Gemeinsame Nutzung von Bestand in Konsortien
Eine Institution kann in den Konsortien für eine andere Institution bestellen, und wenn die Ressource eintrifft, kann die bestellende Institution die Ressource an die andere Institution übertragen. Dies ermöglicht einen einzigen Arbeitsablauf für eine gemeinsame Nutzung des Inventars, sodass alle Konsortienmitglieder eine optimierte Methode für die Übertragung von Bestand zwischen ihnen haben.
Terminologie:
- Kaufende Bibliothek – die Bibliothek des Bestellposten-Inhabers. Die Bibliothek, die den Bestellposten erstellt, verwaltet, sendet und empfängt.
- Host-Bibliothek –eine Bibliothek, die sich in der anderen Institution befindet, die das erhaltene Exemplar annehmen und bearbeiten soll.
Diese Seite beschreibt die Funktionalität den Bestandstransfer zwischen Institutionen. Allgemeine Informationen zum Einkauf und Management von Bestand finden Sie unter Physische Ressourcen-Verwaltung.
Arbeitsablauf-Übersicht
Der folgende Arbeitsablauf ist in der Netzwerkzonenumgebung implementiert:
- Die kaufende Bibliothek konfiguriert die Hosting-Bibliothek als physischen Remote-Standort (siehe Kaufende Bibliothek als 'Physischen Standort' einrichten).
Die Konfiguration „Physischer Standort“ umfasst das Definieren einer Richtlinie für den Hosting-Standort und die Exemplare. - Wenn die einkaufende Bibliothek eine Bestellung in Bezug auf den Netzwerkzonendatensatz aufgibt, fügt sie die Hosting-Bibliotheken der Bestellposten-/Importzuordnung als "Standorte" hinzu (siehe Hinzufügen des Host-Standorts zum Bestellposten).
Die einkaufende Bibliothek führt alle Kaufschritte wie gewohnt durch. - Die einkaufende Bibliothek erhält den Bestand. Dies initiiert die automatische Erstellung eines Exemplars in der Hosting-Bibliothek (optional). Siehe Material an der kaufenden Bibliothek empfangen.
- Sobald der Bestand zum Host kopiert wurde, wird das Exemplar aus der kaufenden Bibliothek zurückgezogen (optional). Siehe Exemplar aus der kaufenden Bibliothek zurückziehen.
- Das in der gastgebenden Bibliothek erstellte Exemplar (automatisch beim Empfang oder manuell über die Exemplarliste) wird in der Hosting-Bibliothek (Bes.-Abteilung) in die Liste 'Exemplare in Bearbeitung' (optional) gestellt. Siehe Handling the Holding Record in the Hosting Library und Die Exemplardaten in der Host-Bibliothek.
- In der Host-Bibliothek können die Mitarbeiter nun das neue Exemplar bearbeiten und alle erforderlichen Informationen hinzufügen/ändern.
Einrichten der kaufenden Bibliothek als 'Physischen Standort'
Die Konfiguration „Physischer Standort“ (Konfiguration > (Bibliotheksebene) > Allgemein > Physische Standorte) enthält einen Abschnitt, in dem Sie einen Host-Standort in einer anderen Institution (Remote-Standort) definieren können. Dieser Abschnitt ist nur für die Netzwerkzone und ihre Mitglieder aktiviert, die in der Netzwerkzonen-Topologie arbeiten. Bei eigenständigen Institutionen ist der neue Abschnitt nicht aktiviert.
Beim Einrichten des „Host-Standorts“ kann dieser als Standort zu einem Bestellposten hinzugefügt werden und dadurch die Funktion „Gemeinsamer Bestand“ ausgelöst werden.
