Bestellposten-Typen und -Status
Bestellposten-Typen
Der Bestellposten-Typ wird durch das Bestellpostenformat (Physisch/Elektronisch/Allgemein/Digital) und die Kontinuität (Einmalig/Laufend/Dauerauftrag) bestimmt. Nachfolgend finden Sie eine Liste von Bestellposten-Typen, die in Alma konfiguriert werden können (Konfiguration-> Erwerbungen ->(Bestellungen) Bestellposten-Typen):
Weitere Informationen finden Sie unter: Erklärung des Arbeitsablaufes und des Bestands von Kauftypen
| Bestellposten-Typen in Alma | ||
|---|---|---|
| Servicegebühr E-Medien - fortlaufend | Datensatz - Abonnement | Datensatz - einmalig |
| Datenbank - Abonnement (entfernt) | Physisch - Archivierung | Sonst. phys. Material - Abonnement |
| Datenbank - einmalig (entfernt) | Anderer Service - einmalig | Sonst. phys. Material - einmalig |
| Servicegebühr E-Medien - einmalig | Anderer Service - fortlaufend | Sonst. phys. Material, monogr. - zur Fortsetzung |
| Digital - Abonnement | Gemischtes Material | Sonst. phys. Material, nicht monogr. - zur Fortsetzung |
| Digital - Keine Archivierung | Mikroform | Gedrucktes Buch - einmalig |
| Digital - Einmalig | Karte | Gedrucktes Buch - zur Fortsetzung |
| E-Book - Abonnement | Manuskript | Gedruckte Zeitschrift - Abonnement |
| E-Book - einmalig | Lizenz-Upgrade | Gedruckte Zeitschrift - einmalig |
| E-Book-Paket - Abonnement (abzulehnen) | Elektronischer Titel - einmalig | Tonaufnahme |
| E-Book-Paket - Einmalig (abzulehnen) | Elektronischer Titel - Abonnement | Lizenz-Upgrade |
| E-Book - zur Fortsetzung | Elektronischer Titel - zur Fortsetzung | Externer Datensatz - Abonnement |
| Elektronische Zeitschrift - Abonnement | Elektronische Sammlung - einmalig | Elektronischer Titel - Abonnement |
| Elektronische Zeitschrift - einmalig | Elektronische Sammlung - Abonnement | Externer Datensatz - einmalig |
| Elektronisches Zeitschriftenpaket - Abonnement (abzulehnen) | Elektronisches Zeitschriftenpaket - einmalig (abzulehnen) | Partitur |
| visuelles Material | ||
Bestellposten-Arbeitsablauf-Diagramme
Bestellposten in Alma können vom Zeitpunkt der Erstellung bis zum Eintreffen des Exemplars oder der Aktivierung der elektronischen Ressource mehrere Schritte umfassen. Der Status eines Bestellpostens wird durch den Schritt des Bestellpostens im Arbeitsablauf bestimmt.
Bestellposten-Status
Nachfolgend sind die verfügbaren Bestellpostenstatus aufgeführt:
-
Zur Prüfung (In Review) – Der ursprüngliche Status eines neu erstellten Bestellpostens. Bleibt in diesem Status wenn:
- Der Mitarbeiter nicht auf Jetzt bestellen (Order now) oder Bearbeiten>Speichern and Fortfahren.
- Validierung für den Bestellposten schlägt fehl (für Bestellposten, die automatisch über EOD/API erstellt wurden)
- Kriterien für konfigurierte Regeln für die Kaufüberprüfung wurden erfüllt (Siehe auch Konfiguration von Regeln für die Kaufüberprüfung)
- Manuell Packen – Zeigt an, dass der Bestellposten die Normalisierung, Validierung und den Fehlermeldungsprozess passiert hat und bereit ist, manuell in eine Bestellung gepackt zu werden (siehe Packen von Bestellposten)
- Automatisch Packen – Zeigt an, dass der Bestellposten die Normalisierung, Validierung und den Fehlermeldungsprozess passiert hat und bereit ist, automatisch in eine Bestellung gepackt zu werden (siehe Packen von Bestellposten)
- Bereit (Ready) – Der Bestellposten wurde in eine Bestellung gepackt und fertig ist zum Versand. Damit eine Bestellung an einen Lieferanten gesendet werden kann, müssen alle ihre Bestellposten den Status Fertig (Ready) haben.
- Gesendet – Die Bestellung, in welcher der Bestellposten gepackt ist, wurde genehmigt und an den Lieferanten gesendet (siehe Genehmigung und Senden von Bestellungen). Dieser Status ist sowohl für elektronische als auch für physische - einmalige Bestellposten relevant, sowie für inaktive elektronische laufende Bestellposten. Für weitere Informationen siehe Genehmigen und Senden von Bestellungen.
- Auf manuelle Verlängerung warten – Der manuelle Bestellposten wurde vollständig verarbeitet und sein Verlängerungsdatum ist das heutige Datum und muss manuell verlängert werden (siehe Verlängerungen) Diese Bestellposten werden auf der Seite Bestellposten zur Prüfung angezeigt. Bestellposten mit dem Status Wiederkehrende Verlängerung ändern sich auf Warten auf manuelle Verlängerung, wenn sie als Manuell verlängern gekennzeichnet wurden und die Zeit für eine Benachrichtigung über die Verlängerung erreicht ist (dies wurde als eine bestimmte Anzahl von Tagen vor dem Verlängerungsdatum konfiguriert).
