管理资源共享借阅请求
要管理资源共享借阅请求,您必须具有以下角色之一:
- 流通服务操作员(资源共享图书馆)
- 流通服务经理(资源共享图书馆)
这部分的内容大概是如何在资源共享借阅请求页面管理共享借阅请求的资源 。
工作流程操作
您可以使用页面顶端的活动状态过滤器过滤结果,可以选择查看全部、有效或完成请求。 如果活动状态过滤器设置为全部或已完成,必须在查找框中输入检索词查找特定请求。 选择全部或已完成时,任务列表刷新为没有记录显示,使您可以只检索特定请求。 如果在借阅请求无效过滤器中启用了其他无效过滤器,这些过滤器选项也会显示。
您可以利用页面左侧的分面对检索结果排序。 这些分面包括:
-
状态 – 借阅请求的状态。
以下状态指示请求的最后一步已完成。 这些状态下的请求或许已删除。
- 合作者已取消
- 由读者取消
- 由工作人员取消
- 图书馆已接收数字化版本
- 已过期
- 请求已完成 - 这是移除前的最后状态,可以手动设置。 若请求是给ISO合作者的,在状态切换为请求已完成之前必须有合作者的回复。
- 有条件 - 仅当外借工作流配置文件中启用有条件时显示。 见添加工作流程配置文件。
- 创建借入请求
- 已损坏告知 – 仅当在借阅流程配置文件中启用了已损坏告知时显示。 见添加工作流程配置文件。
- 合作者申报丢失
- 已过期
- 已导出到第三方
- 已从外部获取
- 借出者归还
- 单册已外借给读者
- 查找失败
- 查找中
- 已丢失告知 – 仅当在借阅流程配置文件中启用了已丢失告知时显示。 见添加工作流程配置文件。
- 已协调的读者续借
- 过期请求
- 待批准
- 图书馆已收到实体版本
- 准备发送
- 合作者已催还
- 已接收 - 不可外借
- 由合作者拒绝
- 续借请求未被接受
- 已请求续借
- 合作者已续借
- 向合作者报告受损单册 – 与已损坏告知相同。
- 向合作者报告丢失单册 – 与已丢失告知相同。
- 请求已接受
- 请求已发送至合作者
- 读者已归还
- 单册已归还给合作者
- 发送数字格式
- 纸本方式寄送
- 等待取消响应
- 将提供
- 有效合作者 – 请求名单上的有效合作者。
-
请求日期 – 创建请求的日期。 可能的值有:
- 今天 – 在当前日期创建的请求
- 昨天 – 在当前日期前一天创建的请求
- 最多三天前 – 在当前日期的两到三天前创建的请求(不包括今天和昨天)
- 最多一周前 - 在当前日期的4-7天创建的请求(不包括以上三个选项)
- 最多一个月前 - 在当前日期的8天到一个月之前创建的请求(不包括以上四个选项)
- 更晚 – 晚于当前日期前一个月创建的请求
- 请求日期 – 提出请求的日期 可能的值与创建日期分面相同。
- 请求格式 – 请求单册的格式。选项有:数字、纸本以及纸本非返还型
- 提供的格式 – 提供给请求单册的格式。选项有:数字、纸本、纸本非返还型以及未定义
- 到期日期 – 单册必须发送的日期 可能的值与创建日期分面相同。
- 最后有效日 – 请求者表明在此日期之后他们不再需要此单册。
- 需要i读者信息 – 因读者未能提供必填信息而发送的请求
- 通用消息 – 包含类型 = 收到 的通用信息的请求。操作员可从请求的通用消息选项卡(见发送带有资源共享请求的通用消息)解除或激活通用消息。
- 所属图书馆 – 拥有被请求资源的图书馆
- 有效备注 – 在备注选项卡上带有标记为有效备注的请求。
- 取书地点 – 该分面包括图书馆、阅览室和个人获取
- 服务级别 – 分配给请求的服务级别。
要管理资源共享借阅请求:
- 可选地,配置参数check_patron_duplicate_borrowing_requests;见配置其它设置。
- 在资源共享借阅请求页面(读者服务 > 资源共享 > 借阅请求),查找要管理的请求。
可以在永久菜单(见任务列表中的任务)的任务列表中点击如下任务打开带有相关筛选器的该页面:
