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    接收纸本资料

    可译的
    通过匹配订单行和接收的资料将纸本资料接收至Alma中。然后可以设置在资料可用于订购它的图书馆之前是否必须执行进一步的工作。

    下图描述工作流:

    Receive - Item Processing_New.png

    收到的纸本资料可以为以下类型:
    有关这些类型的信息,见接收资料
    类型 描述 接收的地方
    一次 接收不经常或不会定期重复的采购订单行的资料。
    当订单行有多个单册时,订单行在接收全部单册之前不会视为完全接收。如果由于某些原因不接收剩余的单册,从采购订单行和馆藏中删除单册,然后重新接收以前接收过的单册。
    接收单次纸本资料
    连续 定期反复接收订单行资料。资料必须关联到现有馆藏且可以为杂志、期刊等。要更方便地管理接收连续出版物,见预测模式
    有关处理不同接收间隔的单册,见采访方法关于技术采访方法的说明。
    接收连续纸本资料
    长期订单

    偶尔或不定期地接收订单行资料。例如,长期订单可用于采购特定著者新出版的所有图书,或者在连续出版物不定期出版时采购。该类型订单行的馆藏在接收资料时更新。

    接收长期订单的资料时,要注意以下事项:
    • 当接收非专著资料的长期订单时,可将多个单册与单个馆藏相关联。
    • 当接收专著资料的长期订单时,将调用专门的工作流程(见下文接收新纸本资料中的步骤5)。在接收新资料页面执行的标准接收工作流不会触发。

    要接收纸本专著长期订单,见接收纸本专著资料长期订单

    纸本非专著资料长期订单与连续资料处理方式相同(见接收纸本资料)。

    纸本资料在接收新资料页面接收(采访 > 接收和开具发票 > 接收):
    接收新资料页面

    页面的单次连续选项卡中含有相同的表格,除了在连续选项卡中以下例外:

    • 订单行编号之前没有复选框。
    • 没有 已接收单册 列.

    接收新纸本资料的先决条件

    在接收纸本资料前,您必须确保在恰当的接收部门;见永久菜单中的图书馆/流通台选择器。如果部门是有自助借还机的流通台,您也可以在自助借还机种接收单册,见自助借还机

    接收单次纸本资料

    有关更多信息,观看接收纸本单册。(6:18分钟)
    要接收单次纸本资料:
    1. 确保您在接收部门。
    2. 接收新资料页面(采访 > 接收和开具发票 > 接收),打开单次选项卡。
    3. 查找要接收的订单行,使用以下控制:
      通过接收新资料页面的字段查找订单行
      字段 描述
      上架就绪(顶部) 如果有上架就绪的单册,选择页面顶部的上架就绪选项并扫描单册条码(见扫描单册)。这会打开接收的单册列表中的订单(见如何接收单册和持续订单)。

      在打开的字段中,输入条码或检索单册。见Alma中的检索。如果安装了RFID并有启用的RFID连接,您可以扫描RFID。有关RFID的更多信息,见RFID 支持

      检索

      选择合适的属性,输入检索的值,并选search icon.png择检索

      • 检索发票号时,选择发票号还不是所有
      • 一般字段检索包含以下字段:供应商参考编号订单行(编号)、附加采购订单行参考题名标准编号书商题名编号
      根据供应商过滤订单行/根据所属图书馆过滤订单行

      选择预期接收资料的供应商或者通过所属图书馆显示与之关联的所有订单行。

      供应商的显示列表仅包括分配资料供应商/订购代理角色的供应商。
      过滤器
      状态 订单行的状态。有关状态列表,见检索订单行
      • 转运中状态的单册保持该状态直到在目标位置扫描。如果单册的位置是上架图书馆,单册保留其状态,直到在主流通台被扫描。
      • 可以接收关闭状态的订单行单册, 例如对于已完全付款的杂志但最后一期尚未收到的订阅。
      • 仅当含有已接收且选定了保留在部门选项的单册时,具有等待发票状态(意味着所有相关的单册已接收)的订单行显示。
      默认值是用户最近的检索值。
      定位

      如下显示订单行:

