Configurar números de control
Para configurar números de control, se debe tener el siguiente rol:
- Administrador del repositorio
La opción de configuración de números de control puede utilizarse para generar automáticamente una secuencia de números, para rellenar un campo de control en registros bibliográficos y de autoridad. Se pueden configurar múltiples secuencias nombradas con un prefijo y padding establecidos para generar números de longitud específica.
Una configuración de números de control se puede incorporar a un proceso de normalización bibliográfico o de autoridad. Las tareas de normalización BibGenerateControlNumberSequence y AuthorityGenerateControlNumberSequence se crearon para este propósito. Por ejemplo, con la tarea de normalización BibGenerateControlNumberSequence, se puede generar automáticamente un número de secuencia y añadirse a un campo de número de control 035 $a.
Configurar números de secuencia automática para registros bibliográficos y de autoridad
Utilizar el siguiente procedimiento para personalizar la secuencia automática de números para registros bibliográficos y de autoridad.
Para configurar números de secuencia automática:
- Seleccionar Número de control en la sección General de la página Configuración de Gestión de recursos (Configuración de Alma > Recursos). Aparece la página Configuración de números de control.
- Introducir la configuración de la secuencia para que coincida con sus requisitos. Ver la tabla inferior para una descripción de los parámetros.
Parámetros de configuración de números de control Parámetro Descripción Nombre de la secuencia Introducir un nombre para la secuencia que se está creando. Como se pueden crear múltiples secuencias, este nombre ayuda a identificar de manera única cada secuencia creada. Inicio de secuencia Especificar el primer número para comenzar la secuencia. Método Seleccionar el método de la secuencia. La opción Prefijo + Secuencia indica que la secuencia generada automáticamente será un número precedido por un prefijo constante que se especifique en el parámetro Prefijo. Prefijo Introducir el contenido del prefijo que debe preceder al número generado por la secuencia. Padding Introducir el número de posiciones que se rellenarán con ceros para preceder al número de secuencia generada automáticamente. Este parámetro es opcional. Añadir paréntesis Seleccionar esta casilla de verificación para indicar que los paréntesis deben añadirse o rodear al prefijo. - Seleccionar Añadir Fila. Se añade su entrada de secuencia a la Lista de secuencias.
Lista de Secuencias - Repetir los pasos anteriores para crear secuencias adicionales.
- Seleccionar Guardar cuando se terminen de crear secuencias.
Acciones de la Lista de secuencias
Después de añadir una configuración de secuencia a la Lista de secuencias, están disponibles las siguientes acciones:
- Editar
- Establecer valor de la siguiente secuencia
- Borrar
Acciones de la Lista de secuencias
Cuando se seleccione Establecer valor de la siguiente secuencia, se solicitará introducir y guardar el valor del número de la siguiente secuencia. Esta característica es útil si el esquema de numeración de la secuencia debe cambiarse.
Crear una tarea de normalización con una secuencia de número bibliográfico
En la Configuración de metadatos, se puede configurar un proceso de normalización para utilizar las secuencias de números bibliográficos que se guardaron.
Para crear un proceso de normalización con una secuencia de número bibliográfico:
- Abrir la página Lista de configuración de metadatos (Configuración de Alma > Recursos > Catalogación > Configuración de metadatos).
- Seleccionar el enlace para el perfil bibliográfico de metadatos que se desee configurar con un nuevo proceso de normalización para secuencias de números bibliográficos.
- Seleccionar la pestaña Procesos de normalización y seleccionar Añadir proceso.
- Introducir la información general para el nuevo proceso y seleccionar Siguiente.
- Seleccionar Añadir tareas.
- Seleccionar BibGenerateControlNumberSequence.
Con la tarea BibGenerateControlNumberSequence, se puede seleccionar tener el contenido generado colocado en el 009 o el 035 $a, después de seleccionar la secuencia de uso para generar el número.
Tarea BibGenerateControlNumberSequenceComo el campo 009 es un campo no repetitivo, se debe tener en cuenta que cuando ya existe un valor en el campo 009 para un registro que se actualice, se tratará de la siguiente manera:- El campo 009 se sobrescribirá si el prefijo en el 009 existente es diferente del prefijo especificado en la secuencia que se seleccionó en la tarea BibGenerateControlNumberSequence.
- El valor del campo 009 seguirá siendo el mismo si el prefijo en el 009 existente es el mismo que el prefijo especificado en la secuencia que se seleccionó en la tarea BibGenerateControlNumberSequence.
Además de la tarea BibGenerateControlNumberSequence, existe también la tarea relacionada y llamada BibGenerateControlNumberFrom009 que toma el contenido generado desde el campo 009 y lo coloca en el 035 $a, con un prefijo que se puede especificar de manera opcional.
Tarea BibGenerateControlNumberFrom009 - Seleccionar Añadir y cerrar.
- Seleccionar Siguiente y especificar las opciones de parámetros de la tarea.
- Seleccionar Guardar.
