Configurar números de acceso
Para configurar los números de acceso se debe tener una de las siguientes funciones:
- Administrador de catalogación
- Administrador general del sistema
Alma puede generar automáticamente números de acceso en registros de existencias para identificar un recurso. Puede configurar cómo se generan estos números. Por ejemplo, se puede usar un prefijo que incluya el año en que se adquirió el recurso, y el número de recurso (si se han adquirido recursos duplicados), o puede identificarse por su ubicación.
El número de acceso empieza por defecto en 1 y se incrementa por 1 cada vez que se genera un número de adhesión adicional. Es posible establecer un valor inicial diferente a 1. También es posible omitir algunos números y establecer un valor de secuencia siguiente nuevo, el cual debe ser superior al último número en uso. (Para más información, véase Editar un número de acceso.)
Después de configurar el número de acceso, este se genera en el Editor de metadatos para un registro de existencias al seleccionar Acciones de registro > Generar número de acceso.
Generar número de acceso
También puede usar la configuración del Número de acceso para definir una secuencia numérica y generar números de clasificación alternativos y temporales a nivel de ejemplar, cuando se editen ejemplares en la página Editor de ejemplares físicos. Véase Actualizar información de ejemplar para más información.
Generar números de Clasificación / Signatura alternativos y/o temporales a nivel de ejemplar
Además, véase Inventario físico - Configurar y usar el número de acceso y el número de inventario para más información.
Añadir una nueva secuencia de número de acceso
El uso de números de acceso requiere que se defina una configuración de secuencia para identificar la forma en que se van a generar los números de acceso. La configuración de la secuencia puede definirse a nivel de institución, de biblioteca y a nivel de biblioteca+ubicación.
Para implementar las configuraciones de secuencia a nivel de institución para los registros de existencias, se tiene que establecer el parámetro de cliente holdings_accession_number_generation_extended en institución. Cuando se especifica institución para este parámetro, ya no es obligatorio completar los campos biblioteca o biblioteca + ubicación. Dejar estos campos en blanco indica que se está creando una secuencia a nivel de institución. Véase Configurar otros ajustes (Gestión de recursos) para más información.
Además, se pueden implementar configuraciones de secuencia a nivel de institución para registros de ejemplar cuando el parámetro de cliente item_call_numbers_generate_enable está establecido como verdadero. Véase Configurar otros ajustes (Gestión de recursos) para más información.
Para añadir una nueva configuración de secuencia:
- En la página Configuración de acceso (Menú de Configuración > Recursos > General > Número de acceso), seleccione Crear una nueva secuencia y rellene los parámetros para crear una secuencia nueva.
Crear una secuencia nueva Parámetro Descripción Nombre de la secuencia Introducir un nombre de secuencia para distinguir cada configuración de secuencia de otras secuencias. Biblioteca Navegar para seleccionar una biblioteca para que esta sea una secuencia a nivel de biblioteca. Esto significa que la secuencia que se configure solo estará disponible para la biblioteca que se ha seleccionado. Este parámetro es opcional cuando el siguiente parámetro de cliente se establece como verdadero:- item_call_numbers_generate_enable
Además, para el parámetro extendido holdings_accession_number_generation_extended, debe introducir uno de los tres valores siguientes:
- institución - Genere los números de acceso que se utilizarán para todos registros de ejemplares/existencias de la institución
- biblioteca – Para uso de los registros de ejemplares/existencias de la biblioteca asignada
- ubicación – Para uso de los registros de ejemplares/existencias de la biblioteca + ubicación asignada
Para que la secuencia esté disponible en el nivel de la institución, seleccionar un valor vacío en el menú desplegable:
Ubicación Navegue y seleccione una biblioteca y una ubicación para convertirla en una secuencia a nivel de ubicación. Esto significa que la secuencia que se configure solo estará disponible para la ubicación que ha seleccionado. Este parámetro es opcional cuando el parámetro de cliente item_call_numbers_generate_enable se establece en verdadero:
Además, para el parámetro holdings_accession_number_generation_extended , debe introducir uno de los tres valores siguientes:
- institución — Genere los números de acceso que se utilizarán para todos registros de ejemplares/existencias de la institución
- biblioteca — Para uso de los registros de ejemplares/existencias de la biblioteca asignada
- ubicación — Para uso de los registros de ejemplares/existencias de la biblioteca + ubicación asignada
Método Seleccionar uno de los siguientes métodos: - Prefijo + Secuencia
- Secuencia + Marca de tiempo
A fin de usar las características Generar y/o Calcular (véase Actualizar la información de Ejemplar para más información) para crear números de clasificación / signatura alternativos y/o temporales en la página Editor de ejemplar físico, se debe seleccionar la opción Prefijo + Secuencia.Prefijo Cuando se selecciona el método Prefijo + Secuencia, también se puede especificar un prefijo para definir mejor su identificación de secuencia. El prefijo precede el número de secuencia generado. La opción de prefijo puede ser una combinación de letras, números, signos de puntuación y espacios. Si se quiere que un espacio separe el prefijo del número de secuencia que se anexe inmediatamente después del prefijo, introducir un espacio al final del prefijo que se ha creado en su configuración.Debido a una limitación técnica, actualmente es posible crear dos secuencias con el mismo prefijo para la misma biblioteca y ubicación (con un número de secuencia diferente); pero se recomienda que no se haga. Las secuencias numéricas (que no tienen prefijo) que se configuran con el método Prefijo + Secuencia solo se deberían crear una vez en cada institución (ya sea como secuencia a nivel de institución, de biblioteca o de ubicación).Aunque defina la generación del número de acceso a nivel de institución o de biblioteca, el icono obligatorio aparecerá siempre para ambos ajustes en la configuración de la secuencia:
Biblioteca y Ubicación son obligatorios. Sin embargo, esto puede ignorarse. La secuencia puede guardarse según el nivel definido. - Seleccionar Añadir fila. Repetir este proceso las veces que sean necesarias para crear todas las secuencias de número de acceso requeridas.
Todos los cambios que se realizan en esta página se guardan automáticamente. Se recibe un mensaje por cada uno de los cambios guardados:
Editar un número de acceso
El número de acceso empieza por defecto en 1 y se incrementa por 1 cada vez que se genera un número de acceso nuevo. Se puede establecer un valor inicial diferente de 1. También se pueden omitir algunos números y establecer un nuevo valor para la siguiente secuencia, que debe ser superior al último en uso.
Para editar el número de acceso:
- En la página Configuración de acceso, seleccionar Establecer valor de la secuencia siguiente desde la lista de acciones de la fila para la secuencia que se quiere cambiar. Entonces se abrirá el cuadro de diálogo Establecer valor del número siguiente.
- Introducir un valor que sea superior al último en uso.
Todos los cambios que se realizan en esta página se guardan automáticamente.
Borrar un número de acceso
Se puede borrar una configuración de secuencia de número de acceso.
Para borrar una secuencia de número de acceso:
- Seleccionar Borrar de la lista de acciones de la fila.
Todos los cambios que se realizan en esta página se guardan automáticamente.
Asignar la colocación al número de acceso
Para que el número de acceso generado automáticamente sea indexado y se pueda buscar en el repositorio, debe asignar este número a un campo MARC. Para más información, véase el procedimiento en Editar ubicaciones físicas.