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    Recommandations pour la gestion des listes de lecture

    Traduisible

    Vue d’ensemble

    Cette page présente un exemple typique de gestion de liste de lecture, du point de vue d’un opérateur/gestionnaire de réserve de cours. Dans cet exemple, l’enseignant a créé la liste de lecture dans Leganto. D’autres bibliothécaires sont considérés comme responsables de la gestion des acquisitions de nouveaux documents et/ou des tâches de services aux usagers, et notamment la gestion des demandes (déplacement, réservation planifiée, réservation générale, numérisation ou autre, le cas échéant).

    Workflow

    L’image suivante illustre le workflow recommandé. Pour plus d’informations sur les zones de ce workflow, consultez le reste de ce document.

    reading_list_workflow.png

    Préparation : régler la date limite de soumission pour un cours

    Pour veiller à ce que les enseignants terminent leurs listes de lecture en vous laissant suffisamment de temps pour honorer toutes leurs références, définissez une date limite de soumission pour chaque cours sur la page Cours. Vous pouvez également configurer les dates limites de soumission par lot en utilisant le profil d’intégration de chargement de cours ; consultez Configurer le profil Chargement d’un cours.

    Utilisez les filtres ou la recherche secondaire sur la page pour localiser les cours pour lesquels vous souhaitez définir des dates limites de soumission.

    1. Sur la page d’accueil Alma, ouvrez la page Cours (Services aux usagers > Réserves de cours > Cours).

      Courses Page_New.png

      Page Cours
    2. Sélectionnez Modifier dans la liste d’actions de ligne d’un cours. La page Gérer Information de cours de ce cours apparaît.

      Manage_Course_Information_Page.png
      Page Gérer Information de cours
    3. Saisissez la date à laquelle les listes de lecture devraient être soumises dans le champ Soumettre les listes avant le. Sélectionnez Enregistrer.

    4. Répétez cette procédure pour chaque liste.

    Les dates limites de soumission s’affichent pour les enseignants concernés dans Leganto dans la liste Dates de retour imminentes.

    Consulter les prochaines dates de retour.

    Dates limites de soumission dans Leganto

    L’enseignant crée la liste de lecture dans Leganto. Pour envoyer la liste à la bibliothèque pour qu’elle y soit traitée, l’enseignant sélectionne Ma liste est prête.

    L'option Ma liste est prête

    Ma liste est prête

    Vous pouvez voir la date à laquelle une liste a été envoyée dans Alma (voir ci-dessous).

    Envoyer des e-mails de rappel de création de liste

    Vous pouvez créer un e-mail pour rappeler aux enseignants de créer des listes pour les cours. L'e-mail peut être lancé depuis la liste Cours, en utilisant l'action Création de liste Leganto - e-mail de rappel.
    L'action Création de liste Leganto - e-mail de rappel
    Liste Cours
    La date de retour utilisée pour la lettre correspond à la valeur enregistrée dans le champ Envoyer la liste avant le du cours. Si le champ est vide, lorsque la lettre est exécutée, une fenêtre contextuelle vous demande de saisir une date de retour.
    La fenêtre contextuelle Création de liste Leganto - e-mail de rappel
    Fenêtre contextuelle d'e-mail
    Le traitement Mise à jour de cours par lot comporte également une option Création de liste Leganto - e-mail de rappel. Quand vous choisissez l'option, vous pouvez déterminer les conditions d'envoi de rappel et définir une date par défaut. La date choisie s'affiche sur la lettre si le champ Envoyer la liste avant le est vide. La liste déroulante des conditions comprend les options suivantes :
    • Sans condition - Envoyer le rappel pour tous les cours de l'ensemble.
    • Si le cours n'est pas associé à une liste - Envoyer le rappel si le cours ne comporte aucune liste associée.
    • Si la liste associée ne comprend aucune demande de révision - Envoyer le rappel si le champ Demande de vérification de la liste de lecture associée ne comporte aucune valeur.  
    Les options du traitement Mise à jour de cours par lot.
    Options du traitement Mise à jour de cours par lot
    Créer liste de ressource.
    Lettre Créer liste de ressource

    Surveiller la liste de tâches pour les listes de lecture nécessitant votre attention

    Quand un enseignant envoie une liste de lecture à la bibliothèque pour qu’elle y soit traitée, le statut de la liste de lecture (et tous les statuts de ses références) passe de En cours de préparation à Prêt pour le traitement. Connectez-vous à Alma et consultez la liste de tâches de toutes les listes de lecture prêtes à être traitées.

