Almaの検索とセットは図書館データの管理にどのように役立でしょうか

Almaのセットは、物事をグループ分けして整理し、それらを使って一度に何かを実行したり、検索を後で使えるように保存したりするのに便利な方法です。  Alma内のセットは、書誌レコード、ユーザー、注文書、冊子アイテムなど、特定のカテゴリに属するアイテムのグループとなっています。セットを使用したり、セットのコンテンツを表示したり、アイテムのリストを表示したりするたびに 、結果は更新されます。自分でリストを作成するか、既存のリストをアップロードするか、アイテムを 1 つずつ追加するか、いずれの場合も同じです。

作成したいだけいくつでもセットを作成でき、どんなサイズでも可能です。セットを作成するとき、自分専用にプライベートにしておくか、機関内の他の人も使用できるように公開するかを選択できます。

Almaの検索機能を使用することで、日常業務を遂行しながら簡単にセットを作成できます。検索の途中で中断する必要がある場合、あるいは他の人にとって役立ちそうな結果を見つけた場合は、ワンクリックで検索をセットとして保存できます。これにより、保存した検索に戻ったり、一括変更や特定の件名に関する 書誌 レコードのコレクションの作成などのアクションを実行したりすることが簡単になります。

Almaには、セットを管理するための特別なページもあり、多くの機能を提供しています。新しいセットを作成し、既存のセットを検索し、それらを効果的に使用できます。管理ページでは、セットのコンテンツを表示してその中を検索したり、コンテンツを更新したり、既存のセットから新しいセットを作成したりすることができます。たとえば、フィルターを使用してセットのコンテンツを絞り込んだり、AND、OR、NOT などの条件を使用して 2 つのセットを組み合わせることも可能です。検索結果やセットのコンテンツをExcelにエクスポートすることもできるので、Almaの外部でアイテムのリストを操作することもできます。

Almaには2種類のセットがあります:

1. ロジカルセット：Almaのロジカルセットは、手間をかけずに検索を保存する便利な方法です。これらのセットは、Almaで行った検索を保存するか、セット管理インターフェースを使用して作成できます。ロジカルセットの優れている点は、Almaで表示したり使用したりするたびに、自動的に自らを更新することです。したがって、手動で検索をやり直したり、セットを更新したりする必要はありません。これにより時間を節約し、セットの管理が容易になります。
2. アイテム別セット：これはユーザー管理のエンティティの静的リストで、必要に応じてリストに項目を追加または削除することで更新できます。このようなリストを作成するには、次のようないくつかの方法があります。
   1. ユーザーIDやアイテムバーコードなどのIDリストをアップロードしてセットを作成します。この機能は、ベンダー システムなどの外部システムで使用されるレコード ID のリストに基づいてアイテム別セットを生成したい場合に特に便利です。そうすることで、Almaにすでにあるレコードに簡単にアクセスできます(また、欠落しているレコードを特定することもできます)。この機能性は、情報に基づいた購入決定など、多くのワークフローで役立つことが証明されています(特に、Almaの包括的な重複分析機能と組み合わせた場合)。
   2. Almaでメンバーを検索し検索結果からセットに追加したいものを選択することで、セットのメンバーを手動で選択します。
   3. 分析レポートから、ユーザーは統計分析に基づいてアクションを実行することができるようになります。たとえば、過去数年間の使用パターンに基づいて、除籍する冊子書籍のリストを生成できます。
   4. ロジカルセットをアイテム化またはフィルタリングして、特定の時点で検索クエリに一致したレコードの閉じたリストを作成します。

Almaでは、APIを使用してセットを取得、処理、作成することもできます。これは、図書館が他のシステムに接続しAlma内でトラブルなくセットを作成または更新できる点で非常に優れています。

セットは、次のようないくつかのコンテンツ タイプに対して作成できます。

• リソース管理セット：
  • 書誌事項レコード
  • 地方自治体
  • 冊子、電子、またはデジタル目録
• ユーザーセット
• 受入セット：
  • 注文明細(POL)
  • ベンダー
• 図書リストの管理：
  • コース
  • リーディングリスト
  • 引用

特定の種類のコンテンツのセットを作成できるかどうかは、図書館内の認可と役職によって異なります。たとえば、一連の注文明細の作成は、受入スタッフにのみ許可される場合があります。 検索クエリとセットの管理セットの作成と使用に必要な役職とそのやり方の詳細については、「 検索クエリとセットの管理 」を参照してください。