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    Systèmes de scolarité

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    Pour configurer un profil d'intégration de scolarité, vous devez avoir l'un des rôles suivants :
    • Administrateur général du système
    En tant que partie intégrante des processus d'une bibliothèque, les usagers peuvent être amenés à devoir payer divers amendes et frais, par exemple lors de l'inscription à un cours, pour des services de formation en plus, etc. Par exemple, si un usager rend un livre emprunté un jour après la date prévue, l'usager devra payer une certaine somme chaque jour qui dépasse la date en question. Pour plus d'informations, voir Gérer les amendes et les frais de l'utilisateur et Configurer le comportement des amendes/frais.
    C'est pourquoi de nombreuses institutions gèrent les frais liés aux usagers via un système de scolarité prévu à cet effet. Il peut s'agir du système PGI de l'institution ou d'un système en charge des finances liés aux usagers. Vous pouvez exporter les informations liées aux amendes et frais d'Alma vers le système de scolarité dans un fichier XML. Alma génère des identifiants uniques pour chaque transaction exportée afin de faire des correspondances lorsque cette transaction est ré-importée plus tard (pour plus d'informations, voir Configurer les identifiants de transaction de l'administrateur financier). Alma exporte également un identifiant créé en interne, lorsque l'institution ne peut pas le configurer. Cet identifiant peut être aussi utilisé au moment de l'import pour des transactions correspondantes.
    Après avoir créé et planifié le profil d'intégration Scolarité, le traitement Exporter vers Scolarité en utilisant le profil <profil d'intégration> est planifié. Le statut pour les amendes et frais exportés est défini sur Clôturé. Une fois que les amendes et frais exportés sont traités dans le système de scolarité, ils peuvent être réimportés dans Alma via le traitement Importer les amendes et frais depuis Scolarité en utilisant le profil <profil d'intégration>. Dans ce cas, le statut pour les amendes et frais exportés est défini sur Transféré.
    Par exemple : Si Alma ou un bibliothécaire ajoute une amende à un lecteur (par exemple, $10 pour un exemplaire perdu), celle-ci s'affiche comme valeur positive dans Alma. Lors de l'exécution du profil d'intégration, le solde du lecteur est ramené à 0, car la responsabilité de traiter et de collecter les amendes/frais est confiée au système de scolarité. Par la suite, si le lecteur se voit attribuer une amende négative (par exemple, -$10 si le lecteur trouve et rapporte un exemplaire perdu), une valeur négative s'affiche dans Alma. De même, cette valeur est ramenée à 0 suite à l'exécution du profil d'intégration.
    Une fois qu'une amende/frais a été exporté, il est considéré comme actif si la section Import a été activé sur le profil d'intégration. Cependant, l'utilisateur ne peut être supprimé tant que le paiement n'a pas été reçu par l'administrateur financier. Ceci s'applique aux suppressions manuelles, au traitement Éliminer les notices utilisateur et au traitement par lot d'annulation d'amendes. C'est impossible d'éliminer un utilisateur qui dispose d'amendes/frais exportés. Si le paramètre allow_activity_on_transferred_finesfees est défini sur faux et que l'utilisateur dispose d'amendes/frais exportés, ceux-ci ne pourront pas être annulés. De plus, les deux traitements inclut les amendes/frais exportés lors du calcul du seuil de renoncement.
    Si la section Import n'a pas été activée, les amendes/frais exportés seront considérés comme clôturés et traités comme des amendes/frais payés.
    • Alma exporte également les amendes et frais pour les utilisateurs expirés.
    Pour configurer un profil d'intégration de type scolarité :
    1. Assurez-vous que vous pouvez utiliser une connexion FTP (voir Configurer des connexions S/FTP) pour ce service.
    2. Sur la page Liste des profils d'intégration (Menu de configuration > Général > Systèmes externes > Profils d'intégration), cliquez sur Ajouter un système externe. La première page de l'assistant du profil d'intégration s'ouvre.
      bursar_integration_profile_1_ux.png
      Assistant du profil d'intégration de scolarité – Page 1
    3. Saisissez un code et un nom pour le profil que vous êtes en train de définir.
    4. Pour le champ Type d'intégration, sélectionnez Scolarité.
    5. Pour le champ Connexion S/FTP type, sélectionnez la connexion FTP.
    6. Sélectionnez le type de système dans le champ Système. Si vous sélectionnez Autre, vous pouvez renseigner d'autres renseignements sur le système dans le champ Description du système.
    7. Saisissez une description de l'intégration que vous êtes en train de configurer (facultatif).
    8. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant. La seconde page de l'assistant s'affiche.
      Integration Profile Bursar.png
      Assistant du profil d'intégration de scolarité – Page 2
    9. Entrez les informations suivantes.
      Champs du profil d'intégration Scolarité
      Section Champ Description
      Exporter Actif (Requis) Seuls les profils actifs peuvent être planifiés.
