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    Arbeitsablauf für Bewertungen

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    Wenn ein Lieferant der Institution neues elektronisches Material zur Bewertung anbietet oder eine Anfrage zur Bewertung von elektronischem Material von einem Mitglied der Institution eingeht, können Sie eine Probenutzung ausführen, um das Material zu bewerten.
    In Alma ist eine Bewertung der Arbeitsablauf der Verwendung und Bewertung des Materials. Eine Probenutzung ist ein Abschnitt des Arbeitsablaufs für Bewertungen.
    Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für einen Arbeitsablauf, der regelt, wie ein Bestellposten von seiner Erstellung zur Bewertung bis zur Entscheidung darüber, ob das elektronische Material gekauft wird oder nicht, bearbeitet wird.
    Benutzer, die jeden dieser Arbeitsablauf-Schritte ausführen, müssen über die entsprechenden Rollen (Probenutzungs-Mitarbeiter/Probenutzungs-Manager oder Einkaufs-Mitarbeiter) verfügen, um diese Schritte auszuführen:
    • Probenutzungs-Mitarbeiter/Probenutzungs-Manager — Verwaltet die Probenutzung
    • Einkaufs-Mitarbeiter — Verwaltet die Bestellung
    Wenn nicht anders angegeben, kann die Aktion von einem Probenutzungs-Mitarbeiter oder Probenutzungs-Manager ausgeführt werden, wenn in den folgenden Abschnitten der Begriff Probenutzungs-Mitarbeiter verwendet wird.
    Je nach Verwaltungsentscheidung Ihrer Institution können einem Benutzer beide dieser Rollen zugewiesen werden, wodurch alle Schritte des Arbeitsablaufs (außer Schritt 5 unten) vom gleichen Benutzer ausgeführt werden. Schritt 5 im Arbeitsablauf wird von den Probe-Teilnehmern ausgeführt.
    Bewertungen gelten für alle Typen elektronischer Sammlungen (das sind sowohl Pakete als auch Datenbanken) und Portfolios - somit für alle Arten elektronischer Bestellposten, die Bestand erstellen (sieheErklärung des Arbeitsablaufes und des Bestands von Kauftypen). Wenn für eine elektronische Sammlung vom Typ Datenbank eine Probenutzung geschickt wird, erscheint die Registerkarte Elektronische Sammlung im Umfrageformular, das an die Teilnehmer gesendet wurde. Sie enthält den URL der elektronischen Sammlung.
    evaluations_workflow.gif
    Arbeitsablauf für Bewertungen
    Nachstehend sehen Sie eine detaillierte Beschreibung der Schritte dieses Arbeitsablaufs (die Nummern entsprechen den Nummern in der Grafik):
    1. Die Bewertung beginnt, wenn ein Lieferant der Institution neues elektronisches Material zur Bewertung anbietet oder eine Anfrage zur Bewertung von elektronischem Material von einem Mitglied der Institution erhalten wird. Diese Anfragen werden an den Probenutzungs-Mitarbeiter gesendet, der wiederum eine Anfrage an den Einkaufs-Mitarbeiter zur Erstellung eines neuen Bestellpostens für die Bewertung sendet.
    2. Der Einkaufs-Mitarbeiter sucht nach den relevanten elektronischen Ressourcen in der Gemeinschafts-Zone und erstellt dafür manuell einen Bestellposten. Nach Eingabe aller Informationen des Bestellpostens wählt der Einkaufs-Mitarbeiter eine der folgenden Optionen:
      • Speichern und Bewertung anfordern – Der Einkaufs-Mitarbeiter wählt dies, wenn der Benutzer nicht auch die Rolle eines Probenutzungs-Mitarbeiters innehat. Der Status des Bestellpostens wechselt auf In Bewertung und wird zur Seite Probenutzungen verwalten verschoben, mit dem Status Bestellt, wo der Probenutzungs-Mitarbeiter darauf zugreifen und mit Schritt 3 unten fortfahren kann.
      • Speichern und Probenutzung starten – Der Einkaufs-Mitarbeiter kann dies wählen, wenn der Benutzer auch die Rolle eines Probenutzungs-Mitarbeiters hat und die Probenutzung beginnen will. Der Status des Bestellpostens wechselt auf In Bewertung und die Seite Probenutzungs-Details wird geöffnet (Schritt 3).
      Für weitere Informationen siehe Manuelle Erstellung eines Bestellpostens. Eine Bewertung kann auch beim Ansehen der Bestellposten begonnen werden. Für weitere Informationen siehe Prüfen von Bestellposten.
      Ein Bestellposten mit dem Status In Bewertung kann nur auf der Seite Probenutzungen verwalten bearbeitet werden, von einem Benutzer mit der Rolle Probenutzungs-Mitarbeiter.
    3. 3 Der Probe-Mitarbeiter gibt zusätzliche Informationen zum Probeabo ein (siehe Probeabos verwalten). Sobald die Informationen vollständig sind, ändert sich der Status des Probeabos auf Entwurf, und der Bestellposten fährt fort mit Schritt 4 im Arbeitsablauf.
    4. Alle Bestellposten, die normiert und überprüft wurden und startbereit für das Probeabo sind, werden in einem Bestand gespeichert und warten dort auf den nächsten Schritt im Arbeitsablauf.
    5. Die Teilnehmer der Probenutzung erhalten Benachrichtigungen über die Probenutzung und füllen das Umfrageformular aus und senden es ab.
      Damit Benachrichtigungen gesendet werden, muss der Prozess Probenutzungen - Beginnen und Teilnehmer benachrichtigen auf der Seite Prozesse überwachen als Aktiv markiert sein – siehe Alle angesetzten Prozesse anzeigen. Die gesendete Benachrichtigung ist der Brief - Probenutzung und kann konfiguriert werden, siehe Briefarten.
      • Wenn die Probenutzung privat ist, erhalten die Teilnehmer per E-Mail eine Einladung zur Teilnahme an der Probenutzung.
      • Wenn die Probenutzung öffentlich ist, können Sie auch Details der Probenutzung veröffentlichen (beispielsweise auf Ihrer internen Webseite oder via E-Mail) und Mitglieder der Institution zur Teilnahme einladen. Die URL für die Probenutzung verwendet den Pfad im Feld Teilnehmer-Seiten-URL der Registerkarte Übersicht auf der Seite Probenutzungsdetails, wie folgt: https://<Alma domain>/<participant page url>. Jeder mit der URL kann an der Probenutzung teilnehmen.
    6. Das Probeabo ist beendet. Der Probe-Mitarbeiter bewertet die Ergebnisse der Umfrage und entscheidet, ob das Material gekauft wird oder nicht (siehe Probeabo-Ergebnisse analysieren ).
    7. Die Kaufentscheidung, die vom Probenutzungs-Mitarbeiter im vorherigen Schritt des Arbeitsablaufs getroffen wurde, wird umgesetzt. Wenn die Entscheidung zu Gunsten eines Kaufs des Materials ausfällt, fährt der Bestellposten im regulären Bestellposten-Arbeitsablauf wie beschrieben in Schritt 2 des Kauf-Arbeitsablaufs. Wenn die Entscheidung gegen einen Kaufs des Materials ausfällt, storniert der Einkaufs-Mitarbeiter den Bestellposten (siehe Bestellposten stornieren).
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