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    Gérer les services aux lecteurs

    Traduisible
    Pour gérer les services aux lecteurs, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Responsable de bureau de prêt (connecté à un comptoir du prêt)
    • Opérateur de bureau de prêt (connecté à un comptoir du prêt)
    Comme il fait partie du processus de services aux usagers, l'Opérateur/le Gestionnaire du bureau de prêt sélectionne un lecteur (voir Sélectionner un lecteur) et gère les services de ce lecteur. Ces activités incluent :
    • Consulter les demandes – L'Opérateur/le Gestionnaire du bureau de prêt peut consulter une liste des exemplaires demandés par le lecteur (voir Exemplaires demandés).
    • Prêts – Le lecteur arrive au bureau de prêt pour réceptionner le matériel demandé qui est actuellement sur le rayon des réservations actives.
      Sinon, le lecteur peut directement apporter l'exemplaire désiré au bureau de prêt depuis son emplacement permanent (c'est-à-dire sans l'avoir commandé auparavant). Le code-barres est scanné au bureau de prêt (voir Prêter des exemplaires).
    • Retours – Le lecteur retourne l'exemplaire prêté. Le code-barres est scanné au bureau de prêt (voir Retourner des exemplaires). L'exemplaire s'affiche dans la table Retours.
    • Frais et Amendes – Des frais peuvent être appliqués pour des services en bibliothèque (tels que la numérisation) ou des amendes peuvent être exigées, par exemple en cas de dégradation d'un livre par le lecteur. L'Opérateur/le Gestionnaire du bureau de prêt peut consulter les frais/amendes du lecteur et recevoir des paiements du lecteur si le bureau de prêt est configuré de telle sorte (voir Consulter le paiement des amendes et frais). Des notifications email et/ou SMS peuvent également être configurées pour avertir les lecteurs qu'ils ont des amendes/frais (voir Envoyer des notifications au lecteur concernant les amendes et frais).
    • Modifier les informations du lecteur – L'Opérateur/le Gestionnaire de bureau de prêt peut modifier les informations du lecteur (voir Modifier les informations du lecteur).
    Vous pouvez créer des relations entre bibliothèques pour permettre aux bibliothèques d'effectuer le prêt et le retour d'exemplaires les unes pour les autres (voir Configurer les relations de services aux usagers).
    La page Services aux lecteurs permet aux opérateurs et aux responsables du bureau de prêt de gérer les services aux lecteurs.
    Page Services aux lecteurs – Onglet Prêts
    La page Services aux lecteurs affiche les informations principales sur le lecteur, à savoir :
    • Nom du lecteur
    • Identifiant
    • Groupe utilisateur
    • Solde actif (des amendes/frais du lecteur)
    • Notes
    • Nombre d'exemplaires sur le rayon des réservations
    • Exemplaires en retard
    Pour plus d'informations sur l'onglet notes d'utilisateur, voir Ajouter des notes à des utilisateurs.
    Les raccourcis clavier suivants sont disponibles sur la page Services aux lecteurs :
    • Alt + 1 – Ouvre l'onglet Prêts
    • Alt + 2 – Ouvre l'onglet Retours
    • Alt + 3 – Ouvre l'onglet Demandes
    • Ctrl + Alt + D – Revient à cliquer sur Valider ; retourne à la page d'identification du lecteur pour activer la recherche d'autres lecteurs (voir Sélectionner un lecteur)
    Vous pouvez effectuer l'une des tâches suivantes sur la page Services aux lecteurs :
    • Cliquez sur Tout renouveler pour renouveler tous les exemplaires qui sont actuellement en prêt chez le lecteur. Le système affiche un message d'information et envoie un rapport d'emprunt avec les dates limite mises à jour, si cela est requis.
    • Cliquez sur Rafraîchir les blocages/notes pour mettre à jour les notes et vérifier la pertinence des blocages - si les prêts ont été ou non rendus, ce qui nécessite la levée du blocage ou si de nouveaux prêts ont été ajoutés, ce qui nécessite l'application d'un nouveau blocage.
    • Si le lecteur a un compte de réseau social attaché, cliquez sur Détacher du compte de réseau social afin qu'il ne puisse plus se connecter via un réseau social.
    • Cliquez sur Modifier des informations pour ouvrir la page Gestion utilisateur rapide et modifier les informations du lecteur. Pour plus de détails sur les champs affichés dans cette page, voir Champs de la page Gestion utilisateur rapide ci-dessous.
    • Cliquez sur Envoyer le rapport d'activité pour envoyer un rapport des activités du lecteur à ce dernier.
    • Cliquez sur Envoyer le reçu de retour pour envoyer un reçu de retour au lecteur spécifié par rapport aux exemplaires retournés au bureau de prêt. Pour plus de détails sur la configuration de l'envoi automatique des reçus, voir les descriptions de champ pertinentes dans Bureau de prêt – Champs Informations générales dans la section Configurer des bureaux de prêt. Pour plus de détails sur la personnalisation de la lettre accompagnant le reçu de retour, voir Configurer des lettres Alma.
    • Cliquez sur Envoyer le reçu de prêt pour envoyer un reçu de prêt au lecteur spécifié par rapport aux exemplaires empruntés au bureau de prêt. Pour plus de détails sur la configuration de l'envoi automatique des reçus, voir les descriptions de champ pertinentes dans Bureau de prêt – Champs Informations générales dans la section Configurer des bureaux de prêt. Pour plus de détails sur la personnalisation de la lettre accompagnant le reçu de prêt, voir Configurer des lettres Alma.
    • Cliquez sur Envoyer un rapport des demandes pour envoyer un rapport au lecteur mentionné qui récapitule tous les exemplaires demandés, classés en fonction de Non actif, En cours et Sur le rayon des réservations.
    • Cliquez sur Soumettre une demande pour créer une demande et la remplir automatiquement avec les données de l'utilisateur. Un exemplaire physique proposera trois options quant au type de demande créée : Physique lecteur, Réservation planifiée et Numérisation. Un exemplaire électronique proposera l'option Service d'accès au document. Après soumission de la demande, l'utilisateur retourne sur la page Services aux lecteurs dans l'onglet Demandes. Vous pouvez inscrire le titre ou l'ISBN/ISSN que concerne la demande et une saisie semi-automatique vous suggérera des correspondances possibles. Si le titre que vous recherchez n'est pas proposé automatiquement, vous pouvez utiliser l'outil de recherche pour en lancer une plus complète.
      Pour plus d'informations sur la fonctionnalité Soumettre une demande, voir la vidéo Placer une demande sur la page Gérer les services aux lecteurs (1:18 min).
    • Cliquez sur l'onglet Prêts pour consulter les exemplaires empruntés par le lecteur. Pour plus de détails, voir Prêter des documents.
    • Cliquez sur l'onglet Retours pour consulter les exemplaires retournés par le lecteur. Pour plus de détails, voir Retourner des documents.
    • Cliquez sur l'onglet Demandes pour consulter les exemplaires demandés par le lecteur. Les demandes du lecteur s'affichent. Pour plus de détails, voir Consulter les exemplaires demandés par le lecteur.
    • Par défaut, la page Services aux lecteurs se fermera automatiquement après deux minutes d'inactivité. Une option vous permet de configurer ce délai de fermeture de la page Service aux lecteurs entre 1 et 30 minutes en modifiant le paramètre patron_services_timeout_minutes sur la page Table de conversion des paramètres client (voir Configurer d'autres paramètres).
    • La possibilité pour un opérateur au bureau de prêt de consulter l'historique de prêts/retours d'un lecteur est déterminée par les préférences de configuration définies durant la mise en place (par défaut, il est possible de tout consulter). Si cela est nécessaire, contactez votre représentant du support/des services professionnels d'Ex Libris pour personnaliser cette option différemment, en fonction des besoins spécifiques de votre institution.
    Pour plus d'informations sur l'ajout de la Cote de rangement aux lettres et aux pages des Services aux usagers, telles que celles concernant les Prêts, voir la vidéo Cote de rangement ajoutée aux lettre et pages des Services aux usagers (1:02 min).

