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    Configurer les numéros de contrôle

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    Pour configurer les numéros de contrôle, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Administrateur des dépôts
    L'option de configuration des numéros de contrôle peut être utilisée pour générer automatiquement un champ de contrôle dans des notices bibliographiques et d'autorité. Plusieurs séquences nommées peuvent être configurées avec un préfixe et un remplissage prédéfini afin de générer des numéros d'une certaine longueur.
    La configuration d'un numéro de contrôle peut être intégrée dans un processus de normalisation bibliographique ou d'autorité. Les tâches de normalisation BibGenerateControlNumberSequence et AuthorityGenerateControlNumberSequence ont été créées à cet effet. Par exemple, la tâche de normalisation BibGenerateControlNumberSequence, permet de générer et ajouter automatiquement un numéro de séquence au champ de numéro de contrôle 035 $a.

    Configurer des numéros de séquence automatiques pour des notices bibliographiques et d'autorité

    Suivez la procédure ci-dessous pour personnaliser la séquence de numéros automatique pour des notices bibliographiques et d'autorité.
    Pour configurer les numéros de séquençage automatique :
    1. Cliquez sur Numéro de contrôle dans la section Général de la page Configuration de la gestion des ressources (Menu de configuration> Ressources). La page Configuration du numéro de contrôle s'affiche.
    2. Indiquez la configuration de la séquence en fonction de vos spécifications. Utilisez le tableau ci-dessous pour une description de ces paramètres.
      Paramètres de configuration du numéro de contrôle
      Paramètre Description
      Nom de séquence Renseignez un nom pour la séquence que vous êtes en train de créer. Étant donné que plusieurs séquences peuvent être créées, ce nom vous permet d'identifier de manière unique chaque séquence créée.
      Début de séquence Précisez le premier numéro de la séquence.
      Méthode Sélectionnez la méthode de la séquence. L'option Préfixe + Séquence indique que la séquence générée automatiquement sera un numéro avec le préfixe constant indiqué dans le paramètre Préfixe.
      Préfixe Indiquez le contenu du préfixe qui doit précéder le numéro généré pour la séquence.xxx
      Remplissage Précisez le nombre de positions à remplir avec des zéros au début du numéro de séquence généré automatiquement. Ce paramètre est optionnel.
      Ajouter des parenthèses Cochez cette case pour indiquer que des parenthèses doivent entourer/être ajoutées au préfixe.
    3. Cliquez sur Ajouter une ligne. Votre numéro de séquence est ajouté à la Liste des séquences.
      Sequence_List_NewUI_04_TC.png
      Liste des séquences
    4. Répétez les étapes ci-dessus pour créer d'autres séquences.
    5. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez fini de créer des séquences.

    Actions de la Liste des séquences

    Après avoir ajouté une configuration de séquence à la Liste des séquences, les actions suivantes sont accessibles :
    • Modifier
    • Définir la valeur de la séquence suivante
    • Supprimer
    Sequence_List_Actions_NewUI_04_TC.png
    Actions de la Liste des séquences
    Lorsque vous sélectionnez Définir la valeur de la séquence suivante, il vous est demandé d'indiquer et d'enregistrer la valeur de la séquence suivante. Cette fonctionnalité est utile si l'organisation de la numérotation des séquences nécessite d'être modifiée.