- 借阅请求 - 新建 - 没有合作者
- 借阅请求 - 过期
- 合作者取消的借阅请求
- 已催还的借阅请求
- 读者归还的借阅请求
- 附有有效通用消息的借阅请求
- 带有有效备注的借阅请求
- 要添加请求,可以从检索(见从检索中添加资源共享借阅任务)或从外部资源(从外部资源添加请求),点击添加并选择手动添加单册(手动添加请求)。
- 要管理请求,点击请求的操作,如下表:
资源共享借阅请求页面链接
链接 描述 取消 取消请求。 仅出现于: - 请求仍有效。
- 该请求没有外借状态。
- 请求已发送
- 合作者或配置的有效合作者均不支持该取消特性。
当取消请求时, 请求的状态变成被工作人员取消。您也可以在Primo的我的账户选项卡删除请求。这样处理后,借阅请求状态变为已取消。 如果在Primo取消时单册已在预约书架:- 请求已被取消
- 单册移动至到期预约书架
- 请求标记为已完成。
有关Primo的我的账户选项卡的详情,见我的帐户。当请求取消时,向读者发送消息。 信件为Ful Cancel Request Letter(电子邮件)或Cancel Request Letter(短信)。 要配置消息,见配置Alma信件。借出给读者 标记读者收到纸本非返还型单册并完成请求。 有条件的回复 当ISO消息从借出者发出时,借阅请求更改为有条件状态,且显示回复日期字段。 选择该操作时,一个窗口显示选择是或否回复借出者指定的条件。 如果回复为是,请求状态更改为已发送且清除回复日期字段。 如果回复为否,状态更改为被合作者拒绝且列表会继续至下一个合作者。 已损坏 发送电子邮件到外借人并设置状态为已损坏告知。 仅当以下情况时显示:
- 对于电子邮件或ISO合作者
- 当图书馆收到请求的单册(不是纸本非返还型)并且尚未归还给合作者时显示。
- 仅当在借阅流程配置文件中启用了已损坏告知时。 见添加工作流程配置文件。
复制 当复制一个资源共享借阅请求的时, 下列栏目中的值复制到新的请求中:- 题名
- ISSN,ISBN (元数据栏)
- 著者
- 请求者
- 所有者
- 请求状态
- 请求格式
- 传递位置
- 请求备注
编辑 在资源信息对话框(见编辑借阅请求)修改请求。 编辑运费 允许用户在不打开借阅请求的完整编辑表格的情况下更新运费。 该选项对已完成的请求也可用。 已从外部获取 使用GetItNow服务发送请求。 见对CCC GetItNow资源发送请求。 通用消息 将带有借阅请求的通用消息发送给外借人(见发送带有资源共享请求的通用消息)。 查找资源 手动激活借阅查找进程。 仅在请求分配给合作者或名单时显示该操作。 见借阅查找进程。 丢失 发送电子邮件到外借人并设置状态为已丢失告知。 仅当以下情况时显示: - 对于电子邮件或ISO合作者
- 当图书馆收到请求的单册(不是纸本非返还型)并且尚未归还给合作者时显示。
- 仅当在借阅流程配置文件中启用了已丢失告知时。 见添加工作流程配置文件。
采购请求
对于启用了适当权限的读者服务操作员/经理,您可以创建含有借阅请求中的信息的采购请求。 如果借阅请求未激活,您会被直接导向采购请求表单。 如果借阅请求活动,显示窗口选择是否取消借阅请求或与采购请求一起保留借阅请求活动。采购请求的请求者字段如下填充:- 如果资源共享请求取消,字段会填充初始借阅资源共享请求的请求者。
- 如果资源共享请求未激活或保持活动,请求者字段会填充登录用户的ID。
重新激活请求 重新启用借阅请求会在以下情况时显示:
- 操作员有处理请求所属者所在范围的重新启用权限。
- 如果存在启用合作者,则会在借阅工作流中有重新启用步骤。
- 状态有: CANCELLED, REQUEST_COMPLETED, CANCELLED_BY_PATRON ,CANCEL_REQUESTED, REJECTED, EXPORT_TO_THIRD_PARTY.
