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    Recevoir et expédier des exemplaires

    Traduisible

    Réceptionner les exemplaires

    Pour réceptionner des exemplaires PEB, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Opérateur des services aux usagers (pour la bibliothèque PEB)
    • Gestionnaire des services aux usagers (pour la bibliothèque PEB)
    Vous pouvez consulter une liste des exemplaires PEB reçus sur la page Exemplaires reçus.
    Vous pouvez réceptionner des exemplaires PEB uniquement si vous êtes à un bureau de prêt PEB ; voir Changer de comptoir/département dans la bibliothèque.
    Pour voir les exemplaires reçus :
    1. Sur la page Exemplaires reçus (Services aux usagers > Partage de ressources > Réceptionner les exemplaires), sélectionnez un format pour les exemplaires reçus que vous souhaitez consulter dans le champ Format reçu (Numérique, Physique ou Physique non retournable), qu'importe la méthode utilisée pour recevoir le matériel PEB.
      Page Exemplaires reçus
    2. Sélectionnez un Type d'identifiant avec lequel les exemplaires reçus seront identifiés :
      • Code-barres
      • Identifiant externe
    3. Décochez la case Automatiquement avertir le lecteur pour empêcher Alma d'envoyer des emails de notification au lecteur qui a fait la demande lorsque l'exemplaire arrive à la bibliothèque PEB. Par défaut, cette case est cochée.
      Cette notification n'est pertinente que pour des ressources physiques.
    4. Vous pouvez aussi ajouter une note (facultatif) dans un ou dans les deux champs suivants: Cette note apparaît sous le format suivant :
      <Nom du partenaire><Note>
      • Note interne : Une note qui s'affiche uniquement à la partie qui l'a envoyée (c'est-à-dire que lors de la configuration d'une note de l'emprunteur, celle-ci n'apparaît que dans la liste des demandes sortantes. De même, lors de la configuration d'une note du prêteur, celle-ci apparaît uniquement dans la liste des demandes entrantes). Ces notes n’apparaissent pas dans l'onglet Audit et elles sont censées ne pas être publiées (c'est-à-dire qu'elles ne sont pas envoyées au partenaire). Une note de la part du prêteur pourrait se présenter ainsi : Il a été difficile de collaborer avec cet emprunteur dans le passé.
      • Note à l'attention du partenaire : La note qui est envoyée au partenaire. Cette note apparaît dans l'onglet Notes de l'auteur et du destinataire de la note, et sur demande, sur l'onglet Audit (par exemple – Seulement en salle de lecture).
    5. Renseignez un code-barres ou un identifiant externe pour la ressource reçue dans les champs Code-barres ou Identifiant externe puis cliquez sur OK. Le champ qui s'affiche correspond à la sélection Type d'identifiant, effectuée à l'étape 2.
      • Si vous sélectionnez Physique comme format de réception, une boîte de dialogue s'ouvre dans laquelle vous pouvez configurer les informations de réception concernant l'exemplaire :
        Réceptionner un exemplaire physique – Boîte de dialogue
        Configurez les champs dans la boîte de dialogue, comme décrit dans la table suivante :
        Champs de la Boîte de dialogue Réceptionner un exemplaire physique
        Champ Description
        Imprimer automatiquement l'avis Sélectionnez Oui pour imprimer automatiquement la Lettre d'avis de réception d'une demande PEB, (voir Configurer des lettres Alma)  L'option par défaut est Non. Votre choix est enregistré pendant toute la durée de la session. Lorsque vous définissez ce paramètre sur Oui, si plusieurs exemplaires sont en cours de numérisation, un avis à imprimer est généré pour chaque code-barres.
        Exemplaires multiples Cochez la case correspondante si plusieurs exemplaires sont reçus du prêteur pour cette demande.
        Code-barres temporaire Renseignez le code-barres temporaire de l'exemplaire.
        Exception de circulation Sélectionnez une exception de circulation pour l'exemplaire. Pour plus de détails sur les exceptions de circulation, voir Configurer des exceptions de circulation.
        Location Sélectionnez l'endroit où l'exemplaire doit être réceptionné.
        Lors de la réception d'un exemplaire de la part d'un partenaire NCIP, la valeur de ce champ correspond à la valeur spécifiée dans le champ Localisation par défaut sur l'onglet Paramètres de la page Partenaire PEB (voir Paramètres NCIP).