      Temps avant l'export (en jours) Le nombre de jours, pendant lesquels Alma doit attendre avant d'exporter les amendes et frais vers le système de scolarité. Ceci est un champ obligatoire.
      Montant minimum pour l'utilisateur Le montant minimal de la dette à atteindre par un utilisateur avant l'export de ses amendes et frais (à utiliser afin d'éviter d'exporter de nombreux frais minimes). Afin de calculer le solde de l'utilisateur dans ce but, Alma prend d'abord en compte tous les autres paramètres définis dans le profil (ancienneté des frais et des amendes, propriétaire et type). Si la quantité totale d'amendes et frais exportables reste inférieure à la quantité minimale, les amendes et frais ne sont pas exportés.
      • Pour inclure les crédits, saisissez 0 dans ce champ ou laissez le champ vide.
      • Les virgules décimales ne doivent pas être entrées dans ce champ.
      Type d'identifiant d'usager Le type d'identification utilisé pour faire correspondre les utilisateurs lorsqu'un fichier contient un identifiant utilisateur. Sélectionnez l'une des options prédéfinies par un administrateur. Voir Consulter des types d'identifiant utilisateur supplémentaires.
      Groupes utilisateur Les groupes utilisateur pour lesquels les informations concernant les amendes et frais sont exportées. Si ce champ est laissé vide, Alma exporte les informations concernant les amendes et frais de tous les groupes utilisateur.
      Amendes/frais à exporter Les types d'amendes/frais à exporter. Si ce champ est rempli, seuls les amendes/frais des types spécifiés sont exportés. Si ce champ est laissé vide, Alma exporte les informations concernant les amendes et frais indépendamment de leur type.
      Amendes/frais institutionnels Choisissez si vous voulez que les amendes et frais de l'institution soient exportés vers le système de scolarité ou non.
      Amendes/frais de la bibliothèque Les amendes et frais d'un lecteur sont exportés si ils concernent des exemplaires détenus par les bibliothèques sélectionnées au moment de la création de ces amendes/frais. Si ce champ est laissé vide, Alma n'exporte aucune information concernant les amendes et frais des bibliothèques. Notez que si Amendes/frais institutionnels est défini sur Non, au moins une bibliothèque doit être sélectionnée ; si aucune bibliothèque n'est sélectionnée, le champ Amendes/frais institutionnels doit être défini sur Oui.
      Chemin d’accès du fichier de sortie Un sous-répertoire du chemin d'accès spécifié lors de la création de la connexion S/FTP. Par exemple, si vous avez spécifié Alma dans le champ Sous-répertoire pendant la configuration de la connexion S/FTP et si vous saisissez scolarité dans le champ Chemin d'accès du fichier de sortie, les informations concernant les frais/amendes sont exportées dans le répertoire Alma/scolarité (sous le répertoire racine FTP).
      Planifier Une option de planification. Les heures sont pré-configurées par Ex Libris, avec des options d'exécution quotidienne, hebdomadaire et mensuelle.
      Importer Actif (Requis) Seuls les profils actifs peuvent être planifiés.
      Chemin d'accès au fichier d'entrée Un sous-répertoire du chemin d'accès spécifié lors de la création de la connexion S/FTP. Par exemple, si vous avez spécifié Alma dans le champ Sous-répertoire pendant la configuration de la connexion S/FTP et si vous saisissez scolarité dans le champ Chemin d'accès du fichier d'import, les informations concernant les frais/amendes sont importées dans le répertoire Alma/scolarité (sous le répertoire racine FTP).
      Planifier Une option de planification. Les heures sont pré-configurées par Ex Libris, avec des options d'exécution quotidienne, hebdomadaire et mensuelle.
    10. Cliquez sur Enregistrer. Le profil est enregistré.
    Pour exécuter manuellement et suivre le traitement d'import concernant la scolarité :
    Sur la page Liste des profils d'intégration, sélectionnez Modifier dans la liste des actions pour le profil Administrateur financier que vous avez défini et cliquez sur l'onglet Actions. Assurez-vous que le bouton radio Actif est bien sélectionné pour la section, puis cliquez sur Exécuter en bas de la section correspondante.
    Le traitement s'exécute dès que le système est prêt. Si les notifications par email sont activées dans Alma, vous recevez une notification via email.
    Pour consulter le statut du traitement, le nombre de fichiers traités ainsi que d'autres données, sélectionnez Historique de traitement dans la liste des actions pour le profil concerné sur la page Liste des profils d'intégration.
    Le statut Exécuté avec succès ne signifie pas que les notices ont été importées ou exportées avec succès. Cela signifie plutôt que le traitement s'est terminé sans erreur.
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