选择该选项重新激活已完成的同行资源共享请求。 使用此前的条码重新创建临时单册,进程状态设置为资源共享中。 单册的图书馆和位置设置为单册最初创建时的相同值。 如果单册未外借,重启预约请求。
重新启用时,有两个选项显示在确认窗口:重新启用外借和发送常规消息。 如果没有启用外借,请求状态为请求已重新激活。 保持请求的初始外部ID。
重新分配 把任务重新分配给另一个用户(见重新分配任务)。 重新计算名单任务 要根据配置的名单任务规则将名单附加到请求,点击重新计算名单分配链接,根据配置的规则将名单附加到请求(见配置列表任务规则)。 如果该资源共享图书馆选定自动激活查找配置文件,该进程也执行自动查找进程(见配置资源共享图书馆参数)。 移除和重新计算列表任务 在一个操作中移除全部合作者,重新计算,并创建新列表。
如果请求已发送给合作者并选择了该选项,合作者不会从列表移除并保持为启用的合作者。 只有列表的其他内容会移除。
催还 当为该资源放置本地预约请求时,催还已发送的单册。 催还功能适用于ISO和电子邮件合作者。 如果所请求的资源有一个复本发送给远程借阅人一个副本借给本地读者,您可以配置首先催还哪个外借。 参数rs_prefer_recall_method控制该选择,默认为false(见配置其它设置)。 将其改变为true可先催还已发送的单册,而不是本地外借的复本。欲知催还资源共享请求的更多信息,见资源共享请求催还视频(7:33 分钟)。接收 选择接收格式并输入临时条码号启用接收资源(见资源共享合作者)。 如果generate_resource_sharing_temp_barcode配置设置为true,临时条码自动显示(见配置其它设置)。 见接收单册。拒绝 将借出机构拒绝的请求标记为已拒绝(见拒绝借阅请求)。 拒绝仅在启用了拒绝流程选项时可见。 拒绝借出请求时必须输入原因。 原因会发送到借阅图书馆,因此使用一组常用的原因。 列表在这里。 释放分配(在分配给我选项卡) 将任务从分配给我选项卡移至未分配选项卡。 删除 删除请求。 只有当请求状态为下列其中一种的时候才显示: - 单册已归还给合作者
- 请求已完成 - 请求发送或在到达预约书架前取消。
- 发送数字格式
- 取消合作者
- 请求取消
续借 续借资源共享借阅请求。 出现对话框,您可以在其中输入请求的到期日期和在内部备注和/或合作者字段中输入备注。 欲知这些字段的详情,见拒绝借阅请求的步骤3。 单册状态变为由合作者续借。 欲知更多信息,见管理借阅续借。 当在资源共享借出工作流程配置文件(见配置流程配置文件)中为借出请求选择员工续借时,该选项出现。若请求已续借,向读者发送消息且可能会收取续借费。 信件为Ful Borrowing Info Letter。 要配置消息,见配置Alma信件。 资源共享续借费设置为读者服务政策中的一部分,见添加读者服务政策。欲知借阅请求续借的更多信息,见ISO ILL: 续借请求视频(10:06 分钟)。请求续借 在以下条件下续借资源共享借阅请求:
- 存在资源共享借出工作流配置文件且启用工作人员续借。
- 合作者不为读者服务网络的一部分。
- 单册已到达。
- 单册尚未归还。
出现对话框,您可以在其中输入请求的到期日期和在请求页面的备注选项卡中显示的备注。
若请求已续借,向读者发送消息且可能会收取续借费。 信件为Ful Borrowing Info Letter。 要配置消息,见配置Alma信件。 资源共享续借费设置为读者服务政策中的一部分,见添加读者服务政策。如果工作流程配置文件未选择续订响应,则在点击请求续借链接后,请求将自动续借;请求的状态为由合作者续借,而续借链接不会显示。该选项对带有已接收状态的请求显示。重新发送读者电子邮件 对于使用文献传递的数字化请求,电子邮件可以重新发送给读者。 归还 当图书馆收到请求的单册(不是纸本非返还型)并且尚未归还给合作者时显示。 