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    采购工作流程

    可译的

    采购工作流程简介

    下文介绍采购工作流程,此流程包括订单行由创建到激活或登到的全过程。 此流程不包括读者主导式采访
    欲知可创建的纸本和电子类型,订单行类型,及采购流程及馆藏相关的采购方式和订单行类型,见 采购类型流程及馆藏介绍。 有关采购电子资源所需的工作流程的信息,见电子资源 – 方案和工作流程
    purchasingWF_Dec2014.png
    采购工作流程
    以下是此工作流的详细步骤说明(编号对应图中的编号):
    1. 一般而言,在Alma中输入的订单行: 自动通过嵌入订单数据(EOD)导入或通过图书馆服务提供平台(LSP)的实时API或者手动创建订单行。 有关电子/纸本资料类型,见下文的创建订单所需步骤部分。 另见创建采购订单行
    2. 管理员预先配置复核规则来规范订单行、制定订单行生效规则及加工规则,以此来确定是否对其进行复核。
    3. 如果出现数据问题(包括无效或缺失信息)或需要注意的提示,Alma会对订单行复核。 欲知更多信息,见复核订单行
    4. 订单行被打包成订单。 订单行概要页面可对采购进行配置(见 手动创建采购订单行)确定自动或手动打包。
      如果打包过程中(手动或自动),任何必填项目(本步骤所需)未完成,则采购订单会被发回复核。 欲知更多信息,见复核订单行。 订单复核及录入缺失信息后,订单进入审批流程,然后发给供应商。
    5. 订单进入审批流程和发送流程。 采购配置(由Ex Libris配置)决定订单的审批和发送为自动或手动。
      • 自动 – 订单自动审批通过,并发送给供应商。
      • 手动 – 在发送给供应商前,订单必须手动审批。 欲知更多信息,见审批和发送采购订单。 手动审批订单时在审批采购订单页面选择批准并发送,通过批准的订单会被发送给供应商。
      订单审批与手动或EOD创建订单,手动或者自动打包有关。 然而,如果使用户选择订单行立即订购,则不管采购配置如何,该订单自动过审。
    6. 采访流程的最后步骤中,会确认订单行与电子资源还是纸本资源相关。
      • 电子 – 订单行进入激活流程(见 激活电子资源)。
      • 纸本资源 — 订单行进入登到流程后,根据订单行类型对其进行处理,见 登到资料。 接收后的处理也可在接收资源后进行操作(见接收后处理)。
    如果订单行是 单次采购,当已全部开具发票、登到/激活后,订单行关闭。 如果未全部开具发票,会将订单行概要页面中的发票状态标记为等待发票,并等待开具发票(见开具发票
    如果订单行为 持续性采购,登到或激活后,该订单行标记为等待续订。 如果已全额付款,即使该资源没有登到,也可以结束订购并手动标记订单行为关闭

    创建订单所需步骤

    三个创建订单的主要方式为:

    上文提到的方法对纸本电子资源资料类型均可用。 有关对每种资料类型创建订单所需的步骤见下表:

    对于从OASIS生成的电子订单,推荐使用API方法完成描述信息和访问信息

    纸本资源订购方法

    纸本 - 手动订购

    配置操作

    描述信息

    手动订购无需特殊配置。

     

     

    纸本 - EOD(嵌入式订单数据)

    配置操作

    描述信息

    配置默认元数据模板

    确保配置了默认元数据模板。 打开元数据编辑器 > 模板。 选择要定义为默认的模板。 选择属性,并选择默认。

    供应商设置

    确保Alma中的供应商配置为不发送订单的传出EDI消息。 如果工作流需要,可以发动其他EDI消息(例如,发票)。 有关供应商EDI的更多内容

    提供供应商相关的订购信息

    对于可以在Alma中创建订单的供应商,需要了解一些必备的参数:

    所属图书馆代码 - 创建的订单行会被分配至的图书馆。 您必须向供应商提供可用的所属图书馆的列表。 供应商侧的实施可在订购列表中创建下拉列表用于选择相关所属图书馆。 其他实施可能会与单个所属图书馆的账户相关。 这种情况下,操作员必须登录进相关账户。

    供应商可以使用检索图书馆API获取图书馆的完整列表,或使用获取图书馆API查找特定图书馆的代码。

    位置代码 - 这是会创建相关单册的位置。 仅与纸本资料相关。

    供应商可以使用检索位置API获取位置列表。

    经费代码 - 用于付款的经费。

    供应商可以使用检索经费API

     