    Les listes de lecture sont considérées comme des « tâches » pour les opérateurs Alma : ces tâches doivent être réalisées par un opérateur. Comme d’autres tâches dans Alma, les listes de lecture ne sont pas attribuées au moment de leur création. Un gestionnaire peut assigner une liste de lecture à un opérateur spécifique, ou bien vous pouvez vous attribuer une liste de lecture pour commencer à travailler dessus.

    Sur la page d’accueil Alma, sélectionnez l’icône de liste de tâches (ou agrandissez le widget de tâches) pour voir les tâches qui peuvent vous concerner. Vous cherchez des tâches de type Liste de lecture, par exemple, Liste de lecture - Non attribué ou Liste de lecture - Non attribué - en cours de traitement.

    Pour plus d'informations, voir Managing Reading Lists and Tasks in Alma. (5:00 min)

    Home Page_Task List.png

    Page d’accueil Alma avec liste de tâches

    Les tâches sont réparties dans les catégories suivantes :

    • Non attribué - terminer : listes de lecture 1) non attribuées et 2) déjà terminées. Ces listes de lecture ne nécessitent aucun traitement.

    • Non attribué - traitement : listes de lecture 1) non attribuées et 2) dont le statut est En cours de préparation (l’enseignant est encore en train de les préparer) ou Prêt pour le traitement (ont été envoyées par l’enseignant).

    • Non attribué : toutes les listes de lecture non attribuées, quel que soit leur statut.

    • Attribué à moi - prêt pour le traitement : listes de lecture a) qui vous sont attribuées et b) ont un statut Prêt pour le traitement.

    Si vous sélectionnez une entrée de liste de lecture, la page Liste de tâches Listes de lecture s’ouvre, avec des filtres préréglés en fonction de la tâche sélectionnée. Vous pouvez également ouvrir la page Liste de tâches Listes de lecture (sans filtres préréglés) en vous rendant sur Services aux usagers > Réserves de cours > Listes de lecture.

    Reading Lists Task List.png

    Page Liste de tâches Listes de lecture

    Les actions disponibles sur la page Liste de tâches Listes de lecture dépendent de votre rôle (Opérateur des réserves de cours ou Gestionnaire des réserves de cours), mais dans tous les cas, vous pouvez sélectionner des listes de lecture dans les onglets Non attribué et Attribué à moi pour travailler dessus. Si vous commencez à travailler sur une tâche dans l’onglet Non attribué et enregistrez des modifications, la tâche est déplacée automatiquement vers l’onglet Attribué à moi, où vous la verrez la prochaine fois que vous ouvrirez la page de liste de tâches.

    Utilisez les filtres et les fonctionnalités de tri pour trouver des listes de lecture prêtes à être traitées. Par exemple :

    • Vous pouvez trier les listes par la date à laquelle la liste a été envoyée pour vérification (Demande de vérification).

    • Si vous filtrez les listes de lecture en fonction de la Dernière date de modification, vous pouvez voir toutes les listes de lecture qui ont été modifiées au cours de la semaine passée, par exemple. Si l’enseignant envoie à nouveau cette liste, cette date est mise à jour.

    Quand vous trouvez la liste de lecture sur laquelle vous souhaitez travailler, sélectionnez Travailler sur dans la liste des actions de la ligne. La page Modifier la liste de lecture s’affiche.

    Quand vous commencez à travailler sur une liste, faites passer le statut de la liste de lecture (n’importe quel Statut) à En cours d’exécution. La liste s’affiche à présent lorsque vous sélectionnez le filtre Liste de lecture - Attribué à moi - prêt pour le traitement et ne s’affiche plus aux autres opérateurs lorsqu’ils sélectionnent le filtre Non attribué - traitement.

