
      • item_call_numbers_generate_enable
      Lorsque vous indiquez une localisation, vous devez également mentionner une bibliothèque dans le paramètre Bibliothèque.
      Méthode Sélectionnez l'une des méthodes suivantes :
      • Préfixe + Séquence
      • Séquence + Horodatage
      Afin d'utiliser les fonctionnalités Générer et/ou Calculer (voir Mettre à jour les informations au niveau de l'exemplaire pour plus d'informations) pour créer des cotes alternatives et/ou temporaires au niveau de l'exemplaire sur la page Éditeur d'exemplaire physique, vous devez sélectionner l'option Préfixe + Séquence.
      Préfixe
      Lorsque vous sélectionnez la méthode Préfixe + Séquence, vous pouvez également spécifier un préfixe pour définir davantage l'identification de votre séquence. Le préfixe précède le numéro de séquence qui est généré. L'option préfixe peut être une combinaison de lettres, de chiffres, de ponctuation et d'espaces. Si vous souhaitez un espace pour séparer le préfixe du numéro de séquence qui est ajouté immédiatement après le préfixe, saisissez un espace à la fin du préfixe que vous créez dans votre configuration.
      En raison d'une limitation technique, il est est actuellement possible de créer deux séquences avec le même préfixe pour les mêmes bibliothèque et emplacement (avec un nom de séquence différent) ; il vous est recommandé de ne pas le faire. Les séquences numériques (qui n'ont pas de préfixe) qui sont configurées avec la méthode Préfixe+Séquence ne doivent être créées qu'une seule fois par institution (soit en tant que séquence au niveau de l'institution, séquence au niveau de la bibliothèque, ou séquence au niveau de la localisation).
    3. Cliquez sur Ajouter une ligne. La nouvelle séquence est ajoutée à la section Liste des générateurs. Répétez ce processus pour créer des séquences de numéro d'entrée supplémentaires.
      Page Configuration de l'adhésion Séquences ajoutées
    4. Lorsque vous avez terminé d'ajouter des séquences de numéro d'entrée, personnalisez le numéro Prochaine séquence (voir Modifier un numéro d'entrée ) si besoin.
    5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

    Modifier un numéro d'entrée

    Le numéro d'entrée commence par défaut à 1 et est incrémenté de 1 à chaque nouvelle génération d'un numéro d'entrée. Il est possible de fixer une valeur initiale différente de 1. Il est également possible de passer certains numéros et de fixer une nouvelle valeur pour la prochaine séquence, qui doit être supérieure à la dernière utilisée.
    Pour modifier un numéro d'entrée :
    1. Sur la page Configuration des numéros d'entrée, sélectionnez Actions > Définir la valeur de la séquence suivante pour la bibliothèque dont vous voulez modifier la valeur de séquence. La boîte de dialogue Définir la valeur du numéro suivant s'ouvre.
      Boîte de dialogue Définir la valeur du numéro suivant
    2. Saisissez une valeur qui est plus élevée que la dernière utilisée.
    3. Cliquez sur Enregistrer. La nouvelle valeur de séquence s'affiche dans la section Liste de générateurs.

    Supprimer un numéro d'entrée

    Vous pouvez supprimer une configuration de séquence de numéro d'entrée.
    Pour supprimer une séquence de numéro d'entrée :
    1. Dans la section Liste de générateurs, sélectionnez Actions > Supprimer pour la séquence dont vous souhaitez supprimer la configuration du numéro d'entrée.
    2. Cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue Message de confirmation. Le numéro d'entrée est supprimé de la section Liste de générateurs.

    Attribuer une position de numéro d'entrée

    Afin que le numéro d'entrée généré automatiquement soit indexé et qu'il soit possible de faire une recherche dessus dans le répertoire, vous devez attribuer le numéro d'entrée à un champ MARC. Pour plus d'informations, voir la procédure dans Modifier des localisations physiques.
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