    Sélectionner un lecteur

    Avant de pouvoir fournir des services à un lecteur, vous devez rechercher les informations sur ce lecteur dans votre institution locale.
    Si votre institution fait partie d'un réseau de services aux usagers, vous pouvez rechercher les informations sur ce lecteur dans la page d'accueil de l'institution puis enregistrer le lecteur dans votre institution locale (voir Inscrire des lecteurs).
    Après la sélection du lecteur, la page Identification du lecteur affiche les boutons suivants :
    • Aller aux exemplaires retournés – Active le retour des exemplaires du lecteur (voir Retourner plusieurs exemplaires).
      Vous pouvez également appuyer sur Ctrl + Alt + R sur votre clavier pour activer le retour d'exemplaires du lecteur sur la page Gérer les retours d'exemplaires.
    • Inscription d'un nouvel utilisateur – Active l'inscription de lecteurs (voir Inscrire des lecteurs).
    Page Identification du lecteur
    Pour sélectionner un lecteur dont vous voulez gérer les services :
    Sur la page Identification du lecteur (Services aux usagers > Prêt/Retour > Gérer les services aux lecteurs), indiquez un nom de lecteur dans le champ Scanner l'identifiant du lecteur ou rechercher le lecteur en utilisant l'une des méthodes suivantes :
    • Entrez une partie de l'identifiant de l'utilisateur, telle que son nom ou une adresse email, puis cliquez sur . Une liste d'utilisateurs avec leur identifiant s'affiche. Sélectionnez l'utilisateur concerné dans la liste puis cliquez sur OK.
    • Cliquer La page Rechercher et gérer les utilisateurs s'ouvre. Sélectionnez l'utilisateur concerné dans la liste puis cliquez sur OK.
    Avant de cliquer sur la loupe dans la boîte de recherche, une liste déroulante s'affiche. Les 10 premiers exemplaires correspondants sont récupérés pour la liste. Ils ne sont pas forcément identiques aux 10 premiers exemplaires sur la liste complète du lecteur. Pour une recherche complète, utilisez la loupe.
    L'onglet Prêts sur la page Services aux lecteurs s'ouvre. Pour plus de détails sur les prêts du lecteur, voir Prêter des exemplaires.

    Inscrire des lecteurs

    Avant de pouvoir fournir des services à un lecteur, celui-ci doit être inscrit dans votre institution. En outre, si votre institution appartient à un réseau de services aux usagers, vous aurez peut-être à rechercher les informations sur le lecteur dans une autre institution pour les récupérer à partir de son institution d'origine.
    Lorsqu'un utilisateur d'une institution emprunte ou fait une demande à une autre institution, ses informations de contact dans son institution d'origine sont actualisées dans l'institution qui lui fournit des services.
    Apprenez-en plus sur la manière dont Alma relie un utilisateur à une autre institution lorsqu'un utilisateur dans un réseau de services aux usagers demande un exemplaire de cette institution en utilisant le Primo de l'institution d'origine dans la vidéo Demande à partir d'une institution membre (5:59 min).
    Pour inscrire un nouveau lecteur :
    1. Sur la page Identification du lecteur (Services aux usagers > Prêt/Retour > Gérer les services aux lecteurs), cliquez sur Inscrire un nouvel utilisateur. La page Gestion utilisateur rapide s'ouvre.
    2. Page Gestion utilisateur rapide
    3. Remplissez les champs qui s'affichent. Les champs non explicites sont décrits dans la table suivante.
      Champs Gestion utilisateur rapide
      Section Champ Description
      Informations sur l'utilisateur Identifiant principal L'identifiant de l'utilisateur. Ce champ est automatiquement rempli avec la valeur du paramètre spécifié dans le champ Type d'identifiant de correspondance configuré dans la section Synchroniser de la page Système externe (La page de configuration du profil d'intégration SIS ; voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/user-management/sis).
      Date d'élimination La date à laquelle l'utilisateur est éliminé du système.
      Cliquez sur la case Date d'élimination et sélectionnez la date requise à partir de la boîte de dialogue Calendrier.
      Date d'expiration La date estimée de départ de l'utilisateur de l'institution. Les activités de services aux usagers sont ensuite bloquées pour l'utilisateur, mais il reste enregistré dans le système.
      Cliquez sur la case Date d'expiration et sélectionnez la date voulue dans la boîte de dialogue Calendrier.
      Information de gestion utilisateur Le lecteur a une notice institutionnelle Indique lors de l'inscription d'un lecteur si oui ou non celui-ci est un utilisateur interne ou externe. Les valeurs possibles sont :
      • Oui – Le lecteur est créé en externe et ses informations sont mises à jour par le processus de synchronisation SIS.
      • Non – Le lecteur est créé en interne.
      Si vous sélectionnez Oui, le champ Système propriétaire s'affiche. Les options qui apparaissent dans cette liste déroulante sont les noms des profils SIS qui ont été préalablement définis (voir Systèmes d'information étudiants).
      Les utilisateurs sont normalement gérés en tant qu'utilisateurs externes par un système externe, tel que le Système d'information étudiant. Les notices sont alors synchronisées avec Alma à l'aide du Profil d'intégration utilisateur. Les utilisateurs internes peuvent être définis dans Alma (voir Gérer les utilisateurs) pour les utilisateurs qui ne sont gérés dans aucun système externe. Par exemple, les utilisateurs internes peuvent être définis pour des lecteurs de la communauté qui ne sont pas étudiants ou anciens étudiants. Pour une explication détaillée de la gestion des utilisateurs dans Alma, voir Réseau de développement.
    4. Cliquez sur Mettre à jour l'utilisateur pour enregistrer les informations sur le lecteur. La page Services aux lecteurs, dans laquelle vous pouvez gérer les services aux lecteurs, s'ouvre.
    Pour inscrire un lecteur sans rendez-vous qui fait partie d'une autre institution dans le Réseau de services aux usagers :
    1. Sur la page Identification du lecteur (Services aux usagers > Prêt/Retour > Gérer les services aux lecteurs), utilisez l'identifiant local du lecteur pour identifier le lecteur sans rendez-vous, de la même manière que les lecteurs locaux sont identifiés au bureau.
      Recherche d'un lecteur dans une institution locale
      Si l'identifiant du lecteur est trouvé, vous pouvez poursuivre avec le prêt sur la page Services aux lecteurs. Sinon, continuez à l'étape suivante pour inscrire le lecteur dans cette institution.
    2. Si l'identifiant du lecteur n'est pas trouvé dans cette institution, faites une recherche sur l'identifiant du lecteur dans son institution d'origine :
      1. Sélectionnez Rechercher l'utilisateur dans une autre institution pour ouvrir les champs de recherche Réseaux de services aux usagers.
        Recherche d'un lecteur dans une autre institution
      2. Sélectionnez l'institution d'origine du lecteur dans la liste déroulante Institution.
      3. Entrez les critères de recherche du lecteur dans le champ libellé Scanner l'identifiant du lecteur ou rechercher le lecteur. Des critères de recherche valides incluent l'identifiant du lecteur, son prénom, son nom de famille ou son adresse email. La recherche doit être une recherche de mots exacte. Si la recherche aboutit à plus d'un résultat, un message d'erreur s'affiche. Si la recherche est positive, les champs disponibles sont remplis. L'identifiant local du lecteur sera l'identifiant principal de son institution d'origine.
        • Si une institution souhaite faire une recherche sur un lecteur via des champs autre que celui de l'identifiant du lecteur, le paramètre fulfillment_network_search_by_all doit être défini sur vrai.
        • Si une institution a défini des identifiants cachés, ces identifiants ne seront pas utilisés pour des recherches dans un réseau de service aux usagers à moins que le paramètre fulfillment_network_search_by_all ne soit configuré sur vrai.
        Pour plus d'informations sur ce paramètre, voir Configurer d'autres paramètres.
      4. Cliquez sur Rechercher un utilisateur.
      5. La page Gestion utilisateur rapide s'ouvre et affiche les informations de contact de l'utilisateur, à savoir ce qui a été récupéré de l'institution d'origine du lecteur.
        Inscription d'un lecteur d'une autre institution
    3. Entrez l'identifiant du lecteur dans le champ Identifiant principal.
      Dans un réseau de services aux usagers contenant des membres d'une zone de réseau, Alma peut être configuré de telle sorte que l'identifiant principal, ainsi que d'autres identifiants (comme le code-barres), soit copié automatiquement depuis l'institution d'origine de l'utilisateur.
    4. Cliquez sur Mettre à jour l'utilisateur pour inscrire le lecteur dans votre institution locale.
      La page Services aux lecteurs s'ouvre, vous permettant de gérer les services aux lecteurs.
    Pour importer un lecteur depuis un système de gestion étudiant :
    1. Configurez le profil d'intégration avec les champs d'import en ligne décrits sur la page Systèmes d'information étudiant.
    2. Une fois le profil d'intégration configuré, une case s'affiche sur la page Identification du lecteur (Services aux usagers > Prêt/Retour > Gérer les services aux lecteurs), intitulée Importer des utilisateurs à partir du système de gestion des utilisateurs. Recherchez l'identifiant d'un lecteur sur la page Services aux lecteurs. Si l'identifiant n'est pas trouvé, cochez cette case.
      Patron Identification with Online Import.png
      Importer en ligne
    3. Scannez ou inscrivez l'identifiant du lecteur dans le champ Identifiant utilisateur. Cela doit correspondre à l'identifiant qui existe dans le système de gestion étudiant.
    4. Cliquez sur Rechercher un utilisateur.
    5. Si l'identifiant existe dans le système de gestion étudiant, la page Gestion utilisateur rapide s'ouvre et affiche les informations qui ont été récupérées sur le lecteur.
    6. Cliquez sur Mettre à jour l'utilisateur pour inscrire le lecteur dans l'institution locale d'Alma. La page Services aux lecteurs s'ouvre, vous permettant de gérer les services aux lecteurs.
    7. Si l'identifiant du lecteur n'existe pas dans le système externe, cliquez sur Enregistrer pour inscrire le lecteur localement. Les informations sur le nouveau lecteur seront transmises au système de gestion étudiant.

