Skip to main content
ExLibris
  • Subscribe by RSS
  • Ex Libris Knowledge Center

    Traitement de numérisation

    Traduisible
    Pour gérer la numérisation d'un exemplaire, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Opérateur de traitement interne
    Pour autoriser une demande de numérisation, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Gestionnaire des services aux usagers
    Un lecteur ou un membre du personnel peut demander la création d'un fichier numérique pour tout exemplaire physique ou électronique (voir Créer une demande).
    Les exemplaires physiques sont transférés de leur localisation dans la bibliothèque vers le département de numérisation (voir Configurer les départements de numérisation), où ils sont scannés et où des fichiers numériques sont créés. Les exemplaires électroniques sont localisés dans le répertoire, scannés puis enregistrés au format numérique.
    Le fichier numérique est mis à disposition pour :
    • Institution – Le fichier numérique, considéré comme faisant intégrante du répertoire, est détenu et géré par l'institution. L'accès au fichier est contrôlé par des droits d'accès.
    • Lecteur - le lecteur reçoit le fichier numérique, ou un lien vers le fichier numérique, dans un email.
    Vous pouvez demander la numérisation de l'exemplaire entier, d'un chapitre ou d'un certain nombre de pages ou bien d'un article au sein de l'exemplaire.

    Flux de travail du département de numérisation pour un exemplaire physique

    Ce qui suit illustre le flux de travail standard du département de numérisation, suite au dépôt d'une demande de numérisation d'un exemplaire. Cela commence avec l'arrivée de l'exemplaire au département de numérisation et se poursuit jusqu'à la création de son fichier numérique et la mise à disposition de celui-ci.
    Flux de travail de la numérisation
    Ce qui suit est une description détaillée des étapes au sein du flux de travail (les numéros correspondent à ceux sur le schéma) :
    1. Le flux de travail commence lorsque l'exemplaire physique demandé arrive au département de numérisation et que son code-barres est scanné (voir Scanner les exemplaires). L'exemplaire acquiert le statut En cours de numérisation. Pour plus d'informations sur les demandes de numérisation d'exemplaires physiques, voir Créer une demande.
      Suite à l'arrivée de l'exemplaire physique, la demande de numérisation est envoyée en révision afin de déterminer si des éléments nécessitent une attention particulière en fonction des règles de révision préconfigurées par un administrateur (voir Configurer les règles du profil de numérisation). Celles-ci incluent les options suivantes :
      • Autorisation de droits d'auteur – Le cas échéant, la bibliothèque reçoit une licence de droits d'auteur (par exemple de la part du Centre d'autorisation des droits d'auteur) afin que le contenu protégé par les droits d'auteur puisse être réutilisé.
      • Approuver – La demande est approuvée et le processus de numérisation se poursuit.
      • Rejeter – La demande est rejetée. Le motif du rejet est précisé.
      • La demande de numérisation peut être approuvée à tout moment durant le flux de travail de numérisation, mais cela doit se faire avant l'étape de mise à disposition du document. Pour plus de détails sur l'approbation ou le rejet d'une demande, voir Approuver/Rejeter une demande de numérisation.
      • La notification au demandeur est masquée jusqu'à ce que la demande soit approuvée.
    2. L'exemplaire est numérisé (voir Numériser des exemplaires).
    3. Le processus se poursuit jusqu'à l'étape de mise à disposition (voir Service d'accès aux exemplaires numérisés). Celle-ci est traitée d'une des façons suivantes :
      1. Via la fonctionnalité Ajouter une représentation numérique (voir Ajouter une représentation). Une recherche peut être faite sur le fichier numérique dans l'application Primo.
      2. Via l'option Service d'accès au document – Pièce jointe – Un email est envoyé au lecteur à l'origine de la demande avec le fichier numérique en pièce jointe (voir Joindre des exemplaires numérisés à envoyer au lecteur).
      3. Via l'option Service d'accès au document – Lien – Un email est envoyé au lecteur à l'origine de la demande. Il contient un lien pour télécharger le fichier numérique (voir Joindre des exemplaires numérisés à envoyer au lecteur).
      Le mode d'accès au document est déterminé par des règles prédéfinies (voir Configurer les règles du profil de numérisation).