如果合作者的借阅流程配置文件包括借出者归还选项, 请求状态更改为单册已归还给合作者(见配置流程配置文件)。 资源共享归还单据信件在读者归还单册时打印。 欲知更多信息,见配置Alma信件。欲知归还单册给借出者的更多信息,见ISO ILL: 借出者归还消息视频(8:35分钟)。发送 仅当配置ARTEmail或ISO类型合作者时显示。 打开资源共享借阅参数页面,配置发送给合作者的详情(见发送借阅请求)。 显示的参数是参与者配置过程中选择的参数 (参见资源共享请求). 将查询发送给读者 显示在读者查询类型代码表页面(见配置读者查询类型)配置的查询类型。 显示选择电子邮件模板对话框,选择用于查询的电子邮件模板。 该对话框还包含对读者的备注字段,该字段用于Query to Patron letter (QueryToPatronLetter)中的自由文本备注。 如果只有一个对读者的查询模板类型,对话框将只显示可用于输入的对读者的备注字段。 有关选择该选项时的系统表现详情,见配置读者查询。状态查询 从借出机构请求状态更新。 只对ISO合作者可用。 归还的借阅者ISO状态记录到备注。 每个ISO状态对应以下Alma请求状态:
- 不提供 - 被合作者拒绝,查找失败,被读者取消,过期
- 待定 - 创建借阅请求,请求发送到合作者,准备发送,查找进程,会提供,等待批准
- 进程中 - 外借单册给读者,由读者归还,不接受续借请求,由合作者续借,请求续借,接收续借,调节的读者续借,导出到第三方,手动续借,自动续借,等待数字化接收
- 取消待定 - 取消请求未接收,等待取消响应
- 已取消 - 由合作者取消,由工作人员取消
- 已发货 - 数字方式发货,物理方式发货
- 已接收 - 图书馆已接收纸本版本,图书馆已接收数字化版本,已接收 - 不可外借
- 过期 - 过期请求
- 已归还 - 归还单册给合作者
- 归还 - 请求完成,借出者归还,外部获取
- 催还 - 由合作者催还
- 丢失 - 向合作者报告丢失单册,由合作者申报丢失
- 未知 - 向合作者报告受损单册
查看 查看请求信息。 只有当请求的状态是下列其中一种的时候才显示: - 单册已归还给合作者
- 请求已完成 - 请求发送或在到达预约书架前取消。
- 发送数字格式
- 取消合作者
- 请求取消
查看本地资源 如果本地资源存在但借阅者创建了资源共享请求,则可以查看请求的本地资源(见查看借阅请求的本地资源)。 查看网络资源 打开网络区检索结果列表。 检索参数与查看本地资源相同。 如果无法自动创建查询(例如,请求中不存在查找字段OCLC),则将使用已屏蔽标签等于false的单个条件运行查询。 见添加网络合作者至资源共享名单。 您可以使用以下按钮同时对多个请求执行操作:-
更改状态 – 选择请求,选择状态,并选择更改状态。
当请求状态由向合作者报告丢失单册或向合作者报告损坏单册更改为完成时,临时单册移除且外借关闭。
-
删除请求 – 选择请求然后选择删除请求。 请求从Alma中移除。 请求删除后,仅能在分析中查看。
无法移除/删除未完成的请求。
重新分配任务
只有在任务分配给您或未分配时,才能重新分配任务。 具有流通服务经理角色的用户还可以访问分配给其他人选项卡,该用户可以管理所有请求。
要重新分配任务:
- 在资源共享借阅请求任务列表页面(读者服务> 资源共享 > 借阅请求),对相关任务点击重新分配。 显示分配给对话框。
分配给对话框
- 在分配给的下拉列表选择操作员。
操作员列表仅包括具有流通服务操作员角色的用户。
- 在备注字段按需输入备注。 字段限制1,000 字符。
- 选择以电子邮件发送勾选框以通知新任务的操作员。
- 选择分配给。
将查询发送给读者
根据配置的读者查询模板设置(见配置读者查询),会发生以下情况:
-
如果您正在使用读者查询模板,只有一个模板,且编辑(如单独)设置为true,电子邮件消息对话框打开。 这是您配置通过电子邮件发送给读者的消息的地方。电子邮件消息对话框