    Modifier les informations du lecteur

    La page Gestion utilisateur rapide vous permet de créer et de modifier le compte et les informations de contact d'un lecteur.
    Pour modifier les informations du lecteur :
    1. Sur la page Identification du lecteur, sélectionnez le compte du lecteur que vous souhaitez modifier (voir Sélectionner un lecteur).
      La page Services aux lecteurs s'ouvre.
    2. Sur la page Services aux lecteurs, cliquez sur le lien Modifier les informations. La page Gestion utilisateur rapide s'ouvre.
    3. Une des actions suivantes se présente à vous :
      • Modifiez les informations sur la page et cliquez sur Mettre à jour l'utilisateur.
      • Cliquez sur le lien Informations complètes en haut de la page pour ouvrir la page Détails utilisateur avec tous les onglets contenant les informations sur l'utilisateur.
      Pour plus d'informations sur ces champs, voir Champs de la page Gestion utilisateur rapide dans la section Ajouter des utilisateurs.
    4. Cliquez sur Enregistrer. Les changements sont enregistrés et la page Services aux lecteurs s'ouvre.

    Prêt d'exemplaires

    Les exemplaires sont prêtés selon le flux de travail du bureau de prêt (voir Flux de travail des opérations du bureau de prêt) ou le lecteur peut les apporter directement depuis leur emplacement permanent au bureau de prêt.
    Lors du prêt d'un exemplaire qui n'existe pas dans le répertoire, vous pouvez créer un nouvel exemplaire et l'enregistrer dans le répertoire en cliquant sur Créer un exemplaire (ce bouton s'affiche si vous avez le rôle d'Opérateur d'inventaire physique – voir Créer un nouvel exemplaire à enregistrer dans le répertoire).
    Vous pouvez créer des relations entre bibliothèques pour permettre à une bibliothèque de prêter des exemplaires pour une autre bibliothèque (voir Configurer les relations de services aux usagers).
    Pour plus d'informations sur la gestion des prêts perdus, voir Gestion des prêts perdus.
    Pour prêter un exemplaire demandé :
    1. Sur la page Services aux lecteurs (voir Sélectionner un lecteur), cliquez sur l'onglet Prêts. Dans le champ Scanner le code-barres de l'exemplaire, scannez ou indiquez manuellement le code-barres de l'exemplaire demandé. Vous pouvez faire une recherche sur un exemplaire en indiquant son titre ou en utilisant l'icône . La page Recherche dans le répertoire s'ouvre et affiche les résultats de la recherche.
      Si vous entrez manuellement un code-barres qui n'existe pas, une boîte de dialogue s'affiche indiquant que l'exemplaire n'a pas été trouvé. Vous pouvez cliquer sur Créer un exemplaire (s'affiche si vous avez le rôle d'Opérateur d'inventaire physique) dans la boîte de dialogue pour créer un exemplaire avec ce code-barres. Pour plus de détails sur la création d'un nouvel exemplaire, voir Créer un nouvel exemplaire à intégrer dans le répertoire.
    2. Choisissez un exemplaire et cliquez sur Sélectionner. Le code-barres de l'exemplaire s'affiche dans le champ Scanner le code-barres de l'exemplaire.
    3. Cliquez sur OK. Les informations sur l'exemplaire sont affichées dans l'onglet Prêts de la page Services aux lecteurs.
      Onglet Prêts de la page Services aux lecteurs
      La valeur de la Date limite indique la date limite de retour de l'exemplaire lors de la réception de celui-ci, moins la valeur du délai de livraison configuré sur la page Partenaire PEB (voir Demandes PEB).
      Par exemple, si la date limite lors de la réception de l'exemplaire est le 16 mai 2012 et si Délai de livraison = 4, alors la valeur de la Date limite affichera le 12 mai 2012, pour respecter les 4 jours de livraison de l'exemplaire et s'assurer qu'il soit arrivé à sa date limite réelle du 16 mai.
      Lorsqu'une date limite de prêt arrive après la date d'expiration du lecteur définie dans les informations de celui-ci, le prêt est raccourci et la date limite est calculée comme l'heure de fermeture de la bibliothèque au jour d'expiration de la notice du lecteur. Si la bibliothèque est fermée ce jour-là, la règle de Gestion des dates de retour en cas de fermeture de la bibliothèque est invoquée (voir Règle de gestion des dates de retour en cas de fermeture de la bibliothèque dans la section Types de règles de services aux usagers).
      Cependant, si vous modifiez manuellement la date de retour pour un prêt existant (même après la date d'expiration du lecteur), aucune vérification du système ne sera exécutée et le système autorisera cette nouvelle date limite (voir étape 5 dans la section Changer la date limite d'un prêt à la demande d'un lecteur).
      Pour changer la date limite lorsqu'elle advient après la fin d'un semestre et doit être avancée pour coïncider avec la fin du semestre, voir Comment définir les dates de retour des exemplaires à la fin du semestre.
    4. Dans la liste déroulante Affichage du prêt, sélectionnez l'un des types suivants :
      • Tout – affiche tous les exemplaires qui ont été prêtés au lecteur
        Quand Tous les prêts est sélectionné, il existe une option pour classer sur la colonne Bibliothèque.
      • Cette session – affiche tous les exemplaires qui ont été prêtés durant la session actuelle
      Par défaut, le système affiche les exemplaires qui ont été prêtés pendant la session actuelle. Pour changer l'affichage par défaut sur tous les prêts, définissez le paramètre remember_last_loan_display (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Général > Autres paramètres) sur vrai.
      La possibilité à un comptoir du prêt de voir tout l'historique des prêts/retours d'un lecteur est fixé/déterminé selon les préférences régionales, comme suit :
      • Amérique du nord – Désactivé
      • Europe/Asie Pacifique – Activé
      Si vous êtes en train d'implémenter votre système Alma, faites-vous conseiller par votre contact aux Services professionnel Ex Libris pour personnaliser ces options pour votre institution. Si vous êtes actuellement en production/support et avez besoin de configurer autrement vos paramètres, contactez le Support Ex Libris pour vous faire aider.
    5. Pour le prêt concerné, sélectionnez l'une des options suivantes dans le menu Actions :
      • Traitement interne – Crée une demande ; vous pouvez sélectionner un traitement interne ou une autre demande. Voir l'étape 2 dans la section Créer une demande.
      • Supprimer un prêt – Supprime l'exemplaire à partir de l'onglet Prêts. Le statut de l'exemplaire est modifié en Manquant (pour les prêts perdus) ou En place (pour les autres prêts).
      • Changer la date limite – La date limite de l'exemplaire prêté peut être modifiée pendant ou après la période de prêt (voir Changer la date limite d'un prêt à la demande du lecteur).
        • Vous ne pouvez pas modifier la date limite d'un prêt si un calendrier n'est pas défini pour la bibliothèque spécifiée.
        • Si la nouvelle date limite survient après la date d'expiration du lecteur, la date est modifiée pour correspondre à la date d'expiration du lecteur. Quand cela se produit, un message d'avertissement s'affiche pour vous informer que la date de retour a été modifiée.
      • Voir les notes – Permet de consulter les notes concernant le prêt (voir Consulter les notes de prêt).
      • Voir la file d'attente – Vous permet de voir les autres demandes en attente sur l'exemplaire.