- Wiederkehrende Verlängerung – Der Bestellposten wurde vollständig bearbeitet und erhalten/aktiviert und wird automatisch verlängert. Laufende physische Bestellungen, die an den Lieferanten gesendet werden, haben den Status Wiederkehrende Verlängerung, auch wenn die Verlängerung manuell vorgenommen wurde und/oder das Verlängerungsdatum noch nicht eingetreten ist (siehe Verlängerung). Laufende elektronische Bestellposten erhalten diesen Status, sobald sie aktiviert sind, und der Benutzer klickt in der Aufgabenliste auf Fertig.
- Warten auf Rechnung – Alle mit dem Bestellposten verknüpften Exemplare wurden empfangen und der Bestellposten ist bereits mit einer Rechnung verbunden (siehe Rechnungslegung). Einmalige Bestellposten, die nicht vollständig in Rechnung gestellt sind, erhalten diesen Status, sobald sie aktiviert oder empfangen worden sind.
- Geschlossen – Der Bestellposten wurde geschlossen (siehe Bestellposten schließen)
- Unter Bewertung – Zeigt an, dass dieser Bestellposten unter Bewertung ist (eine Probenutzung wurde beantragt oder begonnen; siehe Bewertungen und Probenutzungen). Bestellposten mit diesem Status können nur von einem Probe-Mitarbeiter/-Manager bearbeitet werden.
- In Bewertung (Verlängerung) – Die Bestellpostenverlängerung wird bewertet und es wurde noch nicht darüber entschieden. Bestellposten mit diesem Status können nur von einem Probe-Mitarbeiter/-Manager bearbeitet werden.
-
Aufgeschoben – Der Bestellposten wurde zur Seite gelegt, um zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet zu werden (siehe Aufschübe)
Dies ist ein Status, der dem Bestellposten zugewiesen wird, nachdem ein Benutzer proaktiv auf die Aktion Verschieben/Abbrechen/Speichern und Probenutzung starten (nur für elektronische Bestellposten) im Bestellposten geklickt hat. - Storniert – Der Bestellposten wurde storniert (siehe Bestellposten stornieren)
- Löschen – Der Bestellposten wird aus dem System gelöscht (siehe Bestellposten löschen) Dieser Status wird nicht angezeigt, da der Bestellposten gelöscht wird, sobald der Benutzer dies auswählt.
Bestellposten - Verfügbare Aktionen
Abhängig von der Art des Bestellpostens können Sie aus den folgenden Aktionen für einen Bestellposten wählen:
-
Gehe zur Aufgabenliste - Öffnet die entsprechende Aufgabenliste, mit der der Bestellposten verbunden ist. Die Aktionen, die im Bestellposten durchgeführt werden können, hängen von seinem Status und der Aufgabenliste ab, zu der der Bestellposten gehört. Erscheint, wenn der Bestellposten mit einer Aufgabe verbunden ist (die unter dem Indexeintrag Aufgaben auf der Alma-Startseite gelistet ist).
Bei einem Bestellposten, der mit einer Probenutzung verknüpft ist, öffnet dieser Link die Seite Probenutzung verwalten. Für weitere Informationen siehe Probeabos verwalten.
- Ansicht – Zeigt die Bestellposten-Informationen auf der Seite Bestellposten-Übersicht (siehe Manuelles Erstellen eines Bestellpostens).
- Bearbeiten (Edit) – Ermöglicht das Bearbeiten von Bestellposteninformationen auf der Bestellpostenübersichtsseite (Siehe auch Manuelles Erstellen eines Bestellpostens).
- Löschen – Der Bestellposten wird aus dem System gelöscht (siehe Bestellposten löschen)
- BIB-Referenz ändern – Ändert die bibliografische Referenz des Bestellpostens. Siehe Ändern der BIB-Referenz.
- Schließen – Schließt den Bestellposten. Siehe Bestellposten schließen
- Stornieren - Storniert den Bestellposten. Siehe Bestellposten stornieren.
- Erneut öffnen – Einen geschlossenen oder stornierten Bestellposten erneut öffnen. Siehe Erneutes Öffnen eines geschlossenen oder stornierten Bestellpostens
- EDI-Datei herunterladen – Lädt die Bestellung als EDI zur Prüfung herunter. Die EDI-Datei wird ad hoc auf Basis der aktuellen Daten der Bestellung erstellt. (Damit dieser Link erscheint, muss der Lieferant als EDI Lieferant konfiguriert sein und das Kontrollkästchen der Bestellung muss ausgewählt sein.)
- Liste der Bestellungen in Mahnung – Erscheint für Bestellposten, für die Mahnungen erstellt werden und öffnet die Aufgabenliste Mahnungen. Mahnungen werden für Bestellposten erstellt, wenn eine Bestellung nicht ankommt oder bis zum voraussichtlichen Datum nicht aktiviert wird. Für Informationen zu Mahnungen siehe Bearbeitung von Mahnungen.
Weitere Aktionen, die beim Überprüfen von Bestellposten angezeigt werden, finden Sie unter Erstellen von Bestellposten. Weitere Aktionen, die beim Packen von Bestellposten angezeigt werden, finden Sie unter Packen von Bestellposten in eine Bestellung. Weitere Aktionen bei der Überprüfung aufgeschobener Bestellposten finden Sie unter Aufschub von Bestellposten - Arbeitsablauf. For additional actions that appear when Bearbeitung von Forderungen, see Bearbeitung von Forderungen.
Für die Liste der Warnungen, die in einem Bestellposten-Eintrag erscheinen können (oberhalb der Links) siehe Aussagecode in der Tabelle Eingabeparameter für die Regeln für die Kaufprüfung unter Konfiguration der Regeln zur Kaufprüfung .