    Approuver/Rejeter une demande de numérisation

    Pour autoriser le processus de numérisation, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Gestionnaire des services aux usagers
    Vous devez approuver ou rejeter une demande de numérisation lorsque les règles de numérisation requièrent une autorisation (voir Configurer les règles du profil de numérisation) ou lorsqu'une autorisation de droits d'auteur est spécifiquement demandée, comme c'est le cas pour une citation (voir Ajouter des citations à une liste de lecture).
    Les demandes de numérisation peuvent être approuvées à tout moment du flux de travail de numérisation, mais la mise à disposition du fichier numérique ne sera effective qu'après approbation.
    Vous pouvez approuver ou rejeter une demande de numérisation sur la page Liste des demandes à approuver (Services aux usagers > Demandes de ressource > Approuver les demandes de numérisationListe des demandes d'approbation). Vous pouvez également accéder à cette page en sélectionnant la tâche Demandes - Numérisation - besoin d'autorisation dans la Liste des tâches du menu permanent (voir Éléments d'interface utilisateur persistants) ou après avoir cliqué sur Enregistrer et gérer l'approbation sur la page Modifier la référence dans la liste de lecture (voir Gérer les citations).
    Liste des demandes à approuver
    Vous pouvez effectuer les actions suivantes sur cette page :
    • Filtrer les demandes - En plus des filtres Statut et Rechercher, vous pouvez sélectionner Filtrer par cette notice depuis la liste d'actions sur ligne dans la ligne d'une demande pour ne consulter que les demandes pour cette notice, y compris toutes les autres demandes pour le même identifiant MMS, le même ISBN (à la fois l'ISBN/10 ou l'ISBN/13 sont retournés), le même ISSN/Volume/Périodique. Dans ce dernier cas, des exemplaires sans fascicule mais avec un ISSN et un volume identique, ou sans volume, ni fascicule, mais avec un ISSN identique, sont également retournés.
      Lorsque vous accédez à cette page après avoir cliqué sur Enregistrer et gérer l'approbation sur la page Modifier la référence dans la liste de lecture, l'option Filtrer par cette notice est sélectionnée par défaut.
    • Mettre à jour la date d'expiration de la demande - Sélectionnez Mettre à jour la date d'expiration depuis la liste d'actions sur ligne pour ouvrir la boîte de dialogue Mettre à jour la date d'expiration. Modifiez la date d'expiration de la demande puis cliquez sur Enregistrer. Cette action n'est possible que si la demande est déjà associée à une date d'expiration.
    • Approuver ou rejeter la demande - Voir ci-dessous.
    • Voir le profil de numérisation pertinent - Pour consulter la règle du profil de numérisation qui nécessite une approbation manuelle de la demande (à la place d'une approbation ou d'un rejet automatique), sélectionnez Voir la règle dans la liste d'actions sur ligne. Une version en lecture seule de la page Configuration du flux de travail de numérisation s'ouvre et affiche les informations sur la règle qui a entraîné une approbation manuelle pour cette demande.
      Page Configuration de flux de travail de numérisation (lecture seule)
    Pour approuver ou rejeter une demande de numérisation :
    1. Sur la page Liste des demandes à approuver, sélectionnez Consulter ou Travailler sur dans la liste d'actions sur ligne de l'exemplaire que vous souhaitez approuver. La page Liste des demandes à approuver s'ouvre et affiche des détails concernant l'exemplaire.
      Page Liste des demandes à approuver - Travailler sur
    2. Si vous avez cliqué sur Travailler sur, vous pouvez modifier les champs nécessaires, comme décrit dans la table suivante :
      Champs Requête d'approbation
      Section Nom Description
      Détails de la demande Titre Le titre de la demande
      Demande de numérisation
      Ces champs sont obligatoires si la demande requiert une autorisation de droits d'auteur.
      Numéro pour l'affranchissement des droits d'auteur Le numéro du Centre d'autorisation de droits d'auteur. Il indique que la bibliothèque détient une licence pour utiliser du contenu protégé par droit d'auteur.
      Date de demande pour l'affranchissement des droits d'auteur La date à laquelle une demande d'autorisation de droits d'auteur a été déposée
      Autorisation pour l'affranchissement des droits d'auteur La date à laquelle l'autorisation de droits d'auteur a été approuvée
      Note Notes utilisateur
      Vous pouvez ajouter des pièces jointes, telles une confirmation d'autorisation de droits d'auteur, à l'aide de la section Ajout rapide. Pour chaque pièce jointe, faites une recherche sur le fichier à attacher, indiquez (facultatif) une URL avec toutes les informations supplémentaires et notes nécessaires, puis cliquez sur Ajouter une pièce jointe.
      Notez que si vous cliquez sur Annuler après l'ajout d'une pièce jointe, celle-ci n'est pas supprimée et vous pouvez la réutiliser par la suite. Après le téléchargement de la pièce jointe, vous pouvez cliquer sur Actions dans la ligne correspondante à la pièce jointe pour :
      • Modifier – Permet de modifier la pièce jointe, y compris via le téléchargement d'un fichier différent
      • Supprimer – Permet de supprimer la pièce jointe
      • Télécharger – Permet de télécharger le fichier
    3. Approuvez ou rejetez la demande de numérisation :
      • Cliquez sur Approuver pour approuver la demande de numérisation. Sur la page Approuver la demande, sélectionnez un motif dans la liste déroulante Motif, renseignez si besoin des notes dans le champ Notes puis cliquez sur Soumettre. La liste des raisons est :
        • Automatique
        • Couvert par une licence
        • Creative Commons
        • Permission directe obtenue
        • Exception légale
        • Open Access
        • Autre
        • Épuisé
        • Pré-publication
        • Licence principale
        • Auto-déclaré
        • SIPX (valable pour Leganto avec SIPX ; voir Travailler avec SIPX)
      • Cliquez sur Rejeter pour rejeter la demande. Sur la page Demande de rejet, sélectionnez un motif de rejet dans la liste déroulante Motif, inscrivez des notes dans le champ Notes et cliquez sur Soumettre. Les décisions de l'approbateur sont enregistrées pour le fichier numérique. La liste des raisons est :
        • Autre
        • Refusé par le responsable
        • Refusé par le centre d'affranchissement des droits d'auteur
        Si la demande est rejetée, le demandeur en est notifié et le fichier numérique n'est pas créé.
        La liste des motifs d'approbation ou de rejet ne peut actuellement pas être modifiée.