      • Voir les règles – Ouvre la page Utilitaire de configuration des services aux usagers qui vous permet de consulter les règles s'appliquant à l'exemplaire s'il a été prêté au lecteur mentionné. Les informations affichées incluent le nom et la règle de l'unité de services aux usagers ainsi que les conditions d'utilisation associées à l'exemplaire, la date limite et des indications sur l'amende de retard. Pour plus de détails, voir Consulter les informations de configuration des services aux usagers.
      • Historique des prêts – Permet de consulter l'historique concernant le prêt (voir Consulter les notes de prêt).
      • Renouvellement de prêt – Renouvelle le prêt d'un exemplaire (la valeur du champ Statut du prêt est mise à jour avec le statut Renouvelé).
        • Si vous renouvelez un exemplaire avant sa date de retour, la nouvelle date de retour sera calculée en fonction de la date de renouvellement et non en fonction de l'ancienne date de retour. Par exemple, si un exemplaire doit être rendu le 15 juillet et que son prêt est renouvelé le 10 juillet, sa nouvelle date de retour sera calculée en fonction du 10 juillet, conformément aux conditions générales d'utilisation.
        • Lorsqu'un prêt est renouvelé à la date actuelle, cela signifie que la date limite de renouvellement du prêt calculée par le système est dans le passé. Cela survient si l'utilisateur a expiré ou si la règle concernant la date limite est fixée dans le passé.
        • Si l'option Renouvellement du prêt du lecteur est ajoutée à un profil de flux de travail de partage de ressource de Type = Prêt, le lecteur peut demander des renouvellements de prêt depuis la liste de prêt Primo. Le renouvellement de prêt n'est possible que s'il est autorisé par les conditions d'utilisation du prêt, comme c'est le cas pour les prêts associés à des demandes non PEB.
      • Retour contesté – Contester le retour d'un exemplaire (voir Contester le retour d'un exemplaire). Lorsque vous contestez le retour d'un exemplaire :
        • Le statut du prêt est modifié en Retour contesté.
        • La valeur Type de processus de l'exemplaire est fixée à Retour contesté et il est possible de demander l'exemplaire qui est toujours considéré comme étant en prêt.
        • Par défaut, les amendes de retard accumulées avant le retour contesté s'appliquent au solde actif du lecteur, mais aucune nouvelle amende de retard n'est déterminée. (Cette fonctionnalité peut cependant être configurée en utilisant le paramètre overdue_at_claim_return_loan. Pour plus de détails, voir Configurer d'autres paramètres).
      • Perdu – Spécifie qu'un exemplaire est perdu, ce qui implique des frais pour le lecteur (voir Déclarer un exemplaire perdu). Assurez-vous que la valeur de la liste déroulante Affichage des prêts est fixée à Tout. Cliquez sur OK pour ajouter les détails du prêt à la colonne Statut du prêt de la page Services aux lecteurs et à l'onglet Amendes/Frais de la page Détails utilisateur (voir Modifier les utilisateurs).
    6. Cliquez sur Valider.
    Les colonnes à afficher peuvent être sélectionnées en cliquant sur le bouton Colonnes au dessus de la grille des prêts.
    Les colonnes qui s'affichent par défaut sont les suivantes :
    • Titre
    • Date de retour
    • Code-barres
    • Amende
    • Date de prêt
    • Statut du prêt
    • Exception de circulation
    • Bibliothèque
    Les colonnes qui sont masquées par défaut sont :
    • Cote de rangement
    • Dernière date de renouvellement
    • Dernier statut de renouvellement
    • Numéro d'entrée
    • Cote alternative
    Pour créer un nouvel exemplaire à intégrer au répertoire (ne peut être réalisé que si vous avez le rôle d'Opérateur d'inventaire physique) :
    1. Sur la page Services aux lecteurs (voir Sélectionner un lecteur), cliquez sur l'onglet Prêts.
    2. Cliquez sur Créer un exemplaire. La boîte de dialogue Choisir un type de collection apparaît.
    3. Choisissez le type de collection et, si besoin, le type de référence puis cliquez sur Choisir. La page Catalogage rapide apparaît.
      Page Catalogage rapide
    4. Configurez les informations sur l'exemplaire et la ressource et cliquez sur Enregistrer. Pour plus d'informations sur les champs, voir Ajouter un nouveau livre ou article de périodique. Un nouvel exemplaire est créé et intégré dans le répertoire. Il peut ensuite faire l'objet d'une recherche dans le champ Scanner le code-barres d'un exemplaire dans l'onglet Prêts.
      Un traitement interne de Services techniques d'Acquisition est créé. Pour un aperçu plus détaillé des traitements internes, voir Services aux usagers - Traitements internes du laboratoire de conservation.
    Pour modifier la date de retour de prêts à la demande d'un lecteur :
    1. Sur la page Services aux lecteurs (voir Sélectionner un lecteur), cliquez sur l'onglet Prêts.
    2. Sélectionnez le prêt dont vous voulez changer la date limite et cliquez sur Modifier la date limite. La boîte de dialogue Sélectionner la date limite s'ouvre.
    3. Cliquez sur la case Nouvelle date limite et sélectionnez la date limite dans la boîte de dialogue Calendrier.
    4. De manière optionnelle, sélectionnez l'heure de retour dans le champ À.
      Quand l'heure n'est pas spécifiée, le système utilise l'heure de fermeture à la nouvelle date limite. Si la bibliothèque est fermée ce jour-là, la règle de Gestion des dates de retour en cas de fermeture de la bibliothèque est invoquée (voir Règle de gestion des dates de retour en cas de fermeture de la bibliothèque dans la section Types de règles de services aux usagers).
    5. Cliquez sur Modifier la date limite. La nouvelle date est sauvegardée dans l'onglet Prêts.
      Un email avec la nouvelle date limite est envoyé au lecteur et enregistré comme pièce jointe de la notice utilisateur.
    6. Un administrateur de services aux usagers peut modifier en une fois les dates limite de tous les prêts qui sont planifiés pour une date précise, c'est le cas par exemple lors de la fermeture de la bibliothèque à une date particulière pour des travaux de maintenance imprévus. Le système corrige automatiquement les dates limite qui surviennent lors de la fermeture de la bibliothèque, en fonction des règles prédéfinies de la bibliothèque.
    Pour mentionner un exemplaire perdu :
    1. Sur la page Services aux lecteurs (voir Sélectionner un lecteur), cliquez sur l'onglet Prêts.
    2. Dans la liste déroulante Affichage du prêt, sélectionnez Tout, puis choisissez l'exemplaire qui a été perdu.
    3. Pour cet exemplaire perdu, sélectionnez Actions > Perdu. La boîte de dialogue Exemplaire perdu s'ouvre avec les informations concernant les amendes/frais.
    4. Cliquez sur OK. Les détails du prêt sont ajoutés à la colonne Statut du prêt de la page Services aux lecteurs et à l'onglet Amendes/Frais sur la page Détails utilisateur (voir Modifier des utilisateurs).
    Pour contester le retour d'un exemplaire :
    1. Sur la page Services aux lecteurs (voir Sélectionner un lecteur), cliquez sur l'onglet Prêts.
    2. Dans la liste déroulante Affichage du prêt, sélectionnez Tout, puis choisissez l'exemplaire dont le retour est contesté.
    3. Sélectionnez Actions > Retour contesté. La valeur de la colonne Statut du prêt est modifiée en Retour contesté.
    Pour consulter des notes de prêt :
    1. Sur la page Services aux lecteurs (voir Sélectionner un lecteur), cliquez sur l'onglet Prêts et sélectionnez un exemplaire.
    2. Dans la liste déroulante Affichage du prêt, sélectionnez Tout, puis choisissez l'exemplaire dont le retour est contesté.
    3. Choisissez Actions > Voir les notes. La page Notes du prêt s'ouvre.

