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    Clôture de la période fiscale

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    Pour clôturer une période fiscale, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Gestionnaire des périodes fiscales
    Pour clôturer une période fiscale et passer à la suivante, vous devez accomplir les tâches suivantes :
    • Clôture budgétaire – Copie les registres de la période fiscale à clôturer vers la période fiscale suivante (voir Clôture budgétaire)
    • Report budgétaire des lignes de commande – Copie les lignes de commande de la période fiscale à clôturer vers la période fiscale suivante (voir Report budgétaire des lignes de commande)
    • Report budgétaire des demandes PEB – Copie les transactions PEB de la période fiscale à clôturer vers la période fiscale suivante (voir Report budgétaire des demandes PEB)
    Les types de commandes suivants sont prolongés pendant la clôture d'une période fiscale :
    • Commandes d'abonnement
    • Ordres permanents
    • Les lignes de commandes qui ne sont pas complètement facturées ou payées à la fin de la période fiscale
    • Demandes PEB qui n'ont pas encore été reçues
    Certains paramètres dans le registre peuvent affecter l'engagement du registre ou la gestion des dépenses hors de sa période fiscale. Voir Ajouter un registre.

    Regardez les vidéos dans le kit de formation Clôture de la période fiscale.

    Clôture budgétaire

    Pour effectuer une clôture budgétaire, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Gestionnaire des périodes fiscales
    Ceci est la première étape dans le processus de clôture de la période fiscale.
    Lors de la clôture de la période fiscale, le gestionnaire des registres de comptes effectue une opération manuelle qui copie les registres de la période fiscale en cours avec leurs informations résumées et les fonds attribués vers la nouvelle période fiscale, si nécessaire. Aucune modification sur le registre ou les allocations n'est effectuée pendant le processus. Si la période fiscale suivante n'existe pas, Alma en crée une nouvelle que vous pouvez ensuite modifier (voir Configurer les périodes fiscales du fonds et du registre).
    Si vous souhaitez modifier soit le nom soit le code du registre, assurez-vous de clôturer les registres en mode ébauche.
    La clôture budgétaire s'effectue sur la page Clôture budgétaire (Acquisitions > Outils avancés > Clôture budgétaire).
    rollover_ledgers_ux.png
    Page Clôture budgétaire
    La page Clôture budgétaire affiche les informations suivantes pour chaque traitement de clôture :
    • Numéro d'identifiant de traitement
    • Statut
    • Utilisateur ayant ajouté le traitement
    • Heure de début du traitement
    • Heure de fin du traitement
    • Nombre de registres clôturés dans le traitement (Nombre de traitements terminés)
    • Nombre de clôtures ayant échoué pendant le traitement
    Pour effectuer une clôture budgétaire :
    1. Sur la page Clôture budgétaire (Acquisitions > Outils avancés > Clôture budgétaire), cliquez sur Ajouter un traitement. La boîte de dialogue Ajouter un traitement s'ouvre :
      Ledger Rollover Job.png
      Boîte de dialogue Ajouter un traitement de clôture budgétaire
    2. Renseignez les informations nécessaires concernant le traitement. Une description des champs est présentée dans le tableau suivant :
      Champs de traitement de clôture budgétaire
      Champ Description
      Créer une allocation Sélectionnez si vous voulez copier ou non les fonds attribués avec leur allocation dans le nouveau registre pour la nouvelle période fiscale. Les options sont les suivantes :
      • Solde d'allocation - Les fonds attribués sont copiés avec leurs allocations dans le nouveau registre pour la nouvelle période fiscale.
      • Aucun - Aucune allocation n'est créée pour la nouvelle période fiscale.
      • Solde en cours - Le solde en cours du fonds du registre alimente le solde attribué dans la nouvelle période fiscale.
      • Les deux - Le montant alloué du fonds du registre et le solde attribué sont tous les deux ajoutés au solde attribué pour la nouvelle période fiscale.

      Si les options Solde d'allocation ou Les deux sont sélectionnées, le Facteur FPC (%) s'affiche. Entrez une valeur représentant le pourcentage d'augmentation/de diminution du nouveau fonds attribué quand il est copié depuis le registre de départ. Le facteur FPC (%) est multiplié par la somme d'origine attribuée pour déterminer le montant attribué. Si Les deux est sélectionné et que le Facteur FPC est déterminé, le facteur sera attribué seulement au solde d'allocation de la période fiscale en cours, et non au solde en cours.