    Numériser des exemplaires

    Pour démarrer le processus de numérisation, assurez-vous que vous vous trouvez dans le département de numérisation qui détient actuellement l'exemplaire ; voir Changer de comptoir/département dans la bibliothèque.
    La numérisation est configurée sur la page Exemplaires en cours de traitement (Services aux usagers > Demandes de ressource > Gérer les exemplaires en cours de traitement). Vous pouvez également consulter cette page en sélectionnant une des tâches suivantes dans la Liste des Tâches dans le menu permanent (voir Éléments d'interface utilisateur persistants) :
    • Exemplaires - Dépôt
    • Exemplaires - Numérisation
    • Exemplaires - Service d'accès au document
    Page Exemplaires en cours de traitement
    Vous pouvez également accéder à la page Exemplaires en cours de traitement depuis la page Scanner les exemplaires (Services aux usagers > Demandes de ressource > Scanner les exemplaires) en cliquant sur Gérer les exemplaires du département. Pour plus de détails sur la page Scanner les exemplaires, voir Scanner les exemplaires.
    La page Exemplaires en cours de traitement affiche les demandes de numérisation du lecteur et/ou du personnel. Le type de demande est indiqué dans la colonne Statut.
    Pour numériser des exemplaires physiques :
    1. Sur la page Exemplaires en cours de traitement, recherchez un exemplaire avec le statut Numérisation.
      Un exemplaire affiche ce statut lorsque a) une demande de numérisation lui est associée et b) il a été scanné dans le département de numérisation.
    2. Sélectionnez Actions > Étape suivante pour l'exemplaire concerné. Son statut est changé en Inventaire numérique ou Service d'accès au document en fonction de la configuration de la numérisation (voir Configurer les règles du profil de numérisation).
    La section Actions > Étape suivante n'apparaît que lorsque le statut actuel est En cours de numérisation.
    Pour plus de détails sur l'accès aux exemplaires numérisés, voir Service d'accès aux exemplaires numérisés.

