Configurer des numéros d'entrée
Pour configurer les numéros d'entrée, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
- Administrateur de catalogue
- Administrateur général du système
Alma peut automatiquement générer des numéros d'entrée dans les notices de holdings pour identifier une ressource. Vous pouvez configurer la manière dont ces numéros sont générés. Par exemple, vous pouvez utiliser un préfixe qui inclut l'année d'acquisition de la ressource et le numéro de ressource (si des ressources dupliquées ont été acquises) ou vous pouvez faire une identification par localisation.
Le numéro d'entrée commence par défaut à 1 et est incrémenté de 1 à chaque nouvelle génération d'un numéro d'entrée. Il est possible de fixer une valeur initiale différente de 1. Il est également possible de passer certains numéros et de fixer une nouvelle valeur pour la prochaine séquence, qui doit être supérieure à la dernière utilisée. (Pour plus d'informations, voir Modifier un numéro d'entrée.)
Après la configuration du numéro d'entrée, le numéro est généré dans l'Éditeur de métadonnées pour une notice de holdings en sélectionnant Actions de la notice > Générer un numéro d'entrée.
Générer un numéro d'entrée
Vous pouvez également utiliser la configuration du numéro d'entrée pour définir une séquence de numéros pour générer des cotes alternatives et temporaires au niveau de l'exemplaire lors de la modification d'exemplaires sur la page Éditeur d'exemplaire physique. Voir Mettre à jour les informations au niveau de l'exemplaire pour plus d'informations.
Générer des cotes alternatives et/ou temporaires au niveau de l'exemplaire
Voir également Inventaire physique - Configurer et utiliser le numéro d'entrée et le numéro d'inventaire pour plus d'informations.
Ajouter une nouvelle séquence de numéros d'entrée
L'usage de numéros d'entrée nécessite que vous définissiez une configuration de séquence pour identifier la façon dont les numéros d'entrée doivent être générés. La configuration de séquence peut être définie au niveau de l'institution, au niveau de la bibliothèque ou au niveau de la bibliothèque+localisation.
Afin de mettre en place les configurations de séquence au niveau de l’institution pour les notices de fonds, vous devez définir le paramètre client holdings_accession_number_generation_extended sur institution. Lorsque vous indiquez institution pour ce paramètre, il n'est plus obligatoire de compléter les champs Bibliothèque ou Bibliothèque + Localisation. Le fait de laisser ces champs vides indique que vous créez une séquence au niveau de l'institution. Pour plus d'informations, voir Configurer d'autres paramètres (Gestion des ressources).
Vous pouvez également implémenter des configurations de séquence au niveau institution pour les notices d'exemplaire lorsque le paramètre client item_call_numbers_generate_enable est défini sur vrai. Pour plus d'informations, voir Configurer d'autres paramètres (Gestion des ressources).
Pour ajouter une nouvelle configuration de séquence :
- Sur la page Configuration des numéros d'entrée (Menu de configuration > Ressources > Général > Numéro d'entrée), cliquez sur Créer une nouvelle séquence et remplissez les paramètres pour créer une nouvelle séquence.
Créer une nouvelle séquence Paramètre Description Nom de séquence Indiquez un nom de séquence pour distinguer chaque configuration de séquence. Bibliothèque Sélectionnez une bibliothèque à associer à la séquence. Cela signifie que la séquence que vous configurez est uniquement disponible pour la bibliothèque que vous avez sélectionnée. Ce paramètre est facultatif lorsque le paramètre client suivant est défini sur vrai :- item_call_numbers_generate_enable
En outre, pour le paramètre holdings_accession_number_generation_extended , vous devez saisir l'une des trois valeurs suivantes :
- institution - Génère des numéros d'entrée pouvant être utilisés par tous les exemplaires/toutes les notices de holdings de l'institution.
- bibliothèque – Numéros pouvant être utilisés par les exemplaires/notices de holdings de la bibliothèque assignée.
- location - Valeur pouvant être utilisée par les exemplaires/notices de fonds de la bibliothèque et de la localisation assignées.