      Le champ Créer une attribution n'apparaît pas si vous sélectionnez Supprimer dans le champ Action.
      Registre Choisissez si vous voulez copier tous les registres ou un registre spécifique depuis la liste déroulante. Seuls s'affichent les registres qui existent pendant la période fiscale considérée.
      Remarquez que si vous sélectionnez Tout, tous les registres dans la période fiscale sont clôturés, y compris les registres inactifs et les ébauches. Voir le champ Créer un statut ci-dessous.
      Action Sélectionnez une action :
      • Copier – Copie le ou les registre(s) vers la nouvelle période fiscale. Si la période fiscale n'existe pas, une nouvelle est créée.
      • Supprimer – Supprime le ou les registre(s) de la nouvelle période fiscale. Si le registre n'existe pas, le traitement s'achève avec succès. Si le registre existe, le traitement recherche toutes les transactions (autres que des allocations). Si une transaction (engagement ou dépense) est trouvée, le traitement s'achève avec l'erreur Le registre <ledgerid> ne peut pas être supprimé – le registre contient des transactions. Pour plus d'informations, consultez Supprimer des fonds et registres.
      Facteur FPC (%) Le pourcentage de hausse/baisse des nouveaux fonds attribués lorsqu'ils sont copiés à partir du registre source. Si aucun pourcentage n'est indiqué, la valeur par défaut est 0 %.
      Ce champ apparaît uniquement si vous choisissez Oui dans le champ Créer une allocation et Copier dans le champ Action.
      Créer un statut Définissez le statut du ou des registres sélectionnés dans la nouvelle période fiscale. Choisissez parmi :
      • Ébauche – Le ou les nouveaux registre(s) et tous leurs fonds - y compris les fonds de synthèse et alloué - sont créés avec le statut Ébauche (qui est fonctionnellement identique à Inactif ; voir les informations relatives aux statuts d'un registre).
      • Actif – Les nouveaux registres et tous leurs fonds sont créés avec le statut Actif.
      • Ce champ n'apparaît pas si vous sélectionnez Supprimer dans le champ Action .
      • Si vous avez sélectionné tous les registres dans le champ Registre, tous les registres clôturés seront définis avec la valeur que vous choisissez ici pour la nouvelle période fiscale.
      • Tous les fonds clôturés sont modifiés et obtiennent le statut de leur registre, indépendamment du statut d'origine des fonds.
      Copier à partir d'une année L'année depuis laquelle le registre est copié. Choisissez-en une à partir de la période fiscale précédente ou en cours.
      Copier les Notes Quand cette option est sélectionnée, toutes les notes sont copiées vers la nouvelle année fiscale.
      Copier les Pièces jointes Quand cette option est sélectionnée, le contenu de l'onglet de pièce jointe est copié vers la nouvelle année fiscale.
      Quand la nouvelle année fiscale est créée, le contenu du champ Description de l'onglet Résumé est automatiquement copié.
    3. Cliquez sur Ajouter pour clôturer les registres. Cliquez sur Ajouter et fermer pour clôturer les registres et fermer la boîte de dialogue. Alma exécute le traitement de clôture. Le traitement est ajouté à la page de Clôture budgétaire et s'exécute immédiatement.
    Cliquez sur Consulter dans la liste des actions possibles sur la ligne pour consulter les détails du traitement. Voir Rapport de clôture budgétaire.
    Cliquez sur Événements dans la liste des actions possibles sur la ligne pour consulter la liste des événements associés au traitement. Voir Consulter les événements d'un traitement.