Este proceso se puede utilizar ahora para actividades de normalización, como mejorar un registro bibliográfico (Editar > Mejorar el registro) que se esté catalogando en el Editor MD. Véase Mejorar el registro para obtener más información.
La tarea de normalización BibGenerateControlNumberSequence utiliza la siguiente lógica cuando se haya seleccionado el campo 009 (un campo no repetitivo) para Campo de destino Bib:
- El campo 009 se sobrescribirá si el prefijo en el 009 existente es diferente del prefijo especificado en la secuencia que se seleccionó en la tarea BibGenerateControlNumberSequence.
- El valor del campo 009 seguirá siendo el mismo si el prefijo en el 009 existente es el mismo que el prefijo especificado en la secuencia que se seleccionó en la tarea BibGenerateControlNumberSequence.
La tarea de normalización BibGenerateControlNumberSequence utiliza la siguiente lógica cuando se haya seleccionado el 035 $a para Campo de destino Bib:
- Si el registro bibliográfico no tiene 035 $a, se crea un nuevo campo 035 y se rellena $a con el número de la secuencia generada.
- Cuando el bibliográfico listo ya contiene un 035 $a, ocurre lo siguiente:
- Si el 035 $a existente usa el mismo formato de secuencia (como se identifica en el proceso de normalización), no se realiza ninguna acción. El mismo formato de secuencia se determina comparando el contenido del prefijo.
- Si el 035 $a existente usa un formato de secuencia diferente, se crea un nuevo campo 035 y se rellena $a con el número de la secuencia generada.
- En los casos en los que el número bibliográfico de secuencia se cambie manualmente de una forma que no siga la estructura de la secuencia definida, no se tratará como un número bibliográfico de secuencia.
- En los casos en los que el proceso de importación bibliográfica utilice el perfil de coincidencia Método de coincidencia 035 (otro sistema identificador), y detecte que un prefijo de secuencia de un registro bibliográfico importado coincide con el prefijo de la secuencia del número bibliográfico seleccionado y, no solo coincide el prefijo, sino que el número completo de la secuencia ya existe en otro registro bibliográfico en Alma, el registro importado actualiza el registro existente en Alma.
La tarea de normalización BibGenerateControlNumberFrom009 utiliza la siguiente lógica:
Hay un problema conocido que impide utilizar la tarea BibGenerateControlNumberFrom009 dos veces en el mismo proceso. Como método alternativo, está disponible una segunda tarea idéntica denominada BigGenerateControlNumberFrom009-2nd. Este problema se solucionará en una versión futura.
- Si el registro bibliográfico no tiene 035 $a, se crea un nuevo campo 035 y se rellena $a con el número de control generado desde el campo 009.
- Si el registro bibliográfico ya tiene 035 $a, la normalización se lleva a cabo de la siguiente manera:
- Si el 035 $a tiene el mismo prefijo que el campo 009, el 035 $a se sobrescribe con el valor del campo 009. Esto asegurará que el valor primario más actualizado en el campo 009 se refleje en el 035 $a.
- Si existen varias entradas de 035 $a en el registro bibliográfico con el mismo prefijo que el campo 009, se borran y se crea un nuevo 035 $a con el valor del campo 009.
- Si existen varias entradas de 035 $a en el registro bibliográfico donde el prefijo no es el mismo que en el campo 009, se crea un nuevo 035 $a con el valor del campo 009.
- En los casos en los que el proceso de importación bibliográfica utilice el perfil de coincidencia Método de coincidencia 035 (otro sistema identificador), y detecte que un prefijo de secuencia de un registro bibliográfico importado coincide con el prefijo de la secuencia del número bibliográfico seleccionado y, no solo coincide el prefijo, sino que el número completo de la secuencia ya existe en otro registro bibliográfico en Alma, el registro importado actualiza el registro existente en Alma.
- En los casos en los que se presenta especial atención a registros locales, como al seleccionar la opción Superponer todos los campos excepto el local (para fusionar y enlazar registros, por ejemplo), la lógica se ha implementado para no cambiar ni anular el campo 009.
Crear una tarea de normalización con una secuencia de número de autoridad
En la Configuración de metadatos, se puede configurar un proceso de normalización para utilizar las secuencias de números de autoridad que se guardaron.
Para crear un proceso de normalización con una secuencia de número de autoridad:
- Abrir la página Lista de configuración de metadatos (Configuración de Alma > Recursos > Catalogación > Configuración de metadatos).
- Seleccionar el enlace para el perfil de autoridad de metadatos que se desee configurar con un nuevo proceso de normalización para secuencias de números de autoridad.
- Seleccionar la pestaña Procesos de normalización y seleccionar Añadir proceso.
- Introducir la información general para el nuevo proceso y seleccionar Siguiente.
- Seleccionar Añadir tareas.
- Seleccionar AuthorityGenerateControlNumberSequence.
- Seleccionar Añadir y cerrar.
- Seleccionar Siguiente y seleccionar una de las secuencias de autoridad que se creó previamente (véase Configurar números de secuencia automática para registros bibliográficos y de autoridad).
- Seleccionar Guardar.