Host-Standort-Konfigurationsfelder
Feldbeschreibung | Feldbeschreibung |
---|---|
Bestand an Host-Standort festlegen | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Host-Standorte zu konfigurieren. Dadurch wird dieser Abschnitt erweitert und die folgenden Felder angezeigt. |
Host-Institution | Wählen Sie die Host-Institution aus allen Konsortien-Institutionen aus. |
Host-Standort | Wählen Sie die Host-Standorte aus allen Bibliotheken und Standorten der ausgewählten Host-Institution aus. |
Beim Empfang automatisch ein Exemplar in der Host-Bibliothek erstellen | Wählen Sie diese Option aus, um automatisch ein Exemplar in der Host-Bibliothek zu erstellen, wenn das Exemplar in der kaufenden Bibliothek eintrifft. Wenn dieses Kontrollkästchen deaktiviert ist, wird beim Eingang des Exemplars in der kaufenden Bibliothek kein neues Exemplar erstellt. Benutzer der Hosting-Bibliothek erhalten die Option, das Exemplar über die Exemplarliste zu erstellen.
|
Exemplar beim Kopieren in die Hosting-Bibliothek zurückziehen | Wählen Sie diese Option, um das Exemplar in der kaufenden Bibliothek zurückzuziehen, wenn das Exemplar in die Host-Bibliothek kopiert wird (wenn es sich um das letzte Exemplar des Bestandsdatensatzes handelt, wird der Bestandsdatensatz ebenfalls gelöscht).
Das Exemplar wird nicht zurückgezogen, wenn "In der Abteilung behalten" auf der Seite Materialeingang ausgewählt wird (siehe Eingang neuen physischen Materials) beim Empfang des Exemplars in der kaufenden Bibliothek. Beachten Sie, dass es nicht empfohlen wird, die Option "In der Abteilung behalten" für die gemeinsame Bestandsverwaltung zu verwenden. Wenn dieses Kontrollkästchen deaktiviert ist, wird das Exemplar in der kaufenden Bibliothek (sofern erstellt) nicht zurückgezogen, nachdem es zum Host-Standort kopiert wurde. |
Herkunft des Host-Exemplars |
Wählen Sie die Herkunft (z. B.: "Von Polk-Bibliothek gekauft") aus, um sie den in der Hosting-Bibliothek erstellten Exemplaren zuzuweisen, wenn das Exemplar aus der kaufenden Bibliothek in die Hosting-Bibliothek kopiert wird. Dadurch wird den Benutzern angezeigt, dass das Exemplar von einer anderen Institution gekauft wurde. Die Herkunftswerte werden aus der Herkunftscode-Systemtabelle (Konfigurationsmenü > Ressourcen > Allgemein > Herkunftscode) eingetragen. |
Exemplar auf die „Exemplare in Bearbeitung“-Liste des Hosts setzen | Wählen Sie diese Option aus, um das Exemplar automatisch am Host-Speicherort zu erstellen; es wird der Arbeitsabteilung Erwerbung des Host-Standorts für den Nachempfangsprozess zugewiesen.
Wenn dieses Kontrollkästchen deaktiviert ist, wird das Exemplar nicht in der Liste "Exemplare in Bearbeitung" des Host-Standorts aufgeführt. |
Status Bearbeitungsauftrags-Art | Wenn Sie das Kontrollkästchen 'Exemplar in die Liste "Exemplare in Bearbeitung" des Hosts platzieren' aktiviert haben, wählen Sie den Bearbeitungs-Auftragsstatus aus, der dem in der Hosting-Bibliothek erstellten Exemplar zugewiesen wird (beim Kopieren des Exemplars aus der kaufenden Bibliothek in die Hosting-Bibliothek). |
Hinzufügen des 'Host-Standorts' zu einem Bestellposten
Nachdem ein Host-Standort definiert wurde, wird er beim Erstellen eines Bestellpostens in der Liste der Standorte angezeigt und kann dem Bestellposten manuell oder mithilfe des Auftrags Neue Bestellungen importieren hinzugefügt werden.
Manuelles Angeben von 'Host-Standort' im Bestellposten
Wenn die kaufende Institution im Namen der Host-Bibliothek einen Titel bestellt, kann der Nutzer der kaufenden Bibliothek den Host-Standort manuell über die Option „Standort hinzufügen“ zum Bestellposten hinzufügen.
Dies ist nur für die Bestellpostentypen 'Einmalig' und 'Laufend' möglich.
