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    管理经费和总账

    可译的
    要管理经费,您必须具有以下角色:
    • 经费经理
    • 经费-总账查看器(仅查看)
    要管理总账,您必须具有以下角色:
    • 总账经理
    • 经费-总账查看器(仅查看)
    您的角色范围可能会限制您仅对特定图书馆的经费或总账可用。
    一个经费代表一个帐户的钱。 总账本质上是经费的集合。 总账定义在特定日期范围内,如今年9月1日至明年8月31日。 可以从经费和总账页面管理经费和总帐(采访 > 采访基础 > 经费和总账)。
    经费和总账页面
    此页面中的项目显示在记录列表中;有关配置列表的信息,见记录列表。 记录通过ASCII方式排序(大写字母顺序,其次为小写字母顺序)。该页面上的每个单册(经费或总账)的字段如下。 有关经费和余额类型的更多信息,见经费交易术语
    为了转移经费之间的分配,见 管理经费分配转移

    经费交易术语

    • 经费可以分配或汇总。
      • 经费不用于订单和发票,而是提供下属经费的汇总报表。 可以向这种类型的经费添加其他经费。
      • 分配经费包含已经支付或已经保留用于公开购买的资金。
    • 交易 可以是分配、预支款、解除预支款或支出:
      • 分配 添加资金到经费,提高可用余额。
      • 预支款 表示作为订单行的结果预期将支付的货币。 这减少了其可用余额。 如果与同一采购订单行关联了等值的解除预支款,则预支款关闭。
      • 支出 从经费中减去资金,减少可用余额。 在订单行上的添加支出会增加与该订单行相关联的解除预支款的值。
      • 解除预支款 在订单行添加支出作为预支款时添加或增加。 对于任何预支款来说,不会有超过一个解除预支款。 例如:
        • 如果一个经费对于订单行有100美元的预支款。 收到与该订单行关联的$50的发票。 预支款仍为100美元,增加了50美元的支出,并增加了50美元的解除预支款。
        • 在收到另一个50美元的采购订单发票后,现在有两个支出(每个为50美元),预支款为100美元,解除预支款为100美元。 预支款现在被认为完全支付并关闭。
    • 经费的 可用余额 是其分配的余额,减去(预支款减去解除预支款)和减去支出。
    • 经费的现金余额 即分配余额减去支出。
    • 经费的 分配余额 是它的总计分配,不计任何支出或预支款/解除预支款。
    • 经费的 预支余额 是其预支款减去解除预支款的总和。
    • 经费的 支出余额 是支出的总和。

    总账和经费所有权和可用性

    总账由机构或图书馆拥有。 总账中添加的经费均由拥有总账的同一实体拥有。 如果一个经费是由图书馆拥有的,它只能用于该图书馆。 如果经费由机构拥有,则对机构的所有图书馆、机构的一部分图书馆或机构的单一图书馆可用。
    创建总账时,可以将总账的所有权设置为图书馆(默认情况下会选择机构)。 具有机构范围角色的用户可以稍后将总账的所有权从图书馆更改为机构,但不能相反(用户不能将该总账从机构归属改为由图书馆拥有)。 更改总账的所有权会改变分类帐的可用范围和经费的所有权,但不会改变经费的可用范围。
    在创建总账或经费时,可以将总账或经费的可用性限制在机构内的一个或多个图书馆。 要查看或管理特定图书馆可用的总账或经费,用户必须具有与机构或图书馆范围相关的角色。
    具有机构范围角色的用户可以更改总账或经费的可用性,以包含更多或更少的图书馆。 当从一个或多个图书馆中删除总账的可用性时,相关经费也不可用于这些图书馆。 将可用性添加到一个或多个图书馆的总账时,经费仍然不可用于图书馆,除非也添加它们。
    在总账之间转移经费时,只能将从经费中移动的相同资金移动到总账。

    经费汇率处理

    当订单行创建与该经费的货币不同的货币预支款时,可用余额根据两种货币之间的汇率计算。 开放的外币预付款的汇率和计算值通过 重新计算以货币汇率为基础的预支款作业(见 查看已计划作业)每周重新计算一次。 解除预支款的汇率和汇率日期与其相关的预支款总是相同的。
    在以下示例中,星期四以美元进行采购,在周日和周二收到发票。 该经费为欧元,其购买前的可用余额为1,000(一千)欧元。 可用余额始终是其总分配减去(计算的预支款减去计算的解除预支款)和减去支出。
    汇率重新计算示例
    日期 事件 欧元/美元汇率 预支款 支出 解除预支款 可用余额
    星期四 发送由欧元经费支付的100美元的订单行 0.91 值:100 欧元
    计算: 欧元 91
    汇率日期:星期四
    状态:开放
       