    Report budgétaire des lignes de commande

    Pour effectuer un report budgétaire des lignes de commande, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Gestionnaire des périodes fiscales
    Ceci est la seconde étape dans le processus de clôture de la période fiscale.
    Exécutez un traitement pour copier les lignes de commande engagées vers la nouvelle période fiscale. Pendant le processus de report budgétaire, vous pouvez choisir si vous voulez augmenter ou diminuer le montant de la ligne de commande engagée.
    Avant d'effectuer un report des lignes de commande, vous devez d'abord effectuer toutes les clôtures budgétaires. Voir Clôturer des registres.
    Assurez-vous que la période fiscale suivante existe et que les fonds et registres correspondants sont actifs avant d'effectuer un report budgétaire des lignes de commande.
    Un report budgétaire des lignes de commande est effectué sur toutes les lignes actives et continues et sur les lignes ponctuelles qui ont encore des charges. Les lignes de commande sont mises à jour par rapport à la devise de la commande. Le taux de change est recalculé en fonction du taux de change le plus récent, à partir du Tableau des taux de change.
    Le report budgétaire des lignes de commande s'effectue sur la page Report budgétaire des lignes de commandes (Acquisitions > Outils avancés > Report budgétaire des lignes de commandes).
    rollover_po_lines_ux.png
    Page Report budgétaire des lignes de commandes
    La page Report budgétaire des lignes de commandes affiche les informations suivantes pour chaque traitement de report budgétaire :
    • Numéro d'identifiant de traitement
    • Statut
    • Utilisateur ayant ajouté le traitement
    • Heure de début du traitement
    • Heure de fin du traitement
    • Nombre de lignes de commande clôturées dans le traitement (Nombre de traitements terminés)
    • Nombre de reports budgétaires ayant échoué pendant le traitement
    Pour effectuer un report budgétaire de ligne de commande :
    1. Sur la page Report budgétaire des lignes de commandes, (Acquisitions > Outils avancés > Report budgétaire des lignes de commandes), cliquez sur Ajouter un traitement. La boîte de dialogue Ajouter un traitement s'ouvre.
      rollover_po_lines_add_job_ux.png
      Boîte de dialogue Ajouter un traitement de report budgétaire des lignes de commandes
    2. Renseignez les informations nécessaires concernant le traitement. Une description des champs est présentée dans le tableau suivant.
      Champs de traitement de report budgétaire des lignes de commandes
      Champ Description
      Nouveau calcul d'engagement Méthode pour calculer les engagements dans la nouvelle période fiscale. Quand vous travaillez sur des lignes de commande récurrentes, vous pouvez baser ce calcul sur les éléments suivants :
      • Engagement – Ajoute tous les engagements et les déplace vers la nouvelle période fiscale (pondéré plus ou moins du facteur FPC en %). Alma exécute ensuite le désengagement sur la dépense totale.
        Le désengagement est calculé de la manière suivante :
        • Pour les lignes de commande continues, seules les transactions de dépense de la nouvelle période fiscale sont prises en compte.
        • Pour les lignes de commande ponctuelles, toutes les dépenses de toutes les périodes fiscales liées à l'engagement actuel sont prises en compte.
      • Dépense – Le calcul s'appuie sur la somme de toutes les dépenses liées à la période fiscale (pondéré plus ou moins du facteur FPC). L'engagement est relatif à chaque fonds. Si cette option est choisie et que la ligne de commande ne contient pas de dépense, le calcul s'appuie alors sur l'engagement.
      Le calcul pour les lignes de commande ponctuelles s'appuie toujours sur l'Engagement, mais le facteur FPC (%) n'est pas calculé.
      Facteur FPC (%) Le pourcentage de hausse/baisse de l'engagement lorsque les lignes de commande sont copiées vers la nouvelle période fiscale. Si aucun pourcentage n'est indiqué, la valeur par défaut est 0 %.
      Lorsque le traitement de report budgétaire s'exécute, les devises locale et étrangère des fonds du registre se mettent à jour en fonction de cette valeur.
      À partir de l'année L'année à partir de laquelle la ligne de commande doit être copiée. Choisissez-en une à partir de la période fiscale précédente ou en cours.
      Bibliothèques
      Une ou des bibliothèque(s) pour lesquelles le report budgétaire de la ligne de commande doit prendre effet. Si vous ne renseignez aucune valeur dans ce champ, le report budgétaire concerne l'institution entière.
      Les cases à cocher Inclure une sous-unité dans la boîte de dialogue ne sont pas en fonction.
      Ligne de commande Vous pouvez sélectionner une seule ligne de commande. Si vous ne le faites pas, toutes les lignes de commande sont clôturées.
      Contrôle de l'engagement Pour s'assurer si les règles de sur-engagement du fonds/registre sont vérifiées ou non. Ne tenez pas compte de cette option si vous ne voulez pas que ces règles soient vérifiées (par exemple pour les institutions dont les fonds n'ont pas d'argent car la clôture budgétaire s'effectue sans allocation).
      Mode de rapport Il est recommandé de sélectionner ceci afin de simuler un report budgétaire des lignes de commande en mode test avant de générer un vrai report budgétaire de ligne de commande. Il en résulte un rapport permettant d'identifier toutes les erreurs qui doivent être résolues. Le report budgétaire est simulé mais aucun changement n'est apporté au répertoire.
      Commande récurrente uniquement
      Commande permanente uniquement
      Commande ponctuelle uniquement
      Si aucune de ces options ne sont sélectionnées, ou si elles sont toutes sélectionnées, alors les engagements de toutes les lignes de commande sont clôturés. Sinon, seuls le ou les types sélectionnés sont clôturés.
    3. Cliquez sur Ajouter pour procéder au report budgétaire des lignes de commande. Cliquez sur Ajouter et fermer pour procéder au report budgétaire des lignes de commande et fermer la boîte de dialogue. Alma exécute le traitement de report budgétaire. Le traitement est ajouté à la page Report budgétaire des lignes de commandes et s'exécute immédiatement.
    Cliquez sur Consulter dans la liste des actions possibles sur la ligne pour consulter les détails du traitement. Voir Rapport du traitement de report budgétaire des lignes de commandes
    Cliquez sur Événements ou Rapport dans la liste des actions possibles sur la ligne pour consulter la liste des événements associés au traitement. Voir Consulter les événements d'un traitement.