    Mettre à disposition des exemplaires numérisés

    Après la numérisation des exemplaires (voir Numériser des exemplaires), envoyez le fichier numérique au demandeur ou ajoutez-le à l'inventaire de l'institution. Avant d'effectuer la mise à disposition du document numérisé, assurez-vous que vous vous trouvez dans le département de numérisation ; voir Changer de comptoir/département dans la bibliothèque.
    La mise à disposition des exemplaires numérisés est configurée sur la page Exemplaires en cours de traitement (Services aux usagers > Demandes de ressource > Gérer les exemplaires en cours de traitement).
    Vous pouvez également accéder à la page Exemplaires en cours de traitement depuis la page Scanner les exemplaires (Services aux usagers > Demandes de ressource > Scanner les exemplaires) en cliquant sur Aller sur la page Gérer les exemplaires du département. Pour plus de détails sur la page Scanner les exemplaires, voir Scanner les exemplaires.
    Pour mettre à disposition des exemplaires numérisés :
    Pour les exemplaires dont le statut est Inventaire numérique, sélectionnez Ajouter un inventaire numérique depuis la liste des actions sur ligne pour ouvrir la page Détails de la représentation (voir Ajouter une représentation).
    Les exemplaires avec un statut de Livraison de document peuvent être envoyés en tant que pièce jointe d'email ou en liens, selon la configuration des Règles de profil de numérisation :
    • Pour les exemplaires en attente d'une livraison de document basée sur pièce jointe, sélectionnezJoindre des documents dans la liste des actions sur ligne pour ouvrir la page Pièces jointes et joindre les exemplaires numériques à envoyer en pièce jointe au lecteur qui en a fait la demande (voir Joindre des exemplaires numérisés à envoyer au lecteur).
    • Pour les exemplaires en attente d'une livraison de document basée sur un lien, sélectionnez Télécharger des documents dans la liste des actions sur ligne afin de télécharger les exemplaires numérisés à envoyer en liens au lecteur qui en a fait la demande (voirJoindre des exemplaires numérisés à envoyer au lecteur).
    Pour plus d'informations sur les liens dans le service d'accès au document Alma, voir la vidéo Plus d'informations sur les demandes de numérisation - Service d'accès au document via des liens (12:23 mins).
    Vous pouvez également choisir l'une des options suivantes dans le menu Actions :
    • Modifier – La page Exemplaires en cours de traitement : gestion de la demande s'ouvre.
      Page Exemplaires en cours de traitement : gestion de la demande
      • Dans le champ Statut, sélectionnez un statut dans la liste déroulante (facultatif). Vous pouvez aussi cliquer sur l'onglet Notes pour consulter ou ajouter une note.
      • Pour ajouter une note, saisissez votre note dans le champNote puis cliquez sur Ajoutercliquez sur Ajouter la note et saisissez votre note. La note est affichée dans la liste de notes sur la page.
      • Pour modifier une note, choisissez Modifier depuis la liste d'actions sur ligne pour la note à mettre à jour, modifiez-la sur la page Modifier la note, puis cliquez sur Enregistrer.
      • Pour supprimer une note, sélectionnez Supprimer pour la note que vous voulez supprimer puis cliquez sur Confirmer dans la fenêtre Message de confirmation.
      • Pour localiser une note dans la liste de notes, saisissez le texte à rechercher dans la case Rechercher et sélectionnez le champ – Créé par, Mis à jour par ou Note – dans lequel vous voulez rechercher ce texte.
    • Annuler la demande – La page Confirmer l'annulation de la demande s'ouvre.
      Page Confirmer l'annulation de la demande
      1. Dans le champ Motif d'annulation, sélectionnez un motif d'annulation dans la liste déroulante. Pour personnaliser les motifs d'annulation, contactez le support Ex Libris.
      2. Dans le champ Note d'annulation, ajoutez une note concernant l'annulation, si besoin.
      3. Cliquez sur Confirmer.
    • Passer à la numérisation électronique – Passe de la numérisation d'un exemplaire physique à la numérisation d'un exemplaire électronique. Peut être modifié uniquement lorsqu'un exemplaire électronique dans l'inventaire satisfait aux critères de la demande.
    • Passer à la numérisation physique – Passe de la numérisation d'un exemplaire électronique à la numérisation d'un exemplaire physique. Peut être modifié uniquement lorsqu'un exemplaire physique dans l'inventaire satisfait aux critères de la demande.
    • Consulter – La page Écran UResolver (Résolveur de lien Alma) s'ouvre et affiche les ressources pour l'exemplaire. Cette option apparaît uniquement si l'exemplaire est configuré pour la numérisation électronique.