    909 欧元
    1000
    - 91 预支款
    星期五   0.92 值: 100 美元
    计算: 欧元 91
    汇率日期: 星期四
    状态:开放
       
    909 欧元
    1000
    - 91 预支款
    星期六 重新计算作业运行 0.93 值:100 美元
    计算: 欧元 93
    汇率日期:星期六
    状态:开放
       
    907 欧元
    1000
    - 93 预支款
    星期天 与该订单行相关的$50的发票到达 0.94 值:100 美元
    计算: 欧元 93
    汇率日期: 星期六
    状态:开放
    1: 47 欧元 (50 美元 根据星期天汇率日期) 值: 50 美元
    计算: 欧元 46.50 (50 美元 用0.93 欧元汇率计算)
    汇率日:星期六
    906.50 欧元
    1000
    - (93 预支款 - - 46.50 解除预支款)
    - 47 支出
    星期一   0.92 值:100 美元
    计算: 欧元 93
    汇率日期:周六
    状态:开放
    1: 47 欧元 值:50 美元
    计算:欧元 46.50 (50 美元 用 0.93 欧元汇率计算)
    汇率日:周六
    906.50 欧元
    1000
    - (93 预支款 - 46.50 解除预支款)
    - 47 支出
    星期二 与该订单行相关的$50的发票到达
    订单行完全支付,预支款关闭。
    0.90 值: 100 美元
    计算: 欧元 93
    汇率日期:周六
    状态:关闭
    1: 47 欧元
    2:45 欧元 (50美元 根据星期二汇率日期)
    价格:100 美元 (50 美元 + 50 美元)
    计算:欧元 93 (50 美元 以 0.93欧元汇率计算 + 50 美元 以 0.93 欧元汇率计算)
    汇率日期:星期六
    908 欧元
    1000
    - (93 预支款 - 93 解除预支款)
    - 47 支出
    - 45 支出

    添加总账

    添加总账,然后从经费和总账页面向该总账添加经费。
    观看创建总账视频(4:00分钟)。
    要添加总账:
    1. 在经费和总账页面(采访>采访基础 > 经费和总账),点击添加总账。 出现概要详情页面。
      添加总账 - 概要详情
      要创建总账副本,在经费和总账页面对总账选择复制。 复制总账后,根据需要进行修改。
    2. 概要 选项卡,输入总账的代码 + 名称(必需)。
      将总账转期到新的会计周期时,代码将重新使用,因此请勿使用基于年份的代码,如 MAIN LEDGER 2015。 总账的名称可以在转期到新的会计周期时更改。
      字段的限制是255个字符。
    3. 通用部分配置总账可选字段。
      通用总账详情
      字段 描述
      外部ID 用于链接到其他系统密钥的ID。
      所有者
      拥有机构或图书馆。
      稍后更改时,可以将图书馆的所有权更改为机构,但不能将图书馆的所有权更改为另一个图书馆或从图书馆到图书馆。
      可用 适用的图书馆。 清除机构的包含副单元复选框并从列表中选择一个或多个图书馆将总账交易限制到所选的图书馆,从而阻止其他图书馆使用总账中的经费。
      要选择机构中的所有图书馆,清除机构的包含副单元 (第一排)。
      描述 总账描述。
      状态 总账状态:
      • 有效 – 系统中可操作
      • 草稿 – 在系统中配置但尚未运行
      • 未激活 – 在系统中不起作用(之前为活动状态)
      货币 总账的默认货币单位。 要配置货币,见 配置货币
      会计周期 会计周期 - 总账适用的财政年度。 仅 有效 会计周期出现在列表中。 要配置这些选项,见配置经费和总账会计周期。 另外,有关财政期间的更多信息,见 会计周期终止
      会计周期日期 会计周期 - 总账适用的财政年度。 欲知更多信息,见 配置经费和总账会计周期
    4. 报告 区域,从 显示报告 字段选择要显示的报告类型:
      • 经费余额 – 显示以前标记的余额报告
      • 经费消耗 – 显示在Alma分析中配置的经费消耗报告
    5. 规则 区域,配置与该总账的预支款和支出的政策行为相关联的字段。
      总账规则
      字段 描述
      允许超额预支 经费是否允许您添加数额超过经费可用余额的预支款(已分配的余额少于任意支出和预支款)。 有效值为:
      • – Alma检查经费的指定限额,并对经费的金额进行计算。 (如果没有指定限制,则限制为0,意味着 会起到的作用。)
      • 无限制 — 表示允许没有限制的超额预支。 Alma不检查指定的限额或经费是否有钱。
      允许超额支出 经费是否允许您添加数额超过经费可用余额的支持。 有效值为:
      • 无限制 — 表示允许没有限制的超额支出。
      超额预支警告百分比
      在系统提供警告之前允许的超额支出百分比。 达到数额时,会显示一条警告已达到超额超额预支的阈值的提示。 如果用户确认应添加交易,向创建经费交易的实体添加提示。 
      超额支出警告总和
      在系统提供警告之前超额支出的数额。
      超额预支限制百分比 在系统阻止创建预支款之前允许的预支款最大百分比。 达到数额时,限制交易创建。 
      超额支出限制总和 在系统阻止创建超支之前,超额支出的金额(与分配余额进行比较)。
      会计周期之前的预支款(天) 在会计周期开始日期之前的可以创建新的预支款的天数
      如果为负数,则在会计周期开始日期后的指定天数内无法创建预支款。
      在使用应计制会计时,建议将其设置为 365(或按要求提早输入应计发票)。 见 使用应计会计
      如果当期的经费与下一会计周期的经费同时为活动状态,则如果该值允许,使用下一会计周期的经费。 如果在当前会计周期仍然活动时,不希望预支款添加到下一会计周期,将该值设置为0
      会计周期之前的支出(天) 在会计周期开始日期之前可以创建新支出的天数。
      如果为负数,则在会计周期开始日期后的指定天数内无法创建支出。
      在使用应计制会计时,建议将其设置为 365 (或按要求提早输入应计发票)。 见 使用应计会计
      会计周期之前的转账(天) 在会计周期开始日期之前可以创建新转账的天数。
      如果为负数,则在会计周期开始日期后的指定天数内,转账将被阻止。
      在使用应计制会计时,建议将其设置为 365 (或按要求提早输入应计发票)。 见 使用应计会计
      只能在同一会计周期的经费之间转账。 欲知更多信息,见 管理资金分配转移
      会计周期结束预支款宽限期(天) 在会计周期结束日期之后可以创建新预支款的天数
      如果为负数,系统将在财政期结束前的指定天数内阻止新的预支款。
      会计周期结束支出宽限期(天) 在财政期结束日之后可以创建新支出的天数
      如果是负数,系统将在财政期结束前的指定天数内阻止新支出。
    6. 经费 选项卡,点击 添加经费 添加经费到总账。 欲知更多信息,见 添加经费。 仅当选择编辑编辑现有总账时,此选项才可用。
    7. 点击 保存 保存输入的总账信息,并返回到经费和总账页面。
      汇率更新可能导致Alma重新计算预支款和支出。