    Report budgétaire des demandes PEB

    Pour effectuer une clôture budgétaire, vous devez avoir le rôle suivant :
    • Gestionnaire des périodes fiscales
    Ceci est la troisième étape dans le processus de clôture de la période fiscale.
    Vous devez exécuter un traitement pour copier les demandes PEB engagées vers la nouvelle période fiscale. Seules les demandes PEB associées à un fonds peuvent être engagées ; voir Demandes sortantes associées à des fonds.
    Avant d'effectuer un report budgétaire de demande PEB, vous devez d'abord effectuer toutes les clôtures budgétaires. Voir Clôturer des registres.
    Assurez-vous que la période fiscale suivante existe et que les fonds et registres correspondants sont actifs avant d'effectuer un report budgétaire de demande PEB.
    Le report budgétaire des demandes PEB est effectué sur toutes les demandes PEB actives qui sont encore engagées.
    Le report budgétaire des demandes PEB s'effectue sur la page Report budgétaire des demandes PEB (Acquisitions > Outils avancés > Report budgétaire des demandes PEB).
    Rollover resource sharing request List New UI.png
    Liste de report budgétaire des demandes PEB
    La page Report budgétaire des demandes PEB affiche les informations suivantes pour chaque traitement de report budgétaire :
    • Numéro d'identifiant de traitement
    • Statut
    • Utilisateur ayant ajouté le traitement
    • Heure de début du traitement
    • Heure de fin du traitement
    • Nombre de demandes clôturées dans le traitement (Nombre de traitements terminés)
    • Nombre de reports budgétaires ayant échoué pendant le traitement
    Pour effectuer un report budgétaire de ligne de commande :
    1. Sur la page Report budgétaire des demandes PEB, (Acquisitions > Outils avancés > Report budgétaire des demandes PEB), cliquez sur Ajouter un traitement. La boîte de dialogue Ajouter un traitement s'ouvre.
      Rollover resource sharing request New UI.png
      Report budgétaire des demandes PEB
    2. Renseignez les informations nécessaires concernant le traitement. Une description des champs est présentée dans le tableau suivant.
      Champs du traitement de report budgétaire des demandes PEB
      Champ Description
      Nouveau calcul d'engagement Méthode pour calculer les engagements dans la nouvelle période fiscale. Actuellement, la seule option est Engagement, qui ajoute tous les engagements et les déplace vers la nouvelle période fiscale.
      À partir de l'année L'année à partir de laquelle il faut procéder au report budgétaire des demandes PEB. Choisissez-en une à partir de la période fiscale précédente ou en cours.
      Bibliothèques Une ou des bibliothèques dont le report budgétaire de demande PEB va prendre effet. Si vous ne renseignez aucune valeur dans ce champ, le report budgétaire concerne l'institution entière.
      Contrôle de l'engagement Pour s'assurer si les règles de sur-engagement du fonds/registre sont vérifiées ou non. Ne tenez pas compte de cette option si vous ne voulez pas que ces règles soient vérifiées (par exemple pour les institutions dont les fonds n'ont pas d'argent car la clôture budgétaire s'effectue sans allocation).
      Mode de rapport Il est recommandé de sélectionner ceci pour simuler un report budgétaire de demande PEB en mode test avant de générer un vrai report budgétaire de demande PEB. Il en résulte un rapport permettant d'identifier toutes les erreurs qui doivent être résolues. Le report budgétaire est simulé mais aucun changement n'est apporté au répertoire.
    3. Cliquez sur Ajouter pour procéder au report budgétaire des demandes PEB. Cliquez sur Ajouter et fermer pour procéder au report budgétaire des demandes PEB et fermer la boîte de dialogue. Alma exécute le traitement de report budgétaire. Le traitement est ajouté à la page Report budgétaire des demandes PEB et s'exécute immédiatement.
    Cliquez sur Consulter dans la liste des actions possibles sur la ligne pour consulter les détails du traitement. Voir Rapport du traitement de report budgétaire des lignes de commandes
    Cliquez sur Événements ou Rapport dans la liste des actions possibles sur la ligne pour consulter la liste des événements associés au traitement. Voir Consulter les événements d'un traitement.
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