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    Cierre de periodo fiscal

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    Esta página ofrece instrucciones para el cierre del período fiscal en Alma, incluido el traspaso de libros mayores, líneas de orden de compra y solicitudes de recursos compartidos. Para ver un resumen del trabajo con adquisiciones en Alma, incluidos los enlaces a secciones relevantes como Trabajar con órdenes/líneas de orden de compra, Renovaciones, Configuración, etc., véase Introducción a adquisiciones.

    Para realizar el cierre del periodo fiscal, se debe tener el siguiente rol:
    • Administrador del periodo fiscal
    Para cerrar un periodo fiscal y pasar al siguiente periodo fiscal, se deben ejecutar las siguientes tareas:
    • Traspaso del libro mayor – Copiar los libros mayores del periodo fiscal que esta siendo cerrado al siguiente periodo fiscal (véase Traspaso de los libros mayores)
    • Traspaso de Línea de la Orden de compra – Copiar línea de la Orden de Compra del periodo fiscal que se está cerrando al siguiente periodo fiscal (véase Traspaso de Líneas de Orden de compra)
    • Traspaso de solicitudes de recursos compartidos - Copiar las transacciones de recursos compartidos desde el periodo fiscal que está cerrando al siguiente periodo fiscal (véase Traspaso de solicitudes de recursos compartidos )
    Los siguientes tipos de ordenes se traspasan durante el cierre del periodo fiscal:
    • Órdenes de suscripción
    • Órdenes permanentes
    • Las líneas de Orden de compra no han sido completamente facturadas o no han sido pagadas al final del periodo fiscal
    • Solicitudes de recursos compartidos que no han sido todavía recibidas
    Algunos parámetros en el libro mayor pueden afectar tanto si el libro mayor puede ser limitado o gestionar gastos fuera del periodo fiscal. Véase Añadir un Libro mayor.

    Watch the videos in the Cierre de periodo fiscal training kit.

    Traspaso de Libro mayor

    Para realizar un traspaso de un libro mayor, se debe tener el siguiente rol:
    • Gerente del periodo fiscal
    Este es el primer paso en el proceso del cierre del periodo fiscal.
    Como parte del cierre del periodo fiscal, el gerente del libro mayor ejecuta un trabajo manual que copia el libro mayor del periodo fiscal actual con todos los detalles del resumen y fondos asignados al nuevo periodo fiscal, si fuese necesario. Durante este proceso no se hacen cambios en el libro mayor ni en las asignaciones. Si el siguiente período fiscal no existe, Alma crea uno nuevo, que se puede posteriormente editar (véase Configurar Pperiodos fiscales de fondos y libros mayores).
    Si se quiere cambiar el nombre o el código del libro mayor, cabe cerciorarse de que se traspasen los libros mayores a borrador.
    El traspaso de un libro mayor se realiza en la página de Traspaso de libro mayor (Adquisiciones > Herramientas avanzadas > Traspaso de libro mayor).
    rollover_ledgers_ux.png
    Página de Traspaso de libro mayor
    La página de Traspaso de libros mayores muestra la siguiente información en cada tarea de traspaso:
    • Número ID de la tarea
    • Estado
    • Usuario que añadió la tarea
    • Tiempo en que comenzó la tarea
    • Tiempo en que terminó la tarea
    • Número de traspaso de libros mayores de la tarea (Número de terminados)
    • Número de traspasos fallidos en la tarea
    Para realizar un traspaso de libro mayor:
    1. En la página de Traspaso de libro mayor (Adquisiciones > Herramientas avanzadas > Traspaso de libro mayor), seleccionar Añadir Tarea. Aparece el cuadro de diálogo de Añadir Tarea.
      Ledger Rollover Job.png
      Añadir cuadro de diálogo de tarea de Traspaso de libro mayor
    2. Si se requiere, introducir la información de la tarea. En la siguiente tabla se proporciona una descripción de los campos:
      Campos de tarea de Traspaso de libros mayores
      Campo Descripción
      Crear asignación Seleccionar si se quiere copiar los fondos asignados con sus asignaciones a un nuevo libro mayor para el nuevo periodo fiscal. Las opciones son:
      • Balance asignado - Los fondos asignados están copiados con sus asignaciones en el nuevo libro mayor para el nuevo periodo fiscal.
      • Ninguno - No hay asignaciones creadas para el nuevo periodo fiscal.
      • Balance en efectivo - El balance en efectivo del fondo del libro mayor completa el balance asignado en el nuevo periodo fiscal.
      • Ambos - Tanto el balance en efectivo del fondo del libro mayor como el balance asignado son añadidos al balance asignado para el nuevo periodo fiscal.