    创建新订单导入配置文件或复制现有配置文件。

    访问采访 > 管理导入配置文件。 确保从EDI发票中检索的供应商参考编号与Alma匹配。 见管理导入配置文件

    确保选择了正确的提交格式选项

     

    配置更新馆藏导入配置文件

    访问采访 > 管理导入配置文件。 当接收到通过EOD创建的订单的发票时,供应商在FTP服务器中提交完整的MARC记录文件。 Alma导入完整的MARC记录,使用更新馆藏导入配置文件将记录与订单行匹配并覆盖简要记录。 通过订单行编号或供应商参考编号完成匹配。

    纸本 - API

    配置操作

    描述信息

    配置默认元数据模板

    确保配置了默认元数据模板。 访问元数据编辑器 > 模板。 选择要定义为默认的模板。 选择属性。 选择默认。

    向供应商发送API密钥

    API密钥应由机构生成并提供给供应商。

    每个供应商应得到唯一的API密钥。  这样,当机构想要中止与特定供应商的合作时,可以通过开发者忘了禁用特定的API密钥。  其他API密钥继续正常运行。

    • 使用机构账户登录开发者网络
    • 定义应用的名称,与供应商集成
    • 添加采访API到应用,带有读取/写入许可。
    • 添加配置API到应用,带有只读许可。

    您可以将API定义到沙盒或生产环境。

    • 复制应用的API密钥。 这是会在用于识别机构的供应商API呼叫中使用的API密钥。
    • 推荐定义API限制配置文件。 有关更多信息,见使用API限制配置文件

    提供供应商相关的订购信息

    以下参数对在Alma中创建订单的供应商必需:

    供应商代码供应商账户代码 - 这些指向Alma中的供应商记录。 创建的订单行会与供应商及供应商账户关联。 确保Alma中的供应商配置为不发送订单的传出EDI消息。 如果工作流需要,可以发动其他EDI消息(例如,发票)。 

    所属图书馆代码 - 分配给新订单行的图书馆。 您必须向供应商提供可用的所属图书馆的列表。 供应商侧的实施可在订购列表中创建下拉列表用于选择相关所属图书馆。 其他方法可与单个所属图书馆的账户相关。 这种情况下,操作员必须登录进相关账户。

    供应商可以使用检索图书馆API获取图书馆的完整列表,或使用获取图书馆API查找特定图书馆的代码。

    位置代码 - 这是会创建相关单册的位置。 仅与纸本资料相关。

    供应商可以使用检索位置API获取位置列表。

    经费代码 - 用于付款的经费。

    供应商可以使用检索经费API

    有关更多信息,见机构的实时采访设置。 

    创建新订单集成配置文件

    新订单API集成配置文件决定想要实施的匹配规则。 有关更多信息,见如何决定书目记录。 经费相关问题的验证可以配置为在此归档(docx)。

     

    配置更新馆藏导入配置文件

    通过API为纸本/电子资料在Alma中创建订单时,会在Alma中创建含有创建MARC记录所需的基本字段的简要记录更新馆藏导入配置文件用于查找这些简要记录(使用采购订单行编号或供应商参考编号)并使用完整的MARC信息覆盖。

    覆盖简要记录

    电子资源订购方法

    电子 - 手动订购

    配置操作

    描述

    手动订购无需特殊配置。

     

     

    电子 - EOD(嵌入式订单数据)

    配置操作

    描述信息

    配置默认元数据模板

    确保配置了默认元数据模板。 访问元数据编辑器 > 模板。 选择要定义为默认的模板。 选择属性,并选择默认。

    供应商设置

    确保Alma中的供应商配置为不发送订单的传出EDI消息。 如果工作流需要,可以发动其他EDI消息(例如,发票)。 有关供应商EDI的更多内容

    提供供应商相关的订购信息

    对于可以在Alma中创建订单的供应商,需要了解一些必备的参数:

    所属图书馆代码 - 分配给新订单行的图书馆。 您必须向供应商提供可用的所属图书馆的列表。 供应商侧的实施可在订购列表中创建下拉列表用于选择相关所属图书馆。 其他方法可与单个所属图书馆的账户相关。 这种情况下,操作员必须登录进相关账户。

