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    Flux de travail de la réservation planifiée

    Traduisible
    Une demande de réservation réserve un exemplaire pour une période de temps spécifique. Cela peut être utile pour gérer l'usage des exemplaires en demande. Les réservations planifiées peuvent aussi être utilisées pour réserver des salles d'étude, du matériel, et d'autres ressources. Pour plus d'informations, voir Réservation planifiée.
    Le flux de travail précise les tâches de configuration nécessaires à l'implémentation des demandes de réservation, ainsi que la procédure de demande de réservation dans Alma.
    Flux de travail de la réservation planifiée
    Ce qui suit est une description détaillée des étapes du flux de travail (avec les numéros correspondants aux numéros dans le diagramme) :
    1. Prenez en compte les paramètres de configuration pertinents pour la réservation planifiée, tels que :
      1. Règles – Créer les règles de réservation pour activer les paramètres des demandes de réservation (voir Configurer les règles de services aux usagers).
      2. Conditions d'utilisation – Créer les conditions d'utilisation concernant la réservation pour invoquer les règles de réservation que vous avez configurées (voir Configurer les conditions générales d'utilisation).
      3. Règles – Créer des règles qui indiquent quelles conditions d'utilisation concernant la réservation doivent être appliquées pour les localisations d'unité de services aux usagers définies (voir Modifier une unité de services aux usagers).
    2. Créez une demande de réservation via l'une des méthodes suivantes :
      1. Recherche dans le répertoire – La réservation planifiée est exécutée par l'Opérateur des services aux usagers à la demande d'un lecteur.
      2. Primo – La demande de réservation est créée par le lecteur.
      Les paramètres de réservation planifiée suivants peuvent être définis :
      • Durée de garantie de réservation planifiée – Indique la durée suite à la demande de réservation au bout de laquelle l'institution annule la demande car la ressource n'a pas été récupérée.
      • Si l'exemplaire peut être réservé – Indique si la réservation est autorisée pour l'exemplaire spécifié.
      • Durée maximum autorisée de la demande de réservation – Indique la durée maximum permise de la demande de réservation.
      • Période de prévisualisation – Indique la période de temps nécessaire préalable à la période de réservation pour laquelle le requérant peut emprunter l'exemplaire et ainsi remplir la demande de réservation. Durant cette période, la demande de réservation est considérée comme active et l'exemplaire ne peut pas être emprunté par un autre lecteur lors de la période de prévisualisation. De même, un lecteur qui emprunte un exemplaire faisant l'objet d'une demande de réservation doit le retourner avant la fin de la période de prévisualisation qui a été configurée.
        Même si aucune période de prévisualisation n'est configurée, si le requérant emprunte conformément l'exemplaire (pour lequel il a fait une demande de réservation) et que celui-ci doit être rendu pendant la période de réservation, le requérant a le droit de garder l'exemplaire jusqu'à la fin de la période de réservation.
        Des exemplaires pour lesquels la localisation de prévisualisation est différente de la bibliothèque d'appartenance bénéficient d'une durée de prévisualisation rallongée qui inclut la durée de prévisualisation et la durée de transfert entre les bibliothèques.
      • Localisations de retrait – Indique l'emplacement où l'exemplaire peut être retiré.
      • Limite future – Indique combien de temps à l'avance un exemplaire peut être réservé via une demande de réservation.
      • Réservation consécutive – Indique la durée la plus courte requise entre deux réservations consécutives (demandes de réservations pour les mêmes ressource et requérant).
      Pour plus de détails sur la configuration des règles de réservation, voir Configurer les règles de l'exemplaire.
    3. Alma vérifie la disponibilité de l'exemplaire de la manière suivante :
      1. Si l'exemplaire est en prêt, il est indisponible jusqu'à sa date de retour.
      2. Si l'exemplaire est sur le rayon des réservations, il est indisponible jusqu'à la fin de la période de réservation et lorsque la date de retour est atteinte.
        Si l'exemplaire fait actuellement l'objet d'un traitement interne, il est indisponible jusqu'à la date de fin du traitement interne.
        Si l'exemplaire n'est ni en prêt, ni sur le rayon des réservations, ni ne fait l'objet d'un traitement interne, il est disponible et la demande de réservation peut être traitée et exécutée.
    4. La demande de réservation est traitée et exécutée – voir étape 3 à étape 11 dans la section Créer des demandes de réservation planifiée.
    5. La demande de réservation soumise suit le flux de travail standard d'une demande pour le traitement en rayon. Ceci inclut les étapes de retrait en rayon des exemplaires réservés et leur placement sur le rayon des réservations. Si une période de prévisualisation a été définie dans les conditions d'utilisation de la demande de réservation, le processus démarre suite à ce temps de prévisualisation. Dans le cas contraire, il commence au moment de la réservation planifiée. La demande de réservation est considérée comme active au moment où le processus du flux de travail est enclenché. À ce moment, la demande s'affiche dans la liste des tâches Prendre en rayon si la ressource est disponible, ou doit être activée lorsque l'exemplaire est scanné ou retourné dans le cas où la demande n'était pas immédiatement disponible. Des demandes sont considérées comme expirées lorsque la date de fin de leur réservation arrive à échéance.
    Les demandes de réservation planifiée font partie du flux de travail standard associé à une demande et sont visibles dans les listes de tâches Prendre en rayon et Rayon des réservations. Il n'est pas possible de mettre à jour la date d'expiration des demandes de réservation ; celle-ci correspond à l'heure de fin de la réservation planifiée. Une demande de réservation peut être déposée pour un retrait dans une autre localisation si les conditions d'utilisation des réservations planifiées l'y autorisent.
    Les exemplaires sur lesquels des processus sont en cours ne peuvent être réservés durant la période d'exécution du processus. Par exemple, un exemplaire en prêt ne peut être réservé qu'après sa date de retour tandis qu'un exemplaire sur le rayon des réservations ne peut être réservé qu'une fois la période de réservation et la date limite de prêt expirées. Des exemplaires sur lesquels des processus sont en cours sans date de fin prévue ne peuvent pas être réservés. En outre, des exemplaires qui sont réservés ne peuvent pas être prêtés ni placés sur l'étagère des réservations.
    Une demande de réservation planifiée est prioritaire face à une demande de réservation. Si une demande de réservation ne peut être satisfaite en raison de la durée sur le rayon des réservations et la durée de prêt, elle ne sera activée qu'une fois la demande de réservation planifiée terminée.
    Alma empêche l'activation d'une demande de réservation (à partir de la liste Prendre en rayon) si l'exemplaire est réservé durant la période au rayon des réservations ou la période de prêt.
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