    Modification de listes de lecture

    Lors de la modification de références, vous pouvez cliquer sur le lien sous Liste de lecture pour accéder à la page Modifier la liste de lecture.

    URM-114084_1.png
    Lien vers la page Modifier la liste de lecture
    Sélectionner Liste de lecture affiche la page Modifier la liste de lecture de la liste.
    Dans l'onglet Cours, vous pouvez également sélectionner le Code de cours associé.
    URM-114084_3.png
    Code de cours associé
    Sélectionner le lien Code de cours affiche la page Gérer les informations de cours du cours. Cette page vous permet de modifier et enregistrer les informations du cours.
    Sur la page Modifier la liste de lecture, les références apparaissent dans l'ordre spécifié dans le paramètre reading_list_citation_order. Pour plus d'informations, voir Configurer d’autres paramètres. Les actions sont disponibles dans plusieurs groupes.

    Honorer les références de liste de lecture

    Honorer une liste de lecture équivaut à s’assurer que les étudiants du cours ont accès à tous les documents du cours.

    Votre bibliothèque peut décider que certaines références soient automatiquement marquées comme honorées (Terminé) dès qu’elles sont ajoutées à une liste de lecture. Pour plus d’informations, consultez Configurer les statuts par défaut des références/listes de lecture.

    Quand l’enseignant envoie la liste pour qu’elle soit traitée (ce qui fait passer le statut de la liste de lecture de En cours de préparation à Prêt pour le traitement), toutes les références dont le statut était En cours de préparation passent au statut Prêt pour le traitement. Le statut des références qui sont déjà honorées est défini sur Terminé, soit parce qu’elles ont été automatiquement marquées comme Terminé (voir la note ci-dessus) ou parce que vous les avez marquées comme Terminé.

    Filtrer les références

    Utilisez les filtres de la page Modifier la liste de lecture ou de la page Références (voir Gérer des références) pour trouver toutes les références d’un certain type, afin de les regrouper pour travailler dessus.

    Par exemple :

    • sélectionnez Statut référence/localisation > Informations incomplètes pour afficher toutes les références auxquelles il manque des informations nécessaires à Alma pour localiser l’exemplaire dans le répertoire (pour les références physiques) ou pour créer un lien OpenURL (pour les références électroniques).

      example_edit_reading_lis_information_incompletet.png

      Page Modifier la liste de lecture, option Informations incomplètes
    • Sélectionnez Statut de la référence > Prêt pour le traitement pour voir toutes les références que vous pouvez traiter dès maintenant.

    • Sélectionnez Étiquettes > Essential (si cette étiquette est configurée) pour trouver toutes les références marquées comme essentielles, ce qui signifie que leur priorité est élevée.

    • Sélectionnez Étiquettes > Numérisation (si cette étiquette est configurée) pour trouver toutes les références physiques pour lesquelles l’enseignant a demandé des photocopies (numérisation) de l’exemplaire physique.

      example_edit_reading_list_digitization.png

      Page Modifier la liste de lecture, option Numérisation

    Compléter les informations de la référence

    S’il manque des informations pour une référence, ou si ses informations sont incomplètes ou incorrectes, sélectionnez Modifier pour modifier la référence, corriger ou compléter les informations nécessaires, puis sélectionnez Enregistrer.

    Si la référence ne correspond à aucun exemplaire/portfolio de votre inventaire et que vous avez modifié des informations importantes, sélectionnez Localiser la ressource pour voir si vous pouvez associer la référence à votre inventaire. Pour plus d’informations, consultez Gérer l’association d’une référence à un exemplaire de l’inventaire. Si vous parvenez à localiser l’inventaire dans votre répertoire, la référence est associée à l’inventaire et hérite de certaines informations provenant de l’entrée de l’inventaire.

    Honorer les références

    Pour honorer les références, différents facteurs entrent en ligne de compte et vous devrez peut-être faire appel à d’autres opérateurs Alma de votre institution. Si nécessaire, vous pouvez également demander plus d’informations à l’enseignant (voir Communiquer avec l’enseignant).

