Wie Alma Suchen und Sets Sie bei der Verwaltung Ihrer Bibliotheksdaten unterstützen kann

Alma-Sets bieten eine praktische Möglichkeit, Gruppen von Dingen zu organisieren, mit ihnen gleichzeitig etwas zu tun und Suchen für einen späteren Zeitpunkt zu speichern. Ein Set in Alma ist eine Gruppe von Elementen, die zu einer bestimmten Kategorie gehören, beispielsweise Titelsätze, Benutzer, Bestellungen oder physische Exemplare.  Die Ergebnisse werden jedes Mal aktualisiert, wenn Sie das Set verwenden oder den Inhalt des Sets oder einer Liste von Elementen anzeigen: Sie können entweder selbst eine Liste erstellen, eine Liste hochladen, die Sie bereits haben, oder ein Element nach dem anderen hinzufügen.

Sie können beliebig viele Sets erstellen, die jede beliebige Größe haben können. Wenn Sie ein Set erstellen, können Sie wählen, ob Sie es privat für sich selbst behalten oder veröffentlichen möchten, damit es auch von anderen Personen in Ihrer Institution genutzt werden kann.

Mit der Suchfunktion von Alma können Sie ganz einfach Sets erstellen, während Sie Ihre täglichen Aufgaben erledigen. Wenn Sie inmitten einer Suche sind und eine Pause brauchen oder wenn Sie Ergebnisse finden, die für andere hilfreich sein könnten, können Sie Ihre Suche mit einem einzigen Klick als Set speichern. Dies macht es einfach, auf Ihre gespeicherten Suchen zurückzugreifen und Aktionen an ihnen durchzuführen, beispielsweise gesammelte Änderungen oder die Erstellung einer Sammlung von Titelsätzen zu einem bestimmten Schlagwort.

Alma hat auch eine spezielle Seite für die Verwaltung von Sets, die viele Funktionen bietet. Sie können neue Sets erstellen, nach bestehenden Sets suchen und diese effektiv nutzen. Auf der Seite Verwaltung können Sie den Inhalt von Sets anzeigen und darin suchen, ihren Inhalt aktualisieren und sogar neue Sets aus bestehenden Sets erstellen. Sie können beispielsweise Filter verwenden, um den Inhalt von Sets einzugrenzen oder zwei Sets anhand von Kriterien wie UND, ODER oder NICHT zu kombinieren. Sie können auch Suchergebnisse und Inhalte von Sets in Excel exportieren, so dass Sie mit der Liste der Elemente außerhalb von Alma arbeiten können.

Alma hat zwei Set-Typen:

1. Logsiche Sets: Logische Sets in Alma bieten eine hilfreiche Möglichkeit, um Suchen ohne großen Aufwand zu speichern. Sie können diese Sets erstellen, indem Sie einfach eine in Alma durchgeführte Suche speichern oder die Verwaltungs-Schnittstelle für Sets verwenden. Das Großartige an logischen Sets ist, dass sie sich automatisch aktualisieren, wenn Sie die Sets in Alma anzeigen oder verwenden. So müssen Sie die Suche nicht manuell wiederholen oder das Set selbst aktualisieren. Das spart Zeit und vereinfacht die Verwaltung Ihrer Sets.
2. Spezifiziertes Set: Dies ist eine vom Benutzer verwaltete, statische Liste von Entitäten, die bei Bedarf durch Hinzufügen oder Entfernen von Elementen aus der Liste aktualisiert werden kann. Es gibt mehrere Möglichkeiten, solche Listen zu erstellen, unter anderem:
   1. Erstellen eines Sets durch Hochladen einer Liste von Kennungen wie Benutzer-ID oder Strichcodes von Exemplaren. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie ein spezifiziertes Set auf Grundlage einer Liste von Datensatz-Kennungen erstellen möchten, die in externen Systemen, beispielsweise einem Lieferantensystem, verwendet werden. Auf diese Weise können Sie leicht auf die Datensätze zugreifen, die Sie bereits in Alma haben (und auch fehlende Datensätze identifizieren). Diese Funkion erweist sich in vielen Arbeitsabläufen als hilfreich, beispielsweise beim Treffen fundierter Kaufentscheidungen (insbesondere in Kombination mit den umfassenden Überschneidungs-Analysefunktionen von Alma).
   2. Manuelle Auswahl von Elementen für das Set, indem Sie diese in Alma suchen und die Ergebnisse auswählen, die Sie zu Ihrem Set hinzufügen möchten.
   3. Aus einem Analytics-Bericht, der Benutzern die Möglichkeit bietet, auf Grundlage statistischer Analysen Maßnahmen zu ergreifen. So können Sie beispielsweise eine Liste mit physischen Büchern erstellen, die Sie aufgrund ihrer Verwendungsmuster in den letzten Jahren zurückziehen.
   4. Durch Spezifizieren oder Filtern eines logischen Sets, um eine geschlossene Liste von Datensätzen zu erstellen, die der Suchanfrage zu einem bestimmten Zeitpunkt entsprechen.

Mit Alma können Sie auch APIs zum Abrufen, Bearbeiten und Erstellen von Sets verwenden. Dies ist großartig, weil es Bibliotheken ermöglicht, sich mit anderen Systemen zu verbinden und problemlos Sets in Alma zu erstellen oder zu aktualisieren.

Sets können für mehrere Inhaltstypen erstellt werden, einschließlich:

• Ressourcen-Verwaltungssets:
  • Titelsätze
  • Lokale Normdateien
  • Physischer, elektronischer oder digitaler Bestand
• Benutzerset
• Erwerbungs-Sets:
  • Bestellposten
  • Lieferanten
• Literaturlisten-Verwaltung:
  • Seminare
  • Literaturlisten
  • Literatur

Ob Sie Sets mit bestimmten Inhaltstypen erstellen können, hängt von Ihren Berechtigungen und Rollen in der Bibliothek ab. Beispielsweise kann das Erstellen eines Sets von Bestellposten nur für Mitarbeiter der Erwerbung erlaubt sein. Weitere Informationen zu den Rollen, die für die Erstellung und Verwendung von Sets erforderlich sind, sowie detaillierte Informationen zur Vorgehensweise finden Sie unter Verwaltung von Suchanfragen und Sets.