      • 订单行 – 查找符合搜索条件的订单行(默认)
      • 整个订单内容 – 查找与搜索条件匹配的PO行相同的采购订单
      有感兴趣用户的订单 显示有感兴趣的用户的订单行。这些在表格中的感兴趣的用户栏由黄色复选标记指示。
      有读者请求的订单 显示有读者请求的订单行。
      此选项仅显示单次订单。
      完全接收并且不需要执行(在处理中的单册页面)额外任务的订单行不显示在接收新资料页面。
    4. 选择要接收的单册。
      要显示订单行的备注或感兴趣的用户选项卡,选择备注感兴趣的用户栏的复选框(见接收时指向备注 视频 (1:47 mins))
    5. 可选地,在页眉中指示接收所选单册后的下一步:

      修改为: 完成:

      指示资料在图书馆中可用前的进一步处理。

      选择部门内部保留

      选择该选项时,会创建采访技术服务工单(默认工单类型),下一步字段显示。单册接收后选择下一步。可用的选项有对采访技术服务工单配置的状态,默认为单册需要进一步处理。有关这些选项的更多信息,见接收后处理

      可以查看需要进一步处理的单册:

      • 处理中单册页面,使用采访或读者服务(见处理资料)。
      • 通过在永久菜单中的任务列表中选择任务请求 - 数字化 - 需要批准(见任务列表中的任务)。

      感兴趣的用户(有关感兴趣的用户的信息,见手动创建订单行):

      • 感兴趣的用户在以下时候接收‘感兴趣的信件’:
        • 下一步选择完成,单册离开部门。
        • 处理中单册页面对连续资料选择完成(见接收后处理)。
      • 如果单册有预约,您会收到提醒。当一次性接收多个单册且部分单册有预约时,您会收到一条通用消息。
      指示无需进一步处理,单册可送至图书馆。

      清除部门内部保留

      单册上架准备就绪。发生以下情况:

      • 订单行状态更改为转运指示在图书馆上架准备就绪。
      • 如果订单行有感兴趣的用户,会收到单册可用的提醒。
      • 单册在您的发现系统中可用(除非有预约请求,会转至预约书架)。
    6. 接收日期字段指示接收的日期(默认为当天)
    7. 要接收单册,按以下说明操作:

      当: 完成:
      接收订单行中订购的所有单册时
      • 要接收单个订单行下的所有单册,在行操作列表选择接收
      • 要接收多个订单行下的单册时,选择要接收的订单行的复选框,并选择接收页面操作。
      • 要接收页面当前显示的所有订单行,选择接收全部按钮。如果应用了过滤器,则只会接收符合过滤条件的订单行。订单行 - 接收全部作业运行。

      只有可以接收的订单行的复选框处于活动状态。所有其他的复选框不可用。

      接收订单行订购的所有单册时,订单行的状态变为‘等待发票’,或者如果发票已开具,变为‘关闭’。

      接收订单行中订购的部分单册时

      您可以接收到达的单册,而其他的单册在到达前保持为未接收。

      1. 找到要接收的订单行并选择管理单册接收的单册列表打开,显示订单行中列出的所有单册。
      2. 选择要接收的单册的复选框,选择保存并接收
        Received items lists.png
      3. 返回接收新资料页面。在该页面中,会看到订购的单册数和接收的单册数不一样。items received is less than items ordered..png
      4. 一旦接收了缺失的单册,返回接收的单册列表并指示已接收。

      部分接收时,订单行的状态保留为当前接收进程前的状态。

    8. 如果单册有警告,会打开确认对话框。选择确认。管理员可以配置验证,见配置接收部门验证。接收单册。
    观看接收一次性纸本单册视频(5:00分钟)。

    接收连续资料

    当新的连续订单行到达接收工作台时,订单行状态为等待手动续订反复续订(如果订单行自动续订)。

    该进程也用于接收纸本长期订单非专著资料。要接收预测的连续型单册,见接收预测的单册

    要接收新的连续纸本资料:

    1. 接收新资料页面(采访 > 接收和开具发票 > 接收),打开连续选项卡。
    2. 查找含有要接收单册的订单行,使用上表中的控制选项。
    3. 要接收到达的单册,进行以下操作:

      到: 完成:
      每当新单册到达时(每周、每月等),在Alma中创建并接收。
      1. 选择管理单册
      2. 在打开的接收新单册页面,选择接收新单册
      3. 打开可以创建新单册的页面。选择复制根据最近的单册创建新单册。提供所有需要的信息并选择创建并接收,或接收并设置条码,见创建新的连续单册
        creating new item on receive new items page.png
      创建预期单册到达的预测模式,并在单册到达时接收。
      1. 单册描述栏选择链接。
      2. 在打开的记录视图中,选择推送到元数据编辑器
      3. 按照预测模式中的指示继续。
      4. 一旦创建,返回到接收新单册找到当天日期的单册并选择接收
        received items list prediction pattern.png

      这两种情况下,连续单册的订单行状态都不会改变,仍为等待手动续订反复续订(如果订单行自动续订)。
    4. 可选地 - 对于刚创建的单册,选择下一步。在接收单册列表的页眉,指示以下信息:

      完成:
      指示资料在图书馆中可用前的进一步处理。 选择部门内部保留。有关详情,见上文的部门内部保留
        无需指示进一步处理,单册上架就绪。 清除部门内部保留
      • 接收日期字段指示接收的日期(默认为当天)。

      • 选择保存保存并返回到接收新资料页面。单册已接收。

      接收连续资料时管理单册

      接收连续资料时,您可以查看订单行的详情并管理订单行单册。例如,您可能想要配置单册接收后的流程,标记单册为已接收,或更改某个单册的永久位置。

      要在接收连续资料时管理单册:
      1. 选择管理单册查看订单行详情。接收的单册列表页面显示。
      2. 您可以在接收的单册列表页面进行以下操作:
        修改为: 完成:
        查看订购的单册的书目记录信息

        打开书目信息选项卡。启用时,馆藏信息可能也会显示;见查看馆藏信息

        编辑订单行单册的馆藏 对合适的订单行单册选择编辑馆藏单册。纸本单册编辑器页面显示,在这里可以按需编辑单册详情并选择保存。有关更多信息,见更新单册层级信息。例如,您可能会想要编辑单册的永久位置。
        移动订单行至催缺 如果单册的预计接收日期已过,并且单册未接收,而订单行还未催缺,选择催缺单册操作移动订单行至催缺。订单行移至催缺且催缺单册操作不再显示。
        analytics_issues_report_ux.png
        关于设置排序规则的更多信息,见配置纸本单册排序规则
        要查看该订单行的未接收单册的遗漏问题报告

        选择分析问题报告。在报告中:

        • 选择打开新窗口在新新窗口中打开报告,
        • 展开以在分析中打开报告以更改报告参数,
        • 关闭以关闭报告。
      3. 选择返回返回到接收新资料页面。

      创建新的连续单册

      1. 选择管理单册
      2. 在打开的接收新单册页面,选择接收新单册
      3. 打开可以创建新单册的页面。在新单册详情区域,在计数级别年代级别字段输入新单册的编目详情。下表显示计数级别年代级别字段的示例值:
        新单册详情字段
        字段
        计数级别A Vol.1
        计数级别B Qtr. 2
        计数级别C Part 1
        年代级别I 2012
        年代级别J April
        年代级别K 1
      4. 输入这些值后,选择生成描述字段中通过输入值创建描述,如下所示:Vol. 1 Qtr. 2 Part 1 2012 April 1
        • 如果描述为空,则该单册作为专著处理。
        • 如果对描述设置了值,单册会被作为连续出版物处理并如此显示在获取选项卡中(获取选项卡的显示有稍微的不同,为了提供连续出版物题名的信息)。在描述层级而不是题名层级提交请求。描述字段是Primo和Alma用于识别提交的请求的地方。读者从Primo提交请求(或由工作人员代表读者在Alma中提交请求),从给定题名单册的定义的描述列表中选择。
        • 计数级别A年代级别I字段必须有值。每一个计数级别字段的值出现在年代级别字段的值前面。
        • 为了简化输入计数级别和年代级别信息的任务,可以创建一个描述模板。有关更多信息,见配置描述模板
        最近接收的单册的值显示在最后接收的单册详情区域。选择复制自动移动这些值到新单册详情区域中对应的字段。
      5. 选择创建并接收
        或者,选择接收并设置条码设置接收的单册的条码。设置条码对话框打开,可以在其中输入单册条码并选择提交。有关扫描条码的更多信息,见扫描单册
        receiving_set_barcodes_ux.png
      观看接收连续型纸本单册视频(5:00分钟)。