    Vous aurez peut-être besoin d’effectuer quelques-unes des étapes ci-dessous :

    Honorer les références physiques

    Pour plus d'informations, voir Physical Fulfillment. (3:44 min)

    Honorer les références physiques
    Statut général Approche générale Étapes
    La bibliothèque a assez d’exemplaires pour vos étudiants Si nécessaire, déplacez les exemplaires vers les réserves de cours. Sinon, aucune action n’est nécessaire. Vérifiez le nombre d’exemplaires et leur localisation en consultant les informations dans les holdings physiques de la référence (agrandissez l’onglet). Vous pouvez également consulter des informations sur l’exemplaire en sélectionnant l’action de référence Exemplaires.
    physical_holdings.png
    Pour lancer une demande de déplacement, vous devez disposer du rôle Opérateur des services aux usagers ou demander de l’aide à un autre bibliothécaire disposant de ce rôle.
    1. Cochez la case dans la ligne de la référence et sélectionnez Créer la demande dans la liste des actions situées dans la partie supérieure. La page Créer une demande s’affiche.
      example_create_request.png
    2. Créez une demande de déplacement temporaire, tel que décrit dans Créer une demande.
    Nous vous recommandons d’imprimer un avis contenant la localisation et d’autres informations à propos des ressources devant être déplacées : sélectionnez les ressources et sélectionnez Imprimer l’avis dans la liste des actions situées dans la partie supérieure.
    Il n’y a pas assez d’exemplaires pour vos étudiants. Cherchez d’autres éditions et versions de votre référence. Vous pouvez utiliser la zone de Recherche permanente. Sinon, lorsque cette option est configurée par votre bibliothèque, vous pouvez facilement localiser et fournir un accès à des éditions de remplacement de la référence ou à des versions électroniques de la référence sur la page Modifier la liste de lecture :
    1. Sélectionnez Autres formats et éditions dans la liste des actions de la ligne pour la référence. La page Autres formats et éditions s’affiche.
      example_create_request.png
    2. S’il y a d’autres résultats, sélectionnez Ajouter à la liste ou Ajouter à la référence, tel que décrit dans Configurer l’affichage d’autres formats et les modifications des références.
    Scannez un exemplaire physique (numériser) pour créer des exemplaires numériques pour tous les étudiants.
    Votre bibliothèque peut définir des règles pour approuver automatiquement les demandes de numérisation et pour définir la méthode de traitement de l’autorisation de droits d’auteur pour ces demandes.
    Vous devez disposer du rôle Opérateur des services aux usagers ou demander de l’aide à un autre bibliothécaire disposant de ce rôle.
    1. Cochez la case dans la ligne de la référence et sélectionnez Créer la demande dans la liste des actions situées dans la partie supérieure. La page Créer une demande s’affiche (voir ci-dessus).
    2. Créez une demande de numérisation physique par la bibliothèque, tel que décrit dans Créer une demande.
    Alma vous informe de la progression de votre demande et vous envoie un lien vers le document numérisé quand le processus est correctement terminé.
    Lancez une demande d’achat d’exemplaires physiques supplémentaires.
    Votre bibliothèque peut définir des règles permettant d’effectuer cette action de manière automatique quand une référence est créée ou modifiée.
    Vous pouvez lancer une demande d’achat sur la page Demande d’achat (Acquisitions > Demandes d’achat > Créer une demande d’achat ; consultez Créer une demande). S’il y est autorisé par Ex Libris, un Opérateur/Gestionnaire des réserves de cours peut créer la demande à partir de la page Modifier la liste de lecture (sélectionnez Demande d’achat), auquel cas la page Demande d’achat est préremplie avec les informations issues de la référence.
    example_create_request.png
    Alma vous informe de la progression de votre demande et vous envoie un lien vers l’inventaire quand le processus est correctement terminé.