    Consulter l'historique de prêt

    Vous pouvez consulter un historique de prêt sur la page Historique des actions.
    Pour consulter un historique de prêt :
    1. Sur la page Services aux lecteurs (voir Sélectionner un lecteur), cliquez sur l'onglet Prêts.
    2. Dans la liste déroulante Affichage du prêt, sélectionnez Tout.
    3. Sélectionnez Historique des prêts dans la liste d'actions de lignes pour un exemplaire. La page Historique des actions apparaît, affichant les actions prises sur un exemplaire spécifique.
      Page Historique des actions
    Les actions disponibles (affichées dans la colonne Action) apparaissent dans le tableau suivant :
    Action Colonne Valeurs
    Action Description
    Normal Indique que l'exemplaire est en prêt. Il s'agit du statut initial de l'exemplaire.
    Rappelé L'exemplaire a été rappelé par la bibliothèque
    Renouvelé L'exemplaire a été renouvelé par le lecteur
    Perdu L'exemplaire a été déclaré perdu sur la base des profils configurés de prêt perdu (voir Configurer des profils de prêt perdu et en retard)
    Perdu avec frais de retard Une amende de retard a été appliquée lorsque l'exemplaire a été déclaré perdu
    Réclamation rejetée L'utilisateur affirme avoir retourné l'exemplaire
    Contestation retournée avec frais de retard Une amende de retard a été appliquée lorsque le retour de l'exemplaire a été contesté
    Avec le lecteur en Salle de lecture La ressource se trouve dans la bibliothèque, elle est utilisée par un utilisateur (lecteur)
    Sur le rayon en salle de lecture La ressource se trouve dans la bibliothèque, en rayon mais elle est réservée pour un utilisateur (lecteur)
    Procéder au changement Web La date limite de prêt a été repoussée
    Annuler le changement Web La date limite de prêt a été avancée
    Changement par lot - Date postérieure La date limite de prêt a été repoussée par un traitement
    Changement par lot - Date antérieure La date limite de prêt a été avancée par un traitement
    Renouvelé automatiquement Le prêt a été renouvelé par une tâche de renouvellement automatique
    Annuler le retour La machine SIP2 annule le message Retour
    Annuler le renouvellement La machine SIP2 annule le message Renouvellement
    Le document a été trouvé Un exemplaire déclaré Perdu ou avec un Retour contesté a été trouvé
    Prêt Le prêt a été initialisé pour l'exemplaire

