コンソーシアムでの目録の共同使用
Almaは、 コンソーシアムの1人のメンバーによるすべての購入ステップの管理と、別のメンバーによる受け取った目録の処理をサポートしています。 ある機関はコンソーシアム内の別の機関を注文でき、リソースが到着すると、注文機関は リソースを他の機関に転送できます。 これにより、目録を共同で使用するための単一のワークフローが可能になり、 すべてのコンソーシアム メンバーは、それらの間で目録を転送するための1つの合理化された方法を持つことができます。
用語：
- 購入図書館 – 注文明細の所有者の図書館。注文明細を作成、管理、送信、および受信する図書館。
- ホスト図書館 - 受け取ったアイテムを収容および運用することが予想される他の機関の 図書館 。
このページでは、機関間の目録転送の機能について説明します。目録の購入と管理の全体的な情報については、「物的リソース管理」を参照してください。
ワークフローの概要
次のワークフローは、ネットワークゾーン環境に実装されています。
- 購入図書館は、ホスト図書館をリモートの物的配架場所として構成します （「購入図書館を「物的配架場所」として設定する」を参照）。
「物的配架場所」の構成には、 ホスト場所とアイテムのポリシー の定義が含まれます。 - 購入図書館がネットワークゾーンレコードに関連する 注文 を行うと、ホスト図書館 が注文明細/インポートマッピング に「場所」として追加されます（ホスト場所の 注文明細への追加を参照）。
購入図書館は、通常どおりすべての購入ステップを続行します。 - 購入図書館は目録を受け取ります。この ホスト図書館でアイテムの自動作成を開始します（オプション）。 購入図書館で資料を受け取るを参照してください。
- 目録がホストにコピーされると、アイテムは購入 図書館から撤回されます（オプション）。 購入図書館からのアイテムの撤回を参照してください。
- ホスト図書館で（受信時に自動的に、またはアイテムリストを介して手動で）作成されたアイテムは、[処理中のアイテム]リスト（オプション）のホスト図書館（受入 部署）に配置されます。 ホスト図書館の所蔵レコードの処理およびホスト図書館のアイテムデータを参照してください。
- ホスト図書館では、スタッフが新しいアイテムを処理し、必要な情報を追加/変更できるようになりました。
購入図書館を「物的配架場所」として設定する
「物的配架場所」の設定（[設定] > （図書館レベル） > [一般] > [物的配架場所]） には、別の機関にある ホストの場所 （リモートの場所）を定義できるセクションが含まれています。このセクションは、ネットワークゾーントポロジで機能するネットワークゾーンとそのメンバーに対してのみ有効になります。スタンドアロンの機関では、新しいセクションが有効になっていません。
「ホスト場所」を設定すると、注文明細に場所として追加され、それによって「共同目録」機能がトリガーされます。
ホスト場所の構成フィールド：
| フィールドラベル | フィールドの説明 |
|---|---|
| ホストロケーションに在庫を設定 | ホスト場所を構成するには、このチェックボックスを選択します。これにより、 このセクションを展開し、以下のフィールドを表示します。 |
| ホスト機関 | すべてのコンソーシアム機関からホスト機関を選択します。 |
| ホストロケーション | 選択したホスト機関のすべての図書館と場所からホスト場所を選択します。 |
| 受け取ったホスト図書館に自動的にアイテムが作成されます。 | アイテムが購入図書館で受信されたときに、 ホスト図書館で アイテムを自動的に作成する 場合に選択します。 このチェックボックスがオフの場合、 アイテムが購入図書館で受け取られたときに新しいアイテムは作成されません。 ホスト図書館のユーザーは、アイテムリストを介してアイテムを作成するオプションを取得します。 |
| ホスト図書館にコピーする際にアイテムを撤回する | アイテムがホスト 図書館にコピーされたときに、購入図書館でアイテムを撤回する場合に選択します（それが所蔵レコードの最後のアイテムである場合、所蔵レコードも 削除されます）。 購入図書館でアイテムを受け取ったときに、[新しい資料の受入]ページ（新しい物的資料の受け取りを参照） で[部署に保管] が選択されている場合、アイテムは撤回されません。 共同目録管理に[部署に保管] オプションを使用することは推奨されません。 このチェックボックスがオフの場合、 購入図書館（作成されている場合）のアイテムは、 ホスト場所にコピーされた後は撤回 されません。 |
| ホストのアイテムの来歴 | 来歴（たとえば「Polk図書館により購入されました」）を選択して、アイテムを購入図書館からホスト図書館にコピーするときに、 ホスト図書館で作成されたアイテム に割り当てます。 これにより、 アイテムが別の機関によって購入されたことがユーザーに示されます。 来歴値は、 来歴コード システムテーブルから入力されます（[設定メニュー] > [リソース] > [一般] > [来歴コード]）。 |