Optional kann der Benutzer der kaufenden Bibliothek eine „Eingangsnotiz“ hinzufügen, die darauf hinweist, dass die Bestellung für ein anderes Mitglied aufgegeben wurde.
Angeben des 'Host-Standorts' im Prozess Neue Bestellung importieren
Um die Hosting-Bibliothek als Zielstandort für das Exemplar einzurichten, kann der Benutzer der kaufenden Bibliothek den Host-Standort über die Option "Standort hinzufügen" zur Registerkarte Zuordnung des Importprofils Neue Bestellung hinzufügen.
Der Prozess „Neue Bestellung importieren“ richtet den „Remote-Host“ als Standort des Exemplars ein. Es werden keine Exemplare an den Host-Speicherort kopiert (dies kann später erfolgen, z. B. beim Empfangen von Material).
Material an der kaufenden Bibliothek empfangen
Der Empfang von Material für den Host-Standort erfolgt in der kaufenden Bibliothek.
Wenn der Benutzer die Aktion Empfangen für das Exemplar wählt, warnt die Nachricht den Benutzer, dass das Exemplar einem Remote-Host-Standort zugewiesen ist (die Warnung kann auf der Seite Warnungen für Erwerbungen verwalten konfiguriert werden (Konfiguration > Erwerbungen > Allgemein > Warnungen für Erwerbungen verwalten).
Die im Abschnitt Host-Standortkonfiguration der kaufenden Bibliothek festgelegte Richtlinie (siehe Einrichten der kaufenden Bibliothek als 'Physischer Standort') wirkt sich auf die Funktionalität der Aktion Empfangen in der kaufenden Bibliothek aus:
- Wenn die Option „Bei Eingang automatisch ein Exemplar am Standort des Hosts erstellen“ ausgewählt ist, wird nach Abschluss der Aktion „Eingang“ ein neues Exemplar in der Hosting-Bibliothek erstellt. In diesem Fall wird ein zusätzlicher Parameter angewendet:
- Wenn "Exemplar beim Kopieren in die Host-Bibliothek zurückziehen" ausgewählt ist, wird das Exemplar nach dem Kopieren an den Host-Standort in der kaufenden Bibliothek zurückgezogen. (Wenn es das letzte Exemplar des Bestandssatzes ist, wird der Bestandssatz ebenfalls gelöscht.)
- Wenn "Exemplar beim Kopieren in die Host-Bibliothek zurückziehen" deaktiviert ist, wird das Exemplar in der kaufenden Bibliothek nicht zurückgezogen.
- Wenn die Option „Bei Eingang automatisch ein Exemplar am Standort des Hosts erstellen“ deaktiviert ist, wird nach Abschluss der Aktion „Eingang“ kein neues Exemplar in der Hosting-Bibliothek erstellt. Der Benutzer kann das Exemplar in der Hosting-Bibliothek im Benutzerdienst "Exemplarliste" erstellen.
Exemplare zur Host-Bibliothek kopieren
Sie können Exemplare entweder einzeln oder durch eine Mengenaktion in die Hosting-Bibliothek kopieren.
Die beiden unten aufgeführten Funktionalitäten unterstützen die gemeinsame Nutzung des Einkaufsbestands in Konsortien, bei denen ein Mitglied der Konsortien Exemplare für ein anderes kauft. Sie können jedoch auch für den einfachen Transfer von Exemplaren von einer Institution zu einer anderen verwendet werden, wenn der Titelsatz ein Netzwerkzonendatensatz ist.
Aktion "Exemplar zur Host-Bibliothek kopieren"
- Wählen Sie auf der Seite Physische Exemplare die Aktion "Exemplar in Host-Bibliothek kopieren".
Diese Option wird nur angezeigt, wenn die folgenden Kriterien erfüllt sind:
- Das Exemplar ist mit einem Netzwerkzonen-Titelsatz verknüpft, UND
- Das Exemplar ist einem externen Standort zugewiesen, d. h. einem physischen Standort, der als "Host-Standort" markiert ist.
