Como Buscas e Conjuntos do Alma Podem Ajudar a Gerenciar os Dados da Sua Biblioteca

Os conjuntos do Alma são uma maneira prática de organizar grupos de elementos, realizar ações em todos eles de uma única vez e salvar buscas para mais tarde. No Alma, um conjunto é um grupo de itens que pertencem a uma determinada categoria, como registros bibliográficos, usuários, pedidos de aquisição ou itens físicos. Os resultados são atualizados sempre que você usa o conjunto ou visualiza seu conteúdo, ou a partir de uma lista de itens: seja criando uma lista, fazendo upload de uma lista já existente ou adicionando itens um por um.

Você pode criar quantos conjuntos quiser e eles podem ser de qualquer tamanho. Ao criar um conjunto, você pode optar por mantê-lo privado apenas para você ou torná-lo público para que outros usuários na sua instituição também possam usá-lo.

Com a função de busca do Alma, você pode criar conjuntos facilmente enquanto realiza suas tarefas diárias. Se você estiver no meio de uma busca e precisar fazer uma pausa, ou se encontrar resultados que outros possam achar úteis, você poderá salvar sua busca como um conjunto com um único clique. Isso torna mais fácil voltar às suas buscas salvas, assim como realizar ações nelas, como fazer alterações em lote ou criar uma coleção de registros BIB sobre um assunto específico.

O Alma também possui uma página especial para gerenciamento de conjuntos, que oferece diversos recursos. Você pode criar novos conjuntos, buscar por conjuntos existentes e usá-los de maneira eficaz. A página de gerenciamento permite visualizar o conteúdo do conjunto e buscá-lo, atualizar seu conteúdo e até mesmo criar novos conjuntos a partir dos existentes. Por exemplo, você pode usar filtros para restringir o conteúdo do conjunto ou combinar dois conjuntos usando critérios como E, OU ou NÃO. Você também pode exportar os resultados da busca e o conteúdo do conjunto para o Excel, a fim de trabalhar com a lista de itens fora do Alma.

O Alma tem dois tipos de conjuntos:

1. Conjuntos lógicos: Os conjuntos lógicos do Alma são uma forma prática de salvar buscas sem complicações. Você pode criar esses conjuntos apenas salvando uma busca feita no Alma ou usar a interface de gerenciamento de conjuntos. O que é interessante nos conjuntos lógicos é que eles se atualizam automaticamente sempre que você os visualiza ou os usa no Alma. Assim, você não precisa refazer a busca ou atualizar o conjunto manualmente. Isso economiza seu tempo e facilita o gerenciamento dos conjuntos.
2. Conjuntos itemizados: Esta é uma lista estática de entidades gerenciada pelo usuário que pode ser atualizada conforme necessário, adicionando ou removendo itens da lista. Existem diversas maneiras de criar essas listas, incluindo:
   1. Criar um conjunto fazendo upload de uma lista de IDs, como IDs de usuário ou códigos de barras de itens. Essa funcionalidade é particularmente útil quando você deseja gerar um conjunto itemizado com base em uma lista de identificadores de registro usados em sistemas externos, como um sistema de fornecedor. Ao fazer isso, você pode acessar facilmente os registros já existentes no Alma (e também identificar os registros que estão faltando). Essa funcionalidade é útil em muitos fluxos de trabalho, como na tomada de decisões de compra baseadas em dados (especialmente quando combinada com os recursos abrangentes de análise de sobreposição do Alma).
   2. Selecionar manualmente os componentes do conjunto, buscando-os no Alma e selecionando quais resultados você deseja adicionar ao conjunto.
   3. A partir de um relatório de Analytics, que fornece aos usuários a capacidade de realizar ações com base em análises de estatísticas. Por exemplo, você pode gerar uma lista de livros físicos para descartar com base em seus padrões de uso dos últimos anos.
   4. Itemizar ou filtrar um conjunto lógico para criar uma lista fechada de registros que correspondam à expressão de busca em um momento específico.

Com o Alma, você também pode usar APIs para obter, processar e criar conjuntos. Isso é ótimo porque permite que bibliotecas se conectem a outros sistemas e criem ou atualizem conjuntos no Alma sem nenhum problema.

Os conjuntos podem ser criados a partir de vários tipos de conteúdo, incluindo:

• Conjuntos de Gerenciamento de Recursos:
  • Registros bibliográficos
  • Autoridades locais
  • Acervo Físico, Eletrônico ou Digital
• Conjuntos de Usuários
• Conjuntos de Aquisição:
  • Itens de pedido de aquisição
  • Fornecedores
• Gerenciamento da Lista de Leituras:
  • Disciplinas
  • Listas de leituras
  • Referências

A possibilidade de criar conjuntos de determinados tipos de conteúdo dependerá de suas permissões e funções na biblioteca. Por exemplo, a criação de um conjunto de itens de pedido de aquisição só pode ser permitida para operadores de aquisições. Para mais informações sobre as funções necessárias para criar e usar conjuntos, assim como informações detalhadas sobre como fazer isso, veja Gerenciar Expressões de Busca e Conjuntos.