    Joindre des exemplaires numérisés à envoyer au lecteur

    Mettez en pièce jointe des documents à envoyer au lecteur à l'origine de la demande sur la page Pièces jointes. Celle-ci est accessible lorsque vous sélectionnez Actions > Joindre des documents pour un exemplaire sur la page Exemplaires en cours de traitement.
    • Pour ajouter une pièce jointe, cliquez sur Parcourir dans le champ Nom du fichier et sélectionnez un fichier. Ajoutez une URL et/ou une note, si besoin, puis cliquez sur Ajouter une pièce jointe. La pièce jointe apparaît dans la liste des pièces jointes dans l'onglet Pièces jointes.
    • Pour modifier une pièce jointe, sélectionnez Modifier dans la liste d'actions sur ligne pour la pièce jointe à mettre à jour, modifiez les champs Nom du fichierURL et Notes selon vos besoins, puis cliquez sur Enregistrer la pièce jointe.
    • Pour supprimer une pièce jointe, sélectionnez Supprimer depuis la liste d'actions sur ligne pour la note que vous voulez supprimer puis cliquez sur Confirmer dans la fenêtre Message de confirmation.
    • Pour télécharger un fichier, sélectionnez Télécharger depuis la liste d'actions sur ligne pour le fichier à télécharger, spécifiez le dossier dans lequel vous voulez l'enregistrer, puis cliquez sur OK.
    Si la demande de numérisation nécessite d'être approuvée, les emails de notification décrits ci-dessous ne sont envoyés qu'une fois la demande approuvée.
    • Si le mode de mise à disposition est Joindre des documents – Pièce jointe, le lecteur reçoit le fichier numérique en pièce jointe d'un email. Ce qui suit est un exemple de la lettre de notification.
      Lettre de notification d'exemplaire pour un fichier numérique
    • Si le mode de mise à disposition est Joindre des documents – Lien, le lecteur reçoit un lien pour télécharger le fichier dans un email. Utiliser cette méthode diminue la taille de l'email et permet de gérer facilement plus de ressources numériques dans une demande unique. Ce qui suit est un exemple de la lettre de notification.
      Document Upload Notification Letter.png
      Lettre de notification - Lien vers le document
      L'administrateur de la bibliothèque doit configurer l'email pour n'inclure que l'option de connexion adaptée à votre institution (local/LDAP, SAML ou CAS).
      En cliquant sur le lien cliquer ici, le lecteur devra dans un premier temps se connecter avec ses identifiants standards Alma/Primo. Une fois connecté, il aura accès au fichier numérisé sauvegardé dans le dossier d'enregistrement. Notez que l'accès sera autorisé un nombre limité de fois, défini dans la règle du profil de configuration. Les fichiers seront automatiquement supprimés une fois ce nombre de jours dépassé. Cette valeur est définie via le paramètre document_delivery_cleanup_days. Voir Configurer d'autres paramètres.
    • Si le mode de mise à disposition est Inventaire numérique (représentation), le fichier numérique est disponible dans le répertoire sous le même titre que l'exemplaire physique et un lecteur peut alors en faire la demande.
    Un message s'affiche si la limite concernant la taille totale du fichier numérique est atteinte. Un fichier unique a une taille maximale de 10 MB. Des contraintes supplémentaires liées aux emails peuvent s'appliquer si le matériel numérisé est envoyé en pièce jointe d'email.
    • Was this article helpful?