Cómo la búsqueda y conjuntos de Alma pueden ayudarle a gestionar los datos de su biblioteca

Los conjuntos Alma son una forma práctica de organizar grupos de cosas, hacer cosas con todos ellos a la vez y guardar búsquedas para más tarde. Un conjunto en Alma es un grupo de ejemplares que pertenecen a una determinada categoría, como registros bibliográficos, usuarios, órdenes de compra o ejemplares físicos. Los resultados se actualizan cada vez que se utiliza el conjunto o se visualiza el contenido del conjunto o de una lista de ejemplares: ya sea haciendo una lista usted mismo, cargando una lista que ya tenga o añadiendo elementos uno a uno.

Puede hacer tantos conjuntos como quiera y de cualquier tamaño. Cuando crea un conjunto, puede elegir entre mantenerlo privado solo para usted o hacerlo público para que otros miembros de su institución también puedan utilizarlo.

Con la función de búsqueda de Alma, puede crear fácilmente conjuntos mientras realiza sus tareas diarias. Si está en medio de una búsqueda y necesita tomarse un descanso, o si encuentra resultados que otros podrían encontrar útiles, puede guardar su búsqueda como un conjunto con un simple clic. Esto facilita volver a las búsquedas guardadas y realizar acciones en ellas, como hacer cambios en masa o crear una colección de registros bibliográficos sobre una materia específica.

Alma también tiene una página especial para gestionar conjuntos que ofrece muchas funciones. Puede crear nuevos conjuntos, buscar los existentes y utilizarlos eficazmente. La página de gestión le permite ver el contenido de los conjuntos y buscar dentro de ellos, actualizar su contenido e incluso crear nuevos conjuntos a partir de los existentes. Por ejemplo, puede utilizar filtros para restringir el contenido de un conjunto o combinar dos conjuntos utilizando criterios como Y, O o NO. También puede exportar los resultados de la búsqueda y los contenidos del conjunto a Excel, para que pueda trabajar con la lista de ejemplares fuera de Alma.

Alma tiene dos tipos de conjuntos:

1. Conjuntos lógicos: Los conjuntos lógicos en Alma son una forma útil de guardar búsquedas sin complicaciones. Puede crear estos conjuntos simplemente al guardar una búsqueda que realice en Alma, o al utilizar la interfaz de gestión de conjuntos. Lo bueno de los conjuntos lógicos es que se actualizan automáticamente cada vez que los ve o los utiliza en Alma. De esta manera, no tendrá que rehacer manualmente la búsqueda ni actualizar el conjunto usted mismo. Esto le ahorra tiempo y facilita la gestión de sus conjuntos.
2. Conjuntos detallados: Se trata de una lista estática de entidades gestionada por el usuario que puede actualizarse según sea necesario al añadir o eliminar ejemplares de la lista. Hay varias formas de crear estas listas, entre ellas:
   1. Crear un conjunto al cargar una lista de ID, como ID de usuarios o códigos de barras de ejemplares. Esta función resulta especialmente útil cuando se desea generar un conjunto detallado basado en una lista de identificadores de registro utilizados en sistemas externos, como el sistema de un proveedor. De este modo, podrá acceder fácilmente a los registros que ya tiene en Alma (y también identificar los registros que faltan). Esta funcionalidad resulta útil en muchos flujos de trabajo, como la toma de decisiones de compra informadas (especialmente cuando se combina con las capacidades integrales de análisis de superposición de Alma).
   2. Seleccione manualmente los miembros para el conjunto, buscándolos en Alma y seleccionando qué resultados desea añadir a su conjunto.
   3. A partir de un informe de Analytics, que ofrece a los usuarios la posibilidad de tomar medidas basadas en análisis estadístico. Por ejemplo, puede generar una lista de libros físicos para retirar basándose en sus patrones de uso durante los últimos años.
   4. Al detallar o filtrar un conjunto lógico para crear una lista cerrada de registros que coincidan con la consulta de búsqueda en un momento determinado.

Con Alma, también puede utilizar API para obtener, manejar y hacer conjuntos. Esto es fantástico porque permite a las bibliotecas conectarse con otros sistemas y hacer o actualizar conjuntos en Alma sin ningún problema.

Los conjuntos pueden ser creados a partir de distintos tipos de contenido, entre ellos:

• Conjuntos de Gestión de recursos:
  • Registros bibliográficos
  • Autoridades locales
  • Inventario físico, electrónico o digital
• Conjuntos de Usuario
• Conjuntos de adquisición:
  • Líneas de orden de compra
  • Proveedores
• Gestión de lista de lecturas:
  • Cursos
  • Listas de lectura
  • Citas

La posibilidad de crear conjuntos de determinados tipos de contenido depende de sus permisos y roles en la biblioteca. Por ejemplo, la creación de un conjunto de líneas de órdenes de compra podría permitirse únicamente al personal de adquisiciones. Para obtener más información sobre las funciones necesarias para crear y utilizar conjuntos, así como información detallada sobre cómo hacerlo, véase Gestionar consultas de búsqueda y conjuntos.