      查看馆藏信息。

      接收连续资料时要启用查看馆藏信息,设置view_holding_in_receiving参数为true (见配置其他设置)。
      请确保您在接收部门;见永久菜单中的图书馆/流通台选择器。
      处理连续资料时要查看馆藏信息:
      1. 在接收新资料页面(采访 > 接收与开具发票 > 接收),点击连续选项卡。见接收新纸本资料
      2. 位置字段找到有值的订单,选择管理单册。接收的单册列表页面显示。
      3. 选择馆藏信息选项卡。馆藏的元数据信息在此显示。
      4. 点击编辑馆藏打开元数据编辑器页面,编辑馆藏(见元数据管理)。

      接收长期订单专著资料

      要接收非专著资料,见接收新纸本资料。通过创建长期订单接收长期订单新单册(见 手动创建订单行),创建新单册的馆藏,将新单册附加到长期订单。
      1. 确保有一个长期订单行附加到新单册。
      2. 创建新的纸本馆藏(资源管理 > 创建馆藏 > 添加纸本单册)(见添加新图书或期刊文章)。
      3. 选择馆藏字段字段中选择 ,在引用类型字段选择图书或期刊,点击选择。快速编目页面显示。
      4. 配置资源和单册信息,选择保存。馆藏和单册已创建,新单册出现在记录列表中;见Alma中的检索
      5. 点击单册查看所有单册查看新创建的单册。
      6. 选择编辑。纸本单册编辑器显示(见更新单册层级信息)。
      7. 订单行 字段选择长期订单专著的订单行链接到单册。
      8. 接收日期输入接收日期.
      9. 按需修改其它字段。
      10. 点击 保存 保存单册,然后关闭纸本单册编辑器。

      其他操作

      打印感兴趣的用户单据

      您可以打印‘感兴趣的用户信件’,其中列出对订单行感兴趣的用户列表。

      打印感兴趣的用户选项仅在订单行有感兴趣的用户时显示(感兴趣的用户栏有复选标记)。

      点击打印感兴趣的用户时,Alma会根据机构设置打印纸质列表或通过电子邮件发送。

      要设置打印纸质列表或发送电子邮件:
      1. 转至配置菜单,选择要配置的图书馆 > 通用 > 工单部门。
      2. 对相关部门选择编辑(例如,“采访部门”)。
      3. 在部门详情页面,设置默认打印机。该字段用于“打印感兴趣的用户”。
        显示在该列表中的选项在读者服务菜单 > 打印机中设置。
        打印机可以为:
      • 有IP地址/电子邮件地址的实体打印机。点击“打印感兴趣的用户”时打印列表。
      • 电子邮件地址。点击“打印感兴趣的用户”时发送列表到收件人邮箱。

      有关打印机的更多信息,见配置打印机

      点击打印感兴趣的用户时,Alma会打印纸质列表或通过电子邮件发送。
      这应由机构设置。

      访问配置菜单,选择要配置的人员(例如:“配置:O'Neill”) > 通用 > 工单部门

      配置 > 工单部门

      选择相关部门(例如:采访部门:)

      部门列表

      在部门详情页面中,设置默认打印机。该字段用于“打印感兴趣的用户”:

      部门详情

      显示在该列表中的选项在读者服务菜单 > 打印机中创建。

      读者服务 > 打印机

      打印机可以为:

      • 有IP地址/电子邮件地址的实体打印机。点击“打印感兴趣的用户”时打印列表。
      • 不为实体打印机的电子邮件地址。此时,列表中的电子邮件会在接收人的收件箱中找到。

      打印机屏幕

      有关打印机的更多信息,见配置打印机

      取消接收单册

      单册取消接收时,接收日期移除,工单状态移除,单册不再位于接收部门的处理中单册列表中。

      删除接收日期不会取消接收单册。如果单册接收且就位,则会保持原位,即使编辑单册并删除了接收日期。

      要取消接收单册,需要满足以下条件:

        • 单册必须已接收。
        • 单册必须位于接收部门(例如,工单状态为部门内部保留)。
        • 没有与该单册相关的读者或图书馆请求。
      要取消接收:
      1. 打开接收新资料并检索订单行(设置过滤器为状态:已关闭)。
      2. 对单册选择“管理单册”。
      3. “接收的单册列表”页面打开。在订单行单册选项卡中查找单册。
      4. 选择取消接收
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