| ホストの[処理中のアイテム]リストにアイテムを入れる | ホストの場所にアイテムを 自動的に作成する場合に選択します。これは 受入後のプロセスのためのホスト場所の受入作業部署に割り当てられます。 このチェックボックスがオフの場合、 アイテムは、ホスト場所の「処理中のアイテム」リストには表示されません。 |
| ワークオーダー種別ステータス | 「ホストの『処理中のアイテム』リストにアイテムを配置する」チェックボックスを選択した場合は、ホスト図書館で作成されたアイテムに割り当てられるワークオーダーステータスを選択します（アイテムを購入 図書館からホスト図書館にコピーするとき） |
「ホスト場所」を注文明細に追加する
ホストの場所を定義すると、 注文明細の作成時に場所のリストに表示され、手動で、または[新しい注文のインポート]ジョブを使用して注文明細に追加できます。
購入図書館で資料を受け取る
ホスト 場所の資料の受け取りは、購入図書館で行われます。
ユーザーがアイテムの受入アクションを選択すると、メッセージはアイテムがリモートホストの場所に割り当てられていることをユーザーに警告します（アラートは[受入アラートの管理]ページ（[設定] > [受入] > [一般] > [受入アラートの管理]で構成できます）。
購入図書館の[ホスト場所の設定]セクションで設定されたポリシー （購入図書館を「物的配架場所」として設定するを参照）は、購入図書館での 受入 アクション の機能に影響を与えます。
- [受信時にホストの場所にアイテムを自動的に作成する]が選択されている場合、[受信]アクションが完了すると、ホスト図書館に新しいアイテムが 作成されます。この場合、 追加のパラメータが 適用されます：
- 「ホスト 図書館へのコピー時にアイテムを撤回する」が選択されている場合、アイテムはホスト場所にコピーされると購入図書館 で撤回されます。（これが所蔵レコードの最後の項目の場合、所蔵レコードも削除されます。）
- 「ホスト図書館にコピーする際にアイテムを撤回する」がクリアされている場合、そのアイテムは購入図書館で撤回されません。
- [受信時にホストの場所にアイテムを自動的に作成する]が選択されていない場合、 [受信]アクションが完了してもホスト図書館に 新しいアイテムは作成されません。ユーザーは、「アイテムリスト」ワークベンチのホスト図書館でアイテムを作成できます。
アイテムをホスト図書館にコピーする
アイテムを一度に1つずつ 、または一括操作 でホスト図書館にコピーできます。
以下の両方の機能は、コンソーシアムの1人のメンバーが別のメンバーのためにアイテムを購入するコンソーシアムでの購入目録の共同使用を サポート します。ただし、書誌レコードがネットワークゾーン レコードである場合は 、ある機関から別の機関へのアイテムの単純な転送 にも使用できます 。
「ホスト 図書館にアイテムをコピー」アクション
-
[冊子]ページで[アイテムをホスト図書館にコピー]アクションを選択します。 このオプションは、次の基準が満たされた場合にのみ表示されます。
- アイテムはネットワークゾーンの書誌レコードに添付されており、
- アイテムはリモートの場所、 つまり「ホスト場所」としてマークされた冊子の場所 に割り当てられている場合。
- アイテムが以前にホスト図書館にコピーされていた場合、それらは自動的に再度コピーされることはありません。 確認メッセージが開きます。それらを再度コピーする場合は、[OK]を選択します。
「物的場所 - ホスト構成」セクションで設定されたポリシー （購入図書館を「物的配架場所」として設定するを参照）は、「アイテムをホスト図書館にコピー」 アクションの機能に影響を与えます。
- 「ホスト 図書館へのコピー時にアイテムを撤回する」を選択した場合、購入図書館の アイテムは、ホスト場所にコピーされると撤回されます（これが所蔵レコードの最後のアイテムの場合、所蔵レコードも削除されます）。
ユーザーは確認メッセージでプロンプトが表示され、アイテムが取り下げられることを確認する必要があります。 - 「ホスト 図書館へのコピー時にアイテムを撤回する」がクリアされている場合、 購入図書館のアイテム は、ホストの場所にコピーされた後は撤回されません。
ジョブを介してアイテムをホスト場所にコピーする
購入図書館からホスト 図書館に アイテムをまとめてコピーするには、 [冊子情報の変更] ジョブの[アイテムを ホストにコピー]アクションを使用します。これにより、アイテムのセットが ホスト場所に コピー されます（ジョブによって場所データが変更される場合と変更されない場合があります）。