- 主题字段包含了请求的外部标识符(如果存在)。
- 正文字段包含了资源请求的相关文本。 您可以按需更新此字段中的文本。 通过在查询下替换字符串[please enter your query here]输入发送给读者的文本:
按需修改电子邮件消息的内容,然后点击发送电子邮件。
可以在此页面上执行的操作由请求的状态和为合作者配置的流程配置文件决定。
欲知配置流程配置文件的详情,见流程配置文件。
欲知更多关于管理借阅请求的详细信息,见管理资源共享借阅请求。
- 如果您正在使用读者查询模板,只有一个模板,且编辑(如单独)设置为false,该查询立刻发送。
- 如果您正在使用读者查询类型,且只定义了一种类型,那么查询也会立刻发送。
- 如果您使用的是读者查询模板,并且有多个模板 - 将显示“选择电子邮件模板”对话框,您可以在其中选择要使用的模板。
选择电子邮件模板对话框点击打开 编辑消息内容,或点击发送电子邮件立刻发送查询而不对内容进行编辑。如果您正在使用读者查询类型,且定义了多种类型,对话框也会出现。 这种情况下,仅显示发送电子邮件按钮。
发送带有资源共享请求的通用消息
您可以发送带有资源共享借入或借出请求的通用消息。 当对请求点击编辑或者查看时,该消息出现在请求的通用消息选项卡中。
通用消息只能在以下情况下发送:
- 请求为ISO或NCIP-P2P请求。
- 请求已经发送(此限制仅用于借阅请求)
此外,还有通用消息分面使您可以过滤包含活动通用消息的请求。
有关发送带有资源共享请求的通用消息的更多信息,见ISO ILL: 发送通用消息视频(2:43 分钟)。
以下过程描述向借出者发送具有借阅请求的通用消息。 通用消息也可以以同样的方式从借出请求发送给借阅者。
要发送带有资源共享请求的通用消息:
- 在资源共享借阅请求页面(读者服务 > 资源共享 > 借阅请求),查找ISO或NCIP-P2P请求。 选择通用消息。 出现确认信息对话框。
通用消息链接同样出现在ISO或NCIP-P2P请求的资源共享借出请求页面。通用消息对话框
- 在消息 字段,输入消息并点击发送。 使用通用消息电子邮件信件向借出人发送消息。 请求限制在1,000 字符内。
- 在资源共享借出请求任务列表页面(读者服务>资源共享>借出请求),查找具有属于借阅请求消息的外部标识符的消息,然后点击编辑。 打开资源共享借出请求页面。
- 点击通用消息选项卡。显示通用消息页面,然后由借阅者发送的通用消息出现在带有 类型 = 已接收的表格中。
- 当消息已读或采取行动时,点击取消从页面中删除消息。 取消按钮仅对类型 = 已接收的消息出现。
您可以通过点击资源共享借出请求任务列表或资源共享借阅请求页面左侧的通用消息面板中的有效通用消息链接来查看已收到消息(类型= 已接收的消息)的请求。您也可以通过点击任务列表中的带有有效通用消息的借出请求 – 未分配或带有有效通用消息的借出请求 – 分配给您链接访问有效通用消息。
查看借阅请求的本地资源
如果本地资源存在但借用者创建资源共享请求,则可以查看请求的本地资源(参见查看外借请求的本地资源). 查看本地资源可以在创建资源共享请求时或在请求已创建之后完成。 在任一情况下,操作员可以决定在匹配的本地资源上放置本地预约请求。 如果这是在创建资源共享请求的过程中完成的,则不会创建资源共享请求。
在创建资源共享请求时查看匹配的本地资源:
- 输入借阅申请, 如果请求的单册已经存在于本地机构,则会出现自主所有弹出窗口。
自主所有弹出页面
- 点击查看本地资源提取匹配的本地资源列表。
本地资源列表
- 对本地单册点击请求中止借阅请求并创建本地请求。 显示确认消息。
- 如果要继续创建借阅请求,而不是放置本地预约请求,在资源列表(本地资源列表)点击确认请求或者在自主所有弹出窗口(自主所有弹出窗口)点击确认。 请求显示在资源共享借阅请求列表中。 此时仍然可以访问本地资源。 每个请求都有到查看本地资源的链接。