    Honorer les références électroniques

    Pour plus d'informations, voir Reviewing Electronic Citations. (4:03 min)

    Honorer les références électroniques
    Statut général Approche générale Étapes
    Texte intégral disponible et sous licence Aucune action n’est nécessaire. Pour consulter les différentes options, vous devez afficher la ressource de la référence et vérifier que vous avez bien accès à la ressource, consultez Consulter les informations d’une référence.
    Texte intégral non disponible Vérifiez le Statut de localisation de la référence. Bien que le processus de localisation du répertoire soit complètement différent du processus du résolveur de lien Alma, les deux nécessitent les mêmes informations de base. Si le Statut de localisation est défini sur Informations incomplètes, la demande OpenURL envoyée au résolveur de lien nécessite plus d’informations. Pour une ressource électronique, les informations minimales nécessaires pour une demande OpenURL sont a) l’ISSN, le volume, le fascicule, la page de début et l’année de publication ou b) le DOI. Sélectionnez Modifier dans la liste d’actions de la ligne pour la référence, saisissez les informations manquantes, puis sélectionnez Enregistrer.
    Le résolveur de lien d’Alma s’exécute automatiquement, sauf si vous le désactivez de manière spécifique en sélectionnant Désactiver la résolution lors de la modification d’une référence d’article.
    disable_resolving.png
    Problèmes de licence Lancez une demande d’achat. Voir ci-dessus pour les références physiques.
    Autre Cherchez d’autres éditions et versions. Voir ci-dessus pour les références physiques.

    Honorer d’autres références, comme des fichiers chargés

    Honorer d’autres références, comme des fichiers chargés
    Statut général Approche générale Étapes
    Tout Effacez les droits d’auteur de la ressource. Votre bibliothèque peut configurer un processus d’autorisation automatique, ou vous pouvez effectuer cette action à la main. Pour plus d’informations, consultez Gérer le statut de copyright d’une référence.

    Changer le statut d’une référence/liste de lecture

    Après avoir vérifié que la bibliothèque dispose d’assez d’exemplaires de la ressource / que l’accès à la ressource est confirmé et disponible, faites passer manuellement le statut de la référence à Terminé : pour une référence, sélectionnez l’action de la ligne Terminer et enregistrez la liste de lecture. Pour plusieurs références :
    1. Sélectionnez les références.
    2. Sélectionnez Changer le statut dans les actions de la page.
    3. Sélectionnez Terminé.
    4. Sélectionnez Changer le statut.
    5. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer la liste de lecture.
    Après avoir marqué toutes les références dans une liste de lecture comme Terminé, marquez la liste de lecture comme Terminé :
    1. Dans l’en-tête de page, sélectionnez Terminé sous Statut.
    2. Sélectionnez Enregistrer.
    Soit vous soit l’enseignant pouvez ensuite publier la liste (rendre la liste visible aux étudiants) pour que ceux-ci puissent la voir dans Leganto. Pour effectuer cette action en tant que bibliothécaire :
    1. Sélectionnez un statut de publication autre que Ébauche ou Archivé pour le Statut de publication.
    2. Sélectionnez Enregistrer. L’enseignant reçoit une notification de la modification dans Leganto.

    Communiquer avec l’enseignant

    Les listes de lecture qui contiennent des notes non lues ajoutées par l’enseignant (ou un autre bibliothécaire) sont ajoutées à la liste de tâches en tant que tâches.
    Citation with New Note in Task List.png
    Tâche de référence avec une nouvelle note
    Pour voir la note, ouvrez la liste de lecture, filtrez la liste par l’alerte La référence a une nouvelle note, modifiez la référence, puis sélectionnez l’onglet Notes.
    Example Citation Notes tab.png
    Onglet Notes

    Pour marquer les notes comme lues, sélectionnez Mettre à jour des notes > Rejeter des notes (puis sélectionnez Enregistrer).

    Pour ajouter un commentaire (pour l'enseignant ou un autre bibliothécaire), sélectionnez Discussion de bibliothèque, ajoutez votre commentaire, puis cliquez sur Envoyer. L’enseignant voit le commentaire sur la page de la référence dans Leganto s’il sélectionne Discussion de bibliothèque.

    Panneau Discussion de la bibliothèque.

    Fil de discussion de bibliothèque dans Leganto
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