    编辑总账

    可以更新输入的总账信息。
    要编辑总账信息:
    1. 在经费和总账页面(采访 > 采访基础 > 经费和总账)对要更新信息的总账在列表中点击 编辑。 出现概要详情页面。 见 添加总账
    2. 在概要详情页面,按需编辑总账信息(请注意,代码汇率会计周期 字段不可编辑)。 有关此页面的信息,见 添加总账
      更改总账的所有权会改变总账的可用范围和所有经费的所有权,但不会改变经费的可用范围。 从一个或多个图书馆中删除一个总账的可用性时,相关经费也将不可用于这些图书馆。 将可用性添加到一个或多个图书馆的总账时,经费仍然不可用于图书馆,除非也添加它们。
    3. 经费 选项卡,根据需要添加、编辑、复制、停用或移动经费。 有关添加经费的信息,见 添加经费
    4. 备注 选项卡,添加、更新或删除总账的备注。 见备注选项卡
    5. 附件 选项卡,添加、更新或删除总账的附件。 见附件选项卡
    6. 要保存更改并停用总账,点击 停用。 要激活总账,点击激活。 否则,要保存更改,点击保存

    添加经费

    可以向总账或总经费添加经费。 只有在以下情况下,才能将预支款添加到经费或总账的会计周期:
    • 会计周期为 活动
    • 会计周期的日期范围包括当前日期
    或者,可以在实际会计周期之前或之后向经费的会计周期添加预支款,提供在概要详情页面的规则 区域配置的相关字段(点击 添加总账)。 规则 区域字段的详细信息,见 添加总账
    观看创建经费视频(5:00分钟)。
    要将经费添加到总账或总经费:
    1. 在经费和总账页面(采访 > 采访基础 >经费和总账),对于要添加经费的总账或总经费在列表点击编辑
    2. 点击 经费 选项卡。出现经费列表 页面。
      经费列表页面
    3. 点击添加经费 并选择 分配经费或者 概要经费。 出现概要详情页面。
      添加经费 - 概要详情
      如果要创建经费副本, 在列表中点击复制复制经费。 复制经费后,根据需要进行修改。
    4. 输入经费名称和代码(必需)。
      将总账转期到新的会计周期时,代码将重新使用,因此请勿使用基于年份的代码,比如 MAIN FUND 2015。 经费的名称可以在转入新会计周期时更改。 如果正在使用应计制会计(见 使用应计会计),请勿更改新会计周期经费的名称。
      字段的限制是255个字符。 推荐代码中不包含特殊字符。
    5. 输入可用于链接到其他系统密钥的经费的外部ID,以及经费的描述。
      所有者路径、货币会计周期会计周期日期继承自总账且无法修改。 可用 也是继承的,但是可以移除图书馆以使其在下一步更具限制性。
    6. 如果经费的母公司总帐/总经费可用于多个图书馆,请选择这个经费可用的图书馆,这些图书馆经费可用。 可以使经费的可用性比其母公司更具限制性。
    7. 输入经费类型。 要配置资金类型,见 配置经费类型
      为了使该经费可用于附加资源共享请求,经费类型必须是资源共享。 见 与资金相关的借阅请求
    8. 要覆盖总账设定的规则,在 规则 区域点击覆盖规则信息 然后配置与该经费的预支款和支出的政策行为相关的字段。 有关这些字段的说明, 见添加总账
    9. 对于总经费:
      1. 报告 区域,从 显示报告 字段选择想要显示的报告类型,如下:
        • 经费余额 – 显示以前标记的余额报告。
        • 经费消耗 – 显示在Alma 分析中配置的经费消耗报告。
      2. 经费 选项卡,点击 添加经费 向总账添加经费(从此过程的第1步开始)。
    10. 点击保存 保存经费信息。
    完成经费配置后,点击 激活 激活经费。
    经费一旦保存,不能修改经费代码