借阅请求列表
- 选择查看本地资源返回资源列表(本地资源列表)。 即使已经提交了资源共享请求,您仍然可以创建本地请求。 选择请求并点击确认。
查看借阅请求操作
历史记录选项卡显示对资源共享借入或借出请求执行的操作,例如更改请求状态,添加运费等。 编辑资源共享请求时,历史记录选项卡可用。
历史记录选项卡可以在完整模式或简要模式下查看。 您可以配置简要模式下的显示类型。
要查看资源共享借阅和借出请求操作:
- 在资源共享借阅请求页面(读者服务 > 资源共享 > 借阅请求),对请求点击编辑。 资源共享借阅请求页面
- 选择历史记录选项卡。历史记录选项卡页面显示对资源共享借阅或者资源共享借出请求执行的操作列表。 选择完整视图模式显示请求的全部记录。 选择简要仅显示在配置页面中启用的选项。简要审核字段(见配置简要审核字段)。历史记录选项卡
- 操作员栏仅对经理和管理员显示。 见配置查看操作员详情的用户权限。
拒绝借阅请求
拒绝被借出机构拒绝的借阅请求。 有多种拒绝请求的原因。 例如,如果单册已外借或图书馆没有找到,那么被借出机构拒绝,您可以在借阅机构中把它标记为被拒绝。 根据合作者类型,可以自动拒绝。
要在借阅机构中手动拒绝借阅请求,从借阅请求的操作列表中选择拒绝。 拒绝操作也会显示在请求的名单选项卡中,以及在借阅请求页面顶部的下拉菜单中可用的操作列表中。
有一个外借工作流程选项,拒绝,用于控制拒绝操作是否显示在请求的操作列表和名单选项卡中。该选项默认启用,并允许拒绝按钮可见。 如果工作流程选项被禁用,则拒绝操作将不会出现。 拒绝仍在下拉菜单中可选,但在工作流程操作禁用的情况下选择会在页面顶部显示提示,且操作不会执行。 隐藏拒绝操作对于ISO请求尤其有用,其中拒绝会作为消息由借出者发送。
一旦借出者拒绝了请求,启用列表中的下一个合作者。 根据机构设置的发送借阅请求规则,请求可以自动发送给下一个合作者。
rs_keep_rejected_request_active客户参数决定请求是否在被合作者拒绝后保持启用状态,即使是由列表中的最后一个合作者拒绝。 当参数设置为None,这是默认值,请求完成且不会在有效请求队列中可见。 Alma也会向读者发送取消消息。 当参数设置为Borrowing或Both,请求会保留在有效请求队列,因此工作人员可对请求进行操作。 这样设置时,Alma不会向读者发送取消消息。 该功能仅在参数更改后发生拒绝时可用。 欲知更多信息,见配置其他设置(读者服务)。
要标记借出机构拒绝的请求:
- 在资源共享借阅请求页面(读者服务 > 资源共享 > 借阅请求),对请求点击拒绝。 打开拒绝请求对话框。
拒绝请求弹出窗口
- 在拒绝字段选择拒绝的原因。
- (可选)在以下任一或两个字段中添加注释: 该备注以如下格式出现:<合作者名称><备注文本>。 字段限制1,000 字符。
- 内部备注:只在发送借阅请求方显示的备注(即在从借阅人配置备注时,该备注仅显示在借阅请求列表中。 从借出人配置备注时,该备注仅显示在借出列表中。) 这些备注不会显示在历史记录选项卡中,并且为不公开的备注(也就是说,它们不会发送给合作者)。 备注的一个例子是借阅人备注,This lender has historically been difficult to deal with。
- 给合作者的备注:发送给合作者的备注。 该备注同时出现在发送者和接收者备注选项卡中,还有请求的历史记录选项卡(如 – Only in reading room)。
- 也可点击通知用户向请求的读者发送关于拒绝的通知。
- 选择OK。 请求的引文状态更改为已拒绝借阅者请求且拒绝原因和拒绝备注显示在请求的备注选项卡中。 (点击请求的编辑链接查看备注选项卡。您也可以在任务列表中选择带有有效备注的借阅请求。 该链接转到资源共享借阅请求页面,并由来自合作者的备注过滤。)