Travailler avec des factures en attente de paiement
Cette page décrit comment travailler avec des factures en attente de paiement sur Alma. Elle explique notamment la configuration qui permet à une institution de gérer elle-même le paiement de manière manuelle ou automatique (par l'intermédiaire d'un système de paiement de facture institutionnel ou ERP). Elle fournit des détails pour renvoyer des factures en révision, exporter des factures en XML et d'autres actions pouvant être effectuées sur cette page, telles que supprimer des factures ou les renvoyer à l'étape de révision. Pour connaître le workflow de facturation du début à la fin et obtenir des liens vers les sections pertinentes pour avoir plus de détails, voir Flux de travail de facturation.
Pour modifier des détails de paiement de facture, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
- Opérateur des factures
- Opérateur des factures - étendu
- Gestionnaire des factures
Voir la vidéo Factures en attente de paiement (3.00 min).
Si le paramètre handle_invoice_payment est défini sur vrai (voir Configurer d'autres paramètres), la facture est déplacée à l'étape de paiement afin que l'institution puisse elle-même gérer le paiement de cette facture. Le paiement de la facture peut être géré de différentes manières :
- Grâce au système de paiement de factures institutionnel ou ERP si vous avez configuré un profil d'importation (voir https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/finance et Systèmes financiers pour plus d'information). Si vous utilisez cette méthode, Alma importe des détails de paiement à partir du système ERP, puis marque automatiquement ces factures comme Payé avant de les fermer.
- Manuellement, par un opérateur/gestionnaire de facture, sur la page Factures en attente de paiement d'Alma (Acquisitions > Réception et facturation > En attente de paiement)
Page Factures en attente de paiement
Pour plus d'informations sur les onglets de cette page, voir Onglets Attribué à moi, Non attribué et Attribué à d'autres.
Pour plus d'informations sur le workflow de facturation en général, de la création de la facture (y compris la création depuis EDI, Excel, API, etc.) jusqu'au paiement et à la clôture, consultez Flux de travail de facturation.
Modifier et gérer des factures
Vous pouvez modifier les détails de paiement d'une facture selon vos besoins.
Pour modifier les détails de paiement d'une facture :
- Sur la page Factures en attente de paiement, recherchez les factures dont vous souhaitez modifier les informations de paiement, puis sélectionnez Modifier dans la liste des actions. La page Détails de la facture apparaît.
Seule la section Paiement de cette page peut être modifiée. Si vous voulez modifier d'autres parties de la facture, vous devez d'abord déplacer la facture au statut En révision avant de la modifier (voir Renvoyer la facture en révision).
- Pour le paramètre Statut du paiement, sélectionnez Payé ou Non payé.
- Si vous sélectionnez Payé, veuillez renseigner les éléments suivants :
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Identifiant du paiement – Un numéro de référence pour le paiement, tel qu'un numéro de facture ou de vérification. Lorsque vous travaillez avec un système externe intégré, ce champ peut contenir un numéro de référence externe issu du système ERP (100 caractères maximum).
Ce champ est obligatoire uniquement lorsque le mode de paiement est réglé sur Service comptable. - Date du paiement
- Montant du paiement – Le montant final qui a été payé (après prise en compte du taux de change).
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Identifiant du paiement – Un numéro de référence pour le paiement, tel qu'un numéro de facture ou de vérification. Lorsque vous travaillez avec un système externe intégré, ce champ peut contenir un numéro de référence externe issu du système ERP (100 caractères maximum).
- Sélectionnez une des options suivantes :
- Enregistrer – Les informations de paiement que vous avez entrées sont enregistrées mais la facture poursuit les étapes du flux de travail de facturation.
- Enregistrer et continuer – Les informations de paiement que vous avez entrées sont sauvegardées et la facture poursuit les étapes du flux de travail de facturation. Si le statut de paiement de la facture est Payé, la prochaine étape dans le flux de travail est la vérification par Alma si oui ou non les lignes de commande associées avec la facture sont entièrement facturées et payées. Si c'est la cas, Alma clôture ces lignes de commande puis clôture la facture.
Vous pouvez également gérer les factures sur la page Factures en attente de paiement.
- Supprimer une facture (voir Supprimer une facture)
- Renvoyer des factures en révision (voir Renvoyer des factures en révision ci-dessous)
Renvoyer des factures en révision
Les factures en attente de paiement peuvent être renvoyées en révision si elles n'ont pas été envoyées à l'ERP ou si elles ont déjà été rejetées par l'ERP. Les factures rejetées par l'ERP sont automatiquement renvoyées en révision. La notification et la raison du rejet de la facture sont précisées dans un fichier XML qui est envoyé par le système ERP (voir Systèmes financiers).
Les factures qui sont clôturées ou en attente de paiement peuvent être renvoyées en révision manuellement.
Pour renvoyer des factures en révision :
Sur la page Factures en attente de paiement, sélectionnez Renvoyer en révision dans la liste des actions pour la facture concernée puis cliquez sur Confirmer dans la boîte de dialogue de confirmation. Le statut de la facture est défini sur En révision.
Exporter une facture en version XML
Vous pouvez générer une version XML de la facture à envoyer au système ERP. Cette option apparaît uniquement pour les factures qui sont au-delà de l'étape d'approbation (avec le statut Prêt à être payé, En attente de paiement ou Clôturé).
Vous pouvez générer une version XML de la facture à envoyer au système ERP :
Sur la page Factures en attente de paiement, sélectionnez Générer un fichier XML de l'export dans la liste des actions pour la facture concernée.