    Gestion d'un prêt perdu

    Les exemplaires en retard peuvent être marqués comme perdus par l'Opérateur du bureau de prêt de l'une des manières suivantes :
    • Quand un lecteur notifie au bureau de prêt que l'exemplaire est perdu
    • En configurant le nombre de jours au bout desquels le statut d'un exemplaire en retard est changé automatiquement en Perdu
    Ce qui suit est une illustration des actions qui peuvent être prises par rapport à des prêts perdus.
    Gestion d'un exemplaire perdu
    Ce qui suit est une description détaillée des actions qui peuvent être prises par rapport à des prêts perdus :
    1. Vous indiquez un exemplaire perdu de l'une des manières suivantes :
      1. Sur la page Services aux lecteurs (Services aux usagers > Prêt/Retour > Gérer les services aux lecteurs), localisez le lecteur qui a emprunté l'exemplaire et sélectionnez Actions > Perdu pour l'exemplaire concerné.
      2. Configurez un exemplaire pour qu'il soit automatiquement marqué comme perdu après un retard supérieur à un nombre de jours spécifié. Cela est réalisé sur la page Notice de profil de prêt perdu (Services aux usagers > Configuration Services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers - exemplaires physiques > Profil de retard et prêt perdu Configuration Menu > Services aux usagers > Services aux usagers - exemplaires physiques > Profil de retard et prêt perdu, cliquer sur Ajouter un profil de retard et prêt perdu). Pour plus de détails, voir Configurer des profils de prêt perdu et en retard.
    2. Vous pouvez faire une recherche sur les exemplaires marqués comme perdus en effectuant une recherche avancée dans le répertoire. Cliquez sur le lien Recherche avancée et dans la colonne Exemplaires physiques, sélectionnez le Type de processus. Sur la page Recherche avancée, sélectionnez Égal à et Prêt dans les listes déroulantes puis cliquez sur OK. Pour des informations concernant les recherches avancées, voir Effectuer une recherche avancée pour un exemplaire du répertoire.
      Vous pouvez également configurer les points suivants :
      • Les exemplaires perdus peuvent être exclus des recherches dans le répertoire (ce qui est configurable dans le menu de configuration de gestion des ressources - Gestion de ressource > Configuration de ressource > Exportation de la notice > Exclure les processus de traitement du Menu de configuration de la publicationMenu > Ressources > Exportation de la notice > Exclure les processus de traitement de la publication). Pour plus de détails, voir Exclure des ressources avec des processus de traitement spécifiques de la publication.
      • Les exemplaires perdus peuvent être configurés pour être inclus dans la recherche mais non pas pour être empruntés. Ceci est réalisé sur la page Éditeur des règles des services aux usagers (Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de configuration > Services aux usagers - exemplaires physiques > Menu de configuration des unités de services aux usagers> Services aux usagers > Services aux usagers - exemplaires physiques > Unités de services aux usagers , sélectionnez Actions > Modifier pour une unité de services aux usagers puis cliquez sur l'onglet Règles de l'unité de services aux usagers). Pour plus de détails sur la configuration des Règles de l'unité de services aux usagers, voir Ajouter des règles de l'unité de services aux usagers.
    3. Vous pouvez configurer des types de règles pour des prêts perdus qui déterminent comment les prêts perdus sont traités. Les paramètres sont configurés dans la section Services aux usagers > Configuration des services aux usagers > Menu de Configuration > Services aux usagers - exemplaires physique > Configuration avancée des règles > Ajouter des règles de services aux usagers Menu de Configuration > Services aux usagers > Services aux usagers - exemplaires physiques > Configuration avancée des règles > Ajouter des règles de services aux usagers ) en sélectionnant les types de règles aux usagers suivants :
      • Amende pour un exemplaire perdu – L'amende que doit payer le lecteur suite à la perte de l'exemplaire.
      • Frais de remplacement d'un exemplaire perdu – Les frais facturés par l'institution au lecteur pour remplacer l'exemplaire.
      • Ratio de remboursement des frais de remplacement d'un exemplaire perdu – Le pourcentage des frais de remplacement d'exemplaire perdu que l'institution consent à rembourser au lecteur si l'exemplaire perdu est retrouvé.
      Une amende pour un exemplaire perdu ne peut faire l'objet d'un remboursement.
      Pour plus de détails sur la sélection des types de règle, voir Configurer des règles.
    4. Vous pouvez créer un ensemble de services aux usagers qui affiche une liste de tous les exemplaires perdus à partir d'une certaine date (Services aux usagers > Outils avancés > Créer les ensembles de services aux usagers et configurez la valeur Statut du prêt comme Perdu). Pour plus de détails sur la configuration des ensembles de services aux usagers, voir Gérer les ensembles de services aux usagers. Vous pouvez ensuite visualiser l'ensemble de services aux usagers sur la page Gérer les ensembles (voir Gérer les requêtes de recherche et les ensembles).
    5. Vous pouvez clôturer des prêts perdus en exécutant le traitement Clôturer des prêts perdus (voir Exécuter des traitements manuels sur des ensembles définis). Ce traitement clôture tous les prêts dans l'ensemble de services aux usagers. Toute amende ou frais associé(e) au prêt reste sur la notice du lecteur. Si un prêt perdu est rendu après qu'il a été clôturé, la règle sur le ratio de remboursement de frais de remplacement d'exemplaire perdu n'est pas appliquée ; à la place, un certain montant pour le prêt retourné doit être crédité manuellement sur la notice du lecteur.
    Si un exemplaire est considéré comme perdu et que la règle pour un prêt perdu est Non réservable, le traitement Demandes - Recalculer après une mise à jour de l'inventaire sépare la demande de l'exemplaire et annule potentiellement la demande (si aucun autre exemplaire ne peut être utilisé pour satisfaire la demande). Si l'exemplaire est retrouvé, ce traitement relie la demande à l'exemplaire. Pour plus de détails, voir le traitement Requêtes - Recalculer après une mise à jour d'inventaire dans la section Consulter les traitements planifiés.