        Note de services aux lecteurs Inscrivez une note, si besoin.
        Date de retour Configurez une date de retour pour l'exemplaire. Si le message Demande PEB sortante NCIP contient une date de retour, celle-ci s'affiche dans ce champ.
        Lorsqu'une date de retour est antérieure à la date actuelle ou tombe à un moment où l'exemplaire ne peut être rendu (par exemple, l'exemplaire sera en retard demain et la livraison dure 3 jours), l'exemplaire doit être rendu en conséquence (voir la section Gérer un exemplaire non livrable et l'activer pour le service d'accès, dans la section Réceptionner les exemplaires).
        Note d'annulation Comme décrit dans l'étape 4 ci-dessus.
        Note à l'attention du partenaire Comme décrit dans l'étape 4 ci-dessus.
        Coût d'expédition Le coût d'expédition est défini dans la règle concernée. La valeur de ces frais peut être outrepassée et modifiée à tout moment.
        Coût de la réception pour le lecteur Le coût de la réception pour le lecteur correspond aux frais de réception PEB définis dans la règle adéquate. La valeur de ces frais peut être outrepassée et modifiée à tout moment.
        Coût de la demande du lecteur Le coût de la demande du lecteur correspond aux frais associés à la demande et définis dans la règle adéquate. La valeur de ces frais peut être outrepassée et modifiée à tout moment.
        Uniquement pour un usage en salle de lecture Sélectionnez cette option pour restreindre l'accès à une salle de lecture.
        Les valeurs des champs Exception de circulation et Localisation sont remplies avec les valeurs de la Règle de création d'un exemplaire temporaire pour l'exemplaire concerné (voir Configurer des règles de création d'un exemplaire temporaire). Si aucune règle n'est configurée, le champ Exception de circulation est laissé vide tandis que le champ Localisation affiche la localisation actuelle de l'exemplaire, en fonction de la configuration par défaut de la bibliothèque et de l'institution.
      • Si vous sélectionnez Numérique en tant que format reçu, l'exemplaire reçu s'affiche en bas de la page.
        Page Exemplaires reçus – Exemplaire numérique
        Sélectionnez Terminer la demande lorsque vous avez terminé de traiter la demande pour la marquer comme clôturée. Si vous ne sélectionnez pas cette option, le statut de la ressource est affiché dans la liste Demandes PEB sortantes comme Reçu numériquement par la bibliothèque.
    6. Lorsque vous travaillez avec une demande Physique non retournable, sélectionnez Terminer la demande pour changer le statut de l'exemplaire en Demande terminée et marquer la demande comme Clôturée. Si vous ne sélectionnez pas Terminer la demande, le statut de la ressource est affiché sur la page Demandes PEB sortantes comme Reçu physiquement par la bibliothèque.
      Pour plus d'informations sur les demandes non retournables, voir la vidéo Demandes sortantes non retournables (4:26 mins).
    7. Si le prêteur est un partenaire ISO, le statut de la demande est mis à jour et le message Reçu est envoyé.
    Si un exemplaire est scanné deux fois, l'exemplaire sera ajouté à la liste, affichant les données de la réception initiale, mais aucune autre mesure ne sera prise. Cela est fait pour empêcher les erreurs lorsqu'un exemplaire à expédier est scanné deux fois, ce qui autrement entraînerait tout de suite l'étape de retour.
    Pour gérer un exemplaire non livrable et l'activer pour le service d'accès :
    Sur la page Exemplaires reçus, si une date de retour est antérieure à la date actuelle ou correspond à une date à laquelle l'exemplaire ne peut être livré, un message s'affiche pour indiquer que l'exemplaire ne peut être prêté :
    Message Date de retour insuffisante
    Une des actions suivantes se présente à vous :
    • Cliquez sur Annuler pour revenir à la page Exemplaires reçus et modifier la date de retour. Lorsque vous modifiez la date de retour, l'exemplaire s'affiche sur la page Demandes PEB sortantes avec le statut Reçu physiquement par la bibliothèque.
      Statut Reçu physiquement par la bibliothèque
    • Cliquez sur OK pour conserver la date de retour insuffisante. L'exemplaire s'affiche sur la page Demandes PEB sortantes avec le statut Reçu - exclu du prêt, ce qui signifie qu'il a été reçu par la bibliothèque PEB, mais qu'il ne peut pas être prêté.
      Reçu – exclu du prêt