    编辑经费

    可以更新为经费输入的信息。
    要编辑经费信息:
    1. 在经费和总账页面(采访 > 采访基础 > 经费和总账)对要更新信息的经费在列表中点击 编辑
    2. 在概要详情页面,根据需要编辑经费信息。 关于此页面的更多信息,见 添加经费。 请注意,经费的代码不可编辑。
    3. 对于分配经费,选择 转账 选项卡执行经费转账。 有关转移和分配资金的更多信息,见 执行经费转移
    4. 备注 选项卡,添加、更新或者删除经费的备注。 见备注选项卡
    5. 附件 选项卡,添加、更新或者删除经费的附件。 见附件选项卡
    6. 要保存并停用该经费,点击停用。 要激活经费,点击激活。 否则,要保存更改,点击保存

    激活和停用经费和总账

    在使用经费之前,必须激活。
    为总账分配所有必要的经费后,必须激活总账才能使用。
    可以停用当前不需要但可能需要的经费或总账。 也必须先停用经费或总账,然后才能删除(见删除经费和总账)。
    要激活或停用经费和总账:
    在经费和总账页面(采访> 采访基础 > 经费和总账),对于要激活或停用的总账或经费, 在列表中点击 激活 或者 停用
    • 还可以通过在添加或编辑经费时选择经费列表页面的 激活链接来激活经费, 或者通过配置经费后在经费选项卡点击 激活来激活经费。 还可以在总账选项卡编辑总账时点击 激活激活总账。
    • 通过选择经费列表页面的停用 链接,或在经费选项卡上点击停用停用经费。 还可以在总账选项卡编辑总账时点击停用停用总账。
    • 停用总账或总经费时,系统会提示您停用与分类帐相关联的经费。 总账相关联的所有必须先停用,才能停用总账。

    删除经费和总账

    当会计周期不再需要总账或经费时,可以从系统中删除经费和总账。 请注意,经费/总账必须是 停用 或者待删除的草稿
    要删除总账或经费:
    在经费和总账页面(采访 > 采访基础 >经费和总账), 在列表中点击 删除 删除经费或总账。 如果经费(或与总账有关的经费)没有关联交易、预支款或支出,则删除。 如果总账删除,与总账相关联的所有经费也将删除。
    或者,可以在编辑经费/总账时通过点击 删除删除经费/总账。

    执行经费交易

    交易 选项卡执行经费交易,通过在经费和总账页面(采访 > 采访基础>经费和总账)的分配经费列表中点击编辑交易选项卡列出在分配经费上进行的所有交易。
    交易页面
    交易标签
    在此选项卡中,您可以:
    • 查看交易的详细信息
    • 分配资金给分配经费
    • 将资金从一个分配资金转移到另一个。 也可以转账
    为了减少经费分配,使用负数分配经费。
    要查看交易详情:
    交易 选项卡,在列表中点击 查看 交易。 交易详情页面显示指定交易的详细信息。
    交易详情页面
    要分配资金到分配经费:
    1. 交易选项卡中,点击分配经费
      分配交易页面
    2. 输入分配金额并填写以下可选字段:
      • 交易序号 – 可用于参考经费特定分配的数字。
      • 交易备注 – 交易的描述
    3. 点击 添加分配交易 并点击 确认
    4. 选择保存
    要执行从一个分配经费转移到另一个分配经费:
    1. 交易选项卡,选择转移经费
      从经费 字段包含当前经费的值,不能更改。
    2. 按照 转拨经费 继续从步骤2开始.
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