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    Échange de données informatisé (EDI)

    Traduisible
    Pour configurer la communication EDI avec les fournisseurs, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Gestionnaire des fournisseurs
    L'Échange de données informatisé (EDI) est une méthode automatisée de communication entre une institution et ses fournisseurs.
    L'EDI nécessite le placement des fichiers dans un certain répertoire. Les fichiers à envoyer à des fournisseurs intégrant l'EDI sont automatiquement exportés par Alma vers une localisation FTP, où ils seront récupérés par un système fournisseur. Les fichiers placés par un fournisseur intégrant l'EDI dans la localisation FTP sont automatiquement chargés et analysés par Alma.
    Les activités d'acquisitions suivantes sont compatibles avec des vendeurs intégrant l'EDI :
    • Envoyé par Alma au fournisseur :
      • Commande (PO)
      • Réclamations – Réclamations envoyées au fournisseur concernant des objets manquants. Pour les fournisseurs qui supportent cette fonctionnalité, les réclamations sont envoyées via EDI et non pas par email. Les réclamations EDI peuvent être utilisées tant pour les commandes ponctuelles que pour les commandes récurrentes.
        Contrairement aux commandes, chaque message EDI de réclamation contient une réclamation par ligne de commande.
      • Annulations de commande – Pour les fournisseurs qui supportent cette fonctionnalité, les annulations sont envoyées via EDI et non pas par email.
        Contrairement aux commandes, chaque message d'annulation EDI contient une annulation par ligne de commande.
    • Envoyé par le fournisseur à Alma :
      • Factures
      • Réponses de commande : Prêt à mettre en rayon – Ces réponses contiennent des codes-barres et d'autres informations concernant les exemplaires livrés. Après avoir reçu la Réponse de commande, Alma met à jour les lignes de commande concernées.
        Pour plus de détails concernant le traitement Prêt à mettre en rayon et les fichiers EDI Réponse de commande, se reporter à la vidéo Traitement Prêt à mettre en rayon via EDI (1:49 min).
      • Réponses de commande : Rapport de commande – Ces réponses contiennent des informations concernant les commandes : si elles ont ou non été envoyées, si elles sont en attente ou annulées, s'il y a un quelconque problème de logistique, si la date de livraison a été modifiée, etc. Généralement, le fournisseur envoie les rapports de commande quotidiennement. Le fournisseur ainsi que l'institution peuvent convenir d'une autre fréquence d'envoi, hebdomadaire par exemple, ou uniquement en cas de problèmes avec la commande.
        Lorsqu'un rapport de commande EDI est reçu, le résumé du rapport est ajouté aux lignes de commande concernées sous forme de note. Le statut des objets dans le rapport peut indiquer qu'une ligne nécessite une attention supplémentaire de la part de l'utilisateur.
      • Réponses de commande : Réclamer des réponses – Ces réponses sont envoyées suite à des réclamations de la part d'Alma. Elles figurent dans la section Réponse de commande Revue des réclamations du rapport de traitement ainsi que dans l'onglet Notes de la ligne de commande concernée.
    La page Gérer les tâches EDI contient une liste de tâches avec les réponses de commande qui nécessitent une attention particulière. Voir Gérer les réponses de commande EDI.
    Les fichiers EDI créés pour la communication EDI sont basés sur des standards internationaux de transmission EDI et doivent être convenus avec chaque fournisseur avant de saisir des données dans Alma. Pour une description des standards EDI avec lesquels fonctionne Alma, se reporter à https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/EDI.
    Dans l'intérêt de la communication EDI, les numéros de commande et de ligne de commande sont sensibles à la casse.
    La communication via EDI a été testée avec succès auprès des fournisseurs suivants : Baker & Taylor, Coutts (ingramcontent), Dawson, Harrassowitz, Swets, YBP et Ebsco. La communication via EDI devrait fonctionner avec tout fournisseur utilisant les types de message EDI utilisés par Alma, mais cela n'a pas été testé.