      Si el Balance asignado o  ambas opciones son seleccionadas, se muestra el factor FPC (%). Introducir un valor representando el aumento/disminución del porcentaje de los nuevos fondos asignados cuando al ser copiado del libro mayor original. El factor FPC (%) es multiplicado por la suma de la asignación original para determinar la cantidad de la asignación. Si se selecciona  Ambos  y el factor FPC es completado, el factor solo se aplicará al balance asignado del periodo fiscal actual, no al balance en efectivo.

      El campo Crear asignación no aparece si se selecciona Eliminar en el campo Acción.
      Libro mayor Seleccionar en la lista desplegable si se quieren copiar todos los libros mayores o un libro mayor concreto. Solo aparecen los libros mayores que existen en el periodo fiscal mostrado y que no se han cedido.
      Téngase en cuenta que si se selecciona Todo, se traspasarán todos los libros mayores del periodo fiscal, incluyendo los libros mayores inactivos o borradores. Véase el campo Crear Estado, que hay a continuación.
      Acción Seleccionar una acción:
      • Copiar – Copiar el libro/s mayor/es al nuevo período fiscal. Si el periodo fiscal no existe, se creará uno nuevo.
      • Borrar – Borrar el libro/s mayor/es del nuevo período fiscal. Si el libro mayor no existe, la tarea se completada con éxito. Si el libro mayor existe, la tarea comprueba si hay transacciones (que no sean asignaciones). Si se encuentra una transacción (compromiso o gasto), la tarea se completa con el error elLibro mayor <ledgerid> no puede ser borrado – el libro mayor tiene transacciones en él. Para obtener más información, véase Borrar fondos y libros mayores.
      Factor FPC (%) El aumento/disminución del porcentaje de los nuevos fondos asignados cuando son copiados desde el libro mayor de origen. Si no se introduce ningún porcentaje, el valor por defecto es 0%.
      Este campo solo aparece si se selecciona en el campo Crear asignación y Copiar en el campo Acción.
      Crear Estado Definir el estado del libro/s mayor/es en el nuevo periodo fiscal. Seleccionar desde:
      • Borrador – El nuevo libro mayor y todos sus fondos—incluyendo tanto el resumen como los fondos asignados— se crean con el estado Borrador (que operativamente es el mismo que Inactivo; véase más información en estados del libro mayor).
      • Activo – Los nuevos libros mayores y todos sus fondos son creados con el estado Activo.
      • Este campo no aparece si se selecciona Borrar en el campo Acción.
      • Si se ha seleccionado todos los libros mayores en el campo Libro mayor, todos los libros mayores se configurarán al valor que se seleccione aquí en el nuevo periodo fiscal.
      • Todos los fondos traspasados se cambiarán al estado del libro mayor, sin importar el estado original de los fondos.
      Copiar desde el año El año desde el que se copia el libro mayor. Seleccionar desde el periodo fiscal actual o previo.
      Copiar notas Cuando se selecciona, todas las notas se copian al nuevo año fiscal.
      Copiar adjuntos Cuando se selecciona, los contenidos de la pestaña de adjuntos se copian al nuevo año fiscal.
      Cuando se crea el nuevo año fiscal, se copian automáticamente los contenidos del campo de Descripción debajo de la pestaña Resumen.
    3. Seleccionar Añadir para el traspaso de libros mayores. Seleccionar Añadir y Cerrar para traspasar los libros mayores y cerrar el cuadro de diálogo. Alma ejecuta las tareas de traspaso. La tarea es añadida a la página de Traspaso de libro mayor y se ejecuta inmediatamente.
    Seleccionar Vista en la lista de acciones de la fila para ver los detalles de la tarea. Véase Informe de tarea de traspaso de libros mayores.
    Seleccionar Evento en la lista de acciones de la fila para ver los eventos de tarea. Véase Ver eventos de tarea.