    Expédier des exemplaires

    Pour expédier des exemplaires PEB, vous devez avoir l'un des rôles suivants:
    • Opérateur des services aux usagers (pour la bibliothèque PEB)
    • Gestionnaire des services aux usagers (pour la bibliothèque PEB)
    Alma exécute les actions suivantes avant d'expédier une demande PEB
    : 1.    Si une demande PEB n'a pas été créée auparavant, la demande est créée et liée à un partenaire PEB.
    2.    L'exemplaire est déplacée dans une localisation temporaire en fonction des configurations du partenaire que vous avez définies.
    3.    L'exemplaire est marqué comme Expédié physiquement et n'est pas disponible dans Alma.
    Vous pouvez mettre à jour la date de retour et les coûts d'expédition en même temps pour plusieurs exemplaires expédiés ensemble.
    Vous pouvez expédier les exemplaires sur la page Expédition d'exemplaires (Services aux usagers > Partage de ressources > Expédition d'exemplaires).
    Le type Adresse d'expédition est obligatoire pour des bibliothèques PEB activées ISO. Lorsqu'une requête ISO est envoyée, elle inclut l'Adresse d'expédition comme adresse où la requête doit être expédiée. Pour une expédition numérique, l'institution prêteuse expédie à cette adresse. Pour plus d'informations sur la configuration de l'adresse d'expédition, voir Gérer les informations de contact de l'institution/bibliothèque.
    Les champs affichés sur la page Expédition d'exemplaires dépendent du Format d'expédition sélectionné.
    Shipping items.png
    Page Expédition d'exemplaires – Format physique
    Une option existe pour créer une demande de prêt automatiquement si elle n'a pas été créée lors de l'expédition d'un exemplaire. Cela permet aux bibliothèques qui gèrent les demandes de prêteurs manuellement d'effectuer deux étapes en une seule action. Pour effectuer cela, activez l'attribut Création automatique pour la bibliothèque PEB (voir Configurer des bibliothèques). Cela rend le champ du partenaire visible sur la page Expédition d'exemplaires pour les demandes physiques. Le champ du partenaire est obligatoire si l'identifiant du demandeur saisi n'existe pas. Si vous laissez le champ du partenaire vide, un message d'erreur s'affichera, à savoir "La sélection d'un partenaire est obligatoire lorsque la demande n'a pas été précédemment créée." Après avoir sélectionné le partenaire, une nouvelle fenêtre popup vous met en garde et affiche le message "La demande de prêt n'existe pas dans le système. Une nouvelle demande va être créée." La fenêtre popup peut optionnellement être désactivée dans les paramètres client (voir Configurer d'autres paramètres). La nouvelle demande de prêt est créée et marquée comme expédiée.
    Pour plus d'informations sur l'optimisation des flux de travail de prêteur, voir la vidéo Optimisation des flux de travail du prêteur (3:11 mins).
    Confirmer la création d'une demande de prêt
    Page Expédition d'exemplaires – Exemplaire numérique ou physique non retournable
    Pour plus d'informations sur l'expédition d'exemplaires, voir la vidéo Définir la date de retour et le coût d'expédition au moment de l'expédition (5:13 mins).
    Pour configurer une date de retour et le coût d'expédition de plusieurs exemplaires depuis une institution prêteuse :
    1. Sur la page Expédition d'exemplaires, localisez le champ Imprimer automatiquement l'avis puis sélectionnez Oui pour envoyer automatiquement une Lettre d'avis d'envoi de PEB lors de l'expédition d'un exemplaire. L'avis d'expédition est envoyé pour l'exemplaire spécifié dans les champs Scanner l'identifiant de la demande et Scanner le code-barres de l'exemplaire. L'avis contient des informations spécifiques à l'exemplaire qui est expédié.
      Vous pouvez imprimer manuellement un avis d'expédition en cliquant sur le lien Imprimer l'avis sur la page Liste des tâches - Demandes PEB entrantes (voir la description de l'avis imprimé dans le tableau Liens vers la page Liste des tâches - Demandes PEB entrantes dans Gérer les demandes PEB entrantes).
