Les acquisitions sont le processus par lequel une institution acquiert de nouveaux exemplaires ou services. "Nouveau" désigne soit des copies d'exemplaires qui existent déjà dans l'inventaire, soit des nouveaux exemplaires qui n'ont pas de collection définie dans les Zones institution, de communauté ou réseau, soit des extensions ou des ajouts à des services existants (tels que des utilisateurs supplémentaires pour une ressource électronique). Dans Alma, le processus se fait par étapes et guide toutes les acquisitions. De nombreux modes d'acquisitions sont gérés, notamment pour des exemplaires physiques, électroniques et numériques, ainsi que les ordres permanents, les abonnements de périodiques et les renouvellements.

Après avoir défini les fournisseurs et leurs paramètres, tels que le moyen de communication privilégié, le flux de travail d'acquisition inclut l'achat, la facturation et la gestion d'essais. Alma peut être configuré pour traiter différents paiements spéciaux et processus en fonction des taxes ajoutées, des retours, des paiements échelonnés, etc.

Les acquisitions contiennent les flux de travail/sections suivants :

• Infrastructure des acquisitions – Afin de faire un achat, vous devez vous assurer que votre infrastructure des acquisitions est configurée. Ajoutez tous les fournisseurs et comptes fournisseur concernés, renseignez les détails sur les fonds et les registres puis sur vos licences et modifications de licence. Si nécessaire, vous pouvez exécuter des transfert de fonds (à savoir déplacer de l'argent entre vos fonds dans la même période fiscale). Une fois l'infrastructure configurée, vous pouvez réaliser des activités d'acquisition plus complexes, telles qu'afficher les rapports de taux de change, procéder à la reconduction des registres et des lignes de commande (d'une période fiscale à la suivante) et gérer les acquisitions déterminées par l'usager (PDA). Pour voir une liste des liens redirigeant vers les pages adaptées, consultez Acquisitions Infrastructure and Advanced Tools.
• Achat – Gère les lignes de commande d'achat (Commande) de leur création jusqu'au moment où elles sont en attente d'activation ou de réception. Il peut s'agir d'achat de matériel physique ou électronique. Les achats peuvent être ponctuels, récurrents en ce qui concerne des publications périodiques, ou des ordres permanents pour les nouveaux livres de certains auteurs (par exemple). Les exemplaires reçus peuvent être mis en rayon (codes-barres déjà existants) et/ou nécessiter un traitement supplémentaire (envoi vers le département adéquat, catalogage d'exemplaires ou notification aux lecteurs en attente). Pour une explication détaillée sur le flux de travail d'achat, voir Flux de travail d'achat.
• Facturation – Gère les factures de leur création jusqu'à leur clôture. Les factures sont examinées afin de déterminer si elles requièrent une attention particulière nécessitant un traitement par un système ERP. Pour une explication détaillée sur le flux de travail de facturation, voir Flux de travail de facturation.
• Renouvellements – Marque les lignes de commande pour lesquelles l'abonnement doit être renouvelé, qu'il s'agisse de matériel électronique ou physique, tels que des magazines, journaux ou périodiques, de leur création jusqu'à leur renouvellement. Pour une explication détaillée sur le flux de travail de renouvellement, voir Flux de travail de renouvellement.
• Reporter les lignes de commande – Gère les lignes de commande de leur report jusqu'à leur réactivation ou leur annulation. Pour une explication détaillée sur le flux de travail de report d'une ligne de commande, voir Flux de travail de report d'une ligne de commande.
• Évaluations – Gère les lignes de commande de leur création pour l'évaluation (essai) jusqu'à la prise de décision d'achat ou non du matériel électronique. Les évaluations concernent le cas où un fournisseur propose un nouveau matériel électronique pour évaluation ou qu'une demande est reçue par un membre de l'institution afin d'évaluer un matériel électronique. Pour une explication détaillée sur le flux de travail d'évaluation, voir Flux de travail de l'évaluation.
• Traitement de l'import – Vous pouvez contrôler et résoudre les problèmes de traitements qui importent des notices de matériel acheté récemment. Pour plus d'informations, voir Traitement de l'import.
• Ensembles de lignes de commande et processus – Afin de pouvoir effectuer des modifications globales sur plusieurs lignes de commande, vous devez au préalable faire une recherche sur celles-ci, les regrouper dans des ensembles, puis exécuter des traitements sur ces ensembles. Pour une explication détaillée, voir Rechercher des lignes de commande, Gérer les traitements et les jeux de résultat et Effectuer des traitements manuels sur des ensembles définis.
• Configuration des acquisitions – En tant qu'administrateur, vous devez configurer les paramètres pour toutes les activités d'acquisition. Pour plus une explication détaillée, voir Configurer les acquisitions.