    Traspasar Líneas de Orden de compra

    Para realizar un traspaso de una línea de Orden de compra, se debe tener el siguiente rol:
    • Gerente del periodo fiscal
    Este es el segundo paso en el proceso del cierre del periodo fiscal.
    Ejecutar una tarea para copiar las líneas de orden de compra comprometidas al nuevo periodo fiscal. Durante el proceso de traspaso, se puede seleccionar si se quiere aumentar o disminuir la cantidad de la líneas de la Orden de compra limitada.
    Antes de realizar el traspaso de una línea de orden de compra, primero se deben realizar todos los traspasos del libro mayor. Véase Traspaso de los libros mayores
    Comprobar que exista el período fiscal subsiguiente y que los fondos y libros mayores relevantes estén activos antes de llevar a cabo el traspaso de línea de Orden de compra.
    El traspaso de la línea de Orden de compra se realizada en todas las líneas activas y continuas de la Orden de compra y en líneas de Orden de compra en activo y puntuales que todavía tengan un compromiso. Las líneas de Orden de compra se actualizan según la divisa. El tipo de cambio se recalcula de acuerdo al tipo de cambio de divida más actual, obtenido de Tabla de tipo de cambio.
    El traspaso de líneas de Orden de compra se realiza en la página de Traspaso de Líneas de Orden de compra (Adquisiciones > Herramientas avanzadas> Traspaso Líneas de Orden de compra).
    rollover_po_lines_ux.png
    Página de Traspaso de Líneas de Orden de compra
    La página de Traspaso de Líneas de Orden de compra muestra la siguiente información para cada tarea de traspaso:
    • Número ID de la tarea
    • Estado
    • Usuario que añadió la tarea
    • Tiempo en que comenzó la tarea
    • Tiempo en que terminó la tarea
    • Número de traspasos de líneas de Orden de compra en la tarea (Número de terminados)
    • Número de traspasos fallidos en la tarea
    Para realizar un traspaso de línea de Orden de compra:
    1. En la página de Traspaso de Líneas de Orden de compra, (Adquisiciones> Herramientas avanzadas > Traspasar Líneas de Orden de compra), seleccionar Añadir Tarea. Aparece el cuadro de diálogo Añadir Tarea.
      rollover_po_lines_add_job_ux.png
      Añadir cuadro de diálogo de Tarea de traspaso de líneas de Orden de compra
    2. Introducir la información de la tarea, según sea necesario. Se proporciona una descripción de los campos en la siguiente tabla.
      Campos de tarea de Traspaso de Líneas de Orden de compra
      Campo Descripción
      Nuevo cálculo de compromiso La forma de calcular el compromiso en el nuevo periodo fiscal. Cuando se trabaja con líneas de Orden de compra continuas, se puede basar este calculo en:
      • Compromiso – Añadir todos los compromisos y moverlos al nuevo periodo fiscal (más o menos el factor FPC (%). Entonces Alma ejecuta el des-compromiso en todo el gasto.
        El descompromiso se calcula de la siguiente manera:
        • En el caso de líneas de orden de compra Continuas, solo se considerarán las transacciones de gastos del nuevo período fiscal.
        • En el caso de líneas de orden de compra Únicas, se considerarán todos los gastos en todos los períodos fiscales que están relacionados con el compromiso actual.
      • Gasto – Los cálculos están basados en la suma de todos los gastos relacionados al periodo fiscal (mas o menos el FPC factor). El compromiso es relativa para cada fondo. Si se selecciona esta opción y la línea de Orden de compra no tiene gastos, los cálculos se basarán entonces en el compromiso.
      Los cálculos para las líneas de Orden de compra puntuales se basan siempre en el Compromiso, pero el factor FPC % no se calcula.
      Factor FPC (%) El aumento/disminución del porcentaje del compromiso cuando se copian las líneas de Orden de compra al nuevo periodo fiscal. Si no se introduce ningún porcentaje, el valor por defecto es 0%.
      Una vez que se ejecuta la tarea de traspaso, la moneda local y extranjera de los fondos de la línea de Orden de compra se actualiza de acuerdo a este valor.
      Desde el año El año desde que el fue copiada la línea de Orden de compra. Seleccionar desde el periodo fiscal actual o previo.
      Bibliotecas
      Una librería o librerías para la cual la línea de Orden de compra debe tener efecto. Si no se selecciona un valor en este campo, el traspaso se realiza para toda la institución.
      Las casillas de verificación Incluir subunidad en el cuadro de diálogo no son funcionales.
      Línea de la Orden de Compra Se puede seleccionar una sola línea de Orden de compra. Si no se hace, todas las líneas de Orden de compra serán traspasadas.
      Verificar el compromiso Para garantizar que se lleva a cabo la comprobación de las normas de sobre-compromiso del fondo/libro mayor. Borrar esta opción si no se quiere que se verifiquen las reglas de sobre-compromiso (por ejemplo, en instituciones cuyos fondos no tienen dinero porque el traspaso del libro mayor se ejecuta sin asignación).
      Modo Informe Se recomienda seleccionarlo para simular un traspaso de línea de Orden de compra en modo de prueba antes de generar un traspaso de Orden de compra real. Esta opción genera un informe que identifica cualquier error que necesite ser resuelto. El traspaso es simulado pero no se hacen cambios en el repositorio.
      Solo orden continua
      Solo orden permanente
      Solo orden única
      Si no se selecciona ninguna de estas opciones, o si se seleccionan todas ellas, se traspasan los compromisos de todos los tipos de líneas de Orden de compra. De lo contrario, solo se traspasan los tipos seleccionados.
    3. Seleccionar Añadir para traspasar las líneas de Orden de compra. Seleccionar Añadir y Cerrar para traspasar las líneas de Orden de compra y cerrar el cuadro de diálogo. Alma ejecuta las tareas de traspaso. La tarea es añadida a la página de Traspaso de Líneas de Orden de compra y se ejecuta inmediatamente.
    Seleccionar Visualizar en la lista de acciones de la fila para ver los detalles de la tarea. Véase Informe de Traspaso de Líneas de Orden de compra.
    Seleccionar Eventos o Informe en la lista de acciones de la fila para ver la lista de eventos de la tarea. Véase Ver eventos de tarea.