      Pour plus d'informations sur la Lettre d'avis d'envoi de PEB, voir Configurer des lettres Alma.
    2. Dans le champ Format d'expédition, sélectionnez le format dans lequel la demande est expédiée.
    3. Dans le champ Coût d'expédition, saisissez le coût d'expédition pour l'exemplaire.
    4. Dans le champ Date de retour, indiquez une date à laquelle l'exemplaire sera expédié. Ce champ apparaît uniquement quand Format d'expédition = Physique.
    5. Lors de l'expédition d'une demande PEB entrante, dans le champ Localisation, précisez une localisation temporaire pour l'exemplaire expédié. Les options qui s'affichent dans le champ Localisation correspondent aux localisations de la bibliothèque (elles s'affichent dans le champ Actuellement à dans le menu persistant).
      Une fois la localisation précisée ou le code-barres de l'exemplaire renseigné dans le champ Scanner le code-barres de l'exemplaire, le statut de la demande est changé en Expédié physiquement.
      Ce champ apparaît uniquement quand Format d'expédition = Physique et n'est activé que dans les cas suivants :
      • Vous êtes au bureau de prêt PEB ; voir Changer de comptoir/département dans la bibliothèque.
      • Vous saisissez l'Identifiant externe d'une demande de prêt dans le champ Scanner l'identifiant de la demande.
      • Vous accédez à la page Expédition d'exemplaires à l'aide du lien Expédier l'exemplaire sur la page Liste des tâches - Demandes PEB entrantes.
    6. Vous pouvez aussi ajouter une note (facultatif) dans un ou dans les deux champs suivants: Cette note apparaît sous le format suivant :
      <Nom du partenaire><Note>
      • Note interne : Une note qui s'affiche uniquement à la partie qui l'a envoyée (c'est-à-dire que lors de la configuration d'une note de l'emprunteur, celle-ci n'apparaît que dans la liste des demandes sortantes. De même, lors de la configuration d'une note du prêteur, celle-ci apparaît uniquement dans la liste des demandes entrantes). Ces notes n’apparaissent pas dans l'onglet Audit et elles sont censées ne pas être publiées (c'est-à-dire qu'elles ne sont pas envoyées au partenaire). Une note de la part du prêteur pourrait se présenter ainsi : Il a été difficile de collaborer avec cet emprunteur dans le passé.
      • Note à l'attention du partenaire : La note qui est envoyée au partenaire. Cette note apparaît dans l'onglet Notes de l'auteur et du destinataire de la note, et sur demande, sur l'onglet Audit (par exemple – Seulement en salle de lecture).
    7. Dans le champ Scanner le code-barres de l'exemplaire, saisissez le code-barres de l'exemplaire. Ce champ s'affiche uniquement quand Format d'expédition = Physique. Lors de l'expédition d'une demande sans exemplaire, laissez ce champ vide.
    8. Cochez la case Terminer la demande pour changer le statut de l'exemplaire en Demande terminée et marquer la demande comme Clôturée. Cette case s'affiche uniquement lorsque Format d'expédition = Numérique ou Physique non retournable.
    9. Dans le champ Scanner l'identifiant de la demande, renseignez le numéro d'identification externe de l'exemplaire.
    10. Cliquez sur OK à côté du champ Scanner le code-barres de l'exemplaire ou Scanner l'identifiant de la demande. L'exemplaire est localisé et s'affiche en bas de la page.
      Page Expédition d'exemplaires – Exemplaire localisé pour l'expédition
      Répétez l'étape 7 et l'étape 9 pour tous les exemplaires que vous voulez expédier. Les exemplaires s'affichent dans la table en bas de la page, et le coût d'expédition ainsi que la date de retour configurés sont appliqués à chacun d'entre eux.
      Si un exemplaire est scanné deux fois, l'exemplaire sera ajouté à la liste, affichant les données de l'expédition initiale, mais aucune action supplémentaire ne sera entreprise. Cela est fait pour empêcher les erreurs lorsqu'un exemplaire à expédier est scanné deux fois.