    Retourner des exemplaires

    Quand un exemplaire est retourné, vous scannez son code-barres et vous le remettez dans sa localisation correcte, qui peut se trouver dans une institution différente.
    La gestion des retours d'exemplaire vous permet de voir l'historique de prêt et d'utilisation des exemplaires retournés. Ces informations sont récupérées lorsque le code-barres est scanné. Si le code-barres ne peut pas être lu, vous pouvez faire une recherche sur l'exemplaire. Notez que si l'exemplaire n'a pas de code-barres, vous devez en premier lieu attribuer un code-barres à la notice de l'exemplaire avant de le scanner ou avant de retourner l'exemplaire. Des codes-barres sont requis pour prêter les exemplaires ou les déplacer à l'intérieur de la bibliothèque en utilisant les caractéristiques de scan ou de retour.
    Les prêts et les informations sur l'historique d'utilisation sont disponibles dans les Notices Analytiques (voir Utilisateurs) et dans la boîte de dialogue Plus d'informations pour les notices importées (voir la description Plus d'informations dans Visionner les notices importées).
    Les exemplaires prêtés peuvent être retournés de l'une des manières suivantes :
    • Individuellement – Pour des exemplaires prêtés à un seul lecteur (voir Retourner un exemplaire individuel)
    • En vrac – Pour des exemplaires prêtés à plus d'un lecteur ; cette option est utilisée pour rationaliser le flux de travail de l'opérateur et améliorer la productivité (voir Retourner plusieurs exemplaires)
    L'exemplaire retourné est rentré dans le système, remis en rayon et son emprunt est activé. L'historique des exemplaires retournés est sauvegardé en continu.
    La Lettre d'avis de retour d'un partage de ressource est imprimée lors du retour au prêteur d'un exemplaire emprunté. Pour plus d'informations, voir Configurer des lettres Alma.
    Pour plus de détails sur les prêts internes, voir Usage interne et rapports analytiques Alma pour un usage interne.
    Alma peut être configuré pour autoriser un lecteur à retourner des exemplaires à n'importe quel membre du réseau de services aux usagers, quelle que soit l'institution où le lecteur a emprunté l'exemplaire. Cette fonctionnalité est appelée Retour n'importe où. Par exemple, si l'université A et l'université B sont membres du même réseau de services aux usagers, un lecteur peut emprunter un livre à l'université A et le rendre à l'université B.
    Accepter le retour d'exemplaires d'une institution différente n'est possible que si votre institution est membre d'un réseau de services aux usagers et dispose d'une relation Prêter pour vis-à-vis d'un autre membre du réseau (voir Configurer les relations de services aux usagers). Lorsqu'un retour est effectué, un avis de transfert est imprimé chez l'institution qui accepte le retour. L'exemplaire retourné est envoyé à l'institution d'origine et marqué comme En transfert.
    Pour plus d'informations sur le retour d'exemplaires empruntés dans des institutions différentes dans un réseau de services aux usagers, voir la vidéo Retour n'importe où (2:35 mins).
    Lorsque des exemplaires sont prêtés et retournés par un utilisateur mandaté, ils sont stockés dans l'historique de prêt et d'usage du lecteur uniquement (et pas dans celui de l'utilisateur mandaté). Pour plus de détails sur le fonctionnement avec des utilisateurs mandatés, voir Ajouter des mandataires.
    La date de retour est vérifiée pour déterminer si une amende de retard est due. Si nécessaire, vous pouvez indiquer que :
    Pour retourner un exemplaire individuel :
    1. Sur la page Services aux lecteurs (voir Sélectionner un lecteur), cliquez sur l'onglet Retours.
    2. Scannez ou entrez le code-barres ou cliquez sur et sélectionnez l'exemplaire retourné, puis cliquez sur OK. Les détails de l'exemplaire s'affichent.
    3. Pour le prêt concerné, sélectionnez l'une des options suivantes dans le menu Actions :
      • Traitement interne – Crée une demande ; vous pouvez sélectionner un traitement interne ou une autre demande (voir l'étape 2 dans Créer une demande)
      • Historique de prêt – Affiche une piste d'audit de l'historique de prêt de l'exemplaire (voir Consulter les notes de prêt)
      • Voir les notes – Permet de consulter les notes concernant le prêt (voir Consulter les notes de prêt)
      • Consulter la file d'attente – Permet de consulter la file d'attente des demandes pour un exemplaire
    4. Cliquez sur Valider.
    Les colonnes à afficher peuvent être sélectionnées en cliquant sur le bouton Colonnes au dessus de la grille des retours.
    Les colonnes qui s'affichent par défaut sont les suivantes :
    • Titre
    • Date de retour
    • Date de retour
    • Code-barres
    • Amende
    • Date de prêt
    • Propriété de la bibliothèque
    Les colonnes qui sont masquées par défaut sont :
    • Cote de rangement
    • Numéro d'entrée
    • Cote alternative
    Pour retourner plusieurs exemplaires :
    1. Ouvrez la page Gérer les retours d'exemplaires (Services aux usagers > Prêt/Retour > Retourner des exemplaires).
      Page Gérer les retours d'exemplaires
      Si votre institution fait partie d'un réseau de services aux usagers et dispose d'une relation Prêter pour avec une autre institution, un exemplaire pour cette institution peut être scanné depuis cette page également. Dans ce cas, une case à cocher, Exemplaire provenant d'une autre institution, s'affichera. Cochez cette case et sélectionnez l'institution dont l'exemplaire provient dans la liste déroulante Institution.
    2. Scannez ou entrez le code-barres de l'exemplaire dans le champ Scanner le code-barres de l'exemplaire ou cliquez sur et sélectionnez l'exemplaire dans la liste affichée.
    3. Dans le champ Placer directement sur le rayon des réservations, sélectionnez l'option adéquate, comme suit :
      • Oui – L'exemplaire doit être placé directement sur le rayon des réservations. Une lettre Réservation à disposition est envoyée au lecteur, indiquant que l'exemplaire est prêt à être récupéré au rayon des réservations (voir Configurer des lettres Alma).
      • Non – L'exemplaire n'est pas encore prêt pour le rayon des réservations et doit être désigné comme devant aller en traitement au rayon des réservations (ce qui veut dire préparer l'exemplaire pour le rayon des réservations, ce qui consiste par exemple à vérifier l'état de l'exemplaire). Après que le traitement pour le rayon des réservations est terminé, scannez l'exemplaire au bureau de prêt concerné. L'exemplaire est placé sur le rayon des réservations du bureau de prêt et une lettre Réservation à disposition est envoyée au lecteur, indiquant que l'exemplaire est prêt à être récupéré au rayon des réservations (voir Configurer des lettres Alma).
      Ce champ apparaît uniquement quand l'option A un traitement au rayon des réservations est sélectionnée lors de la configuration d'un bureau de prêt (voir Configurer des bureaux de prêt).
    4. Cliquez sur OK. Les détails de l'exemplaire sont affichés sur la page Gérer les retours d'exemplaires.
      Page Gérer les retours d'exemplaires
      Vous pouvez utiliser les raccourcis clavier suivants sur la page Gérer les retours d'exemplaires :
      • Alt + Ctrl + L – Ouvre la page d'identification du lecteur (voir Sélectionner un lecteur)
      • Alt + Shift + C – Efface la liste des exemplaires retournés
      • Alt + Shift + X – Retourne à la page d'accueil Alma
    5. Si besoin, modifiez la date de retour. Une raison pour modifier la date de retour concernerait par exemple des exemplaires qui ont été retournés dans une boite aux lettres de nuit le jour précédent. La date est modifiée de cette manière :
      La date de retour est fixée par défaut à la date actuelle. La date de retour doit être définie à la date actuelle ou à une date antérieure à la date du jour.
      1. Sur la page Gérer les retours d'exemplaires, cliquez sur Changer la date de retour. La boîte de dialogue Sélectionner la date de retour s'ouvre.
      2. Cliquez dans la case Date de retour et sélectionnez la date de retour à partir de la boîte de dialogue Calendrier.
      3. De manière optionnelle, sélectionnez l'heure convenue du retour dans le champ À. Quand l'heure n'est pas spécifiée, le système utilise 23:59 (et non l'heure de fermeture de la bibliothèque) comme nouvelle date de retour.
      4. Cliquez sur Soumettre. La date de retour est changée sur la page Gérer les retours d'exemplaires.
      Afin de réinitialiser la date de retour à la date actuelle, cliquez sur Réinitialiser la date de retour.
    6. Au besoin, sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Actions > Traitement interne – Crée une demande ; vous pouvez sélectionner un traitement interne ou une autre demande (voir l'étape 2 dans Créer une demande)
      • Actions > Historique de prêt – Affiche une piste d'audit de l'historique de prêt de l'exemplaire (voir Consulter les notes de prêt)
      • Actions > Voir les notes – Affiche les notes concernant le prêt (voir Consulter les notes de prêt)
    7. Cliquez sur Quitter pour quitter la page ou cliquez sur Aller sur la page Services aux lecteurs afin d'ouvrir la page Identification du lecteur.

    Consulter les amendes et frais et recevoir leur paiement

    Les lecteurs peuvent encourir des amendes et des frais pour de nombreuses raisons. Les opérateurs de bureau de prêt consultent et reçoivent les paiements des amendes et des frais des lecteurs dans l'onglet Amendes et Frais dans la page Détails utilisateur (voir Consulter les amendes et frais d'un lecteur et Recevoir le paiement des amendes et frais).
    Si les paiements sont effectués en ligne grâce au système de paiement en ligne Formation WPM, les opérateurs de bureau de prêt peuvent avoir besoin d'enregistrer manuellement toute transaction que les lecteurs ont payée directement au système de paiement en ligne Formation WPM. Ces paiements sont suivis grâce à leur mode de paiement (en ligne) et à leur identifiant de transaction, lequel est envoyé dans le message de confirmation de transaction du lecteur à partir du système de paiement en ligne Formation WPM. Pour traiter ces types de transactions, voir Enregistrer manuellement les paiements en ligne.
    Après la réception d'un paiement par un lecteur, Alma envoie un message (Lettre de reçu de paiement par des amendes et frais) au lecteur. Afin de configurer le message, voir Configurer des lettres Alma.

    Consulter les amendes et frais d'un lecteur

    L'onglet Amendes et frais sur la page des Détails utilisateur liste toutes les amendes et frais d'un lecteur.
    Page Détails utilisateur – Onglet Amendes/Frais
    La zone Résumé des amendes et frais affiche les montants concernant un :
    • Solde actif
    • Montant en litige
    • Montant transféré
    La zone Détails des amendes et des frais affiche une liste des amendes et frais qui ont été facturés au lecteur.
    Pour consulter les amendes et frais d'un lecteur :
    1. Sur la page Identification du lecteur (Services aux usagers > Prêt/Retour > Gérer les services au lecteur), entrez le nom du lecteur dans le champ Scanner l'identifiant du lecteur ou rechercher le lecteur et cliquez sur OK.
      La page Services aux lecteurs s'ouvre.
    2. Cliquez sur la valeur dans le lien Solde actif.
      L'onglet Amendes/Frais sur la page Détails utilisateur apparaît. Pour plus de détails sur la manière d'ajouter des amendes et frais, voir Attribuer des amendes/frais aux utilisateurs.
    3. Cliquez sur Enregistrer ou Annuler pour retourner sur la page Services aux lecteurs.

    Envoyer des notifications au lecteur concernant les amendes et frais

    Les bibliothèques peuvent configurer une série de notifications email et/ou SMS à envoyer aux lecteurs qui ont des amendes/frais, ce qui leur permet de fournir des services améliorés en cas de non-paiement de la part des lecteurs.
    Vous pouvez définir la fréquence des notifications en fonction du montant dû, du propriétaire de l'amende/des frais et/ou groupe utilisateur. Les notifications peuvent également être imprimées. Un email échantillon est affiché ci-dessous.
    Notification email au lecteur concernant les amendes et frais
    Pour plus d'informations sur la configuration des profils de notification des amendes/des frais, voir Configurer des profils de notification des amendes/frais. Pour plus d'informations sur la génération des notifications des amendes/des frais, voir Configurer les traitements de services aux usagers.