    Traspasar Solicitudes de Recursos Compartidos

    Para realizar un traspaso de un libro mayor, se debe tener el siguiente rol:
    • Administrador del periodo fiscal
    Este es el tercer paso en el proceso del cierre del periodo fiscal.
    Se debe ejecutar una tarea para copiar la limitación de las solicitudes de recursos compartidos al nuevo periodo fiscal. Solo las solicitudes de recursos compartidos asociados a un fondo pueden ser limitadas; véase Solicitudes de préstamos asociados con fondos.
    Antes de realizar un traspaso de solicitud de recursos compartidos, en rimer lugar se deben realizar todos los traspasos del libro mayor. Véase Traspaso de los libros mayores
    Comprobar que exista el período fiscal subsiguiente y que los fondos y libros mayores relevantes estén activos antes de realizar un traspaso de solicitud de recursos compartidos.
    El traspaso de solicitudes de recursos compartidos se realiza en todas las solicitudes de recursos compartidos activas que todavía tingan un compromiso.
    El traspaso de las solicitudes de recursos compartidos se realiza en la página de Traspaso de solicitudes de recursos compartidos (Adquisiciones> Herramientas avanzadas > Traspasar Solicitudes de Recursos Compartidos).
    Rollover resource sharing request List New UI.png
    Lista de Traspaso de solicitudes de recursos compartidos
    La página de Traspaso de solicitudes de recursos compartidos muestra la siguiente información para cada tarea de traspaso:
    • Número ID de la tarea
    • Estado
    • Usuario que añadió la tarea
    • Tiempo en que comenzó la tarea
    • Tiempo en que terminó la tarea
    • Número de solicitudes traspasadas en la tarea (Número de terminados)
    • Número de traspasos fallidos en la tarea
    Para realizar un traspaso de línea de Orden de compra:
    1. En la página de Traspaso de Solicitudes de Recursos Compartidos (Adquisiciones> Herramientas avanzadas > Traspasar Solicitudes de Recursos Compartidos), seleccionar Añadir Tarea. Aparece el cuadro de diálogo Añadir Tarea.
      Rollover resource sharing request New UI.png
      Traspasar Solicitudes de Recursos Compartidos
    2. Introducir la información de la tarea, según sea necesario. En la siguiente tabla se proporciona una descripción de los campos.
      Campos de Tarea de traspaso de solicitudes de recursos compartidos
      Campo Descripción
      Nuevo calculo del compromiso La forma de calcular el compromiso en el nuevo periodo fiscal. Actualmente, la única opción es Compromiso, que añade todas los compromisos y las traslada al nuevo periodo fiscal.
      Desde el año El año desde el que se traspasan las solicitudes de recursos compartidos. Seleccionar desde el periodo fiscal actual o previo.
      Biblioteca Una biblioteca o bibliotecas para las cuales el traspaso de solicitudes de recursos compartidos tiene efecto. Si no se selecciona un valor en este campo, el traspaso se realiza para toda la institución.
      Verificar el compromiso Para garantizar que se lleva a cabo la comprobación de las normas de sobre-compromiso del fondo/libro mayor. Borrar esta opción si no se quiere que se verifiquen las reglas de sobre-compromiso (por ejemplo, en instituciones cuyos fondos no tienen dinero porque el traspaso del libro mayor se ejecuta sin asignación).
      Modo Informe Se recomienda que se seleccione para simular un traspaso de solicitudes de recursos compartidos en modo de prueba antes de generar un traspaso de solicitudes de recursos compartidos real. Esta opción genera un informe que identifica cualquier error que necesite ser resuelto. El traspaso es simulado pero no se hacen cambios en el repositorio.
    3. Seleccionar Añadir para el traspaso de las solicitudes de recursos compartidos. Seleccionar Añadir y Cerrar para traspasar las solicitudes de recursos compartidos y cerrar el cuadro de diálogo. Alma ejecuta las tareas de traspaso. Esta tarea se añade a la página de Traspaso de solicitudes de recursos compartidos y se ejecuta inmediatamente.
    Seleccionar Visualizar en la lista de acciones de la fila para ver los detalles de la tarea. Véase Informe de Traspaso de Líneas de Orden de compra.
    Seleccionar Eventos o Informe en la lista de acciones de la fila para ver los eventos de la tarea. Véase Ver eventos de tarea.
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