- Wenn Exemplare zuvor in die Host-Bibliothek kopiert wurden, werden sie nicht automatisch erneut kopiert. Eine Bestätigungsmeldung wird geöffnet. Klicken Sie auf OK, wenn Sie sie erneut kopieren möchten.
Die im Abschnitt "Physischer Standort - Host-Konfiguration" festgelegte Richtlinie (siehe Einrichten der kaufenden Bibliothek als 'Physischer Standort') wirkt sich auf die Funktionalität der Aktion "Exemplare zur Host-Bibliothek kopieren" aus:
- Wenn "Exemplar beim Kopieren in die Host-Bibliothek zurückziehen" ausgewählt ist, wird das Exemplar in der kaufenden Bibliothek nach dem Kopieren an den Host-Standort entnommen (wenn es das letzte Exemplar des Lokalsatzes ist, wird der Lokalsatz ebenfalls gelöscht).
Der Benutzer wird mit einer Bestätigungsnachricht aufgefordert und muss bestätigen, dass das Exrmplar zurückgezogen werden kann. - Wenn "Exemplar beim Kopieren in die Host-Bibliothek zurückziehen" deaktiviert ist, wird das Exemplar nach dem Kopieren an den Host-Standort in der kaufenden Bibliothek nicht zurückgezogen.
Kopieren von Exemplaren zum Host-Standort über einen Prozess
Um Exemplare aus der Einkaufsbibliothek in großen Mengen in die Hosting-Bibliothek zu kopieren, verwenden Sie die Aktion Exemplare zum Host kopieren im Job „Informationen über physische Exemplare ändern“. Dadurch wird eine Reihe von Exemplaren an den Host-Standort kopiert (mit oder ohne Änderung ihrer Standortdaten durch den Prozess).
Diese Aktion zieht keine Exemplare zurück, selbst wenn die Option „Exemplar beim Kopieren in die Host-Bibliothek zurückziehen“ (siehe Einrichten der kaufenden Bibliothek als 'Physischer Standort') für den Hosting-Standort ausgewählt ist.
Weitere Informationen zu den Exemplaren, die als Ergebnis dieser beiden Aktionen in der Host-Bibliothek erstellt wurden, finden Sie unter Verarbeiten des Exemplars in der Host-Bibliothek.
- Wählen Sie diese Option, um den Prozess "Informationen über physische Exemplare ändern" auszuführen (Admin > Prozess ausführen).
- Wählen Sie die Gruppe von Exemplaren aus, für die der Prozess ausgeführt werden soll.
- Aktivieren Sie in den Aufgabenparametern das Kontrollkästchen "Exemplar in Host-Bibliothek kopieren", um Exemplare in ihre Host-Bibliothek zu kopieren.
- Dieses Kontrollkästchen ist nur sichtbar, wenn beide der folgenden Kriterien erfüllt sind:
- Der Prozess wird für ein Konsortienmitglied ausgeführt
- Der im Parameter „Permanenter Standort“ gewählte Standort ist der Hosting-Standort.
- Dieses Kontrollkästchen ist nur sichtbar, wenn beide der folgenden Kriterien erfüllt sind:
- Klicken Sie auf Absenden. Dadurch wird das neue Exemplar am Remote-Standort (Hosting-Bibliothek) erstellt. Die Richtlinie für den Hosting-Standort wird auf die Exemplare angewendet ("Herkunftscode", "Exemplar auf die „Exemplare in Bearbeitung“-Liste des Hosts setzen", "Bearbeitungsauftrags-Art").
- Verwenden Sie die Seite Prozesse überwachen (Admin > Prozess und Sets verwalten > Prozesse überwachen), um die Prozessergebnisse anzuzeigen. Die folgenden Zähler im Bericht geben Auskunft über die Kopieraktion:
- Exemplare an Host-Standort kopiert
-
Exemplare nicht an Host-Standort kopiert: zeigt Exemplare an, die nicht mit einem NZ-Datensatz verknüpft sind.