    Configurer EDI pour un fournisseur

    Lorsque vous configurez la communication EDI avec un fournisseur, vous devez, en plus du code et type EDI de celui-ci, fournir un code et un type EDI que le fournisseur utilise pour votre institution. En option, vous pouvez également définir un code et un type EDI pour chaque bibliothèque desservie par l'institution. Lorsqu'un EOD est reçu après avoir chargé un EDI, vous pouvez charger à nouveau l'EDI.
    Pour configurer la communication EDI avec un fournisseur :
    1. Sur la page Rechercher des fournisseurs (Acquisitions > Infrastructure des acquisitions > Fournisseurs), choisissez un fournisseur. La page Détails fournisseur s'ouvre.
    2. Cliquez sur l'onglet Informations EDI.
      Page Détails fournisseur – Onglet Informations EDI
    3. Renseignez les informations EDI comme demandé. Une description des champs est présentée dans le tableau suivant.
      Champs de l'onglet Informations EDI
      Section Champ Description
      Attributs du fournisseur EDI Code EDI Un code unique pour le fournisseur par institution.
      Lorsqu'un code EDI est mentionné, les champs obligatoires de cet onglet sont indiqués par un astérisque rouge et doivent être remplis avant de sauvegarder la page.
      Type d'EDI Cette liste est prédéfinie par Ex Libris. Vous pouvez choisir parmi :
      • 014 – EAN-13
      • 091 – Identifiant attribué par le fournisseur
      • 092 – Identifiant attribué par le client
      • 31B – US-SAN
      Convention de la dénomination EDI Cette liste est prédéfinie par Ex Libris. Vous pouvez choisir la convention de dénomination standard d'Alma (Standard, la convention par défaut) ou parmi l'une des conventions de fournisseur suivantes : Blackwell, Ebsco, Ingram, Harrassowitz, Brodart.
      Format de fournisseur EDI Sélectionnez parmi les options suivantes :
      • Harrassowitz – Supprime les sauts de ligne, ce qui permet de présenter l'ensemble des informations sur une seule ligne. Peut également être sélectionnée pour des fournisseurs de type Harrassowitz.
      • Baker & Taylor enriched – Inclut des données enrichies personnalisées pour Baker & Taylor. La section RGI comprend les informations sur la bibliothèque et la localisation dans deux champs séparés, même si la ligne de commande ne contient pas ces données.
      Si vous ne travaillez pas avec l'un de ces fournisseurs, sélectionnez Autre.
      Les autres options figurant dans cette liste sont prévues pour une utilisation ultérieure.
      Entrant Entrant Si le fournisseur soumet ou non des fichiers EDI, tels que des factures ou des réponses de commande. Les fichiers facture et Réponse de commande sont traités par Alma après avoir été placé dans le répertoire indiqué dans le champ Répertoire d'entrée. Le même service Alma va chercher les deux types de fichiers.
      Paramètres pour la mise en rayon directe Si le fournisseur soumet des Réponses de commande, vous pouvez configurer des paramètres supplémentaires pour contrôler le traitement des Réponses de commande. Lorsque cette case est sélectionnée, les champs Réceptionner les exemplaires, Garder dans le département et Étape suivante s'affichent. Si les informations sur l'exemplaire, comme le code-barres ou une règle, sont modifiées, elles le sont également dans Alma.
      Réceptionner les exemplaires Marque les exemplaires mentionnés par la réponse de commande comme réceptionnés. Ceci met à jour leur date d'arrivée avec la date du jour.
      Garder dans le département Si vous avez sélectionné Réceptionner les exemplaires, cette option permet d'indiquer que davantage de travail est requis avant que l'exemplaire puisse être mis à disposition dans la bibliothèque. L'étape spécifiée dans Étape suivante est alors appliquée à l'exemplaire. Pour plus d'informations, voir Réceptionner du matériel physique.
      Étape suivante L'étape à appliquer aux exemplaires que vous gardez dans le département (voir ci-dessus). Pour les options disponibles, voir Réceptionner du matériel physique.
      Sortant
      Veuillez noter que la lettre EDI doit être activée (voir Activer/désactiver des lettres ) et peut être configurée (voir Configurer des lettres Alma )
      Commandes S'il faut ou non activer les commandes EDI pour le fournisseur.
      Numéro de commande supplémentaire Si le numéro de commande supplémentaire (un numéro de commande fournisseur unique, renseigné dans la ligne de commande) est ou non inclus dans le fichier EDI envoyé au fournisseur.
      Inclure le code du fonds Si le code du fonds est ou non inclus dans les fichiers EDI envoyés au fournisseur et reçus par celui-ci.
      Réclamations S'il faut ou non activer les réclamations EDI pour le fournisseur. Lorsque cette option est sélectionnée, Alma n'envoie pas les réclamations par email.
      Annulation de commande S'il faut ou non activer les annulations EDI pour le fournisseur. Lorsque cette option est sélectionnée, Alma n'envoie pas les annulations par email.
      Paramètres de traitement de factures – Planification du traitement Statut Si la communication EDI est active ou inactive. L'option Actif est sélectionnée par défaut.
      Planifier L'heure à laquelle le traitement EDI est exécuté.
      Ceci concerne uniquement les factures et pas les commandes.
      Pour exécuter immédiatement le traitement EDI (dès que le système Alma est prêt), cliquez sur Exécuter maintenant à droite de la case Planifier.
      Exécuter maintenant Sélectionnez cette option pour exécuter immédiatement le traitement EDI.
      Notification par email Configurez la personne qui reçoit les notifications par email suite aux traitements EDI. Ouvre la page Notifications email pour des traitements programmés. Pour plus d'informations, voir Configurer les notifications email pour des traitements planifiés.
