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    Flujo de trabajo de renovaciones

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    Esta página describe el flujo de trabajo de renovaciones en Alma. Para ver instrucciones sobre cómo procesar renovaciones en Alma, consulte Procesar renovaciones. Para obtener más información sobre el flujo de trabajo de compras en general, consulte Flujo de trabajo de compras. Para ver una descripción general del trabajo con adquisiciones en Alma, incluidos los enlaces a secciones relevantes como Infraestructura, Facturación, Configuración, etc., consulte Introducción a adquisiciones.

    Alma gestiona suscripciones para ambos tipos de material, electrónico y físico, como son revistas, diarios o periódicos, a través de renovaciones automáticas o manuales.
    A continuación se muestra un ejemplo del flujo de trabajo de renovaciones que determina la manera en la que una línea de orden de compra se marca para renovación, desde su creación hasta que el material es renovado:
    renewals_workflow.gif
    Flujo de trabajo de renovaciones
    A continuación se halla una descripción detallada de los pasos dentro de este flujo de trabajo (con los números que corresponden a los números en el diagrama):
    1. Pre Flujo de trabajo – Una línea de orden de compra entra en el sistema de Alma de alguna de las siguientes formas:
      1. Automáticamente, usando una importación de datos de orden (EOD) insertada. Una importación de EOD envía líneas de orden de compra como eventos que solo ocurren una vez o continuamente.
      2. Manualmente, como una línea de orden de compra al ordenar un recurso.
      Para obtener información sobre cómo crear una línea de orden de compra automáticamente, véase Importar registros por medio de un fichero de importación . Para más información sobre la creación manual de líneas de orden de compra para ejemplares físicos y electrónicos, véase Crear manualmente una línea de orden de compra. .
      La línea de orden de compra se normaliza, valida y procesa para determinar si existen elementos que requieran atención especial en función de las reglas preconfiguradas por un administrador. Alma lleva a cabo estas actividades de manera automática.
      Si existen problemas de datos o alertas que requieran atención, la línea de orden de compra se envía a revisión. Para obtener más información sobre esta actividad manual, véase Revisar líneas de orden de compra. Una vez que se resuelvan todos los problemas de datos, la línea de orden de compra pasa al paso 2.
    2. Todas las líneas de orden de compra que se hayan normalizado y validado son almacenadas en Alma.
      Una línea de orden de compra que está completamente procesada y recibida/activada se marca automáticamente como Renovación recurrente. Las líneas de orden de compra físicas continuas que se envían al proveedor tienen el estado de Renovación recurrente, incluso si la renovación se hace manualmente, siempre y cuando la fecha de renovación no haya llegado aún (véase Procesar renovaciones). Las líneas de orden de compra electrónicas continuas reciben este estado una vez que son activadas y el usuario selecciona Hecho en la página Lista de tareas de activación de recursos electrónicos (Recursos > Gestionar inventario > Gestionar activación de recursos electrónicos; véase Activación de recursos electrónicos y Lista de tareas de activación).
      Alma verifica diariamente todas las líneas de orden de compra cuyo estado sea Renovación recurrente y cuya renovación sea igual a la fecha actual. A efectos de este cálculo, la fecha de renovación se refiere a la fecha de renovación (según la línea de orden de compra) menos el período de notificación de renovación.
    3. Las renovaciones tienen el siguiente procedimiento:
      1. Si la línea de orden de compra se marca como automática la Fecha de renovación se incrementa automáticamente de acuerdo al Ciclo de renovación. La línea de la orden de compra se guarda luego en el repositorio para su posterior procesamiento (paso 4).
      2. Si la línea de orden de compra está marcada como manual, cuando llega la fecha de renovación, su Paso de flujo de trabajo se cambia a Esperando renovación manual. A continuación, debe actualizar manualmente la Fecha de renovación o cualquier otro campo de la sección Información de renovación del panel Detalles de la línea de orden de compra. Una vez hecho esto, el Paso del flujo de trabajo de la línea de orden de compra se establece de nuevo en Renovación recurrente.  
    4. Cuando la línea de la orden de compra se califica para renovación, la notificación de la renovación se envía al proveedor si el parámetro po_line_send_notification_to_vendor_on_renew se configura como true (véase Configurar otros ajustes).
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