このアクションは、 「ホスト図書館へのコピー時にアイテムを撤回する」 オプション （「購入図書館を「物的配架場所」として設定する」を参照）がホスト場所として選択されている場合でも、アイテムを 撤回しません。
これらの両方のアクションの結果としてホスト図書館に作成されたアイテムの詳細については、ホスト図書館でのアイテムの処理を参照してください。
- ジョブ「冊子情報の変更」の実行を選択します（[管理] > [ジョブの実行]）。
- ジョブを実行する必要のあるアイテムのセット を選択します。
- タスクパラメータで、[アイテムをホスト図書館にコピーする]チェックボックスを選択して、アイテムをホスト図書館にコピー します。
- このチェックボックスは、以下の両方の基準が満たされた場合にのみ表示されます。
- ジョブはコンソーシアムメンバーのために実行される
- 「恒久的場所」パラメータに選択された場所 がホスト場所である場合。
- このチェックボックスは、以下の両方の基準が満たされた場合にのみ表示されます。
- ［送信］を選択します。これにより、リモートロケーション（ホスト図書館）に新しいアイテム が作成されます。ホスト場所ポリシーがアイテムに適用されます （「来歴コード」、「ホストの「処理中のアイテム」リストにアイテムを配置する」、「ワークオーダータイプ」）。
- ジョブの結果を確認するには、［ジョブの監視］ページを開きます（［管理] > [ジョブとセットの管理] > [ジョブの監視］）。レポート内の次のカウンターは、コピーアクションに関する情報を 提供 します。
- ホストの場所にコピーされたアイテム
- ホストの場所にコピーされていないアイテム： ネットワークゾーンレコードにリンクされていないアイテムを示します。
ホストの場所にコピーされなかったレコードを表示するには、イベント行アクション ジョブの監視ページ（[管理] > [ジョブとセットの管理] > [ジョブの監視]）。これにより、ホストの場所にコピーされなかったジョブのイベントが表示されます。
- ホスト場所にコピーされていないアイテム - アイテムはすでにコピーされています。このカウンターは、ジョブの変更前に定義済みのホストの場所にすでにコピーされているアイテムを示します。これらのアイテムはその場所を保持します。 これらは必要に応じて手動でコピーできます。
ホスト図書館でのアイテムの処理
このセクションでは、これらのフローの1つとしてホスト図書館で作成されたアイテムを特徴づけます。以下のホスト図書館のエンティティについて詳しく説明するものです。
- 所蔵レコード
- アイテムデータ
上記のように、購入図書館は、次のいずれかの方法でホスト図書館にアイテムを作成できます。
- 「受信」アクションによる方法（「ホスト場所にアイテムを自動的に作成する」オプションが選択されている場合） または
- 「アイテムをホスト図書館にコピー」アクションによる方法（「ホスト場所にアイテムを自動的に作成する」オプションが選択されていない場合）。
ホスト 図書館での所蔵レコードの処理
ホスト 図書館では、 所蔵レコードが新しいアイテムで更新されます。
- ネットワークゾーンの書誌 レコードにホスト 機関へのリンクがない場合、 ネットワークゾーンレコードはホスト機関に リンクされ、所蔵レコードがホスト 図書館に作成されます。
- タイトルがすでにリンクされているが、関連する所蔵がない場合は、ホスト機関で 新しい所蔵が作成されます。
- 図書館+場所の所蔵がすでに存在する場合は、 アイテムは既存の所蔵レコードに割り当てられます。
ホスト図書館のアイテムデータ
ホスト図書館では、次の アイテムの情報が入力されています。
- アイテムポリシー - 空欄（図書館のポリシーに従って、ホスト図書館のユーザーが手動で調整します）。
- 来歴 – 「物的場所」の設定（購入図書館で）で定義された来歴に応じて
- 受入日 – 「購入図書館」アイテムからコピーされる
- 図書館+場所 – 「物的場所」の設定で定義された図書館の場所に応じて （購入図書館にて）
- アイテムステータス - 配置済みでないアイテム
- 一時的な場所情報 – 空欄（図書館のポリシーに従って、ホスト図書館のユーザーが手動で調整します）。
ユーザーは、関連するフィールドを手動で変更できます。他のすべてのアイテム情報は 購入図書館のアイテムからコピーされます。これには、アイテムのバーコードと説明が含まれます。
- （購入図書館の） [物的場所]設定 で[ホスト場所にアイテムを配置する「処理中」リスト]が選択されている場合、 新しいアイテムは、受信後のプロセスのためにホスト図書館の受入作業部署に割り当てられます。
- ホスト図書館のユーザーは、「処理中のアイテム」リスト （別名：受入部署のアイテム） を適用して、図書館で利用できるようになる前に資料の作業を実行します（現在と同じフロー）
- [処理中のアイテム]リストの[来歴]列には、アイテムを購入した図書館が表示されます（注文明細 所有者）。