    供应商可以使用检索图书馆API获取图书馆的完整列表,或使用获取图书馆API查找特定图书馆的代码。

    位置代码 - 这是会创建相关单册的位置。 仅与纸本资料相关。

    供应商可以使用检索位置API获取位置列表。

    经费代码 - 用于付款的经费。

    供应商可以使用检索经费API

    有关更多信息,见机构的实时采访设置。 

    创建新订单导入配置文件或复制现有配置文件。

    访问采访 > 管理导入配置文件。 确保从EDI发票中检索的供应商参考编号与Alma匹配。 见管理导入配置文件

    确保选择了正确的提交格式选项

     

    配置更新馆藏导入配置文件

    访问采访 > 管理导入配置文件。 当接收到通过EOD创建的订单的发票时,供应商在FTP服务器中提交完整的MARC记录文件。 Alma导入完整的MARC记录,使用更新馆藏导入配置文件将记录与订单行匹配并覆盖简要记录。 通过订单行编号或供应商参考编号完成匹配。

    电子 - API

    配置操作

    描述信息

    配置默认元数据模板

    确保配置了默认元数据模板。 访问元数据编辑器 > 模板。 选择要定义为默认的模板。 选择属性。 选择默认。

    向供应商发送API密钥

    API密钥应由机构生成并提供给供应商。

    每个供应商应得到唯一的API密钥。  这样,当机构想要中止与特定供应商的合作时,可以通过开发者忘了禁用特定的API密钥。  其他API密钥继续正常运行。

    • 使用机构账户登录开发者网络
    • 定义应用的名称,与供应商集成
    • 添加采访API到应用,带有读取/写入许可。
    • 添加配置API到应用,带有只读许可。

    您可以将API定义到沙盒或生产环境。

    • 复制应用的API密钥。 这是会在用于识别机构的供应商API呼叫中使用的API密钥。
    • 推荐定义API限制配置文件。 有关更多信息,见使用API限制配置文件

     

    提供供应商相关的订购信息

    以下参数对在Alma中创建订单的供应商必需:

    供应商代码供应商账户代码 - 这些指向Alma中的供应商记录。 创建的订单行会与供应商及供应商账户关联。 确保Alma中的供应商配置为不发送订单的传出EDI消息。 如果工作流需要,可以发动其他EDI消息(例如,发票)。 

    所属图书馆代码 - 分配给新订单行的图书馆。 您必须向供应商提供可用的所属图书馆的列表。 供应商侧的实施可在订购列表中创建下拉列表用于选择相关所属图书馆。 其他方法可与单个所属图书馆的账户相关。 这种情况下,操作员必须登录进相关账户。

    供应商可以使用检索图书馆API获取图书馆的完整列表,或使用获取图书馆API查找特定图书馆的代码。

    位置代码 - 这是会创建相关单册的位置。 仅与纸本资料相关。

    供应商可以使用检索位置API获取位置列表。

    经费代码 - 用于付款的经费。

    供应商可以使用检索经费API

    有关更多信息,见机构的实时采访设置。 

    创建新订单集成配置文件

    新订单API集成配置文件决定想要实施的匹配规则。 有关更多信息,见如何决定书目记录。 经费相关问题的验证可以配置为在此归档(docx)。

    配置更新馆藏导入配置文件

    通过API为纸本/电子资料在Alma中创建订单时,会在Alma中创建含有创建MARC记录所需的基本字段的简要记录更新馆藏导入配置文件用于查找这些简要记录(使用采购订单行编号或供应商参考编号)并使用完整的MARC信息覆盖。

    覆盖简要记录

    从OASIS/GOBI生成的订单的电子资源订购方法

    有关供应商的完整列表,见实时订购

    电子 - API

    配置操作

    描述

    配置默认元数据模板

    确保配置了默认元数据模板。 访问元数据编辑器 > 模板。 选择要定义为默认的模板。 选择属性。 选择默认。

    向供应商发送API密钥

    API密钥应由机构生成并提供给供应商。

    使用OASIS-Onboarding@proquest.com联系OASIS

    有关GOBI的问题,请联系您的GOBI代理。

    每个供应商应得到唯一的API密钥。  这样,当机构想要中止与特定供应商的合作时,可以通过开发者忘了禁用特定的API密钥。  其他API密钥继续正常运行。

    • 使用机构账户登录开发者网络
    • 定义应用的名称,与供应商集成
    • 添加采访API到应用,带有读取/写入许可。
    • 添加配置API到应用,带有只读许可。