      Paramètres de traitement de factures – Paramètres de traitement Télécharger EDI Le fichier EDI à télécharger. Pour télécharger le fichier, sélectionnez Ajouter et exécuter.
      TVA utilisée à partir du fonds S'il faut ou non préciser, au niveau de la facture, la TVA des factures EDI utilisées à partir du fonds. Le champ Utilisé à partir du fonds sur la page Détails de la facture reste sélectionné. Il l'est par défaut.
      Veuillez le décocher si vous ne souhaitez pas sélectionner Utilisé à partir du fonds sur la page Détails de la facture. Un montant proportionnel de TVA est ajouté à chaque exemplaire figurant sur la facture dans la ligne Ajustement.
      Ne pas appliquer de prorata Lorsqu'une facture est chargée à partir d'un fichier EDI, si les frais généraux et les remises sont ou non affectés à leur propre ligne de facture au lieu d'utiliser un prorata sur toutes les lignes de la facture.
      Fonds Le fonds à partir duquel les frais généraux et les remises sont déduits. Ce champ apparaît uniquement lorsque l'option Ne pas appliquer de prorata est sélectionnée.
      Connexion S/FTP
      (Note : ces paramètres doivent correspondre à ceux du serveur FTP.)
      Description Une description facultative des détails de la soumission d'EDI.
      Nombre maximal de fichiers Non utilisé actuellement. Accepte la valeur par défaut.
      Taille de fichier max. Non utilisé actuellement. Accepte la valeur par défaut.
      Serveur L'adresse IP du serveur FTP réceptionnant les fichiers EDI.
      Nom d'usager Le nom d'utilisateur pour le serveur FTP.
      Port Le port à utiliser pour le serveur FTP si la connexion n'est pas sécurisée. Il s'agit généralement du port 21.
      Mot de passe Le mot de passe pour le serveur FTP.
      Répertoire d'entrée Le nom du sous-répertoire dans lequel les fichiers EDI entrants sont stockés. En saisissant / (barre oblique vers l'avant), Alma cherche les fichiers entrants dans le répertoire racine. Le choix par défaut est /.
      Le fournisseur doit définir un répertoire d'entrée par institution.
      La longueur maximale du chemin complet d'accès à un fichier, à savoir le chemin d'accès du répertoire racine + le nom du fichier, est de 100 caractères.
      Répertoire de sortie Le nom du sous-répertoire dans lequel les fichiers EDI sortants sont stockés. Par défaut, Alma affiche les commandes dans ce champ. Si vous laissez ce champ vide, Alma place les fichiers EDI dans le répertoire racine.
      Le répertoire d'entrée doit différer du répertoire de sortie. Ceci n'est pas validé par Alma.
      La longueur maximale du chemin complet d'accès à un fichier, à savoir le chemin d'accès du répertoire racine FTP + le nom du fichier, est de 100 caractères.
      Taille de fichier max. Non utilisé actuellement. Accepte la valeur par défaut.
      Permettre la navigation Si vous désirez ou non activer l'accès à d'autres régions du site FTP. Par défaut, la navigation y est permise (case cochée).
      Serveur FTP sécurisé Si le serveur FTP est sécurisé.
      Mode FTP Le mode utilisé pour l'envoi des fichiers EDI sortants, à partir d'une liste prédéfinie par Ex Libris :
      • ASCII – Chaque fichier EDI comprend de nombreuses lignes, une pour chaque segment (par défaut).
      • Binaire – Chaque fichier EDI comprend une seule longue ligne.
      Envoi de la commande L'envoi de la commande :
      • Ajouter – N'écrase pas un fichier se trouvant sur le serveur FTP si le fichier existant a le même nom que le nouveau fichier (par défaut).
      • Écraser – Écrase un fichier se trouvant sur le serveur FTP si le fichier existant a le même nom que le nouveau fichier.
      Mode FTP passif Si le client IP travaille ou non en mode passif.
      Tester la connexion FTP Sélectionnez cette option pour vérifier que les paramètres S/FTP indiqués sont valides. En cas de données invalides, un message d'erreur s'affiche en haut de la page.
      Par unité d'organisation EDI Dans cette section, vous devez choisir votre institution et définir le code et le type d'EDI utilisés par le fournisseur pour l'institution. De façon facultative, vous pouvez également sélectionner les bibliothèques desservies par l'institution et définir le code et type EDI utilisés par le fournisseur pour cette bibliothèque.
      Cliquez sur Ajouter une unité d'organisation, remplissez les champs, puis après avoir renseigné les informations dans cette section, cliquez sur Ajouter pour ajouter le fichier EDI à l'institution/la bibliothèque.
      Unité d'organisation Une institution/bibliothèque.
      Code EDI Le code pour l'unité d'organisation utilisé par le fournisseur.
      Type d'EDI Type d'EDI :
      • 014 – EAN-13
      • 091 – Identifiant attribué par le fournisseur
      • 092 – Identifiant attribué par le client
      • 31B – US-SAN
      Code EAN par Compte Cette section lie les codes EAN au compte fournisseur. Cliquez sur Ajouter EAN et remplissez les champs.
      Code du compte Code des comptes fournisseur.
      Code EAN Le code EAN à lier au compte fournisseur sélectionné auparavant. Sélectionnez Ajouter EAN pour ajouter le code.
      Un processus FTP tente de se connecter à un système externe pendant une minute avant de réessayer. Ce processus est exécuté cinq fois à une minute d'intervalle avant d'échouer. Tous les fichiers restent en place afin d'être traités une prochaine fois.
    4. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les informations que vous avez saisies.
    Pour qu'Alma puisse utiliser la connexion S/FTP que vous avez définie, vous devez autoriser l'accès au serveur FTP à Alma. Pour plus de détails, consulter Configurer les connexions S/FTP autorisées durant le test.
    Voir le paramètre client des Acquisitions invoice_split_additional_charges pour des informations sur la manière dont les frais supplémentaires sont gérés dans les factures EDI.