    Recevoir ou expédier plusieurs exemplaires pour une seule demande

    Demandes sortantes

    Il est possible de recevoir et retourner plus d'un exemplaire pour une seule demande sortante. L'opération de réception ou de retour est considérée comme finie lorsque tous les exemplaires sont scannés, même si une réception partielle peut aussi être effectuée. Des exemplaires peuvent aussi être ajoutés à une demande après la réception originale si le statut de la demande est toujours actif. Une réception manuelle peut être effectuée depuis la colonne d'action dans Liste des tâches d'emprunt et depuis Recevoir interface des exemplaires. Un retour manuel peut être effectué depuis Retour d'exemplaires, l'onglet Retours dans les sections Services aux lecteurs et Scanner les exemplaires.
    Recevoir plusieurs exemplaires
    Sur l'écran Réceptionner les exemplaires, la case Plusieurs exemplaires est visible seulement si le format Physique a été choisi sur l'interface de réception. Lorsque la case est sélectionnée, au fur et à mesure que chaque exemplaire est scanné et accepté, le champ du code-barres est effacé. Cliquez sur le bouton Valider à la fin pour indiquer que toutes les parties de la demande ont été scannées, et envoyez une notification de rayon des réservations au lecteur. Cliquer sur Valider déclenche également les validations suivantes sur les codes-barres saisis :
    • Aucun code-barres n'est vide
    • Aucun code-barres n'est dupliqué
    • Aucun code-barres n'est déjà utilisé (dans le répertoire)
    S'il manque encore certains exemplaires, une réception peut encore être effectuée pour indiquer une demande partiellement reçue. Lorsque les exemplaires supplémentaires sont reçus, ils peuvent être ajoutés à la demande principale si la demande n'est pas encore renvoyée et que l'option multiple est sélectionnée.
    La Liste des demandes sortantes a un lien pour les codes-barres multiples lorsque plusieurs exemplaires ont été reçus. Cliquer sur le lien ouvre la demande dans l'onglet Exemplaires reçus.
    Liste des demandes sortantes avec une demande multi-exemplaire
    Onglet Exemplaires reçus de la demande
    En sélectionnant l'action de retour, la fenêtre popup de Retour indique qu'il s'agit d'une demande multi-exemplaire.
    Fenêtre popup de retour
    Pour ajouter des exemplaires à la demande après la réception originale :
    1. Sur la page des Exemplaires reçus (Services aux usagers > Partage de ressources > Réceptionner les exemplaires), renseignez l'identifiant externe et cliquez sur OK.
      Une fenêtre popup apparaît et indique que la demande a déjà été reçue.
      Receive Multiple Items Warning.png
      Avertissement La demande est déjà réceptionnée
    2. Cliquez sur Confirmer. Une fenêtre popup apparaît pour saisir les codes-barres. Saisissez les codes-barres l'un après l'autre et cliquez sur OK après chaque saisie.
      Receive Multiple Items Popup.png
      Fenêtre popup Recevoir de multiples exemplaires
      Lorsque vous accédez à la fenêtre popup après la réception originale, les cases exemplaires multiples, dates limites et coûts sont en mode consultation seulement, et prennent leurs valeurs à partir de la réception originale.
    3. Cliquez sur Valider lorsque tous les codes-barres ont été saisis.
    Les fonctionnements suivants s'appliquent aux demandes d'exemplaires multiples :
    • Le statut de la demande change en Prêté au lecteur dans le cas où n'importe quel exemplaire est emprunté.
    • Annuler une demande de réservation annule seulement la demande de réservation spécifique. La demande sortante relative est annulée seulement si tous les exemplaires sont annulés.
    • Les messages de renouvellement et de rappel envoyés par le prêteur mettent à jour les prêts dans la demande relative.
    • Les frais de renouvellement ne sont appliqués qu'une seule fois au prêt.
    • Dans Primo, seul un exemplaire apparaîtra pour la demande dans la Liste des demandes de l'onglet Mon compte

    Demandes entrantes

    Pour plus d'informations sur l'expédition de plusieurs exemplaires dans le cas de demandes de prêt, voir la vidéo Expédier des demandes entrantes avec plusieurs exemplaires (1:42 min).
    Les demandes entrantes peuvent expédier plusieurs exemplaires associés à une seule demande.  Si plusieurs demandes de déplacement ont déjà été créées pour la demande entrante ou si la demande a déjà été expédiée avec plusieurs exemplaires, Alma marquera automatiquement la demande entrante comme une demande multi-exemplaire. Sinon, l'ajout de plusieurs exemplaires sera effectué lors du processus d'expédition à l'emprunteur. Cela peut être réalisé à partir de l'interface d'expédition ou via l'action Expédier l'exemplaire sur la page Liste de tâches - Demandes PEB entrantes.  
    Expédition d'exemplaires
    Après avoir vérifié la case Exemplaires multiples et scanner le code-barres du premier exemplaire, la fenêtre multi-exemplaire s'affiche.

    Fenêtre Multi-exemplaire
    Le code-barres de chaque exemplaire est scanné. Lorsque tous les exemplaires ont été scannés, cliquez sur Valider. Le statut de la demande entrante est modifié en Expédié physiquement et le champ associé aux codes-barres s'affiche comme Codes-barres multiples.
    Liste des tâches – Demande entrante
    Cliquez sur le lien Codes-barres multiples pour ouvrir la demande entrante dans un nouvel onglet, Exemplaires.

    Demande entrante - Onglet Exemplaires
    Lors de l'expédition à un partenaire ISO, un message Expédition ISO est transmis. Lorsque l'institution sortante reçoit ce message, il est enregistré dans l'onglet Audit de la demande sortante. Le statut de la demande sortante est modifié en Expédié physiquement.
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