    您可以将API定义到沙盒或生产环境。

    • 复制应用的API密钥。 这是会在用于识别机构的供应商API呼叫中使用的API密钥。
    • 推荐定义API限制配置文件。 有关更多信息,见使用API限制配置文件

     

    提供供应商相关的订购信息

    以下参数对在Alma中创建订单的供应商必需:

    供应商代码供应商账户代码 - 这些指向Alma中的供应商记录。 创建的订单行会与供应商及供应商账户关联。 确保Alma中的供应商配置为不发送订单的传出EDI消息。 如果工作流需要,可以发动其他EDI消息(例如,发票)。 

    所属图书馆代码 - 分配给新订单行的图书馆。 您必须向供应商提供可用的所属图书馆的列表。 供应商侧的实施可在订购列表中创建下拉列表用于选择相关所属图书馆。 其他方法可与单个所属图书馆的账户相关。 这种情况下,操作员必须登录进相关账户。

    供应商可以使用检索图书馆API获取图书馆的完整列表,或使用获取图书馆API查找特定图书馆的代码。

    位置代码 - 这是会创建相关单册的位置。 仅与纸本资料相关。

    供应商可以使用检索位置API获取位置列表。

    经费代码 - 用于付款的经费。

    供应商可以使用检索经费API

    有关更多信息,见机构的实时采访设置。 

    创建新订单集成配置文件

    新订单API集成配置文件决定想要实施的匹配规则。 有关更多信息,见如何决定书目记录。 经费相关问题的验证可以配置为在此归档(docx)。

    从共享区激活相关资源库

    要在Alma的资源库中成功创建电子资源库(资源库列表),机构必须在机构区中有从共享区激活的相关资源库。 

    目前,在订购进程中在资源库中创建资源的功能仅对从支持的电子书平台通过从OASIS和GOBI生成的订单可用。 

    激活电子资源

    采购类型工作流程和馆藏的说明

    一旦用特定采购类型创建了采购订单行,工作流程和数据影响会被确定并无法更改。 因此,了解采访流程及馆藏的各种采购类型的影响是很重要的。
    资料类型指资料的类型,单册的形式, 例如,纸本书,电子刊,或者光盘。 资料类型是创建单册记录的一部分,但是不能控制订单行流程。 资料类型可在订单行创建/编辑时修改。
    采购类型可以为纸本或电子,或以下类型:
    • 单次订单 - 单次或低频率订单,例如纸本图书,电子图书,或者未重复出版的乐谱。 可在接收新资料页面的一次性选项卡接收纸本资料。 馆藏和单册会自动创建,每个馆藏地都要创建一个馆藏目录,每个单册对应一个复本。 电子资源通过标准的激活流程,不定期激活。 一旦订单行已开具发票、接收/激活,则关闭。
    • 连续订单 - 规律性的重复订购,例如,对纸本或电子资料的每月订购,如期刊。 在接收新资料页面的连续订单选项卡接收纸本资料。 馆藏目录在订单行创建的基础上创建并创建单册:
      • 当使用预测模式时: 在元数据编辑器里选择 打开预测单册。 见预测模式
      • 否则:依据卷册收据创建。
      电子资料通过标准激活程序激活,可在评估流程中停用。 一旦订单行开具发票和被接收/激活,该订单行保持开启状态。(尽管可以手动关闭)
      其它示例和工作流程信息:
      • 季刊单册 – 按订单中的编目数据顺序对单册进行描述。 你必须为每本期刊创建单册;在绑定前他们都是独立的单册。 期刊可以或不可流通,但仍需要每本期刊的记录信息,例如是否丢失或者有某些期刊馆内阅览的规则。 应为期刊单册传递创建预测模式,或者也可以在接收新资料页面点击 连续订单 选项卡。
      • 在不可预测时段接收的多卷专著,例如百科全书,会按照编目数据顺序对这些多卷书进行描述。 因为多卷书可能会单独流通,需要对每卷书创建单册。 在接收新资料页面的 连续订单选项卡接收新的多卷书。
    • 使用许可升级 - 您可以记录反映使用许可升级采购模型的采购。 此外,在使用许可升级免费且需要记录进系统时,可以创建没有经费和定价的订单行。 可在以下采访方法中设置免费的订单行: 采购,批准计划,和在供应商系统采购。 在订单行的采访方法中选择值时,显示免费复选框。 选择该复选框时,经费和定价部分隐藏。