    Suivi des traitements EDI

    Vous pouvez suivre les traitements EDI d'un fournisseur avec le rôle suivant :
    • Gestionnaire des fournisseurs
    Pour suivre les traitements EDI :
    Sur la page Rechercher des fournisseurs, recherchez le fournisseur dont vous souhaitez suivre les traitements EDI et sélectionnez Actions > Consulter l'historique dans la liste des actions possibles sur la ligne (disponible uniquement pour les fournisseurs dotés d'un système EDI activé). La page Suivi des traitements s'ouvre.
    Pour plus d'informations, voir Rapports de traitement EDI.

    Travailler avec des fichiers EDI

    Pour travailler avec des fichiers EDI :
    1. Sur la page Rechercher des fournisseurs, recherchez le fournisseur dont vous voulez modifier, effacer, télécharger ou recharger les fichiers EDI entrants, ou dont vous souhaitez consulter un rapport, puis sélectionnez Actions > Consulter les fichiers EDI dans la liste des actions possibles sur la ligne (disponible uniquement pour les fournisseurs dotés d'un système EDI activé).
      Fichiers EDI
    2. Sur la page Pièces jointes, sélectionnez l'une des actions suivantes dans la liste déroulante Actions :
      • Modifier – Ajoute un fichier contenant une URL sous forme de pièce jointe au fichier EDI.
      • Supprimer – Supprime le fichier EDI de la liste des fichiers.
      • Télécharger – Télécharge le fichier EDI.
      • Recharger – Recharge le fichier EDI après confirmation du chargement de l'EOD. Vous devez vous assurer que le fichier EDI a été reçu avant que l'EOD ne soit exécuté et que le fichier EDI n'a pas trouvé de correspondance entrante.
      • Rapport – Consulte un rapport du fichier EDI.