Um zu sehen, welche Datensätze nicht in den Host-Standort kopiert werden, wählen Sie die Zeilen-Aktion Events auf der Seite Prozesse überwachen (Administrator > Prozesse und Sets verwalten > Prozesse überwachen). Dies zeigt die Ereignisse des Prozesses an, die nicht an den Host-Standort kopiert wurden:
- Exemplare nicht an den Host-Standort kopiert - Exemplare wurden bereits kopiert Dieser Zähler zeigt Exemplare an, die vor der Prozessänderung bereits an den definierten Host-Standort kopiert wurden. Diese Exemplare behalten ihren Standort. Sie können sie bei Bedarf manuell kopieren.
Bearbeiten des Exemplar in der Hosting-Bibliothek
In diesem Abschnitt wird das Exemplar beschrieben, das in der Hosting-Bibliothek als Teil eines dieser Übernahmen erstellt wurde. Es beschreibt die Entitäten der folgenden Hosting-Bibliothek:
- Bestandssatz
- Exemplar-Daten
Wie oben erwähnt, kann die kaufende Bibliothek das Exemplar in der Hosting-Bibliothek auf eine der folgenden Arten erstellen:
- Durch die Aktion "Empfangen" (wenn die Option "Exemplar automatisch am Host-Standort erstellen" ausgewählt ist) ODER
- Durch die Aktion "Exemplar zur Host-Bibliothek kopieren" (wenn die Option "Exemplar automatisch am Host-Standort erstellen" deaktiviert ist).
Bearbeiten des Lokalsatzes in der Hosting Library
In der Host-Bibliothek wird der Lokalsatz mit dem neuen Exemplar aktualisiert:
- Wenn der Titelsatz der Netzwerkzone keine Verknüpfung mit der Host-Institution hat, wird der Netzwerkzonendatensatz mit der Host-Institution verknüpft und der Bestandsdatensatz wird in der Host-Bibliothek erstellt.
- Wenn der Titel bereits verknüpft ist, aber kein zugehöriger Bestand vorhanden ist, wird an der Host-Institution ein neuer Bestand erstellt.
- Existiert der Bestand bereits für die Bibliothek+Standort, wird das Exemplar dem bestehenden Lokalsatz zugeordnet.
Die Exemplardaten in der Host-Bibliothek
In der Host-Bibliothek werden die folgenden Informationen für das Exemplar ausgefüllt:
- Exemplar-Richtlinie - leer (wird vom Benutzer der Host-Bibliothek gemäß den Richtlinien der Bibliothek manuell angepasst).
- Herkunft – nach der im Setup 'Physischer Standort' definierten Herkunft (in der kaufenden Bibliothek)
- Eingangsdatum – kopiert aus dem Exemplar 'Kaufende Bibliothek'
- Bibliothek+Standort – entsprechend dem Bibliotheksstandort, der im Setup 'Physischer Standort' definiert ist (bei der kaufenden Bibliothek)
- Exemplarstatus – 'Exemplar ist nicht am Standort'.
- Vorübergehende Standortinformationen – leer (wird vom Benutzer der Host-Bibliothek gemäß den Richtlinien der Bibliothek manuell angepasst).
Der Benutzer kann die relevanten Felder manuell ändern. Alle anderen Exemplarinformationen werden aus dem Exemplar der kaufenden Bibliothek kopiert. Dazu gehören Strichcode des Exemplars und Beschreibung.
- Wenn in der Einstellung 'Physischer Standort' (in der kaufenden Bibliothek) die Option 'Exemplar auf die „Exemplare in Bearbeitung“-Liste des Hosts setzen' ausgewählt ist, werden die neuen Exemplare für den Posteingangsprozess der Abteilung Erwerbung der Host-Bibliothek zugewiesen.
- Die Benutzer der Host-Bibliothek wenden die Liste "Exemplare in Bearbeitung" (auch bekannt als: Exemplare der Eingangsabteilung) an, um das Material zu bearbeiten, bevor es der Bibliothek zur Verfügung gestellt werden kann (gleicher Ablauf wie heute).
- Die Spalte „Herkunft“ in der Liste „Exemplare in Bearbeitung“ zeigt die Bibliothek an, die das Exemplar gekauft hat (den Bestellpostenbesitzer).