支払い待ちの請求書を取り扱う
このページでは、教育機関自体が手動または自動で(教育機関の請求書支払いシステムまたはERPを介して)支払いを管理できるようにする構成を含め、Almaで支払い待機中の請求書を処理する方法について説明します。また請求書のレビューへの返却送信、請求書のXMLへのエクスポート、および請求書の削除やレビュープロセスへの返却送信など、このページから実行できるその他のアクションの詳細についても説明します。エンド・ツー・エンドの請求書ワークフローの概要と関連セクションへのリンクの詳細については、 請求書作成 ワークフローを参照してくください。
請求書の支払い詳細を編集するには、次のいずれかの役職が必要です：
- インボイスオペレーター
- インボイスオペレーター拡張機能
- インボイスマネージャー
支払い待ちの請求書ビデオ（3分）をご覧ください。
handle_invoice_paymentがｔrueに設定されている場合（その他の設定を参照）、請求書は支払い段階に達し、機関自体が請求書の支払いを管理できるようになります。請求書の支払いは、次のいずれかの方法で管理できます：
- インポートプロフィールを設定している場合、機関の請求書支払いシステムまたはERPを通して（詳細については、 https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/financeおよび財務システムを参照）。この方法を使用する場合、Almaは、支払いの詳細をERPシステムからインポートし、これらの請求書を支払済として自動的にマークしてからクローズします。
- 手動で、インボイスオペレーター/マネジャーにより、Almaの[支払い待ち請求書]ページで（受入 > 受領と請求 > 支払い待ち）
[支払い待ち請求書]ページ
このページのタブの詳細については、自分に割り当てられている、未割り当て、その他に割り当てられているタブを参照してください。
請求書の作成 (EDI、Excel、API などからの作成を含む) から支払いおよび締結までの一般的な請求書のワークフローについては、請求ワークフローを参照してください。
請求書の編集と管理
必要に応じて請求書の支払明細を編集することができます。
請求書の支払い詳細を編集するには：
- [支払い待ち請求書]ページで、支払い詳細を編集する請求書をさがし、アクションリスト列の編集を選択します。[請求書の詳細]ページが表示されます。 このページの[支払い]セクションのみが編集できます。請求書の他の領域を編集する場合は、編集する前に、まず請求書をレビュー中ステータスに送信する必要があります（請求書をレビューに返却送信を参照）。
- 支払い状況については、支払済または支払い未了を選択します。
- 支払済を選択した場合、以下を入力します：
- 支払い識別子 – 請求書や小切手番号など、支払いのレファレンス番号。統合外部システムを使用する場合、このフィールドにはERPシステムからの外部レファレンス番号を含めることができます（最大100字）。
このフィールドは、支払方法が経理部門の場合にのみ必須です。 - 支払日
- 支払額 – 最終支払額（為替レートなどを考慮した後）
- 支払い識別子 – 請求書や小切手番号など、支払いのレファレンス番号。統合外部システムを使用する場合、このフィールドにはERPシステムからの外部レファレンス番号を含めることができます（最大100字）。
- 以下のうちの1つを選択して下さい：
- 保存 – 入力した支払い情報は保存されますが、請求書は、請求ワークフローの残りの請求書支払い段階に進みません。
- 保存して続行 – 入力した支払い情報は保存され、請求書は請求ワークフローの次の段階に進みます。請求書の支払い状況が支払済の場合、ワークフローの次の段階では、Almaが請求書に関連付けられた注文明細が完全に請求および支払われているかどうかを確認します。その場合、Almaはこれらの注文明細を閉じてから請求書を閉じます。
[支払い待ち請求書]ページで請求書管理タスクを実行することもできます。
- 請求書を削除します（請求書を削除するには：を参照）
- 請求書をレビュー段階に戻します（下記の請求書をレビューに戻すを参照）
請求書をレビューに戻す
支払い待ち請求書は、ERPに送信されていないか、ERPにより既に拒否されている場合、[レビュー中]に送り返すことができます。ERPにより拒否された請求書は、自動的にレビュー中に戻されます。請求書拒否の通知と理由は、ERPシステムが送信するXMLファイルに記載されます（財務システムを参照）。
クローズされた、または支払い待ちの請求書は、手動でレビューに戻すことができます。
請求書をレビューに戻すには：
[支払い待ち請求書]ページで、関連する請求書についてアクションリスト列でレビューに戻すを選択し、確認ダイアログボックスで確認を選択します。請求書のステータスはレビュー中に設定されています。