    Créer une Tâche de normalisation avec une Séquence de numéro bibliographique

    Dans la Configuration des métadonnées, un processus de normalisation peut être configuré pour utiliser les séquences de numéros bibliographiques que vous avez enregistrées.
    Pour créer un processus de normalisation avec une séquence de numéros bibliographiques :
    1. Ouvrez la page Liste de configuration des Métadonnées (Menu de configuration > Ressources > Catalogage > Configuration des métadonnées).
    2. Cliquez sur le lien du profil de métadonnées bibliographiques que vous souhaitez configurer avec un nouveau processus de normalisation pour des séquences de numéros bibliographiques.
    3. Sélectionnez l'onglet Processus de normalisation puis cliquez sur Ajouter un processus.
    4. Renseignez les informations générales sur le nouveau processus puis cliquez sur Suivant.
    5. Cliquez sur Ajouter des tâches.
    6. Sélectionnez BibGenerateControlNumberSequence.
      La tâche BibGenerateControlNumberSequence vous permet de décider de placer le contenu généré dans le 009 ou le 035 $a après avoir sélectionné la séquence à utiliser pour générer le numéro.
      BibGenerateControlNumberSequence_Task_04_TC.png
      Tâche BibGenerateControlNumberSequence
      Le champ 009 étant non répétable, si une valeur existe déjà dans le champ 009 pour une notice que vous mettez à jour, il sera géré de la manière suivante :
      • Le champ 009 est écrasé si le préfixe existant dans 009 diffère de celui spécifié dans la séquence que vous sélectionnez dans la tâche BibGenerateControlNumberSequence.
      • La valeur dans le champ 009 reste la même si le préfixe dans le 009 existant est identique à celui spécifié dans la séquence que vous sélectionnez dans la tâche BibGenerateControlNumberSequence.
      En plus de la tâche BibGenerateControlNumberSequence, il existe aussi la tâche liée nommée BibGenerateControlNumberFrom009 qui prend le contenu généré à partir du champ 009 et le place dans le 035 $a avec un préfixe que vous pouvez préciser en option.
      BibGenerateControlNumberFrom009_Task_04_TC.png
      Tâche BibGenerateControlNumberFrom009
    7. Cliquez sur Ajouter et fermer.
    8. Cliquez sur Suivant, et spécifiez vos options de paramètres de tâche.
    9. Cliquez sur Enregistrer.
    Ce processus peut désormais être utilisé pour des activités de normalisation telles que l'amélioration d'une notice bibliographique (Modifier > Améliorer la notice) en cours de catalogage dans l'éditeur de métadonnées. Voir Améliorer la notice pour plus d'informations.
    La tâche de normalisation BibGenerateControlNumberSequence utilise la logique suivante lorsque vous avez sélectionné le champ 009 (qui est non répétable) pour Champ cible Bib :
    • Le champ 009 est écrasé si le préfixe existant dans 009 diffère de celui spécifié dans la séquence que vous sélectionnez dans la tâche BibGenerateControlNumberSequence.
    • La valeur dans le champ 009 reste la même si le préfixe dans le 009 existant est identique à celui spécifié dans la séquence que vous sélectionnez dans la tâche BibGenerateControlNumberSequence.
    La tâche de normalisation BibGenerateControlNumberSequence utilise la logique suivante si vous avez sélectionné le champ 035 $a pour Champ cible Bib :
    • Si la notice bibliographique n'a pas de champ 035 $a, un nouveau champ 035 est créé et le numéro de séquence généré s'affiche dans le sous-champ $a.
    • Si la notice bibliographique contient déjà un champ 035 $a :
      • Si le champ 035 $a existant utilise le même format de séquence (indiqué dans le processus de normalisation), aucune mesure n'est prise. Pour savoir si le format de séquence est identique, vous devez comparer le contenu du préfixe.
      • Si le champ 035 $a existant utilise un format de séquence différent, un nouveau champ 035 est créé et son sous-champ $a est rempli avec le numéro de séquence généré.
    • Au cas où le numéro de séquence bibliographique est modifié manuellement et qu'il ne suit plus la structure définie de la séquence, il ne sera pas traité comme numéro de séquence bibliographique.
    • Si le processus d'import bibliographique ne correspond pas au profil d'import Mode de recherche de correspondances selon les champs 035 (Autre identifiant système) et détecte non seulement que le préfixe de séquence d'une notice bibliographique importée correspond à celui de la séquence du numéro bibliographique sélectionnée mais également que le numéro de séquence en entier existe déjà dans une autre notice bibliographique dans Alma, la notice importée met à jour la notice existante dans Alma.
    La tâche de normalisation BibGenerateControlNumberFrom009 utilise la logique suivante :
    La tâche BibGenerateControlNumberFrom009 ne peut pas être utilisée deux fois dans le même processus. Il s'agit d'un problème connu. Pour le contourner, une tâche identique existe sous le nom de BibGenerateControlNumberFrom009-2nd. Ce problème sera résolu dans une version future.
    • Si la notice bibliographique n'a pas de champ 035 $a, un nouveau champ 035 est créé et $a est rempli avec le numéro de contrôle généré à partir du champ 009.
    • Si la notice bibliographique a déjà un 035 $a, la normalisation est gérée de la manière suivante :
      • Si le 035 $a a le même préfixe que le champ 009, le 035 $a est écrasé avec la valeur du champ 009. Cela permet de garantir que la valeur principale la plus actuelle dans le champ 009 est reportée dans le champ 035 $a.
      • S'il existe plusieurs entrées 035 $a dans la notice bibliographique avec le même préfixe que le champ 009, elles sont supprimées et un nouveau 035 $a est créé avec la valeur du champ 009.
      • S'il existe plusieurs entrées 035 $a dans la notice bibliographique dont le préfixe diffère du champ 009, un nouveau 035 $a est créé avec la valeur du champ 009.
    • Si le processus d'import bibliographique ne correspond pas au profil d'import Mode de recherche de correspondances selon les champs 035 (Autre identifiant système) et détecte non seulement que le préfixe de séquence d'une notice bibliographique importée correspond à celui de la séquence du numéro bibliographique sélectionnée mais également que le numéro de séquence en entier existe déjà dans une autre notice bibliographique dans Alma, la notice importée met à jour la notice existante dans Alma.
    • Dans les cas où des considérations spécifiques sont attribuées à des notices locales en activant l'option Remplacer tous les champs sauf locaux (pour fusionner et lier les notices), la logique implémentée est de ne pas modifier ou écraser le champ 009.

    Créer une Tâche de normalisation avec une Séquence de numéro d'autorité

    Dans la Configuration des métadonnées, un processus de normalisation peut être configuré pour utiliser les séquences de numéros d'autorité que vous avez enregistrées.
    Pour créer un processus de normalisation avec une séquence de numéros d'autorité :
    1. Ouvrez la page Liste de configuration des Métadonnées (Menu de configuration > Ressources > Catalogage > Configuration des métadonnées).
    2. Cliquez sur le lien du profil de métadonnées d'autorité que vous souhaitez configurer avec un nouveau processus de normalisation pour les séquences de numéros d'autorité.
    3. Sélectionnez l'onglet Processus de normalisation puis cliquez sur Ajouter un processus.
    4. Renseignez les informations générales sur le nouveau processus puis cliquez sur Suivant.
    5. Cliquez sur Ajouter des tâches.
    6. Sélectionnez AuthorityGenerateControlNumberSequence.
    7. Cliquez sur Ajouter et fermer.
    8. Cliquez sur Suivant, et sélectionnez l'une des séquences d'autorité que vous avez créée auparavant (voir Configurer des numéros de séquence automatiques pour des notices bibliographiques et d'autorité).
    9. Cliquez sur Enregistrer.