Pour que cette séquence soit disponible au niveau de l'institution, sélectionnez une valeur vide dans le menu déroulant :
Localisation Sélectionnez une bibliothèque et une localisation pour faire de cette séquence une séquence au niveau d’une localisation. Cela signifie que la séquence que vous configurez est uniquement disponible pour la localisation que vous avez sélectionnée. Ce paramètre est facultatif lorsque le paramètre client item_call_numbers_generate_enable est défini sur true :
En outre, pour le paramètre holdings_accession_number_generation_extended, vous devez saisir l'une des trois valeurs suivantes :
- institution - Génère des numéros d'entrée pouvant être utilisés par tous les exemplaires/toutes les notices de fonds de l'institution.
- library – Valeur pouvant être utilisée par les exemplaires/notices de fonds de la bibliothèque assignée.
- location - Valeur pouvant être utilisée par les exemplaires/notices de fonds de la bibliothèque et de la localisation assignées.
Méthode Sélectionnez l'une des méthodes suivantes : - Préfixe + Séquence
- Séquence + Horodatage
Afin d'utiliser les fonctionnalités Générer et/ou Calculer (voir Mettre à jour les informations au niveau de l'exemplaire pour plus d'informations) pour créer des cotes alternatives et/ou temporaires au niveau de l'exemplaire sur la page Éditeur d'exemplaire physique, vous devez sélectionner l'option Préfixe + Séquence.Préfixe Lorsque vous sélectionnez la méthode Préfixe + Séquence, vous pouvez également spécifier un préfixe pour définir davantage l'identification de votre séquence. Le préfixe précède le numéro de séquence qui est généré. L'option préfixe peut être une combinaison de lettres, de chiffres, de ponctuation et d'espaces. Si vous souhaitez un espace pour séparer le préfixe du numéro de séquence qui est ajouté immédiatement après le préfixe, saisissez un espace à la fin du préfixe que vous créez dans votre configuration.En raison d'une limitation technique, il est est actuellement possible de créer deux séquences avec le même préfixe pour les mêmes bibliothèque et emplacement (avec un nom de séquence différent) ; il vous est recommandé de ne pas le faire. Les séquences numériques (qui n'ont pas de préfixe) qui sont configurées avec la méthode Préfixe+Séquence ne doivent être créées qu'une seule fois par institution (soit en tant que séquence au niveau de l'institution, séquence au niveau de la bibliothèque, ou séquence au niveau de la localisation).Même si vous réglez la génération du numéro d'entrée au niveau de l'institution ou de la bibliothèque, l'icône obligatoire s'affiche pour les deux réglages dans la configuration de la séquence :
La bibliothèque et la localisation sont marquées comme obligatoires. Mais cette icône peut être ignorée. La séquence peut être enregistrée conformément au niveau défini. - Cliquez sur Ajouter une ligne. Répétez ce processus autant de fois que nécessaire pour créer toutes les séquences de numéro d'entrée nécessaires.
Toutes les modifications effectuées sur cette page sont enregistrées automatiquement. Vous recevez un message à propos de chaque modification enregistrée :
Modifier un numéro d'entrée
Le numéro d'entrée commence par défaut à 1 et est incrémenté de 1 à chaque nouvelle génération d'un numéro d'entrée. Vous pouvez une valeur initiale autre que 1. Vous pouvez également sauter certains numéros et fixer une nouvelle valeur pour la prochaine séquence, qui doit être supérieure à la dernière utilisée.
Pour modifier un numéro d'entrée :
- Sur la page Configuration des numéros d'entrée, sélectionnez Définir la valeur de la séquence suivante dans la liste des actions pour la bibliothèque dont vous voulez modifier la valeur de séquence. La boîte de dialogue Définir la valeur de la séquence suivante s'ouvre.
- Saisissez une valeur qui est plus élevée que la dernière utilisée.
Toutes les modifications effectuées sur cette page sont enregistrées automatiquement.
Supprimer un numéro d'entrée
Vous pouvez supprimer une configuration de séquence de numéro d'entrée.
Pour supprimer une séquence de numéro d'entrée :
- Sélectionnez Supprimer dans la liste des actions possibles sur la ligne.
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Attribuer une position de numéro d'entrée
Afin que le numéro d'entrée généré automatiquement soit indexé et qu'il soit possible de le chercher dans le répertoire, vous devez attribuer le numéro d'entrée à un champ MARC. Pour plus d'informations, voir la procédure dans Modifier des localisations physiques.