    Gérer les réponses de commande EDI

    Pour gérer les réponses de commande EDI, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Gestionnaire des achats
    • Opérateur des achats
    Vous pouvez gérer les réponses de commandes EDI de type Réclamer des réponses ou Rapport de commande sur la page Gérer les tâches EDI (Acquisitions > Lignes de commande > Gérer les tâches EDI). Pour des réponses de commande Prêt à mettre en rayon, voir Rapports de traitement EDI.
    Page Gérer les rapports EDI
    Cette page contient la liste des lignes de commande pour lesquelles des réponses de commande ont été reçues au cours de la journée précédente. Il y a deux onglets :
    • Réviser – Concerne les lignes de commande nécessitant votre attention.
    • Tout – Concerne toutes les lignes de commande pour lesquelles des réponses de commande ont été reçues.
    Il vous est possible de filtrer la liste de lignes de commande par :
    • Type de réponse – Le statut de la commande au niveau du fournisseur.
    • Date de réponse – La date d'envoi de la réponse. Généralement, il s'agit de la date à laquelle la réponse a été créé, mais il peut s'agir d'une date future ou passée.
    Les champs qui apparaissent au niveau de chaque ligne de commande sont les suivants :
    • Numéro de commande – Le numéro de la ligne de commande ; cliquez dessus pour ouvrir la page Ligne de commande.
    • Description de commande – La description de la ligne de commande ; cliquez dessus pour ouvrir la page Vue simple MARC.
    • Fournisseur – Cliquez dessus pour ouvrir la page Détails fournisseur.
    • Résumé de commande – Un résumé du statut de la commande
    • Type de réponse – Le statut de la commande au niveau du fournisseur
    • Exemplaires commandés – Le nombre d'exemplaires commandés
    • Exemplaires discrets – Le nombre d'exemplaires commandés sans compter les commandes multiples d'un même exemplaire
    • Couper les exemplaires de livraison – Le nombre d'exemplaires commandés qui ont été séparés en plusieurs envois
    • Exemplaires expédiés – Le nombre d'exemplaires expédiés
    • Exemplaires retournés – Le nombre d'exemplaires retournés
    • Pièces livrées – Le nombre d'objets physiques envoyés ; une encyclopédie par exemple peut contenir 30 livres.
    • Livraison prévue – La date de livraison prévue
    Vous pouvez exécuter les tâches suivantes dans l'onglet Réviser.
    Modifier la ligne de commande :
    Sélectionnez Actions > Modifier la ligne de commande dans la liste des actions possibles sur la ligne.
    La page Résumé de la ligne de commande s'ouvre.
    Changer la date de réception prévue d'une ligne de commande :
    1. Sélectionnez Actions > Mettre à jour la date de réception prévue dans la liste des actions possibles sur la ligne.
      Il s'agit d'un raccourci qui vous évite de devoir modifier la ligne de commande entière. Une boîte de dialogue apparaît.
      Boîte de dialogue Modifier la date de parution prévue
    2. Indiquez une nouvelle date de parution, une note (facultatif), puis cliquez sur Enregistrer. La date de réception prévue est changée au sein de la ligne de commande et de l'exemplaire.
    Annuler une ligne de commande :
    Sélectionnez Actions > Annuler la ligne de commande dans la liste des actions possibles sur la ligne.
    Reporter une ligne de commande :
    Sélectionnez Actions > Reporter la ligne de commande dans la liste des actions possibles sur la ligne.
    Rejeter une ou plusieurs notifications :
    • Pour rejeter une seule ligne, sélectionnez Actions > Rejeter dans la liste des actions possibles sur la ligne.
    • Pour rejeter plusieurs notifications en une seule fois, sélectionnez les exemplaires concernés, puis cliquez sur Rejeter la sélection dans la liste déroulante près du bouton Exécuter, puis sur Exécuter.
    • Pour rejeter toutes les alertes, sélectionnez Tout supprimer dans la liste déroulante près du bouton Exécuter puis sur Exécuter.
    Modifier un exemplaire :
    Sélectionnez Actions > Modifier la ressource dans la liste des actions possibles sur la ligne.
    Ceci vous renvoie vers la page d'édition correspondante. Par exemple, pour des exemplaires physiques, la page Éditeur d'exemplaire physique s'ouvre.
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