    • 长期订单 – 不会高频或定期重复的订单。 例如,不定期采购某位特殊著者出版的纸本图书或者正在出版的系列图书。 纸本专著不在接收新资料页面接收。 而是通过手动创建:创建或选择编目记录,创建馆藏记录,然后创建单册记录,可将此记录与长期订单采购订单行联系在一起。 可在纸本单册编辑器中设置单册接收日期.
      欲知更多关于管理长期订单的信息,见 采访 - Alma长期订单 [PPT]。
      非专著资料尽管没有固定的顺序或频率,但处理过程和纸本连续资料一样。 电子资料通过标准激活程序激活,可在评估流程中停用。 一旦订单行开具发票和被接收/激活,该订单行保持开启状态。(尽管可以手动关闭)
      其它示例和工作流程信息:
      • 在计划外接收到的连续出版专著 – 每本书可能由不同著者出版,但是全部属于同一系列,并需要订购这套连续出版物. 订单和此连续出版物的屏蔽书目记录相连;该书目记录不对单册描述。 每个单册有不同题名,并应当按照其书目记录单独编目,书目记录和此连续出版物订单相连。 每个单册单独流通。
      • 所在组织发送的资料,例如期刊,年鉴等 - 因为已支付了会员费而不是采购费,可以会员身份用屏蔽记录来创建订单。 屏蔽记录不对接收的资料进行描述. 不必对所有接收的资料都创建订单,但可以对其中一些创建。 订单行类型技术用于检查期刊单册。 价格被取消,订单和相关订单行相关联-会员订单。 如果其他资料定期接收,例如年鉴,需要使用同样的程序来处理。 可以对一次性接收的资料进行单独编目,并将此资料和会员订单相连接。
      • 集成资源的订购,例如发送并添加至已存在的纸本单册的法律活页资料 - 该资料由与订单关联的纸本单册的编目记录描述,每个资料都和单册实时更新。 因为它们不是独立流通的,所以无需为发出的每个资料都创建单册。 如果资料在可预测时段内接收,那么每次订单上更新的可预测接收日期就是当时接收的日期。
    下表显示了对每种馆藏搜索可用的推荐采购类型(见手动创建订单行中的搜索和订单行创建过程的说明)。
    馆藏搜索,推荐采购类型,工作流程&馆藏
    查找 选择类型 推荐采购类型 订单连续性 订单行流程 创建的馆藏
    全部题名 期刊(ISSN) 电子期刊 单次 订单行发送时,创建激活 任务。 独立资源列表
    连续 订单行发送时,创建激活 任务。 独立资源列表
    纸本期刊 单次 在接收新资料页面接收 单册类型-期刊
    连续 在接收新资料页面的连续选项卡接收。 单册在接收基础上创建。 馆藏
    图书(ISBN) 电子书(题名) 单次 订单行发送时,创建激活 任务。 独立资源列表(电子书)
    连续 订单行发送时,创建激活 任务。 独立资源列表(电子书)
    纸本书
    如果订购的唯一纸本单册为图书,则任何纸本图书订单类型(例如纸本图书 - 单次)和纸本类型一致(例如纸本 - 单次)。
    单次 在接收新材料页面接收 单册类型-图书
    长期订单
    (专著;持续性非专著)
    资料不在接收新资料页面接收,而是通过特殊的流程接收。 有关详情,见接收长期订单专著资料 馆藏
    电子资源库 期刊资源包 电子资源库 单次,连续 订单行发送时,创建激活 任务。 电子数据库
    图书资源包 电子资源库 单次,连续
    混合 电子资源库 单次,连续
    服务订单(无馆藏) 登录服务 无馆藏创建。 订单行流程建立在连续性上(订阅类型订单需要续订)。
    • 使用电子资源库 - 单次/连续采购类型。 (可以在电子资源库编辑器中将 资源库类型 定义为 数据库 。)
    • 这些订单行类型不能为馆藏的主订单行,但是可以作为其他订单行添加到馆藏。 更多信息见手动创建订单行
    数据库服务
    其他服务
    如果在题名级别订购单册,只会显示全部题名检索中的单册的订购链接。 如果在电子资源库级别订购单册,只会显示电子资源库检索中的单册的订购链接 。
    观看采购工作流程系列视频(3个视频)。
    有关Alma中每种资料或环境可创建的订单行类型,见启用/禁用订单行类型
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