    Recevoir un paiement pour les amendes et frais

    La page Services aux lecteurs permet aux opérateurs de bureau de prêt de recevoir les paiements venant des lecteurs par rapport aux amendes et frais dus.
    Afin de recevoir des paiements :
    1. Sur la page Identification du lecteur (Services aux usagers > Prêt/Retour > Gérer les services au lecteur), entrez le nom du lecteur dans le champ Scanner l'identifiant du lecteur ou rechercher le lecteur et cliquez sur OK. La page Services aux lecteurs apparaît.
    2. Cliquez sur le lien Payer (à droite du lien Solde actif). Le lien pour payer ne s'affiche que lorsque l'opérateur est connecté à un bureau de prêt (voir Changer de comptoir/département dans la bibliothèque).
      La boîte de dialogue Détails du paiement apparaît avec le bouton Toutes les amendes sélectionné par défaut. Cette sélection affiche la totalité du solde impayé dans le montant du paiement.
      Boîte de dialogue Détails du paiement
    3. Sous le Nom de l'opérateur, choisissez si vous voulez payer toutes les amendes du lecteur (Toutes les amendes), ou seulement des amendes spécifiques (Amendes spécifiques).
      Si vous sélectionnez Amendes spécifiques, le champ Amendes à payer apparaît.
      1. Cliquez sur l'icône Naviguer afin de spécifier les amendes spécifiques qui doivent être payées. La page Amendes et frais de l'utilisateur apparaît.
        Page Amendes et frais de l'utilisateur
      2. Sélectionnez la case des amendes et frais que vous voulez payer et cliquez sur Sélectionner. Le solde pour les exemplaires sélectionnés s'affiche dans le champ Solde de l'usager.
        Boîte de dialogue Détails du lecteur – Avec solde
      Pour plus d'informations sur la manière de payer des amendes et frais spécifiques, voir la vidéo Payer des amendes et frais spécifiques (5:02 mins).
    4. Dans le champ déroulant Mode de paiement, sélectionnez un mode de paiement (tels que Espèces, Chèque, Carte de crédit, Carte de débit ou En ligne). Pour plus d'informations sur les transactions en ligne, voir Enregistrer manuellement des paiements en ligne.
      Les options concernant le Mode de paiement peuvent être personnalisées. Par exemple, vous pouvez changer l'option Chèque en Par chèque. Afin de personnaliser les modes de paiement, contactez le service client d'Ex Libris.
    5. Sélectionnez Ajouter un changement au solde pour indiquer que lorsqu'un montant plus élevé que le solde est payé, un crédit doit être généré pour ce paiement supplémentaire. Si cette case n'est pas cochée, le système renvoie le paiement supplémentaire au lecteur.
    6. Dans le champ Montant du paiement, entrez le montant du paiement que vous recevez.
    7. Dans le champ Identifiant de transaction, entrez un identifiant de transaction.
    8. Dans la case Commentaire, entrez des informations descriptives concernant les amendes/frais.
    9. Cliquez sur Envoyer puis cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue Message de confirmation afin de payer les amendes. La page Services aux lecteurs s'ouvre et affiche le solde mis à jour.
    Vous pouvez également payer des amendes/frais spécifiques en utilisant une des manières suivantes :
    • Bornes automatiques de prêt – Si le profil d'intégration automatique a été configuré avec le type d'extension Amendes et frais étendus, l'action Frais SIP2 payés peut recevoir les paires de champs suivants :
      • BZ – Le numéro de transaction de paiement, à joindre à la section de paiement
      • EK – Frais qui doivent être payés
      Pour plus de détails sur les bornes automatiques de prêt, voir Bornes automatiques de prêt.
    • Services Web – Voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/apis/soap/user/cash.

    Enregistrer manuellement des paiements en ligne

    Si un paiement est fait directement au système de paiement en ligne WPM, Alma pourrait ne pas être mis au courant de la transaction. La page Services aux lecteurs permet aux opérateurs de bureau de prêt d'enregistrer manuellement les informations de paiement pour ces types de transaction afin de mettre à jour le compte du lecteur.
    Pour enregistrer manuellement des paiements en ligne :
    1. Sur la page Identification du lecteur (Services aux usagers > Prêt/Retour > Gérer les services aux lecteurs), indiquez le nom du lecteur dans le champ Scanner l'identifiant du lecteur ou rechercher le lecteur et cliquez sur OK.
      La page Services aux lecteurs s'ouvre.
      Lien Payer sur la page Services aux lecteurs
    2. Cliquez sur le lien Payer. La boîte de dialogue Détails du paiement apparaît.
    3. Sélectionnez En ligne dans la liste déroulante Mode de paiement.
    4. Entrez le montant du paiement et l'identifiant de transaction, qui sont tous deux listés dans l'email de confirmation de la transaction de l'utilisateur.
    5. Cliquez sur Envoyer.

    Consulter les exemplaires demandés par le lecteur

    Vous pouvez consulter une liste des exemplaires demandés dans l'onglet Demandes. Entrez vos critères de recherche dans la case Rechercher en haut de la page et cliquez sur OK ou sélectionnez un contexte de recherche à partir du filtre Type de demande ou Tâche.
    Pour les institutions faisant partie d'un réseau de services aux usagers ou de la Zone réseau, les exemplaires du rayon des réservations appartenant à une autre institution peuvent être visibles dans la liste de demandes et dans les notes.
    Patron Services Requests Foreign Institution.png
    Patron Services Requests Foreign Institution.png
    Page Services aux lecteurs – Onglet Demandes
    Cette page vous permet de faire les actions suivantes pour chaque exemplaire dans la liste :
    • Pour modifier la demande, sélectionnez Modifier dans la liste des actions sur ligne. La page Créer une demande s'ouvre, vous permettant de modifier les paramètres de la demande (voir Créer une demande).
    • Pour annuler la demande, sélectionnez Annuler dans la liste des actions sur ligne.
    • Pour mettre à jour la date d'expiration de la demande, sélectionnez Mettre à jour la date d'expiration dans la liste des actions sur ligne.
    • Pour consulter ce titre sur l'écran de recherche, sélectionnez Voir le titre dans la recherche dans la liste des actions sur ligne.
    La colonne Demandes PEB indique le statut de la demande PEB. Si aucune demande PEB n'existe, la valeur de cette colonne est Non. Cette colonne peut être triée.
    Les demandes PEB avec plusieurs exemplaires afficheront une ligne pour chaque exemplaire reçu. En revanche, la liste des demandes sur Mon compte de Primo n'affiche qu'une ligne par demande. Cela est dû au fait que Primo n'affiche que la demande de document, quel que soit le nombre d'exemplaires envoyés pour satisfaire la demande, tandis qu'Alma affiche tous les exemplaires qui sont en rayon ou en transit.  Pour plus d'informations, voir Demandes PEB avec plusieurs exemplaires.
    Les colonnes à afficher peuvent être sélectionnées en cliquant sur le bouton Colonnes au dessus de la grille des demandes.
    Les colonnes qui s'affichent par défaut sont les suivantes :
    • Titre
    • Type de demande
    • Date de la demande
    • Heure de début
    • Heure de fin
    • Date d'expiration
    • Tâche
    • Date du processus
    • Géré par
    • Place dans la file d'attente
    • Demande PEB
    Les colonnes qui sont masquées par défaut sont :
    • Bibliothèque
    • Localisation
    • Cote de rangement
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